+ Giải phỏp cho cụng tỏc quản lý tiến độ dự ỏn
Qua phần thực trạng ở trờn cú thể thấy rằng tiến độ thực hiện dự ỏn cú tầm quan trọng đặc biệt. Do vậy cỏc Ban quản lý dự ỏn cần phải quản lý chặt chẽ tiến độ dự ỏn khụng chỉ trong giai đoạn thi cụng mà phải trong tất cả cỏc
khõu của dự ỏn từ khi nhận được nhiệm vụ thực hiện từ UBND xó, lập bỏo cỏo, trỡnh duyệt đến tổ chức nghiệm thu đưa cụng trỡnh vào sử dụng. Để đảm bảo vờ̀ tiến độ thời gian cho dự ỏn, dưới đõy xin được nờu ra một số hướng giải phỏp chớnh:
- Vờ̀ mục tiờu: Phải nắm bắt được mục tiờu dự ỏn, gắn mục tiờu của dự
ỏn đi cựng với toàn bộ những cụng việc của dự ỏn từ đú lập kế hoạch dự ỏn chi tiết và phự hợp nhất với mục tiờu.
- Lập kế hoạch dự ỏn: lựa chọn tư vấn lập bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật cú
thời gian ngắn nhất, đỳng tiến độ đặt ra, đảm bảo chất lượng và phạm vi chi phớ được duyệt. Sơ đồ hoỏ cụng việc và thời gian hoàn thành cụng việc. Hiện nay phương phỏp sơ đồ GANTT và bảng tiến độ dự ỏn vẫn là giải phỏp tối ưu cho tiến độ dự ỏn. Qua sơ đồ GANTT cú thể xỏc định được thời gian hoàn thành từng cụng việc và cả đời dự ỏn, những cụng việc nào cần làm trước, những cụng việc nào cú thể làm sau và những cụng việc nào cú thể làm đồng thời. Cỏc mốc thời gian phải được lập chi tiết và cú hệ thống nhưng vẫn đảm bảo dễ hiểu, cỏc cỏn bộ quản lý cú thể dựa trờn đú mà thực hiện cỏc cụng việc trong nhiệm vụ và quyờ̀n hạn của mỡnh. Bờn cạnh đú bảng tiến độ dự ỏn cũng thể hiện được vai trũ tớch cực của mỡnh. Lónh đạo ban cũng như cỏc cỏn bộ phụ trỏch nghiệm vụ qua đú cú thể quản lý giỏm sỏt theo đỳng kế hoạch thời gian, đồng thời cú những điờ̀u chỉnh kịp thời khi cần thiết mà vẫn đảm bảo cho cỏc cỏn bộ của Ban cú thể dễ hiểu, dễ nhận biết .
- Thực hiện cụng tỏc thẩm định trỡnh duyệt Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật …theo đỳng thời gian cho phộp, trỏnh tỡnh trạng để ứ đọng hoặc kộo dài, giảm bớt cỏc khõu trung gian, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ đưa cụng trỡnh vào sử dụng, đảm bảo tiến độ chung của toàn bộ dự ỏn - đõy cũng là một trong những nguyờn nhõn làm chậm tiến độ dự ỏn.
- Bờn cạnh đú, giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian nờn việc lựa chọn hỡnh thức thực hiện dự ỏn thớch hợp ở giai đoạn thực hiện đầu tư là điờ̀u cần thiết. Cần phải cú những đỏnh giỏ, phõn tớch và tham khảo phương thức thực hiện đầu tư của UBND huyện Thanh Ba đó và đang thực hiện trờn địa bàn huyện Thanh Ba, kết hợp với những yếu tố đặc thự của dự ỏn cần được nghiờn cứu nghiờm tỳc.
- Tiến hành quản lý thời gian nghiệm thu của từng hạng mục cụng trỡnh
một cỏch chặt chẽ, muốn thế cần phải lờn kế hoạch thời gian nghiệm thu một cỏch chi tiết đồng thời thanh toỏn và cung ứng vốn kịp thời tạo thuận lợi cho việc thực hiện cỏc cụng việc tiếp theo.
