trong nước
1. Các giải pháp để các doanh nghiệp có thể triển khai áp dụng ISO9001:2000 một cách có hiệu quả ISO9001:2000 một cách có hiệu quả
Trước sức cạnh tranh và đòi hỏi của thị trường, việc áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đã trở thành một xu hướng nổi bật. Tuy vậy, để tạo lợi thế kinh doanh và thực sự có bước đột phá, việc áp dụng này cần có hướng đi mới, giàu sức sáng tạo. Bên cạnh những điều đáng mừng ở nước ta là sự áp dụng rộng rãi các hệ thống này thì vấn đề chất lượng của hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp khai thác tối đa những lợi ích của hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9000 mang lại cũng cần được thảo luận. . .
Mục đích của việc áp dụng các hệ thống chất lượng
Nhận định về xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các nhà phân tích đưa ra các chiến lược cơ bản cho sự tồn tại và phát triển của các công ty, tổ chức. Trước hết đó là định hướng sản phẩm, dịch vụ theo xu thế toàn cầu hoá. Bởi lẽ hầu hết các công ty lớn nhỏ hiện nay đều chịu sự tác động của cung cầu trên thị trường quốc tế và sức ép cạnh tranh ở các cấp độ khác nhau. Thậm chí những công ty chưa bị ảnh hưởng trực tiếp, nhưng nếu chỉ dừng lại ở mức độ kinh doanh truyền thống đơn thuần sẽ khó có thể chuyển đổi kịp thời trước tốc độ bùng nổ thông tin và khoa học kỹ thuật hiện đại. Hơn nữa, để sản phẩm dịch vụ đáp ứng được yêu cầu thị trường trong nước và nước ngoài, việc đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế trở thành yếu tố bắt buộc, có nhiều tập đoàn còn xây dựng những yêu cầu tiêu chuẩn cho hàng hoá,
doanh
dịch vụ của riêng mình nhằm tạo nét khác biệt và đáp ứng tốt hơn thị hiếu của khách hàng trên diện rộng.
Trong bối cảnh như vậy, hầu hết các tổ chức khi tìm đến ISO 9000 đều có mong muốn tìm ra “một chiếc đũa thần” cho sự cạnh tranh bằng chất lượng và hiệu quả.
Có nhiều điều mà tổ chức mong đợi ở việc áp dụng ISO 9000, tuy nhiên có thể tóm lược lại trong hai điều cơ bản: đó là nâng cao hiệu quả kinh doanh (tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận) thông qua thoả mãn khách hàng, cải tiến chất lượng, tăng cường sức cạnh tranh và thứ hai là nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý nhằm giảm thiểu chi phí, phát huy nội lực nhằm đạt được sự phát triển bền vững và lâu dài.
Tuy nhiên trên thực tế, để hội nhập với xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, điển hình là ISO 9000. Có thể thấy bước chuyển biến tích cực của nhiều công ty, tổ chức sau khi áp dụng hệ thống này. Tuy vậy, không ít nơi áp dụng ISO chỉ vì mục đích đạt chứng chỉ hoặc do yêu cầu của thị trường xuất khẩu, không chú ý duy trì, cập nhật hệ thống sau chứng nhận. Những văn bản, quy trình, thủ tục cứng nhắc, xa rời thực tế công việc trở thành gánh nặng cho người thực hiện.
Có lẽ một trong những nguyên nhân sâu xa của việc áp dụng máy móc, quan liêu trên là do công ty chưa thực sự nhận thức được lợi ích lâu dài của hệ thống quản lý chất lượng ngoài những mục tiêu rõ ràng nhất về đảm bảo chất lượng và có chứng chỉ để quảng cáo, thoả mãn yêu cầu khách hàng. Lãnh đạo doanh nghiệp phải đau đầu về lực lượng quản lý của mình, trong khi đó lợi ích về sự tăng cường hiệu lực của bộ máy quản lý thông qua hệ thống chất lượng lại không được nhìn nhận và khai thác. Việc nâng cao công nghệ, kỹ năng của nhân viên thông qua hệ thống làm việc đã lập thành văn bản, việc chia sẻ và làm giàu nguồn tài sản tri thức công ty, tăng cường văn hoá công ty và còn nhiều hơn thế. . . là tất cả những gì công ty có thể thu
doanh
được thông qua hệ thống ISO 9000. Điều này không thể trở thành hiện thực nếu cho rằng đây chỉ là công việc của bộ phận chất lượng và không có sự cam kết thực sự của lãnh đạo. Trong nhiều trường hợp, các ưu thế của hệ thống có thể phát huy tốt hơn nhiều lần nếu có được sự đào tạo tăng cường năng lực không phải chỉ riêng của cán bộ chất lượng mà còn là của các cán bộ quản lý trong toàn công ty.
