Một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bộ phận khác nhau hoạt động cho một mục tiêu chung: chế tạo, bán hàng, mau sắm vật tư, kế hoạch sản xuất,…
Thay thế cho các phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận, phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung chạy trên mạng. Mỗi bộ phận cĩ một mođun phần mềm nghiệp vụ riêng của mình nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, theo một thể thống nhất.
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp.
* Các chức năng của phẩn mềm:
- Quản lý hàng và đơn đặc hàng (costomer and Order Management) - Quản lý mua sắm (Purchasing Control)
- Lập kế hoạch sản xuất (Production Schedule)
- Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingreedient list) - Quản lý kho (Inventory Management)
- Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system) - Tích hợp với hệ thống kế tốn (Integration with accounting System) - Quản lý tiền lương (Payroll)
- Quản lý nhân sự (Human Resources) * ERP đuợc thu nhỏ bằng sơ đồ sau:
* Tác dụng
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch cĩ liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) cĩ khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời cĩ
khả năng tối ưu hĩa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân cơng, máy mĩc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thơng tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và cĩ khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thơng tin như khách hàng, đối tác, cổ đơng. Khách hàng sẽ hài lịng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đĩ nĩ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
Ứng dụng ERP là cơng cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nĩ cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mơ cịn nhỏ sẽ cĩ thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp.
Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đĩ sẽ tự gây khĩ khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh.
* Cách thực hiện:
Theo các chuyên gia tư vấn FPT-ERP, việc xây dựng lộ trình ứng dụng tin học ERP bốn giai đoạn chính: