Thực trạng công tác quản lý chi phí các dự án

2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ CÁC DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÁC NĂM QUA

2.3.2. Thực trạng công tác quản lý chi phí các dự án

1. Quản lý chi phí đối với công tác giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư Công tác giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư các dự án công trình đê kè dọc theo sông Hồng trên địa bàn Hà Nội hiện nay luôn là vẫn đề khó khăn cho các ban ngành Ủy ban trên địa bàn và Ban quản lý dự án kè cứng hóa bờ sông Hồng. Công tác giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư gây ảnh hưởng rất lớn đến thời gian thực hiện dự án và chi phí quản lý chi phí đền bù, nhiều dự án công tác giải phóng mặt bằng chưa hoàn thành hết để bàn giao cho đơn vị nhà thầu thi công gây chậm tiến độ thi công dự án. Công tác giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư do một số nguyên nhân chính sau làm ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí của dự án:

- Việc tính toán tổng diện tích mặt bằng giải phóng cho dự án chưa được cán bộ Ban quản lý tính toán chính xác dẫn đến ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí đền bù giải phóng cho người dân.

- Chính sách và đơn giá đề bù, vị trí di dân tái định cư cho người dân còn chưa được thỏa đáng gây nhiều bất bình trong dân chúng do đơn giá Nhà nước thường thấp hơn giá trị thị trường, đặc biệt là đơn giá bồi thường diện tích mất đất nên thường xẩy ra sự kiến nghị và không chập nhận đền bù giải phóng.

- Chi phí giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư thường không có hóa đơn chứng từ, việc xác định chi phí giữa chủ đầu tư và người dân trên cơ sở thỏa thuận nên việc không chế và quản lý chi phí là một việc khó khăn đối với Ban quản lý.

Việc xác định giá trị của vật kiến trúc tuy đã có định mức cụ thể nhưng nhiều hạng mục kiến trúc không có trong đơn giá hoặc đơn giá tính không sát với giá trị thực tế gây bất đồng quan điểm của chủ hộ và hội đồng bồi thương giải phóng mặt bằng.

Bỏ qua nguyện vọng của người dân trong vùng thực hiện dự án. Việc kê khai hoa màu cây cối gặp nhiều khó khăn do từ lúc kê khai đến khi chi trả bồi thường cây cối hoa màu tiếp tục phát triển người dân lại đòi chi phí bồi thường cao hơn. Tình trạng nhiều hộ dân khi nghe có dự án xây dựng thì tiến hành xây dựng các công trình kiến trúc tạm bợ hoặc trồng cây cối hoa màu tràn lan để chờ tiền đền bù.

- Công tác đền bù giải tỏa không được phối hợp chặt chẽ giữa chính quyền và cán bộ trong Ban. Không có kế hoạch tuyên truyền, vận động người dân trong khu vực dự án dẫn đến đơn giá đền bù cho người dân lớn hơn 1,3-1,5 lần so với đơn giá nhà nước làm tăng chi phí đền bù giải phóng hỗ trợ tái định cư lên so với giá trị trong tổng mức đầu tư được phê duyệt rất nhiều, có dự án gấp tới 1.3 lần. Nhiều dự án việc đền bù giải tỏa còn gây nhiều tranh chấp và không đồng thuận của người dân dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện dự án. Cụ thể, các dự án công tác đền bù đã bị kéo dài thời gian và tăng chi phí dự án điển hình như:

Bảng 2.2: Dự án bị tăng chi phí và kéo dài thời gian thực hiện trong giai đoạn giải phóng mặt bằng

STT Tên dự án Tiến độ

thực hiện

Thực tế thực hiện

Dự toán Chi phí đền

bù

Thực tế chi phí đền bù

1

Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng đoạn K54+158-K59+610

3 tháng 3.4 tháng 750 triệu 825 triệu

2 Gia cố đê tả sông Hồng

km70+290-Km70+410 3.5 tháng 5 tháng 815 triệu 820 triệu

3

Khoan phụt gia cố bờ hữu sông Hồng đoạn Km 32+100-m33+350

2 tháng 2,5 tháng 320 triệu 390 triệu

2. Quản lý chi phí đối với các hoạt động tư vấn

- Công tác quản lý chi phí dự án đối với các hoạt động tư vấn được triển khai theo đúng các quy định của Nhà nước bao gồm: Chi phí khảo sát, chi phí lập dự án, chi phí thiết kế, chi phí tư vấn giám sát, chi phí lập bản vẽ thu hồi và giao đất, chi phí đánh giá tác động môi trường,... Tuy nhiên việc quản lý các chi phí này còn nhiều bất cập đặc biệt trong khâu khảo sát, lập dự án và thiết kế bản vẽ thi công

- Để có cơ sở lựa chọn nhà thầu tư vấn Ban quản lý dự án phải lập đề cương nghiệm thu khảo sát, ước tính tổng mức đầu tư và tính toán ra dự toán khảo sát lập dự án trình chủ đầu tư phê duyệt, nhưng nhiều công trình do cán bộ lập đề cương, dự toán khảo sát trình độ, năng lực còn yếu, thiếu kinh nghiệm nên đề cương nhiệm vụ khảo sát lập không sát với thực tế và yêu cầu của công tác lập dự án, thiết kế công trình có những nội dung công việc cần thiết phải khảo sát lại không đưa vào đề cương, có những nội dung khảo sát thừa không sử dụng được cho công tác thiết kế lập dự án; ước tính tổng mức đầu tư không sát dẫn đến dự toán khảo sát, lập dự án, thiết kế bản vẽ thi công còn thiếu hoặc thừa gây lãng phí và khó khăn cho nhà thầu tư vấn khi triển khai thực hiện.

- Việc lựa chọn nhà thầu khảo sát có chuyên môn và kinh nghiệm sâu về các lĩnh lực khảo sát công trình đê kè đặc thu riêng còn chưa cao. Thiết bị và kinh nghiệm trong công tác khảo sát của nhà thầu còn yếu dẫn đến kết quả khảo sát còn nhiều sai sót và phải đánh giá lại trong quá trình thi công, làm ảnh hưởng đến chi phí quản lý và chi phí đầu tư của dự án xây dựng công trình.

- Khi nghiệm thu thanh toán kinh phí khảo sát nhiều phần việc còn thiếu nhưng không bổ sung được cho đơn vị tư vấn, trong khi đó có nhiều phần việc thừa không sử dụng được trong công tác thiết kế, lập dự án nhưng vẫn phải thanh toán cho nhà thầu tư vấn.

- Có một số công trình, dự án không được nghiên cứu kỹ hoắc do năng lực của cán bộ chuẩn bị dự án yếu, phải khảo sát và lập nhiều phương án thiết kế để so sánh lựa chọn, hoặc lựa chọn tuyến công trình chưa hợp lý phải tiến hành lựa chọn và khảo sát lại nhiều lần cũng là nguyên nhân gây lãng phí.

- Chi phí lập bản vẽ thu hồi giao đất khi lập đề cương, dự toán nhiều công trình không sát với thực tế do cán bộ lập không xác định được chính xác phạm vi cần thu hồi. Trong khi đó chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư trên địa bản Hà Nội trên một đơn vị diện tích là rất lớn, việc đó ảnh hưởng tăng giá trị tổng mức đầu tư chi phí xây dựng công trình của dự án.

- Đối với chí phí giám sát thi công công trình: nhiều công trình triển khai thi công chậm tiến độ, đơn vị tư vấn giám sát phải kéo dài thời gian thực hiện tư vấn giám sát nhưng lại không bổ sung kinh phí gây khó khăn cho các nhà thầu tư vấn giám sát và đó cũng là một trong những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng của công tác giám sát thi công.

- Hồ sơ thiết kế công trình còn nhiều sai sót khi được triển khai ra thực tế, không hợp lý dẫn đến phải thiết kế lại hoặc thiết kế phát sinh thêm để không chế những lỗi thiếu sót do thiết kế chưa đúng. Việc đấy ảnh hưởng rất lớn đến chi phí xây dựng của dự án công trình và thời gian tiến độ cũng như chất lượng công trình.

Các dự án hiện tại của Ban đã quản lý thì có đến 80% các bản thiết kế công trình phải thiết kế bổ sung các hạng mục. Ví dự các dự án sau:

Bảng 2.3: Các dự án khảo sát, thiết kế bổ sung

STT Tên dự án lập Thiết kế ban

đầu

Thiết kế bổ sung 1 Khoan phụt gia cố bờ hữu sông Hồng

đoạn Km 34+200-m38+350 570 hố khoan 805 hố khoan 2 Khoan phụt gia cố bờ hữu sông Hồng

đoạn Km 41+100-Km42+370 420 hố khoan 432 hố khoan 3 Lát mái kè bờ tả Hồng Km56+015-

Km57+005 7.400 m3 đá 7.830m3 đá

3. Công tác thẩm tra, thẩm định các dự án và hồ sơ thiết kế

Công tác thẩm tra, thẩm định các dự án công trình và thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế của các công trình hiện tại ở Ban kè thực hiện còn yếu kém, cán bộ thực hiện công tác thẩm tra, thẩm định còn kém về chuyên môn và kinh nghiệm và hiểu sâu về quy trình thực hiện việc xây dựng công trình cũng như kết cấu công trình và tính phù hợp của công trình trên thiết kế và thực hiện ngoài hiện trường dẫn đến nhiều dự án phải thực hiện thẩm tra và thẩm định lại do còn nhiều thiết xót về mục công việc trong dự toán công trình, áp mã đơn giá mục thực hiện chưa đúng, hồ sơ thiết kế chưa kiểm tra được việc bóc tách khối lượng và bản vẽ thiết kế phải bổ xung thiết kế và thay đổi một số hạng mục.

Chưa có phòng chuyên trách thực hiện công tác thẩm tra thẩm định hồ sơ thiết kế các dự án công trình. Ngoài việc cán bộ trong Ban chưa thực hiện được tốt việc thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế và tổng dự toán ra thì một số các công trình xây dựng việc thẩm tra hồ sơ được Ban thuê đơn vị tư vẫn thực hiện nên cũng không tránh khỏi nhiều sai xót ở đơn vị tư vấn do đơn vị tư vấn chưa cập nhật được đơn giá xây dựng, và kinh nghiệm thẩm tra các công trình xây dựng đê kè còn thiếu kinh nghiệm nên vẫn xẩy ra nhiều dự án công trình phải thẩm tra thẩm định lại gây mất nhiều thời gian và chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình. Cụ thể một số dự án xây dựng công trình sau phải thẩm tra, thẩm định lại và điều chỉnh thiết kế và tổng mức đầu tư:

Bảng 2.4: các dự án phải thực hiện thẩm định lại và điều chỉnh tổng mức đầu tư ST

T Tên dự án

Số lần thẩm

định

Tổng mức đầu tư ban

đầu

Tổng mức đầu tư hiệu

điều chỉnh 1 Gia cố đê tả sông Hồng km70+290-

Km70+410 2 16.6 tỉ

đồng 17 tỉ đồng

2

Lát mái kè bờ hữu sông Đuống phường Ngọc Thụy và bờ tả sông Hồng Ngọc Lâm Long Biên

2 28.7 tỉ

đồng 32 tỉ đồng

3

Xử lý sạt lở bờ hữu sông Hồng khu vực phường Chương Dương và phường Bạch Đằng

3 46.8 45 tỉ đồng

4. Quản lý chi phí trong giai đoạn đấu thầu

- Quản lý chí phí dự án đầu tư xây dựng công trình thông qua đấu thầu các giai đoạn như khảo sát, thiết kế, và thi công là công cụ tốt để Ban quản lý kiểm soát về chi phí dự án, chất lượng dự án và kiểm soát được năng lực và kinh nghiệm của đơn vị nhà nhầu.