Khi hệ thống chất lượng không phát huy được sức mạnh, chi phí cho việc áp dụng sẽ lớn hơn rất nhiều so với ích lợi trước mắt thu được từ việc có chứng chỉ đơn thuần.
Làm thế nào để hệ thống chất lượng thực sự có chất lượng?
Trước thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, điều quan trọng nhất là các công ty, tổ chức áp dụng phải nhận thức và thực sự phát huy được hiệu quả của hệ thống này. Làm được việc đó, cần sự cam kết hết lòng của lãnh đạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham gia xây dựng, không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống. Đồng thời, cần chú trọng đào tạo nhân viên, tạo môi trường chia sẻ tri thức, xây dựng một hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở để các thành viên dễ dàng đóng góp ý tưởng sáng tạo. Chỉ khi đó, hệ thống chất lượng mới không là gánh nặng mà thực sự trở thành nền tảng vững chắc cho sự phát triển của tổ chức.
Trước hết chúng ta hãy xem xét tiêu chí nào để đánh giá chất lượng của một hệ thống chất lượng. Nếu xét một cách tổng thể thì hệ thống đó phải là một công cụ để giúp tổ chức đạt được mục đích của mình là cải tiến hoạt động và tăng trưởng. Để xem xét chi tiết hơn, xin đưa ra một số tiêu chí, được xem như là những yếu tố cần thiết và cơ bản giúp cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng có hiệu quả hơn.
. ISO 9000 là một công cụ quản lý, hãy để ISO 9000 phục vụ bạn. Để làm được điều này, ngay từ khi thiết kế hệ thống, tổ chức cần phải quan tâm tới việc thiết kế hệ thống sao cho có thể phản ánh sát thực nhất những quy trình công việc cũng như những mối tương giao giữa chúng. Khi
doanh
xây dựng hệ thống văn bản, hãy mô tả chính xác cách thức mà tổ chức đang làm hoặc sẽ làm, vì ISO 9000 chỉ yêu cầu việc phải làm, còn việc thực hiện cụ thể là do chính thực tế tổ chức quyết định. Hãy đừng bao giờ xây dựng một qui trình hoặc sổ tay chất lượng cho chuyên gia đánh giá.
. Hệ thống chất lượng là của tổ chức, do tổ chức và vì tổ chức.
Không nên xây dựng hệ thống bằng cách copy hoặc sử dụng những hệ thống mẫu. Hãy tự xây dựng một hệ thống của chính mình. Nếu cần thiết, hãy nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia hoặc tổ chức tư vấn độc lập. Việc sao chép hoặc sử dụng những hệ thống đã có sẵn sẽ giống như việc đi một chiếc giày của người khác - nó sẽ làm bạn đau chân.
. Người sử dụng không cảm thấy áp lực của hệ thống.
Không nên triển khai hệ thống một cách áp đặt, hãy giải thích cho mọi nhân viên trong tổ chức rằng hệ thống ISO 9000 là một cách thức mô tả chính những công việc mà mọi người vẫn làm, nó giúp cho việc tiến hành công việc dễ dàng hơn. Hay nói một cách khác, hãy tìm cách “nhúng” hệ thống ISO 9000 vào tổ chức một cách tự nhiên. Nếu những nhân viên trong tổ chức không cảm thấy phải làm việc gì đó do ISO yêu cầu thì có thể xem như ở khía cạnh này, hệ thống của bạn đã đạt chất lượng. Có những tổ chức, nhiều người không hề biết rằng họ đang thực hiện theo các yêu cầu của ISO, nhưng những nhân viên này đáp ứng rất tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn, ngược lại, ở tổ chức khác, mọi nhân viên đều rất “thuộc bài”, nhưng trong thực tế, họ lại không thể thực hiện đúng các yêu cầu của hệ thống.
