CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CÁC CÔNG TRÌNH SỬ DỤNG VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC DO UBND CÁC XÃ THUỘC HUYỆN THANH BA TỈNH PHÚ THỌ LÀM CHỦ ĐẦU TƯ
3.2. Yêu cầu đặt ra đối với các giải pháp nâng cao công tác quản lý đầu tư xây dựng để đảm bảo chất lượng công trình xây dựng
Đầu tư phát triển có vai trò quyết định trong việc thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội. Việc xác định đúng đắn chiến lược đầu tư phát triển là yếu tố tiên quyết trong việc đảm bảo hiệu quả vốn đầu tư. Xuất phát từ tình hình thực tế, từ những bài học thành công, không thành công và những thách thức mới trong lĩnh vực đầu tư, theo tôi các xã trên địa bàn huyện Thanh Ba cần xác định chiến lược đầu tư phát triển như sau:
- Tiếp tục đẩy mạnh công cuộc đổi mới, khơi dậy và huy động tối đa mọi nguồn lực trong xã, thực hiện rộng rãi chủ trương tiết kiệm trong sản xuất và tiêu dùng để dành vốn cho đầu tư phát triển. Có chính sách huy động các nguồn vốn, lao động trong dân cư để xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng như giao thông - thuỷ lợi. Tranh thủ các nguồn vốn từ bên ngoài như vốn đầu tư qua các Bộ, ngành Trung ương, vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài, các nguồn ODA, nguồn vốn của tổ chức phi Chính phủ. Vốn tín dụng đầu tư qua các ngân hàng. Tạo môi trường thu hút vốn đầu tư tạo điều kiện thuận lợi cho mọi tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong và ngoài tỉnh đầu tư sản xuất kinh doanh.
- Hoạch định giải pháp phát triển kinh tế, phát huy tối đa thế mạnh của xã. Chú trọng sản xuất nông nghiệp thâm canh tăng năng suất cây trồng. Làm tốt công tác dồn điền đổi thửa đưa cơ khí vào sản xuất nông nghiệp.
- Đề xuất các danh mục đầu tư sau khi nghiên cứu kỹ hiệu quả khi có dự án. Đặc biệt các công trình thuộc chương trình mục tiêu Quốc gia xây dựng
nông thôn mới.
- Thống nhất chương trình hành động thông qua hội đồng nhân dân xã.
Nêu cao vai trò quản lý dự án đầu tư các công trình tại xã làm chủ đầu tư. Tổ chức rút kinh nghiệm đến từng cá nhân các hạn chế qua các cuộc thanh tra, kiểm tra. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án mới để thực hiện.
Đánh giá lại hiệu quả đầu tư các công trình hoàn thành so với phương án đầu tư ban đầu để có sự sa sánh giữa thực tế thu được và phương án tính toán trước khi lập dự án.
- Đề xuất với UBND huyện Thanh Ba, UBND tỉnh Phú Thọ cấp nguồn kinh phí đào tạo cán bộ phụ trách công tác chuyên môn quản lý dự án đầu tư.
3.3. Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý dự án đầu tư các công trình do các xã trên địa bàn huyện Thanh Ba quản lý đầu tư.
3.3.1.Về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một trong những yếu tố góp phần quan trọng vào hiệu quả công tác quản lý. Một cơ cấu tổ chức khoa học, phù hợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý sẽ phát huy được tính năng động và hiệu quả của mình. Vì vậy vấn đề đặt ra là các ban quản lý dự án thuộc các xã của huyện Thanh Ba phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi mối quan hệ giữa các bộ phận, sắp xếp lại mô hình quản lý theo các chuyên ngành dọc và ngang, tạo điều kiện cho việc xử lý những dữ liệu thông tin được giải quyết nhanh chóng. Bên cạnh đó, tuỳ theo tính chất công việc ban cần phân cấp quản lý theo chức năng để đảm bảo tính mạch lạc, tránh chồng chéo, mệnh lệnh bị bắc cầu qua nhiều khâu gián tiếp trung gian.
