2.4. NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ NHỮNG TỒN TẠI CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA BAN
2.4.2. Những tồn tại cần khắc phục
- Trình độ và kinh nghiệm quản lý của cán bộ trẻ trong Ban vẫn chưa cao, chưa nắm vững quy trình quản lý các dự án, các bước thực hiện và kiểm soát vẫn còn lúng túng, chưa có kinh nghiệm nhiều trong các lĩnh vực được giao phó. Hầu hết cán bộ nhân viên trong Ban đều mới chỉ được đào tạo chuyên môn kỹ thuật chưa được đào tạo về lĩnh vực quản lý dự án, tư vấn đấu thầu, định giá xây dựng và quản trị kỹ thuật. Chính vì vậy việc quản lý giám sát, kiểm tra, đánh giá hồ sơ thấu, hồ sơ chất lượng và quản lý chất lượng tiến độ của nhà thầu chưa cao dẫn đến chất lượng công trình chưa được hoàn thành đúng tiến độ và phát sinh nhiều chi phí của dự án.
Tính kỷ luật và cương quyết trong công việc chưa cao, các kỹ năng làm việc cũng chưa được thuần thục. Đội ngũ cán bộ ban còn thiếu so với số lượng dự án mà Ban phải quản lý.
- Mô hình quản lý các dự án hiện nay còn chưa hiệu quả và thúc đẩy hết tình thần cũng như khả năng làm việc của các thành viên và cả Ban trong việc điều hành và phân công nhân sự quản lý công việc. Mỗi một dự án được lãnh đạo giao cho một nhóm cán bộ quản lý và chưa chuyên môn hóa từng lĩnh vực và giao cho từng
cá nhân đảm nhiệm chuyên sâu, nên mọi công việc quản lý một dự án mọi thành viên trong nhóm đều thực hiện. Kỹ năng thực hiện công việc của từng thành viên và cả nhóm trở nên rời rạc và thiếu tập chung và cố gắng. Việc quản lý tiến độ và chất lượng của dự án hiện nay ở Ban còn rất bị động và phụ thuộc nhiều vào quá trình thực hiện của đơn vị nguyên nhân cán bộ trong Ban chưa biết cách quản lý lập tiến độ và quản lý tiến độ của từng giai đoạn, chưa kiểm soát được công việc thực hiện của đơn vị nhà thầu tưng giai đoạn đã đạt và chưa đạt, chưa có biện pháp sử lý cụ thể để khống chế và đảm bảo tiện độ thực hiện đúng theo tiến độ dự án đã được lập
- Công tác đền bù giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư của các dự án còn chậm và gặp nhiều sự phản đối của người dân và du luận của quần chúng vì sự thiếu minh bạch và rừ ràng, nguyờn nhõn việc quy hoạch đất đền bự chưa đỳng theo thực tế. Đơn giỏ đền bự và diện tớch đền bự khụng được cụng bố rừ ràng trước người dân về đơn giá, diện tích, hoa mầu được đền bù, thời gian thực hiện bị kéo dài. Việc đền bù chưa được thỏa đáng đồng đều của các hộ dân nên gặp nhiều phản đối và gây cản chở cho công tác giai phóng và tiến độ thực hiện dự án. Chưa có những chính sách tuyên truyền, vận động và lắng nghe nguyện vọng của người dân trong vùng dự án.
- Cơ sở vật chất và trang bị kỹ thuật chưa đảm bảo: Ban quản lý chưa được xây dựng phòng làm việc đáp ứng yêu cầu, chưa được trang bị phòng thí nghiệm riêng và phòng kiểm tra chất lượng vật liệu, thiết bị sử dụng cho các dự án xây dựng công trình. Chưa có những máy móc thiết bị kiểm tra riêng ngoài hiện trường như máy đo vẽ toàn đạc, máy kiểm tra chất lượng bê tông hiên trường, máy hồi âm.
Chưa được đầu tư mua các phần mềm để kiểm tra, thẩm tra công trình, kiểm tra dự toán...