. Hệ thống chất lượng giúp nâng cao năng lực làm việc.
Đừng quên vai trò đặc biệt quan trọng của việc đào tạo, ngay từ khi thiết kế và xây dựng hệ thống, hãy tìm ra những điểm mạnh và yếu của đội ngũ cán bộ và lập chương trình đào tạo phù hợp - không chỉ là để thoả mãn những yêu cầu của ISO 9000, mà để đảm bảo nguồn nhân lực có đủ năng lực tiến hành công việc theo những mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Trong ISO 9001
doanh
cũng yêu cầu về việc đánh giá hiệu quả của việc đào tạo, không chỉ là việc lập kế hoạch và tiến hành đào tạo.
Thực tế cho thấy, việc đào tạo tại chỗ hay nói cách khác là phát triển các kỹ năng nghề nghiệp thông qua công việc thực tế là một hình thức đào tạo mang lại hiệu quả cao nhất cho cả tổ chức lẫn cá nhân. Bản thân hệ thống văn bản và các hồ sơ của hệ thống ISO 9000 chính là một kho tàng tri thức và kinh nghiệm vô cùng quý giá của chính tổ chức đó, vì vậy có thể xem hệ thống ISO 9000 như một cơ sở hạ tầng cho việc quản lý tri thức doanh nghiệp.
. Hệ thống chất lượng là công cụ điều hành của người quản lý.
Hãy khai thác những lợi ích cụ thể và hiệu quả hoạt động từ việc áp dụng hệ thống, đây chính là công cụ hữu hiệu của nguời quản lý để điều hành tác nghiệp. Đội ngũ quản lý các cấp là yếu tố rất quan trọng tạo nên thành công của việc áp dụng ISO 9000, hãy đưa những mong muốn và những chính sách của cán bộ quản lý vào trong hệ thống (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
. Hệ thống đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng.
Một hệ thống tốt là một hệ thống đầy đủ nhưng đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Hãy nhớ rằng, tiêu chuẩn không yêu cầu về số trang của hệ thống tài liệu. Thực tế cho thấy hệ thống càng đơn giản và dễ hiểu bao nhiêu thì số điểm không phù hợp được phát hiện trong các kỳ đánh giá càng ít bấy nhiêu và hiệu quả áp dụng càng cao. Điều đó có được là do mọi người dễ dàng hiểu và thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống chất lượng.
. Có được sự tham gia chủ động và tích cực của mọi người.
Hãy tăng tính làm chủ của mọi người bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống và trao quyền làm chủ đối với từng phần của hệ thống.
. Đánh giá nội bộ nhằm tìm ra cơ hội cải tiến.
Hãy nhớ rằng việc đánh giá nội bộ không chỉ là đảm bảo sự phù hợp mà còn là cơ hội để tìm ra những yếu tố có thể cải tiến. Hay nói cách khác, nếu
doanh
quá trình đánh giá tìm ra được nhiều cơ hội cải tiến hơn là những điểm không phù hợp thì hệ thống của tổ chức đang rất tốt và sẽ còn ngày càng tốt hơn. Ngoài ra, càng có nhiều người tham gia vào quá trình đánh giá thì kết quả càng tốt. Nên có nhiều người tiến hành đánh giá ở phạm vi hẹp, gắn kết việc đánh giá hệ thống với đánh giá quá trình để tìm ra những cơ hội cải tiến quá trình và cải tiến hệ thống, để đảm bảo rằng hệ thống thực sự bám sát và hỗ trợ quá trình hoạt động của tổ chức.
Việc áp dụng ISO 9000 ngày nay đã được rất nhiều các nhà quản lý xác định rõ, đó không phải là chi phí mà là một sự đầu tư cho chất lượng. Và cũng giống như mọi sự đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu. Một sự đầu tư không hiệu quả, mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo ra chất lượng