Để quản lý tốt chi phí các dự án đầu tư xây dựng công trình ngoài áp dựng đúng và tuân thủ đầy đủ theo các quy định, văn bản quy phạm luật, nghị định, thông tư của chớnh phủ và cỏc bộ ban hành ra cũn phải nắm rừ cỏc chớnh sỏch nhà nước quy định trong công tác quản lý xây dựng để thực hiện tốt công việc quản lý chi phí các dự án. Việc áp dụng các quy chuẩn tiêu chuẩn phải thống nhất trong một dự án.
Quản lý tốt chi phí của từng giai đoạn đầu tư là công việc chính để kiểm soát và quản lý tốt chi phí đầu tư của dự án. Kiểm soát tổng mức đầu tư, tổng dự toán để chi phí đầu tư xây dựng công trình khi hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng không vượt quá tổng mức đầu tư là điều cần thiết của nhà quản lý. Dà soát thiết kế, quản lý tổng mức đầu tư, tổng dự toán, dánh giá hồ sơ thầu, lựa chọn tốt nhà thầu là các yếu tố để quản lý tốt chi phí và khống chế tổng mức đâu tư của dự án.
Kiểm soát chi phí trong các giai đoạn đầu tư xây dựng của dự án để khống chế và quản lý chi phí một cách có hiệu quả:
a. Kiểm soát chi phí xây dựng ở giai đoạn quyết sách đầu tư
- Những vấn đề kinh tế - kỹ thuật của dự án đầu tư xây dựng công trình được giải quyết ở giai đoạn quyết sách đầu tư có ảnh hưởng mang tính quyết định đối với chi phí xây dựng và hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án.
- Vai trò của tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng là đặc biệt quan trọng.
Những nội dung chủ yếu mà tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng cần tham mưu cho chủ đầu tư là:
+ Lập dự án đầu tư xây dựng công trình
+ Lựa chọn phương án đầu tư hợp lý về kinh tế + Đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án
+ Ước toán mức đầu tư của dự án
+ Lựa chọn phương án tài chính của dự án: nguồn vốn, lãi suất, phương thức vay, thanh toán
+ Đánh giá rủi ro của dự án
b. Kiểm soát chi phí thông qua việc phân tích ảnh hưởng của thiết kế đến chi phí
Khống chế chi phí trong mối quan hệ với thiết kế là việc phân tích, đánh giá những nhân tố của thiết kế ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Những nhân tố này bao gồm:
- Thiết kế cơ sở tổng mặt bằng xây dựng công trình liên quan đến sử dụng đất đai, chiều dài đường điện, nước, đường vận chuyển, khối lượng đào đắp, đền bù GPMB, vệ sinh môi trường, phòng cứu hỏa, an toàn, an ninh.
- Thiết kế không gian kiến trúc liên quan đến khối lượng xây dựng do việc lựa chọn không gian.
- Lựa chọn vật liệu và kết cấu xây dựng: chi phí vật liệu chiếm khoảng 60- 70% chi phí trực tiếp và 40-50% giá xây dựng công trình, vì vậy việc lựa chọn vật liệu và kết cấu xây dựng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
- Lựa chọn phương án công nghệ: Dù lựa chọn công nghệ nào cũng phải phân tích kỹ lưỡng tính kinh tế - kỹ thuật, hữu ích và ảnh hưởng nhiều mặt, nhiều phương diện để đi đến quyết định.
- Lựa chọn thiết bị: Phải xem xét đến khả năng sử dụng các thiết bị trong nước, nếu phải nhập thiết bị thì phải xem xét đến các yếu tố gia công các thiết bị phi tiêu chuẩn mà trong nước có thể sản xuất được để giảm giá thành. Mẫu mã thiết bị cần chú ý đến yêu cầu, tiêu chuẩn hóa, tính thông dụng phổ biến ở trong nước.
c. Kiểm soát chi phí thông qua công tác thẩm tra dự toán thiết kế
Làm tốt công tác thẩm tra dự toán sẽ giúp cho việc phân phối hợp lý vốn đầu tư, tăng cường quản lý kế hoạch đầu tư, tránh những trường hợp tính toán sai khối lượng, áp sai đơn giá, bỏ sót hạng mục…, từ đó đảm bảo tính chính xác của dự toán, xác định đủ vốn đầu tư.
Các bước thực hiện kiểm soát chi phí dự toán thiết kế:
- Tính toán kiểm tra khối lượng xây dựng công trình
- Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công - Xác định tính phù hợp danh mục và giá vật liệu trong bảng phân tích vật liệu
- Các khoản chi phí khác, lợi nhuận, thuế - Kiểm tra tính toán
- Biên soạn, nhận xét, đánh giá
d. Kiểm soát chi phí thông qua đấu thầu
Đấu thầu là cách tốt nhất để khống chế có hiệu quả chi phí của dự án:
- Thực hiện đấu thầu thiết kế công trình đem lại những lợi ích:
+ Thúc đẩy cạnh tranh để lựa chọn phương án thiết kế tốt nhất
+ Đấu thầu thiết kế có lợi cho việc khống chế chi phí của dự án do tính hợp lý của phương án được chọn
+ Giảm thời gian thiết kế, do đó giảm thời gian dự án và giảm được chi phí thiết kế
- Thực hiện linh hoạt các hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với tính chất, loại và cấp công trình theo quy định của pháp luật. Việc quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu phải hết sức linh hoạt; phải lấy mục tiêu hiệu quả, rút ngắn thời gian thực hiện dự án, đồng thời vẫn theo nguyên tắc lựa chọn được nhà thầu có đủ điều kiện, năng lực, kinh nghiệm, có giá hợp lý, phù hợp với mục tiêu quản lý.
