Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý có hiệu quả. Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm một số công việc nhất định và tổng hợp của các giai đoạn này sẽ là một chu kỳ dự án. Khi tiến hành quản lý
theo chu kỳ dự án, các nhà quản lý tiến hành theo một số cách phân chia chu kỳ dự án chủ yếu dưới đây:
+ Phương pháp 1:
Hình 1.5: Quản lý theo chu kỳ dự án (phương pháp 1) Phương pháp này thường được các nhà tài trợ áp dụng . + Phương pháp 2:
Người ta chia chu kỳ dự án ra làm 5 giai đoạn và tiến hành quản lý từng giai đoạn dự án. Ta có thể xem xét sơ đồ dưới đây:
Xác định dự án
Đánh giá dự án
Hoàn thành
Điều hành
Triển khai
Xét duyệt Lập dự án
Thẩm định dự án
1. Xác định dự án 2. Lập kế hoạch 3.Tổ chức thực hiện
dự án
4. Điều hành dự án
5. Kết thúc dự án
-Xác định mục tiêu -Xác định nguồn
lực -Xác định điều kiện ràng buộc -Xác định rủi ro
-Xác định các công việc dự án -Ước lượng thời
gian , chi phí -Xây dựng sơ đồ
mạng công việc -Đường GANTT
-Đánh giá dự án
-Xây dựng sơ đồ tổ
chức -Đào tạo cán
bộ quản lý dự án -Xác định
gói công việc
-Xác định loại hình quản lý -Xác định công
cụ quản lý -Chuẩn bị các
mẫu báo cáo -Xem xét các bản kế hoạch -Đưa ra các ý kiến điều chỉnh
-Bàn giao sản phẩm dự án , giấy tờ liên
quan, tài chính -Lập báo cáo chính
thức
-Giải quyết vấn đề
lao động , thiết bị
Hình 1.6: Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 2) + Phương pháp 3 :
Hình 1.7: Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 3)
X©ydùng
ý tưởng Giai đoạn
phát triển Giai đoạn
triển khai Giai đoạn
kết thỳc Chi phÝ
(lao động )
Thêi gian
Thông thường chu kỳ của một dự án đầu tư được chia làm 4 giai đoạn như trên và các nhà quản lý tiến hành quản lý theo 4 giai đoạn cụ thể như sau:
+ Giai đoạn xây dựng ý tưởng : là giai đoạn bao gồm các bước :
- Xác định mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó
- Tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn phương án.
- Phác thảo các kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực.
- Phân công những cán bộ quản lý có đủ nhiệm vụ, chức năng quản lý dự án
+ Giai đoạn phát triển
- Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án - Lập kế hoạch tổng quan
- Phân tách công việc
- Lập kế hoạch tiến độ thời gian - Lập kế hoạch ngân sách
- Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết
- Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu - Xin phê chuẩn thực hiện
+ Giai đoạn triển khai
- Xem xét yêu cầu kỹ thuật cụ thể, so sánh đánh giá lựa chọn công cụ
thiết bị kỹ thuật, mua các thiết bị chính - Tiến hành thi công công trình + Giai đoạn kết thúc
- Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án
- Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo - Thanh quyết toán tài chính
- Bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết ...
- Bàn giao dự án
- Bố trí lại công việc cho những người từng tham gia dự án - Giải phóng và bố trí lại thiết bị
1.7. Các công cụ và phương tiện quản lý dự án đầu tư 1.7.1 .Các công cụ quản lý dự án
+ Các công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước bao gồm
-Hệ thống pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư: luật đầu tư, luật xây dựng, luật đất đai, các nghị định của chính phủ, các quy chế quản lý đầu tư xây dựng, Luật đấu thầu. Bên cạnh đó, các Bộ chuyên ngành, UBND các tỉnh, UBND các huyên cũng ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ thị, quyết định hướng dẫn thực hiện quản lý đầu tư .
- Các chính sách và các đòn bẩy kinh tế như chính sách giá cả, tiền lương, các quy định xuất nhập khẩu, thuế, tài chính tín dụng, tỷ giá hối đoái.
-Các quy hoạch tổng thể và chi tiết của ngành và địa phương về đầu tư, về xây dựng, các danh mục kế hoạch dự án đầu tư.
-Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích của toàn xã hội
-Các thông tin về tình hình cung cầu, kinh nghiệm quản lý, giá cả, luật pháp của nhà nước và các vấn đề có liên quan đến đầu tư.
+ Các công cụ quản lý vi mô
- Chủ trương, nội dung đầu tư dự án (Quyết định đầu tư ) đã được lập và phê chuẩn bởi các cơ quan có thẩm quyền trong đó là mục tiêu đầu tư, nguồn vốn, quy mô dự án, tổng mức đầu tư dự án, phương thức và thời gian