- Hiện nay Ban đã tổ chức đấu thầu rộng dãi các giai đoạn của dự án xây dựng công trình để lựa chọn đơn vị nhà thầu và kiểm soát chi phí thông qua hồ sơ thầu và kết quả đấu thầu của từng đơn vị nhà thầu. Trên cơ sở cán bộ Ban lập hồ sơ yêu cầu cho từng giai đoạn, chi phí gói thầu để trên lấy cơ sở lựa chọn đánh giá hồ sơ thầu đề suất của các đơn vị. Tuy nhiện kinh nghiệm của cán bộ Ban vẫn chưa chuyên sâu về lĩnh vực đấu thầu nên việc nên danh mục đề suất còn chưa đầy đủ để lấy làm căn cứ lựa chọn nhà thầu. Tổ chuyên gia chấm thầu đều là cán bộ của Ban nên việc lựa chọn nhà thầu trên cơ sở hồ sơ thầu còn chưa hoàn thiện để lựa chọn tốt đơn vị trúng thầu.

Một số dự án công trình, do vấn đề tiêu cực, do trình độ quản lý của Ban còn thiếu và kém về phẩm chất, chuyên môn, năng lực nên có tình trạng lẽ ra đối với tất cả các dự án, trong giai đoạn thực hiện cần phải tiến hành đấu thầu để đạt được mục

tiêu của đấu thầu là chọn được nhà thầu có năng lực thi công xây dựng công trình có chất lượng, có giá dự thầu thấp nhằm giảm chi phí đầu tư các dự án, thì Ban lại tách dự án đó ra thành các dự án có vốn đầu tư nhỏ hơn để chuyển sang hình thức chỉ định thầu. Thực trạng này không những không làm giảm được chi phí dự án mà còn có nguy cơ làm tăng chi phí dự án vì không lựa chọn được nhà thầu có năng lực thực sự và không giảm được chi phí trong đấu thầu. Ví dụ như các dự án sau:

Bảng 2.5: Các dự án được chia thành các dự án nhỏ để chỉ định thầu

STT Tên dự án lập Tổng dự toán Năm thực hiện

1 Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng đoạn

K62+150-K67+610 18.4 tỉ 2/2009

Được phân thành các dự án

- Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng đoạn

K62+150-K63+210 3.6 tỉ 2/2009

- Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng đoạn

K63+210-K65+217 6.8 tỉ 2/2009

- Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng đoạn

K65+217-K67+610 8.1 tỉ 2/2009

2 Gia cố đê tả sông Hồng km32+395-

Km35+410 16.3 tỉ 5/210

Được phân thành các dự án

- Gia cố đê tả sông Hồng km32+395-

Km33+840 8.05 tỉ 5/210

- Gia cố đê tả sông Hồng km33+840-

Km35+410 8.25 tỉ 5/210

5. Quản lý chi phí trong giai đoạn thi công xây dựng công trình

Việc quản lý chi phí trong giai đoạn thi công thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Các khoản chi phí cung cấp cho dự án được tính toán và chi phí theo khối lượng thực hiện của nhà thầu thi công, máy móc thiết bị cho dự án

theo đơn giá của nhà cung cấp, việc tạm ứng thanh quyết toán cho đơn vị theo quy định nhà nước và hợp đồng xây dựng để chi trả cho nhà thầu.

- Đối với công trình được ứng trước vốn thi công thì nguồn vốn ứng trước được thu hồi dần trong những lần thanh toán khối lượng hoàn thành

- Công tác thanh toán khối lượng hoàn thành được thực hiện trên cơ sở biên bản nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành kèm theo đầy đủ các hồ sơ thủ tục đi cùng như: các biên bản nghiệm thu giai đoạn, các biên bản lấy mẫu thí nghiệm, kết quả thí nghiệm và kết quả kiểm định chất lượng xây dựng, biểu tính giá trị khối lượng hoàn thành...