- Việc quản lý chi phí dự án xây dựng công trình chưa có giải pháp toàn diện để quản lý từ giai đoạn đầu tư đến giai đoạn thực hiện đầu tư và bàn giao đưa vào sử dụng. Việc lên kế hoạch phân bổ vốn cho các dự án trong năm còn chưa chuẩn do việc quản lý kinh phí và lên kế hoạch tiến độ thi công của Ban chưa chuẩn.
- Chí phí dự án vượt tổng mức đầu tư của dự án không được khống chế triệt để và phát hiện nguyên nhân dẫn đến việc phát sinh. Ban vẫn chưa quản lý chi phí
và kiểm soát khống chế chi phí phát sinh của các dự án xây dựng, cho đến khi quyết toán dự án hoặc phải sửa đổi bổ sung tổng mức đầu tư lúc đó mới biết được nguyên nhân và không thể khắc phục và khống chế được nữa. Việc kiểm soát chi phí của các dự án phải được cán bộ quản lý trong Ban kiểm soát và khống chế ở tất cả các giai đoạn thực hiện dự án và phát hiện những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến sự phát sinh chi phí để có bước sử lý thì cán bộ trong Ban vẫn chưa thực hiện được mà chỉ chú trọng giám sát và kiểm tra công việc thực hiện tuần tự các bước của dự án.
Đôi khi tiến độ dự án thực hiện ở các giai đoạn trì trệ hay không đạt tiến độ thì cán bộ trong Ban cũng không phát hiện ra và biết được nguyên nhân do đâu.
- Cán bộ nhân viên trong ban còn trẻ việc kỷ luật trong công việc vẫn chưa thực hiện nghiêm. Kinh nghiệm trong công tác quản lý chất lượng, tiến độ, chi phí còn yếu chỉ chú trọng quản lý công việc hàng ngày của từng dự án chưa nắm được cách thức quản lý bao quát và đánh giá những nhân tố ảnh hưởng đến việc phát sinh khối lượng, phát sinh chi phí và phát sinh trong giai đoạn nào cách thức quản lý và kiểm soát. Đội ngũ cấn bộ thực hiện quản lý dự án trong các giai đoạn của dự án còn yếu kém thể hiện trong các công việc cụ thể như sau:
+ Giai đoạn đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: hầu như tất cả các cán bộ trong ban khi tốt nghiệp đại học và về công tác tại ban, chưa có kinh nghiệm trong công tác quản lý đánh giá và lên đề mục hồ sơ đề suất. Chưa được đào tạo qua bất kỳ lớp quản lý dự án và tư vấn đấu thầu nào, dẫn đến việc đánh giá chấm thầu và lựa chọn nhà thầu có kinh nghiệm có đủ thiết bị máy móc đáp ứng công việc còn chưa chuẩn.
+ Trong giai đoạn kiểm tra hồ sơ thiết kế và dự toán cán bộ trong ban chưa có kinh nghiệm thực nghiệm trong việc thi công xây dựng các công trình đê, kè bảo vệ bờ nên việc kiểm tra tính đúng đắn và khả thi của bản vẽ thiết kế với thực tế có khả thi hay không thì cán bộ của ban chưa đánh giá được. Việc kiểm tra dự toán thì các mã công việc, hạng mục công việc thừa thiếu trong dự toán thì chuẩn, việc giao cho các đơn vị tư vấn tự bóc tách khối lượng và áp đơn giá của dự toán dẫn đến giá trị tổng mức đầu tư và dự toán không chuẩn do các đơn vị tư vấn không cập nhật đúng các đơn giá hiện tại ở thời điểm lập nên tổng mức đầu tư thực sau khi thực hiện dự án thường lớn hơn khi lập.