Do đặc tính các công trình tại các xã trên địa bàn huyện Thanh Ba không nhiều mỗi xã một năm chỉ có 1 đến 2 công trình. Có xã một năm không xây dựng công trình nào vì vậy sự sao nhãng trong kiến thức quản lý
đầu tư thường xuyên. Để quản lý dự án các công trình tại các xã được nâng cao trách nhiệm, khoa học hơn trong quản lý theo tác giả cần làm tốt một số công tác như:
- Kiện toàn bộ máy ban quản lý sau mỗi nhiệm kỳ bầu cử hội đồng nhân dân xã. Tổ chức gửi cán bộ như trưởng phó ban, cán bộ phụ trách kỹ thuật, kế toán đi đào tạo các lớp quản lý dự án, giám sát thi công, đo bóc khối lượng, lập dự toán công trình. Có hướng đào tạo thêm chuyên môn cho các cán bộ trẻ
phục vụ lâu dài tại các xã.
- Lập quy chế phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng cho cỏc thành viờn trong ban quản lý, quy trách nhiệm cho từng cá nhân theo nhiệm vụ trong ban.
- Thuê hợp đồng cho công tác quản lý kỹ thuật với các công trình có tính chất kỹ thuật phức tạp. Hoặc đề nghị UBND huyện Thanh Ba cử cán bộ là kỹ sư theo chuyên ngành tham gia quản lý kỹ thuật ban quản lý dự án.
3.3.2. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án.
Trong tất cả các lĩnh vực của quản lý dự án, để đảm bảo tính hiệu quả, năng động của công việc, một yếu tố không thể thiếu đó là công nghệ. Việc áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực sẽ khiến chúng ta tiết kiệm được về thời gian, chi phí cũng như đảm bảo chất lượng dự án. Riêng về quản lý dự án , có các yếu tố như :
- Sử dụng hệ thống máy tính trong tất cả các công việc quản lý.
- Sử dụng các phần mềm máy tính Win project trong việc lập sơ đồ mạng công việc.
- Sử dụng các phần mềm quản lý kỹ thuật, vật tư.
- Sử dụng các phần mềm quản lý tài chính tại ban.
- Khai thác có hiệu quả mạng LAN và các chương trình phần mềm ứng dụng khác tuỳ theo từng mục đích cụ thể.
- Lắp mạng Internet cho các nhân viên quản lý dự án để tiện cho việc khai thác thông tin, tổ chức tập huấn cho cán bộ sử dụng Internet.
3.3.3. Về nhân sự
Nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng tới chất lượng quản lý dự án chính là con người, vì vậy để hoàn thiện bộ máy quản lý của ban, yêu cầu đặt ra là phải có được những cán bộ có năng lực, có chuyên môn, có kinh nghiệm dày dạn trong quản lý. Như thế, cần phải có các hoạt động như :
- Tổ chức các lớp học hay các chuyên ngành đào tạo quản lý kinh tế, các lớp học quản lý trên máy tính .
- Ngoài ra có thể thực hiện việc đào tạo và đào tạo lại cho phù hợp với yêu cầu quản lý .
- Tạo điều kiện để cán bộ quản lý của Ban nâng cao trình độ từ thấp lên cao khuyến khích hơn nữa việc học hàm thụ học từ trung cấp lên Đại học
…ngoài ra có thể học thêm các chuyên môn khác để có thể linh hoạt hơn trong việc giải quyết công việc .
- Cần có các chính sách khuyến khích cả về vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ của ban như: cú chế độ khen thưởng rừ ràng, cú thể khuyến khớch việc đi học nâng cao trình độ bằng cách giảm bớt cho họ những gánh nặng về học phí .
- Cần tổ chức các phong trào thi đua, nhằm kích thích cán bộ của Ban quản lý dự án phát huy tốt tính chủ động sáng tạo cũng như tính đoàn kết phối hợp cùng thực hiện giải quyết công việc từ đó có thể đẩy mạnh việc hoàn thành các nhiệm của UBND xã và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án .
3.3.4. Giải pháp cho công tác quản lý theo nội dung + Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án
Qua phần thực trạng ở trên có thể thấy rằng tiến độ thực hiện dự án có tầm quan trọng đặc biệt. Do vậy các Ban quản lý dự án cần phải quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các
khâu của dự án từ khi nhận được nhiệm vụ thực hiện từ UBND xã, lập báo cáo, trình duyệt đến tổ chức nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng. Để đảm bảo về tiến độ thời gian cho dự án, dưới đây xin được nêu ra một số hướng giải pháp chính:
- Về mục tiêu: Phải nắm bắt được mục tiêu dự án, gắn mục tiêu của dự án đi cùng với toàn bộ những công việc của dự án từ đó lập kế hoạch dự án chi tiết và phù hợp nhất với mục tiêu.