- Thành lập một hệ thống thưởng phạt rừ ràng trong việc đảm bảo thời
gian cho dự ỏn , đặc biệt là cỏc điờ̀u khoản vờ̀ kinh tế -đõy là yếu tố cú ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ớch của nhà thầu thi cụng vỡ vậy sẽ mang tớnh hiệu lực
cao. Cần cú cỏc biện phỏp khuyến khớch cũng như quy định mức tiờ̀n thưởng
trong hợp đồng nếu như dự ỏn hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, chi phớ đồng thời quy định mức tiờ̀n phạt đối với những nhà thầu chậm tiến độ hoặc cú những biện phỏp phạt trực tiếp như từ chối nhà thầu thực hiện tiếp cỏc phần việc sau. Tất cả cỏc nội dung quản lý vờ̀ tiến độ, Tiờu chuẩn chất lượng, Tiờu chuẩn nghiệm thu, an toàn lao động, vệ sinh mụi trường … đờ̀u phải cụ thể húa trong hợp đồng với nhà thầu xõy lắp, nhà thầu giỏm sỏt thi cụng.
- Quản lý thụng tin tiến độ của dự ỏn đảm bảo tớnh cập nhập, tổ chức
giao ban tiến độ, bỏo cỏo tiến độ tuần , thỏng ,quý.
- Vờ̀ lónh đạo Ban : Cần phải thấy được tầm quan trọng của lónh đạo Ban
-đõy là đầu mối chớnh, thường xuyờn phối hợp với cỏn bộ giỏm sỏt của cụng
ty tư vấn giỏm sỏt, kỹ thuật A để đụn đốc thực hiện dự ỏn, phỏt hiện và điờ̀u chỉnh kịp thời những vướng mắc làm chậm tiến độ. Tuy nhiờn bờn cạnh đú
cũng cần cú sự phõn cụng hợp lý cụng việc cũng như trỏch nhiệm của cỏn bộ, cần uỷ quyờ̀n đầy đủ cho cỏn bộ giỏm sỏt A, việc này cú tỏc dụng giảm sự quỏ tải trong giải quyết cụng việc của trưởng ban QLDA mà quyờ̀n hạn của cỏn bộ giỏm sỏt được củng cố, đảm bảo tớnh linh hoạt trong giải quyết cụng việc, từ đú cỏc tỡnh huống thực tế phỏt sinh được xử lý nhanh chúng.
- Vờ̀ đào tạo nhõn viờn quản lý dự ỏn nhằm mục tiờu nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực của Ban khiến cỏc cụng việc được quản lý tốt trỏnh sai
sút, cụng trỡnh được hoàn thành đỳng tiến độ. Bờn cạnh đú cũng cần phải ỏp
dụng cỏc phần mờ̀m quản lý tiến độ dự ỏn .
+ Giải phỏp cho cụng tỏc quản lý chất lượng dự ỏn
Cỏc ban quản lý dự ỏn cần tuõn thủ chặt chẽ cỏc điờ̀u lệnh được quy định trong Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của chớnh phủ (Cỏc văn bản thay thế, bổ sung) vờ̀ quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng . Bởi lẽ chất lượng cỏc cụng trỡnh xõy dựng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quỏ trỡnh sử dụng sau này của người dõn, do vậy cần thiết phải cú được những biện phỏp quản lý thường xuyờn và xuyờn suốt quỏ trỡnh thực hiện cụng cuộc đầu tư .Sau đõy là một số nội dung giải phỏp cho quản lý chất lượng:
+ Quản lý chất lượng tư vấn: Cụng trỡnh xõy dựng cú khả thi hay khụng
thỡ ngay từ khõu đầu tiờn Ban phải lựa chọn được tư vấn lập Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật- thiết kế dự toỏn …phự hợp. Bởi lẽ chất lượng cụng trỡnh xõy dựng phụ thuộc nhiờ̀u vào hồ sơ thiết kế và cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh. Hiện nay tại cỏc ban quản lý dự ỏn đối với cụng tỏc tuyển chọn tư vấn thụng thừờng là ỏp dụng hỡnh thức chỉ định thầu, Ban cú thể mở rộng cỏc hỡnh thức tuyển chọn từ đú tạo nờn tớnh cạnh tranh giữa cỏc nhà thầu nhằm cải thiện, nõng cao chất lượng tư vấn.
+ Thực hiện tốt cụng tỏc phờ duyệt đờ̀ cương nhiệm vụ khảo sỏt, bỏm sỏt vào nhiệm vụ của dự ỏn trỏnh khảo sỏt quỏ mở rộng phạm vi làm tăng giỏ trị
khảo sỏt, thiết kế. Tổ chức giỏm sỏt chặt chẽ, nghiệm thu từng phần cụng tỏc khảo sỏt.