+ Công tác thẩm tra, thẩm định thiết kế và thẩm tra tổng mức đầu tư, tổng dự toán hiện tại Ban vẫn thuê đơn vị tư vấn độc lập và tin tưởng vào kết quả thẩm tra mà không trực tiệp cho cán bộ trong ban thẩm tra hồ sơ do đó cũng dẫn đến nhiều kết quả không chính sác vì các đơn vị tư vấn thẩm tra cũng thiếu kinh nghiệm và đôi khi chỉ thẩm tra trên hình thức khối lượng thiết kế và áp đơn giá vào tổng mức đầu tư và tổng dự toán. Ban hiện tại chưa có phòng ban đảm nhận trách nhiểm thẩm tra hồ sơ khảo sát, hồ sơ thiết kế, tổng mức đầu tư, tổng dự toán mà thuê toàn bộ đơn vị tư vấn đảm nhiệm công việc này dẫn đến nhiều sai sót trong việc thiếu thực tế của hồ sơ thiết kế so với hiện trạng, tính kết cấu công trình còn thiếu chưa đầy đủ, phát sinh thiết kế thêm các hạng mục khi thi công thực tế. Kết quả khảo sát chưa đầy đủ, kết quả thí nghiệm còn chưa chuẩn.
+ Ban chưa kiểm tra máy móc thiết bị, nhân lực, biện pháp thi công của đơn vị so với hồ sơ đề suất trước khi thực hiện xây dựng dự án dẫn đến chất lượng công trình, tiến độ thực hiện không đảm bảo theo yêu cầu do đơn vị nhà thầu không có đủ thiết bị và năng lực cán bộ thực hiện dự án không đảm bảo trình độ và kỹ thật thực hiện. Ngoài ra việc kiểm tra năng lực tài chính của đơn vị thi công cũng không được Ban chú trọng kiểm tra kỹ lưỡng dẫn đến việc thuê máy mọc thiết bị, vật tư vật liệu cung cấp cho dự án không kịp thời làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đến chất lượng công trình và chi phí thực hiện và quản lý dự án.
+ Công tác thanh quyết toán công trình gây mất nhiều thời gian do chưa quản lý kiểm tra và hướng dẫn kỹ đơn vị thi công nên việc chỉnh sửa và thiếu sót trong hồ sơ không là điều không tránh khỏi. Dẫn đến nhiều công trình đã nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng nhưng thủ tục quyết toán công trình vẫn chưa xong làm kéo dài chi phí quản lý của dự án. Dự án được nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng nhưng việc quyết toán công trình vẫn chưa hoàn thiện và kéo dài nguyên nhân do việc thực hiện và kiểm soát hồ sơ chất lượng của nhà thầu còn nhiều thiếu sót, việc hoàn thiện hồ sơ gặp nhiều khó khăn do việc lưu giữ và quản lý hồ sơ các giai đoạn của Ban và đơn vị thi công chưa được đầy đủ dẫn đến hồ sơ chưa hoàn thiên các hồ sơ pháp lý và hồ sơ chất lượng.
- Các dự án Ban đã quản lý xây dựng và đã đưa vào sử dụng đa số đều vượt tổng mức đầu tư sau khi quyết toán và thời gian thực hiện xây dựng bàn giao đưa vào sử dụng cũng như quyết toán công trình đều rất chậm so với tiến độ đề ra.
Nguyên nhân phát sinh chi phí vốn vượt tổng mức do đâu vẫn chưa được Ban quản lý nghiên cứu rút ra kinh nghiệm và tìm biện pháp khác phục. Thời gian quyết toán công trình chậm do nguyên nhân nào và biện pháp sử lý thì Ban cũng không đưa ra biện pháp giải quyết mà để phụ thuộc vào đơn vị nhà thầu hoàn thành đưa lên thì kiểm tra và ký nhận. Do đó Ban cần có điều chỉnh lại bộ máy điều hành quản lý cũng như việc phân công công việc cho các thành viên một cách khoa học và tạo động lực cho sự phát triển của các thành viên cũng như toàn Ban lớn mạnh
- Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án vẫn chưa được quan tâm và tính toán xem dự án đầu tư xây dựng công trình khi đâu tư đã đạt được hiệu quả theo đúng chi phí đầu tư đã bỏ ra hay không. Việc đầu tư vốn để thực hiện dự án mà không đem lại kết quả cao thì việc quản lý thực hiện dự án cũng không đạt hiệu quả.
- Ban quản lý vẫn chưa có đỗi ngũ chuyên trách để kiểm soát chi phí thông qua việc ảnh hưởng của đơn giá đề bù, đơn giá vật tư, thiết bị, loại vật tư thiết bị sử dụng cho công trình. Việc ảnh hưởng của điện tích đền bù, điện tích tổng mặt bằng đến chi phí công trình vẫn không được quan tâm và kiểm soát, chính những việc trên làm cho việc kiểm soát chi phí xây dựng công trình ở Ban quản lý gặp khó khăn và chưa tìm ra phương án để khắc phục và khống chế. Việc quản lý chi phí và khống chế chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình cần phải được cán bộ chuyên trách của Ban gia kiểm soát và khống chế trong từng giai đoạn và từng hạng mục ảnh hưởng đến việc ảnh hưởng đến chi phí xây dựng của dự án. Đối với gian đoạn thi công thực hiện dự án những khối lượng công việc phát sinh cũng như những biện động giá cả thị trường ảnh hưởng đến vật tư thiết bị sử dụng cho công trình Ban chưa có giải pháp quản lý và khống chế được những tác động làm ảnh hưởng đến chi phí của đự án công trình
- Các văn bản quy phạm, luật, nghị định, thông tư áp dụng trong công tác quản lý, các tiêu chuẩn quy chuẩn áp dụng cho các dự án chưa được thống nhất và đồng bộ, gây khó khăn trong công tác quản lý của Ban. Cán bộ công nhân viên chưa
tìm hiểu nghiên cứu kỹ các quy định trong công tác quản lý để quản lý chặt chẽ hơn đối với chất lượng, chi phí và thời gian thực hiện của dự án đầu tư xây dựng. Các văn bản quy phạp áp dụng sửa đổi bổ sung nhiều nên việc lựa chọn và áp dụng còn nhiều khó khăn, đôi khi các văn bản quy pháp còn trồng chéo giữa các cấp các ngành. Nhiều văn bản quy định được áp dụng thực hiện nhưng vẫn chưa có văn bản hướng dẫn thực hiện cụ thể gây nhiều khó khăn cho việc áp dụng và quản lý của Ban và đơn vị nhà thầu.
- Các chính sách, cơ chế của nhà nước trước thời kỳ kinh tế thị trường biến động mạnh dẫn đến việc đầu tư và phân bổ nguồn vốn cho các dự án đầu tư xây dựng cũng gặp nhiều khó khăn làm cho việc quản lý các dự án xây dựng và ứng vốn, thanh toán khối lượng và quyết toán công trình gặp nhiều khó khăn về thủ tục hành chính và nguồn vốn hàng năm cho các công trình.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về công tác phòng chống lụt bão và thiên tai nên Ủy ban nhân Thành phố đã dành nhiều kinh phí nguồn ngân sách để chú trọng đầu tư xây dựng các dự án công trình đê, kè bảo vệ bờ dọc theo hai bên bờ sông Hồng địa phận chảy qua thành phố Hà Nội để bảo vệ cho toàn Thành phố và đặc biệt là người dân sinh sống hai bên bờ sông, cũng như vận tải đường thủy trên sông được thuận tiện.
Việc quản lý các dự án đê, kè bảo vệ bờ sông Hồng được giao cho Ban quản lý dự án kè cứng hóa bờ sông Hồng quản lý và triên khai thực hiện. Sau 7 năm hoạt động và quản lý rất nhiều dự án đã được thực hiện và bàn giao đưa vào sử dụng mang lại hiệu quả quan trọng đối với đời sống an sinh kinh tế của Thủ đô. Song đánh giá một cách khách quan và nghiêm túc, chất lượng công tác quản lý dự án nói chung, công tác quản lý chi phí của dự án nói riêng còn rất nhiều vẫn đề tồn tại và bất cập. Đâylà vấn đề đang được các cấp, các ngành và Ban quản lý dự án hết sức quan tâm tìm ra giải pháp nhằm thực hiện và kiểm soát tốt hơn nữa chất lượng công trình và quản lý tốt, hiệu quả, tiết kiệm nguồn ngân sách của Nhà nước, tránh tiêu cực, lãng phí và thất thoát nguồn ngân sách.