Việc quản lý chí phí các dự án đầu tư xây dựng công trình muốn đạt được kết quả tốt tại các dự án quản lý thì việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý thành một thể thống nhất và có sự hợp tác tích cực các thành viên tham gia quản lý dự án, đồng thời có sự phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những người tham gia và xác định rõ nhiệm vụ của từng đối tượng. Do vậy cần phải thiết lập sơ đồ quản lý và phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong công tác tổ chức quản lý dự án. Việc phân công quyền hạng, trách nhiệm và hình thức quản lý, phương thức làm việc rõ dàng cho từng thành việc quản lý để có chuẩn mực và đường lối thực hiện và phải chịu trách nhiệm đối với công việc quyền hạng được phân công.
Tùy vào mỗi dự án đầu tư xây dựng công trình, để quản lý tốt chí phí dự án và hiệu quả của dự án việc thiết lập được bộ máy quản lý phù hợp là điều kiện quan trọng đầu tiên. Các dự án khác nhau thì có hình thực quản lý và bộ máy hoạt động khác nhau để tăng tính hiệu quả và chất lượng quản lý, mỗi dự án cần có một bộ máy quản lý phù hợp để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất. Do ban quản lý dự án kè cứng hóa bờ sông Hồng được thành lập từ Sở Nông nghiệp và phát triển nông
thôn quản lý các dự án đê kè cứng hóa bờ sông Hồng và các dự án đê kè khác trên địa bàn thành phố Hà Nội nên việc quản lý các dự án được chia thành các phòng dự án để hoạt động và quản lý và chịu sự phân công của lãnh đạo ban nên căn cứ thực tiễn tác giả đề xuất việc phân công tổ chức của Ban quản lý dự án kè cứng hóa bờ sông Hồng như sau:
1.Đề xuất mô hình quản lý trong Ban
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
- Ban giám đốc: Quản lý Ban và quản lý các dự án đầu tư xây dựng, ra quyết định đầu tư, kiểm soát chi, phí tiến độ, chất lượng các dự án thông qua việc kiểm soát và điều hành các trưởng các phòng ban.
- Phòng tổ chức hành chính: thực hiện việc quản lý công tác hành chính nhân sự trong ban.
- Phòng tài chính kế toán: thực hiện việc kiểm soát và chi phí thực hiện của các dự án và chi phí quản lý trong ban.
- Phòng kinh tế kế hoạch: thực hiện việc lập kế hoạch phân bổ vốn đâu tư xây dựng các công trình hàng năm. Tổ chức và kiểm soát việc tổ chức thực hiện công tác thẩm tra hồ sơ thiết kế, thực hiện công tác đấu thầu, chấm thầm lựa chọn nhà thầu thực hiện các giai đoạn của dự án.
- Phòng quản lý chất lượng: thực hiện việc quản lý chất lượng thực hiện dự án, quản lý tiến độ dự án, hồ sơ thanh quyết toán các giai đoạn và kết thúc của dự án.
- Phòng thí nghiệm – ATLĐ: thực hiện việc kiểm tra chất lượng thi nghiệm đầu vào và quá trình thực hiện của dự án. Thực hiện việc giám sát công tác an toàn lao động trên công trường nhằm đảm bảo việc thi công xây dựng công trình không xẩy ra tai nạn và ngăn chặn các nguy cơ gây mất an toàn lao động.
Ưu điểm của mô hình quản lý:
Quy trình thực hiện các công việc thực hiện dự án được phân công rõ ràng và chuyên nghiệp, thể hiện được vai trò trách nhiệm của từng phòng ban. Tính chuyên nghiệm cũng nhu hiệu quả của việc thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Việc quản lý và phân công công việc rễ ràng, việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng phòng và cách kiểm soát được tốt hơn. Thúc đẩy được trình độ chuyên môn cũng như tinh thần làm việc của các cán bộ trong ban.
2.Phân cấp quản lý
Bộ máy học động và kiểm soát tốt công việc và đánh giá được hiệu quả công việc cần phân cấp quản lý để quản lý theo các mục tiêu chiến lược và mục tiêu cho từng dự án
- Cấp quản lý tác nghiệp: Có trách nhiệm thực hiện công việc được phân
công trong kế hoạch thực hiện, trong chương trình của dự án. Quản lý và theo dõi, xem xét đối chiếu hàng ngày tình hình thực hiện các công việc của dự án đang được tiến hành với các yêu cầu nêu trong trương trình dự án như: người thực hiện, thời điểm thực hiện, kết quả thực hiện... nhằm thông tin kịp thời cho các cấp quản lý để quản lý và sử lý thông tin.
- Cấp trung gian: liên quan chủ yếu đến trưởng các phòng ban, tổ trưởng điều hành dự án và các cộng sự là các cá nhân được phân công làm trưởng các nhóm công việc. Phạm vi ở cấp độ này là giám sát, theo dõi để xác định sớm nhất các ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng hoàn thành công việc của dự án, đến chi phí và đến tiến độ hoàn thành dự án. Từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời cần thiết và phản hồi những thông tin về những khó khăn, vướng mắc gặp phải trong tiến trình thực hiện dự án cho cấp điều hành chiến lược xử lý, giải quyết.
- Cấp quản lý chiến lược: Đây là cấp độ quản lý cao nhất trong bộ máy quản lý dự án, liên quan đến giám đốc Ban hoặc chủ nhiệm dự án. Nhiệm vụ quản lý, điều hành ở cấp độ này là nhận những thông tin từ cấp điều hành trung gian về tiến độ chất lượng, chi phí và các kết quả từng phần theo định kỳ về khó khăn, vướng mắc nghiêm trọng vượt quá thẩm quyền của trưởng phòng, tổ trưởng điều hành dự án để từ đó ra quyết định phù hợp.
Việc quản lý dự án phải phân định rõ trách nhiệm của từng đối tượng và từng công việc cụ thể, buộc mỗi người phải tôn trọng và thực hiện đúng những quyền và nghĩa vụ được quyết định giao phó. Việc điều hành dự án được tốt đòi hỏi ngoài các cán bộ thực hiện tốt công việc của chính mình ngoài ra còn tình thần hỗ trợ và làm việc theo nhóm một cách khăng khít và hiệu quả. Sẵn sàng giúp đỡ chia sẻ và hợp tác giải quyết những khó khăn, vướng mắc nảy sinh trong việc thực hiện dự án.
3. Tăng cường cơ sở vật chất, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản lý
điều hành dự án
Cơ sở vật chất thiết bị phục vụ cho các bộ nhân viên trong Ban không ngừng được tăng cường trang bị mà mua xắm thiết bị nhằm cung cấp những thiết bị và cơ sở tốt nhất cho cán bộ làm việc và quản lý dự án. Tăng cường trang bị đồ dùng văn phong, đồ dùng chuyên dụng và phương tiện đi lại phục vụ cho ban. Tăng cường cập nhật, đầu tư mua mới những máy móc thiết bị công nghệ khoa học áp dụng trong việc kiểm tra khối lượng, dự toán, kết cấu công trình, thâm tra, kiểm tra dự toán của các dự án bằng những thiết bị chuyên dụng, phần mền máy tính hỗ trợ công tác quản lý kiểm soát nhanh cho nhân viên quản lý dự án. Xây dựng và mở rộng văn phòng làm việc, trang thiết bị được mua mới và đầu tư nhiều thiết bị công nghệ cao cho cán bộ công nhân viên trong Ban.
Xây dựng phòng thí nghiệm quản lý kiểm tra chất lượng riêng cho Ban, với các máy móc kiểm tra thiết bị kiểm tra chất lượng vật liệu, vật tư đầu vào của dự án nhằm chủ động kiểm soát được chất lượng vật tư vật liệu sử dụng phục vụ cho các dự án riêng biệt, chánh phụ thuộc và mất kiểm soát kiểm tra chất lượng từ các đơn vị tư vấn khác.
Mua xắm các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho cán bộ nhân viên của Ban quản lý và kiểm tra chất lượng công trình ngoài hiện trường công trường thực hiện dự án như máy bán bê tông, máy toàn đạc điện tử... có như vậy việc kiểm tra và quản lý chất lượng dự án công trình được can bộ nhân viên quản lý trong ban có thể chủ động và kiểm soát tốt trước khi xảy ra nhiều sai phạm làm tổn hại đến chất lượng, chi phí và thời gian thực hiện công trình.