+ Quản lý chất lượng nhà thầu thi cụng xõy lắp: khi xột thầu xõy lắp phải lựa chọn nhà thầu cú đủ năng lực kinh nghiệm, cú đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn đỏp ứng cỏc yờu cầu của hồ sơ mời thầu ( Hồ sơ yờu cầu). Hiện nay cỏc Ban quản lý dự ỏn đang ỏp dụng phổ biến là hỡnh thức chỉ định thầu. Để lựa chọn được nhà thầu cú đủ năng lực cần làm tốt cụng tỏc lựa chọn như xõy dựng hồ sơ yờu cầu đỳng theo mẫu do Bộ xõy dựng quy định. Tổ chức đỏnh giỏ, thẩm định lựa chọn nhà thầu đủ năng lực thực hiện gúi thầu đảm bảo chất lượng, kỹ thuật.
+ Vờ̀ giỏm sỏt kỹ thuật cụng trỡnh, dự ỏn :
- Đối với tư vấn thiết kế: Cỏc ban quản lý dự ỏn thường xuyờn yờu cầu
tư vấn thiết kế thực hiện nhiệm vụ giỏm sỏt tỏc giả của đồ ỏn thiết kế, bổ sung sửa đổi kịp thời những phỏt sinh, sai sút trong quỏ trỡnh thi cụng.
- Đối với nhà thầu xõy lắp: Ban phải kiểm tra và yờu cầu nhà thầu cú
đầy đủ bộ mỏy tự kiểm tra chất lượng thi cụng của mỡnh tại cụng trường, phải cú chỉ huy trưởng cụng trường để giỏm sỏt kỹ thuật thi cụng, cú bộ phận kiểm tra vật tư thiết bị trước khi đưa vào lắp đặt và cỏc trang thiết bị thớ nghiệm tại hiện trường …
- Đối với bộ phận giỏm sỏt của Ban ( Kỹ thuật A) phải là những người cú
trỏch nhiệm, năng lực và đạo đức để thường xuyờn cú mặt tại hiện trường giỏm sỏt quỏ trỡnh thi cụng sao cho đỳng như thiết kế ban đầu. Bờn cạnh đú nõng cao trỡnh độ của cỏn bộ quản lý dự ỏn vờ̀ kỹ năng quản lý khối lượng, tinh thần trỏch nhiệm và cần thiết trang bị đầy đủ cỏc phương tiện thiết bị kiểm tra, cỏc phần mờ̀m quản lý chất lượng.
- Chỳ trọng cụng tỏc nghiệm thu chất lượng và khối lượng từng hạng mục, từng cụng việc đó hoàn thành ..Chỉ cho phộp tiếp tục thực hiện cỏc cụng
việc tiếp theo khi cỏc cụng việc trước đú đạt yờu cầu vờ̀ chất lượng được nghiệm thu. Ngoài ra, khi hoàn thành toàn bộ cụng trỡnh, cần phải tiến hành tổng nghiệm thu đồng thời kiểm tra cỏc văn bản giấy tờ liờn quan trong suốt quỏ trỡnh nghiệm thu để đảm bảo vờ̀ chất lượng, cũng như quy trỏch nhiệm khi cụng trỡnh xẩy ra sự cố.
+ Bờn cạnh đú cú thể xem xột giải phỏp vờ̀ một số hoạt động của Ban
quản lý dự ỏn khi tiến hành quản lý chất lượng như:
- Trưởng ban quản lý dự ỏn tập trung chỉ đạo cỏc dự ỏn trọng điểm,
cỏc đồng chớ phú ban sẽ được phõn cụng nhiệm vụ cụ thể để điờ̀u hành cú hiệu quả từng dự ỏn .Tập trung cỏn bộ cú năng lực và thực hiện cỏc dự ỏn
khú, trọng điểm.
- Cỏc cỏn bộ dự ỏn lập kế hoạch triển khai chi tiết cho từng dự ỏn mỡnh
phụ trỏch, trỡnh trưởng bộ phận và phú giỏm đốc phụ trỏch phờ duyệt
- Phõn cụng cụ thể cỏn bộ theo dừi, chủ động bỏm sỏt quỏ trỡnh thực
hiện dự ỏn đụn đốc tiến độ thực hiện của đơn vị thi cụng, phối hợp đồng bộ với cỏc cơ quan chuyờn ngành.
- Đờ̀ xuất kịp thời thỏo gỡ những vướng mắc vờ̀ cơ chế với cỏc ngành
chức năng và UBND xó để giỳp đỡ giải quyết.