- Lập kế hoạch dự án: lựa chọn tư vấn lập báo cáo kinh tế kỹ thuật có thời gian ngắn nhất, đúng tiến độ đặt ra, đảm bảo chất lượng và phạm vi chi phí được duyệt. Sơ đồ hoá công việc và thời gian hoàn thành công việc. Hiện nay phương pháp sơ đồ GANTT và bảng tiến độ dự án vẫn là giải pháp tối ưu cho tiến độ dự án. Qua sơ đồ GANTT có thể xác định được thời gian hoàn thành từng công việc và cả đời dự án, những công việc nào cần làm trước, những công việc nào có thể làm sau và những công việc nào có thể làm đồng thời. Các mốc thời gian phải được lập chi tiết và có hệ thống nhưng vẫn đảm bảo dễ hiểu, các cán bộ quản lý có thể dựa trên đó mà thực hiện các công việc trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Bên cạnh đó bảng tiến độ dự án cũng thể hiện được vai trò tích cực của mình. Lãnh đạo ban cũng như các cán bộ phụ trách nghiệm vụ qua đó có thể quản lý giám sát theo đúng kế hoạch thời gian, đồng thời có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết mà vẫn đảm bảo cho các cán bộ của Ban có thể dễ hiểu, dễ nhận biết .
- Thực hiện công tác thẩm định trình duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật
…theo đúng thời gian cho phép, tránh tình trạng để ứ đọng hoặc kéo dài, giảm bớt các khâu trung gian, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ đưa công trình vào sử dụng, đảm bảo tiến độ chung của toàn bộ dự án - đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án.
- Bên cạnh đó, giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian nên việc lựa chọn hình thức thực hiện dự án thích hợp ở giai đoạn thực hiện đầu tư là điều cần thiết. Cần phải có những đánh giá, phân tích và tham khảo phương thức thực hiện đầu tư của UBND huyện Thanh Ba đã và đang thực hiện trên địa bàn huyện Thanh Ba, kết hợp với những yếu tố đặc thù của dự án cần được nghiên cứu nghiêm túc.
- Tiến hành quản lý thời gian nghiệm thu của từng hạng mục công trình một cách chặt chẽ, muốn thế cần phải lên kế hoạch thời gian nghiệm thu một cách chi tiết đồng thời thanh toán và cung ứng vốn kịp thời tạo thuận lợi cho việc thực hiện các công việc tiếp theo.
- Thành lập một hệ thống thưởng phạt rừ ràng trong việc đảm bảo thời gian cho dự án , đặc biệt là các điều khoản về kinh tế -đây là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của nhà thầu thi công vì vậy sẽ mang tính hiệu lực cao. Cần có các biện pháp khuyến khích cũng như quy định mức tiền thưởng trong hợp đồng nếu như dự án hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, chi phí đồng thời quy định mức tiền phạt đối với những nhà thầu chậm tiến độ hoặc có những biện pháp phạt trực tiếp như từ chối nhà thầu thực hiện tiếp các phần việc sau. Tất cả các nội dung quản lý về
tiến độ, Tiêu chuẩn chất lượng, Tiêu chuẩn nghiệm thu, an toàn lao động, vệ sinh môi trường … đều phải cụ thể hóa trong hợp đồng với nhà thầu xây lắp, nhà thầu giám sát thi công.
- Quản lý thông tin tiến độ của dự án đảm bảo tính cập nhập, tổ chức giao ban tiến độ, báo cáo tiến độ tuần , tháng ,quý.
- Về lãnh đạo Ban : Cần phải thấy được tầm quan trọng của lãnh đạo Ban -đây là đầu mối chính, thường xuyên phối hợp với cán bộ giám sát của công ty tư vấn giám sát, kỹ thuật A để đôn đốc thực hiện dự án, phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vướng mắc làm chậm tiến độ. Tuy nhiên bên cạnh đó
cũng cần có sự phân công hợp lý công việc cũng như trách nhiệm của cán bộ, cần uỷ quyền đầy đủ cho cán bộ giám sát A, việc này có tác dụng giảm sự quá tải trong giải quyết công việc của trưởng ban QLDA mà quyền hạn của cán bộ giám sát được củng cố, đảm bảo tính linh hoạt trong giải quyết công việc, từ đó các tình huống thực tế phát sinh được xử lý nhanh chóng.