- Khi công trình xây dựng hoàn thành có đầy đủ các hồ sơ nghiệm thu và các thủ tục cần thiết nhà thầu được thi công được thanh toán 90% giá trị công trình hoàn thành, còn giữ lại 5% chờ phê duyệt quyết toán xong thanh toán tiếp và 5% giữ lại để bảo lãnh việc bảo hành công trình thi công theo đúng quy định. Việc thanh quyết toán và tạm ứng vốn xây dựng căn cứ theo điều khoản của hợp đồng xây dựng, xong việc quản lý chi phí căn cứ trên các loại hình thực hợp đông xây dựng và các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng chưa được Ban chú trọng và quản lý tốt. Nên nhiều canh cãi và phát sinh chi phí do biến động giá, do loại hợp đồng và hình thức hợp đồng làm tăng chi phí đầu tư xây dựng công trình.

- Một số tồn tại ở các công trình xây dựng trong thời gian qua do việc lựa chọn nhà thầu các công trình xây dựng thi công chủ yếu là chỉ định thầu nên việc đánh giá năng lực và chất lượng thi công của nhà thầu còn chưa chuẩn dẫn đến còn nhiều bất cập trong giai đoạn thi công làm ảnh hưởng đến chi phí quản lý cũng như chi phí xây dựng công trình như:

+ Năng lực thiết bị thi công, biện pháp thi công các công trình đê, kè bảo vệ bờ sông Hồng của đơn vị thi công còn yếu kém dẫn đến quá trình thi công bị chậm tiến độ và kéo dài thời gian thi công. Chất lượng công việc cũng như chất lượng công trình chưa cao, dẫn đến ảnh hưởng đáng kể đến chi phí của dự án. Cụ thể các dự án xây dựng sau thi công bị chậm tiến độ và kéo dài thời gian thi công xây dựng công trình:

Bảng 2.6: Các dự án thực hiện bị chậm tiến độ thi công xây dựng.

STT Tên dự án Tiến độ thực hiện Thi công xây dựng

1 Cứng hóa mặt đê hữu sông Hồng

đoạn K54+158-K59+610 4,5 tháng 5,5 tháng

2 Gia cố đê tả sông Hồng

km70+290-Km70+410 5.5 tháng 6,5 tháng

3

Lát mái kè bờ hữu sông Đuống phường Ngọc Thụy và bờ tả sông Hồng Ngọc Lâm Long Biên

4 tháng 6,5 tháng

+ Công tác giám sát nghiệm thu khối lượng tại hiện trường: Việc giám sát và thực hiện nghiệm thu khối lượng thực hiện tại hiện trường là công việc vô cùng quan trọng trong quá trình thi công xây dựng công trình. Việc giám sát chất lượng và nghiệm thu khối lượng tốt hay yếu kém ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng công trình. Các yếu tố làm ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng công trình trong công tác giám sát nghiệm thu khối lượng tại hiện trường như: chất lượng không đảm bảo, xác nhận khống khối lượng, sai khối lượng, trùng lặp khối lượng thực hiện và chất lượng các hạng mục công trình không đảm bảo xong việc giám sát thực hiện của cán bộ Ban quản lý vẫn chưa được thường xuyên và nghiêm ngặt dẫn đến nhiều hạng mục chất lượng chưa đảm bảo, khối lượng thực hiện chưa được kiểm tra giám sát và nghiệm thu đúng làm ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng công trình.

+ Công tác thủ tục thanh quyết toán và ứng vốn công trình của đơn vị nhà thầu còn yếu kém và thiếu chuyên nghiệp, dẫn đến công trình đã thi công xong nhưng việc giải quyết thủ tục thanh quyết toán vẫn chưa hoàn thiện xong dẫn đến làm ảnh hưởng đến chi phí quản lý và thời gian của dự án. Hồ sơ thanh quyết toán giửi đi kiểm toán và lên phòng tài chính, kho bạc vẫn bị giửi lại do nhiều thiếu sót trong hồ sơ chất lượng và hồ sơ pháp lý.

- Việc phân bổ vốn xây dựng công trình hàng năm cho các dự án của Ban quản lý còn nhiều thiếu xót chưa chuẩn xác, dẫn đến nhiều dự án đã thi công xong