+ Giải phỏp cho cụng tỏc quản lý chi phớ dự ỏn
Quản lý chi phớ dự ỏn thực chất là quỏ trỡnh quản lý vờ̀ giỏ thành cụng
trỡnh. Hiện nay tại cỏc Ban quản lý cỏc xó vẫn cũn tồn tại một thực tế là chất
lượng của cỏc tài liệu dự toỏn chưa được tốt, nguồn vốn thường bị tớnh tăng
lờn, điờ̀u này cú ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn. Nhất là trong
điờ̀u kiện nguồn vốn tại cỏc xó là vốn ngõn sỏch, việc quản lý tốt chi phớ đồng nghĩa với việc tiết kiệm được ngõn sỏch cho UBND xó, tạo điờ̀u kiện để địa phương phỏt triển thờm cỏc dự ỏn đầu tư khỏc, trỏnh lóng phớ và thất thoỏt. Do vậy cần phải cú cỏc giải phỏp quản lý tốt chi phớ dự ỏn:
- Đối với cỏc cụng việc kiến thiết cơ bản tạo nờ̀n tảng cho sự phỏt triển dự ỏn như : cụng tỏc khảo sỏt , lập cỏc bỏo cỏo đến chi phớ cho tổ chức khỏnh thành bàn giao cụng trỡnh và đặc biệt chi phớ đờ̀n bự giải phúng mặt bằng cần tớnh toỏn cẩn thận chi tiết đảm bảo dự toỏn phự hợp với quỏ trỡnh thực hiện phõn bổ vốn theo đỳng kế hoạch.
- Cần phải ỏp dụng chớnh xỏc cỏc định mức, đơn giỏ do UBND tỉnh ban
hành đồng thời xem xột bỏm sỏt cỏc điờ̀u chỉnh, thụng tư hướng dẫn của Bộ xõy dựng, cụng văn của Văn phũng chớnh phủ vờ̀ tớnh chi phớ xõy dựng , đơn giỏ vật liệu xõy dựng trong lĩnh vực xõy dựng .Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay việc điờ̀u chỉnh chi phớ nhõn cụng được thực hiện thường xuyờn do tiến trỡnh điờ̀u chỉnh mức lương theo tiến trỡnh của Chớnh Phủ. Vỡ vậy, trong hợp đồng khi ký kết cần ghi chi tiết số lượng , đơn giỏ của từng loại vật liệu , từng khõu cụng việc .Quy định rừ phương phỏp điờ̀u chỉnh giỏ hợp đồng trong hợp đồng xõy dựng.
- Cần tớnh toỏn chớnh xỏc cỏc cụng việc trờn cơ sở bảng tiờn lượng cụng
trỡnh , tiết kiệm nguyờn vật liệu và đảm bảo kỹ thuật.
-Kiểm tra sự phự hợp của biện phỏp thi cụng trong thiết kế so với thực tế
tiến hành .Nếu cú sự sai lệch thỡ đõy cũng là nguyờn nhõn dẫn đến làm tăng giỏ thành xõy lắp .Vỡ vậy phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ thiết kế cả vờ̀ đơn giỏ lẫn biện phỏp thi cụng, đảm bảo cỏc biện phỏp thi cụng đỳng chất lượng và thời gian trỏnh tỡnh trạng phải sữa chữa hay phỏ đi làm lại khiến khối lượng phỏt sinh thờm làm tăng chi phớ.
- Ngoại trừ cỏc cụng trỡnh cú tớnh cấp bỏch phải ỏp dụng hỡnh thức chỉ
định thầu cũn lại cỏc cụng trỡnh khỏc khuyến khớch ỏp dụng đấu thầu để tạo tớnh cạnh tranh vờ̀ giỏ, tiết kiệm giảm giỏ thành cụng trỡnh, đồng thời khi ký kết với nhà thầu Ban cần thoả thuận kỹ với nhà thầu vờ̀ cỏc điờ̀u khoản phỏt sinh khối lượng trong hợp đồng ký kết.
- Nõng cao nghiệp vụ chuyờn mụn cho cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc quản lý
chi phớ, phõn bổ nguồn vốn cho từng giai đoạn của cụng trỡnh. Cung cấp đầy
đủ cỏc thiết bị để họ cú thể cập nhật thụng tin vờ̀ tỷ giỏ, vờ̀ chế độ chớnh sỏch, phỏp luật …để việc quyết toỏn được thực hiện chớnh xỏc vừa đảm bảo chất lượng vừa đảm bảo chi phớ được duyệt.
- Cụng tỏc tài chớnh kế toỏn : kiện toàn cụng tỏc tài chớnh kế toỏn theo
sự gúp ý của Kho Bạc nhà nước huyện Thanh Ba, lập dự toỏn trỡnh duyệt mua phần mờ̀m kế toỏn để sử dụng trong cụng việc thanh quyết toỏn, kịp thời cập nhật, chủ động trong cụng tỏc thanh quyết toỏn.