- Về đào tạo nhân viên quản lý dự án nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Ban khiến các công việc được quản lý tốt tránh sai sót, công trình được hoàn thành đúng tiến độ. Bên cạnh đó cũng cần phải áp dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án .
+ Giải pháp cho công tác quản lý chất lượng dự án
Các ban quản lý dự án cần tuân thủ chặt chẽ các điều lệnh được quy định trong Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của chính phủ (Các văn bản thay thế, bổ sung) về quản lý chất lượng công trình xây dựng . Bởi lẽ chất lượng các công trình xây dựng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sử dụng sau này của người dân, do vậy cần thiết phải có được những biện pháp quản lý thường xuyên và xuyên suốt quá trình thực hiện công cuộc đầu tư .Sau đây là một số nội dung giải pháp cho quản lý chất lượng:
+ Quản lý chất lượng tư vấn: Công trình xây dựng có khả thi hay không thì ngay từ khâu đầu tiên Ban phải lựa chọn được tư vấn lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật- thiết kế dự toán …phù hợp. Bởi lẽ chất lượng công trình xây dựng phụ thuộc nhiều vào hồ sơ thiết kế và các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Hiện nay tại các ban quản lý dự án đối với công tác tuyển chọn tư vấn thông thừờng là áp dụng hình thức chỉ định thầu, Ban có thể mở rộng các hình thức tuyển chọn từ đó tạo nên tính cạnh tranh giữa các nhà thầu nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng tư vấn.
+ Thực hiện tốt công tác phê duyệt đề cương nhiệm vụ khảo sát, bám sát vào nhiệm vụ của dự án tránh khảo sát quá mở rộng phạm vi làm tăng giá trị
khảo sát, thiết kế. Tổ chức giám sát chặt chẽ, nghiệm thu từng phần công tác khảo sát.
+ Quản lý chất lượng nhà thầu thi công xây lắp: khi xét thầu xây lắp phải lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực kinh nghiệm, có đội ngũ cán bộ công nhân đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu ( Hồ sơ yêu cầu). Hiện nay các Ban quản lý dự án đang áp dụng phổ biến là hình thức chỉ định thầu. Để lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực cần làm tốt công tác lựa chọn như xây dựng hồ sơ yêu cầu đúng theo mẫu do Bộ xây dựng quy định. Tổ chức đánh giá, thẩm định lựa chọn nhà thầu đủ năng lực thực hiện gói thầu đảm bảo chất lượng, kỹ thuật.
+ Về giám sát kỹ thuật công trình, dự án :
- Đối với tư vấn thiết kế: Các ban quản lý dự án thường xuyên yêu cầu tư vấn thiết kế thực hiện nhiệm vụ giám sát tác giả của đồ án thiết kế, bổ sung sửa đổi kịp thời những phát sinh, sai sót trong quá trình thi công.
- Đối với nhà thầu xây lắp: Ban phải kiểm tra và yêu cầu nhà thầu có đầy đủ bộ máy tự kiểm tra chất lượng thi công của mình tại công trường, phải có chỉ huy trưởng công trường để giám sát kỹ thuật thi công, có bộ phận kiểm tra vật tư thiết bị trước khi đưa vào lắp đặt và các trang thiết bị thí nghiệm tại hiện trường …
- Đối với bộ phận giám sát của Ban ( Kỹ thuật A) phải là những người có trách nhiệm, năng lực và đạo đức để thường xuyên có mặt tại hiện trường giám sát quá trình thi công sao cho đúng như thiết kế ban đầu. Bên cạnh đó nâng cao trình độ của cán bộ quản lý dự án về kỹ năng quản lý khối lượng, tinh thần trách nhiệm và cần thiết trang bị đầy đủ các phương tiện thiết bị kiểm tra, các phần mềm quản lý chất lượng.
- Chú trọng công tác nghiệm thu chất lượng và khối lượng từng hạng mục, từng công việc đã hoàn thành ..Chỉ cho phép tiếp tục thực hiện các công