Phỏp luật về bảo hiểm của hầu hết cỏc nước đều quy định hỡnh thức hợp đồng BHNT là văn bản như Mỹ, Úc, Ca na đa...(hiện nay một số nước như In-đụ-nờ-xia đó chấp nhận tin nhắn là bằng chứng giao kết hợp đồng đối với cỏc loại hợp đồng BHNT đơn giản). Theo khoản 2 Điều 123 BLDS 2005: “Hỡnh thức giao dịch dõn sự là điều kiện cú hiệu lực của giao dịch trong trường hợp phỏp luật cú quy định”. Điều 570 BLDS 2005 quy định về hỡnh thức hợp đồng bảo hiểm: “Hợp đồng bảo hiểm phải được lập thành văn bản. GYCBH cú chữ ký của bờn mua bảo hiểm là bộ phận khụng tỏch rời của hợp đồng bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc Đơn bảo hiểm là bằng chứng giao kết hợp đồng bảo hiểm”. Điều 14 LKDBH cũng quy định: “Hợp đồng bảo hiểm phải được lập thành văn bản. Bằng chứng giao kết hợp đồng bảo hiểm là giấy chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm, điện bỏo, telex, fax và cỏc hỡnh thức khỏc do phỏp luật quy định”. Do đú, để hợp đồng BHNT cú hiệu lực phỏp lý thỡ ngoài việc đảm bảo cỏc điều kiện về nội dung cũng phải đảm bảo điều kiện về mặt hỡnh thức đú là NTGBH phải ký tờn trờn GYCBH.
Như vậy, cả BLDS 2005 và LKDBH đều thống nhất quy định hợp đồng bảo hiểm trong đú cú hợp đồng BHNT nhất thiết phải được lập thành văn bản và bờn mua bảo hiểm phải đớch thõn kờ khai cỏc thụng tin, ký tờn trờn GYCBH, GYCBH là một bộ phận của hợp đồng BHNT. Vỡ vậy, mọi thỏa thuận, cam kết giữa doanh nghiệp bảo hiểm và bờn mua bảo hiểm chỉ được coi là cú giỏ trị khi hợp đồng giao kết giữa họ được thể hiện dưới hỡnh thức văn bản (bao gồm cả hỡnh thức về GYCBH). Điều này cũng cú nghĩa là nếu hợp đồng BHNT khụng được giao kết dưới hỡnh thức văn bản thỡ hợp đồng
này cú thể sẽ bị vụ hiệu theo Điều 134 BLDS 2005: “ Trong trường hợp phỏp luật quy định hỡnh thức giao dịch dõn sự là điều kiện cú hiệu lực của giao dịch mà cỏc bờn khụng tuõn theo thỡ theo yờu cầu của một hoặc cỏc bờn, Toà ỏn, cơ quan nhà nước cú thẩm quyền khỏc quyết định buộc cỏc bờn thực hiện quy định về hỡnh thức của giao dịch trong một thời hạn; quỏ thời hạn đú mà khụng thực hiện thỡ giao dịch vụ hiệu”.
Sở dĩ hợp đồng BHNT phải được thể hiện dưới hỡnh thức văn bản vỡ: - Điều khoản bảo hiểm mẫu mà doanh nghiệp bảo hiểm đưa ra rất phức tạp. Việc lập hợp đồng bằng văn bản giỳp trỏnh được sự hiểu nhầm về cỏc điều khoản giữa cỏc bờn với nhau. Nếu khụng cú hỡnh thức văn bản, cỏc tranh chấp phỏp lý giữa cỏc bờn về điều khoản hợp đồng cú thể sẽ phỏt sinh.
- Hợp đồng bằng văn bản giỳp cho việc lưu giữ thỏa thuận đó đưa ra được lõu dài vỡ cỏc hợp đồng BHNT thường cú hiệu lực trong thời gian dài. Việc ghi nhớ lời hứa bằng miệng của người nào đú trong nhiều năm là rất khú, kể cả trong những trường hợp đỏng tin cậy nhất.
- BHNT là một sản phẩm vụ hỡnh - khỏch hàng nộp phớ bảo hiểm chỉ để nhận “một lời hứa” từ cụng ty bảo hiểm. Mặt khỏc, BHNT là một loại hỡnh dịch vụ tài chớnh tương đối phức tạp, nội dung điều khoản hợp đồng thường cú tớnh kỹ thuật khỏ cao. Chớnh vỡ vậy, hợp đồng cần được ghi nhận bằng văn bản để thuận tiện cho việc nghiờn cứu, tra cứu, ỏp dụng và thực hiện.
- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng BHNT cú liờn quan đến nhiều chủ thể khỏc nhau (doanh nghiệp bảo hiểm, bờn mua bảo hiểm, đại lý bảo hiểm, NĐBH, người thụ hưởng, người được chuyển nhượng hợp đồng). Do vậy, hợp đồng cần được lập thành văn bản phõn định rừ quyền và nghĩa vụ của cỏc bờn chủ thể giao kết hợp đồng cũng như người thứ ba cú liờn quan.
- Việc doanh nghiệp bảo hiểm ra cỏc quyết định từ chối chấp nhận bảo hiểm, trỡ hoón chấp nhận bảo hiểm, chấp nhận bảo hiểm hoặc chấp nhận bảo hiểm cú kốm theo điều kiện là dựa vào cỏc thụng tin mà bờn mua bảo hiểm cung cấp. Do vậy, nếu cỏc thụng tin này khụng được ghi nhận dưới hỡnh thức văn bản, khi phỏt sinh tranh chấp thỡ doanh nghiệp bảo hiểm và bờn mua bảo hiểm sẽ khú cú bằng chứng phỏp lý để giải quyết.
Trờn thực tế ở Việt Nam hiện nay, hợp đồng BHNT đều được lập thành văn bản, cú chữ ký của bờn mua bảo hiểm, chữ ký của người cú thẩm quyền (thường là Tổng Giỏm đốc hoặc Giỏm đốc) và con dấu của doanh nghiệp bảo hiểm. Bộ hợp đồng thường được cỏc doanh nghiệp bảo hiểm in sẵn, bao gồm: GYCBH (do bờn mua bảo hiểm lập theo mẫu do doanh nghiệp bảo hiểm cung cấp), điều khoản hợp đồng mẫu , cỏc phụ lục kốm theo nờu rừ cỏc điều kiện riờng biệt của từng hợp đồng cụ thể (như NĐBH, bờn mua bảo hiểm, người thụ hưởng, loại hỡnh BHNT, số tiền bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm, phớ bảo hiểm…), cỏc thụng bỏo và cỏc giấy tờ khỏc cú liờn quan.
Một hợp đồng BHNT thường được tạo nờn bởi và bao gồm những văn bản: GYCBH, Điều khoản mẫu, Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc Đơn bảo hiểm và cỏc phụ lục, giấy tờ khỏc kốm theo.