e. Xử lý biến động giá, chi phí xây dựng công trình
- Có thể có những yếu tố chủ yếu dẫn đến phải điều chỉnh chi phí xây dựng công trình:
+ Thay đổi khối lượng do các nguyên nhân về khảo sát, đo đạc không kỹ, điều kiện địa chất, thủy văn phức tạp, không lường trước được hoặc do sai sót trong thiết kế; vì vậy cần có sự điều chỉnh, bổ sung hoặc giảm bớt khối lượng công việc xây dựng.
+ Những chi phí phát sinh không lường trước được do phải ngừng thi công, kéo dài thời gian xây dựng, chậm bàn giao mặt bằng thi công, hoặc chủ đầu tư muốn thay đổi, bổ sung thêm,… dẫn tới phải bổ sung, điều chỉnh chi phí.
+ Giá cả thay đổi, chế độ chính sách về lương, khấu hao, chính sách thuế thay đổi.
+ Những bất khả kháng khác.
- Những yếu tố biến động nêu trên đều dẫn đến khả năng phải xem xét điều chỉnh cho phù hợp với hợp đồng đã ký kết. Nguyên tắc điều chỉnh chi phí:
+ Những công tác xây dựng đã có ghi trong hợp đồng thì được điều chỉnh chi phí bổ sung theo giá trị hợp đồng đã ký kết.
+ Những công tác xây dựng không có trong hợp đồng thì 2 bên A-B thỏa thuận theo nguyên tắc: nhà thầu đề xuất, kỹ sư định giá xây dựng kiểm tra đề xuất của nhà thầu, kiến nghị thực hiện.
f. Kiểm soát chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa công trình vào khai thác sử dụng
- Được thực hiện khi công trình hay giai đoạn dự án hoàn thành để chuẩn bị đưa vào vận hành, khai thác sử dụng.
- Theo khoản mục chi phí phải thực hiện khống chế:
+ Giá trị quyết toán phần xây dựng kiến trúc.
+ Giá trị quyết toán phần mua sắm, lắp đặt thiết bị.
+ Giá trị quyết toán các khoản mục khác.
- Nội dung khống chế chi phí ở giai đoạn này:
+ Đối chiếu khối lượng hoàn thành nghiệm thu theo thiết kế.
+ Đối chiếu khối lượng phát sinh được thanh toán và không được thanh toán + Phân tích, so sánh để loại bỏ những khối lượng tính sai, trùng lặp và bổ sung khối lượng phát sinh đã thực hiện.
+ Xác định lượng tiêu hao vật liệu chủ yếu: khối lượng, chủng loại, mức chênh lệch, tìm nguyên nhân tăng giảm.
+ Kiểm tra đối chiếu giá trị thanh toán theo hợp đồng.
+ So sánh, phân tích giá thành xây dựng.
+ Lập báo cáo giải trình.
Yếu tố con người trong công tác quản lý và xây dựng dự án công trình cũng là vấ đề ảnh hưởng lớn đến chi phí xây dựng công trình. Việc đào tạo con người có chuyên môn và trình độ trong công tác quản lý, thi công xây dựng để thực hiện tốt cho một dự án xây dựng. Sử dụng khoa học công nghệ tiên tiến và các giải pháp ứng dụng hiện đại vào xây dựng công trình là yếu tố đảm bảo chất lượng công trình và tiến độ xây dựng.
Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí đầu tư các dự án xây dựng công trình, xong việc quản lý chi phí là vấn đề rất khó khăn trong công tác quản lý.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Quản lý chi phí các dự án xây dựng đầu tư xây dựng công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước là một vẫn đề quan trọng và được nhiều ban ngành nhà nước quan tâm. Thực trạng công tác quản lý vốn và chi phí ĐTXDCT còn nhiều bất cập và các chính sách các quy định hiện hành, cách phân bổ vốn. Việc quản lý tốt nguồn vốn ngân sách và chi phí ĐTXDCT cần đòi hỏi các ban ngành, chủ đầu tư, ban quản lý dự ỏn cần nắm rừ cỏc chủ chương của nhà nước, ỏp dụng đỳng những quy định hiện hành về công tác quản lý dự án ĐTXDCT của nhà nước.
Quản lý dự án ĐTXDCT phải đảm bảo được các yếu tố chất lượng, tiến độ thời gian và chi phí. Vẫn đề quản lý chi phí các dự án xây dựng công trình tại ban quản lý dự án đang được quan tâm và nghiên cứu để đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất.