2.2.1. Quy trình thanh toán :
* Quy trình thanh toán đối với nhờ thu hàng nhập:
_ Bước 1: Thanh toán viên nhận bộ chứng từ từ ngân hàng chuyển hoặc từ nhà xuất khẩu đóng dấu RECEIVED ghi rõ ngày, tháng, năm nhận bộ chứng từ.
_ Bước 2: Thông báo bộ chứng từ nhờ thu
+ Kiểm tra bộ chứng từ so với liệt kê trên chỉ thị nhờ thu và tài liệu dẫn chiếu + Căn cứ vào chỉ thị nhờ thu thanh toán viên nhập dữ liệu chương trình quản lý lập thông báo nhờ thu và chứng từ thu phí sau đó trưởng phòng thanh toán kiểm tra phê duyệt.
+ Thông báo nhờ thu tới khách hàng bằng điện thoại, fax, gửi bưu điện. Lưu chứng từ đã thông báo bằng văn bản.
+ Xác nhận của ngân hàng đại lý về việc đã nhận bộ chứng từ nhờ thu _ Bứơc 3: Xử lý bộ chứng từ theo ý kiến khách hàng.
_ Bước 4: Giao chứng từ cho khách hàng
Chi nhánh giao chứng từ cho khách hàng khi có đủ điều kiện:
+ Giấy đề nghị xử lý bộ chứng từ của khách hàng, ghi rõ chấp nhận bộ chứng từ.
+ Có đủ điều kiện trên tài khoản để thanh toán hoặc đã hoàn tất thủ tục nhận nợ vay với ngân hàng đối với D/P, văn bản của khách hàng cam kết thanh toán bộ chứng từ nhờ thu khi đến hạn đối với D/A.
Ký hậu vận đơn ( nếu có)
+ Thanh toán viên kiểm tra điều kiện trên. + Lập phiếu trình ký hậu vận đơn.
+ Trưởng phòng ký kiểm soát và duyệt trong mức được giao. _ Bước 5: Thanh toán nhờ thu:
+ Thanh toán viên thực hiện nhập dữ liệu và thông báo cho ngân hàng đại lý, trưởng phòng ký kiểm soát
_ Bước 6: Hạch toán. _ Bước 7: Lưu hồ sơ.
* Quy trình thanh toán đối với nhờ thu hàng xuất: _ Bước 1: Tiếp nhận chứng từ:
+ Khách hàng xuất trình bộ chứng từ và giấy yêu cầu nhờ thu ( 2 liên). + Thanh toán viên kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ, ghi ngày giờ xuất trình và đóng dấu RECEIVED ký nhận của ngân hàng và trả lại cho khách hàng 1 liên giấy yêu cầu nhờ thu.
_ Bước 2: Thực hiện đòi tiền.
+ Thanh toán viên nhập dữ liệu vào chương trình, lập coversheet, thư/ điện đòi tiền ( nếu có).
+ Trưởng phòng thanh toán ký kiểm soát. + Thanh toán viên gửi chứng từ.
+ Theo dõi và tra soát.
_ Bước 3: Thanh toán căn cứ vào báo có của ngân hàng nước ngoài. + Thanh toán viên vào chương trình quản lý lập yêu cầu chi ngoại tệ,
thu phí, Trưởng phòng ký kiểm soát _ Bước 4: Hạch toán kế toán. _ Bước 5: Lưu hồ sơ.
2.2.2. Kết quả đạt được của phương thức thanh toán nhờ thu của BIDV, Hà Thành giai đoạn (2003_ 2006) :
Trong các phương thức thanh toán tại BIDV, Hà Thành phương thức thanh toán nhờ thu chiếm tỷ trọng thấp nhất, chỉ chiếm < 1% qua các năm.
Giai đoạn 2003_ 2005 doanh thu của phương thức nhờ thu có xu hướng tăng lên sau đó đến năm 2006 bắt đầu giảm nhẹ.
Từ khi mới thành lập 16/09/03 doanh thu của phương thức thanh toán nhờ thu chỉ đạt 1,045.8 nghìn USD đến năm 2004 doanh thu tăng gấp gần 5 lần đạt 5,028.00 nghìn USD đến, năm 2005 tăng lên đến 8,118.84 nghìn USD tương ứng tăng 161,147% so với năm 2004. Năm 2006 doanh thu thanh toán nhờ thu tăng mạnh từ khi mới thành lập chỉ có 1,045.8 nghìn USD năm 2003 trong 4 năm tăng lên gấp hơn 14 lần tức đạt 14,691.32 nghìn USD năm 2006.
Bảng 2.7: Kết quả hoạt động thanh toán nhờ thu tại BIDV, Hà Thành giai đoạn (2003_ 2006):
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Bộ chứng từ hàng xuất thanh Số món 36.00 112.00 124.00 156.00 Nghìn USD 912.16 4,336.00 5,781.92 13,161.48 Bộ chứng từ hàng nhập thanh Số món 12.00 28.00 116.00 96.00 Nghìn USD 133.64 692.00 2,336.92 1,529.84 Tổng cộng ( Nghìn USD) 1,045.8 5,028.00 8,118.84 14,691.32
Biểu 2.2: Doanh số thanh toán nhờ thu tại BIDV, Hà Thành.
Trong phương thức thanh toán này doanh thu từ bộ chứng từ nhờ thu hàng xuất cao hơn so với bộ chứng từ nhờ thu hàng nhập do tính rủi ro cao khi sử dụng phương thức này đối với nhà xuất nhập khẩu nhất là đối với thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế yêu cầu giao dịch nhanh gọn, hiệu quả và chính xác.
2.3. Phương thức chuyển tiền:
2.3.1. Quy trình thanh toán đối với phưong thức chuyển tiền :
* Quy trình thanh toán khi chuyển tiền đến:
_ Bước 1: Nhận lệnh chuyển tiền và kiểm tra điều kiện thực hiện lệnh chuyển.
_ Bước 2: Thực hiện lệnh chuyển tiền: + Kiểm tra chi tiết phí
+ Giao dịch viên thực hiện khai báo dữ liệu vào chương trình quản lý và lập phiếu chuyển khoản.
_ Bước 3: Hạch toán kế toán. _ Bước 4: Thực hiện tra soát
+ Trường hợp không thực hiện được việc chi trả theo lệnh chuyển tiền, thanh toán viên làm điện tra soát.
+ Trưởng phòng hay kiểm soát viên kiểm soát và duyệt điện. * Quy trình thanh toán đối với chuyển tiền đến:
_ Bước 1: Thanh toán viên nhận hồ sơ chuyển tiền từ khách hàng hoặc qua phòng quản lý khách hàng.
_ Bước 2: Kiểm tra hồ sơ chuyển tiền. Hồ sơ chuyển tiền gồm có:
+ Lệnh chuyển tiền hoặc đơn xin mua ngoại tệ kiêm lệnh chi (02 bản – theo mẫu của BIDV)
+ Hợp đồng ngoại: 01 bản, đóng dấu sao y bản chính
+ Giấy đăng ký mã số DNKNK (01 bản sao công chứng) và chỉ xuất trình khi thanh toán lần đầu tại BIDV.
+ Đối với hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định về quản lý hàng XNK trong từng thời kỳ của Nhà nước, cần có thêm Giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ, nghành liên quan.
+ Các chứng từ liên quan khác (nếu có) _ Bước 3: Thực hiện lệnh chuyển tiền:
+ Thanh toán viên nhập dữ liệu vào chương trình, lập hồ sơ, điện thanh toán. + Trưởng phòng thanh toán duyệt điện thanh toán và ký chữ ký thứ nhất. + Trưởng phòng kế toán duyệt điện và ký chữ ký thứ hai.
_ Bước 4: Hạch toán kế toán.
2.3.2. Kết quả hoạt động của phương thức chuyển tiền tại BIDV, Hà Thành giai đoạn ( 2003_ 2006) :
Bảng 2.8: Doanh thu của phương thức thanh toán chuyển tiền tại BIDV, Hà Thành giai đoạn ( 2003_ 2006):
Đơn vị: Nghìn USD Doanh thu của phương thức thanh toán chuyển tiền
Năm 2003 28,418
Năm 2004 104,000
Năm 2005 89,178
Năm 2006 114,849.2
Nguồn: Báo cáo thanh toán quốc tế tại BIDV, Hà Thành. Hoạt động thanh toán chuyển tiền từ khi thành lập cho tới nay của BIDV, Hà Thành liên tục tăng.Từ năm 2003 đến cuối năm 2006 doanh thu tăng gấp 4 lần tương ứng với mức doanh thu tăng từ 28,418 nghìn USD năm 2003 lên 114,849.2 nghìn USD năm 2006. Phương thức chuyển tiền còn chưa phát triển mạnh, công nghệ áp dụng cho phương thức này đòi hỏi phải có số vốn đầu tư lớn. Tại BIDV, Hà Thành hiện nay các hợp đồng xuất nhập khẩu có khối lượng nhỏ, giá trị không lớn lắm khách hàng mới lựa chọn loại hình thanh toán này. Do vậy phương thức thanh toán trên có doanh thu chưa cao.
III_Đánh giá chung về thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển, chi nhánh Hà Thành:
1_ Kết quả chung đạt được:
1.1. Những thành tựu đạt được:
Hoạt động thanh toán quốc tế tại BIDV, Hà Thành liên tục tăng qua các năm. Doanh số thanh toán quốc tế chiếm tỷ lệ cao trong doanh số thanh toán của chi nhánh. Tính đến nay nguồn thu từ dịch vụ thanh toán quốc tế của chi nhánh tăng mạnh lên đến 16,400.00 nghìn USD chiếm tỷ lệ gần 40% tổng thu nhập của chi nhánh.
Mới thành lập năm 2003, chi nhánh Hà thành đến nay đã có hơn 4 năm hoạt động, cùng với sự lãnh đạo và uy tín của BIDV, Việt Nam tạo cho Hà Thành thuận lợi hơn trong việc phát triển kinh doanh và tiếp cận khách hàng.
Đối với thanh toán xuất nhập khẩu, hầu hết khách hàng đến với chi nhánh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hầu hết các hợp đồng kinh tế không có giá trị quá lớn so với ngân hàng lớn. Song với phương châm phục vụ khách hàng: “ Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là mục tiêu của BIDV” chi nhánh ngân hàng ngày càng thu hút nhiều khách hàng tham gia vào các hoạt động của chi nhánh đặc biệt phải nói đến là thanh toán quốc tế với 3 hình thức thanh toán chủ yếu đó là: Phương thức nhờ thu, thanh toán L/C và phương thức chuyển tiền.
Trong giai đoạn từ 2003_2006, chi nhánh đã thực hiện các giao dịch nhanh chóng, an toàn và chính xác. Kịp thời tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch thanh toán xuất nhập khẩu tại chi nhánh. Doanh thu thanh toán L/C góp phần không nhỏ chiếm đến 70% so với tổng doanh thu thanh toán xuất nhập khẩu tại chi nhánh. Các phương thức thanh toán nhờ thu và chuyển tiền tuy không chiếm tỷ trọng lớn nhưng doanh thu cũng liên tục tăng
qua các năm từ đó cho thấy uy tín và chất lượng sản phẩm, dịch vụ và phương thức thanh toán tại chi nhánh ngày càng được nâng cao.
Khách hàng đến với chi nhánh Hà Thành còn được tư vấn sử dụng các phương tiện, hình thức thanh toán sao cho hiệu quả nhất. Hàng năm liên tục đưa ra các chương trình khuyến khích khách hàng đến với chi nhánh đồng thời mở các hội nghị khách hàng thu thập ý kiến nhận xét của khách hàng để chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ ngày một tốt hơn.
Chi nhánh xây dựng thời gian chuẩn mực trong việc xử lý giao dịch thanh toán quốc tế cho từng cán bộ, biểu phí thanh toán áp dụng cho chi nhánh và các quy trình nghiệp vụ, tiếp thị các khách hàng mới thực hiện các giao dịch tại chi nhánh.
Với thái độ phục vụ tận tình, đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật tốt BIDV, Hà thành phấn đấu có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường khu vực trong và ngoài nước.
1.2. Những hạn chế còn tồn tại:
Doanh số thanh toán xuất nhập khẩu cao, chiếm thị phần lớn so với doanh thu thanh toán song doanh số thanh toán L/C chiếm tỷ trọng lớn nhất mang lại rất nhiều rủi ro trong thanh toán cho ngân hàng khi thực hiện vì tính phức tạp trong quy trình nghiệp vụ thanh toán. Phương thức thanh toán nhờ thu và chuyển tiền chiếm tỷ lệ nhỏ trong khi đó quy trình thanh toán đơn giản, nhanh và ít rủi ro hơn.
Ngân hàng chưa thực hiện triển khai được các phương thức thanh toán mở tài khoản, gi sổ… mà chỉ tập trung vào 3 hình thức thanh toán L/C, nhờ thu và chuyển tiền. Thực tế trong thời kỳ hội nhập, ngày càng nhiều công ty con tại Việt Nam thuộc công ty nước ngoài và có nhiều công ty tại Việt Nam có chi nhánh, đại lý tại nước ngoài do đó có xu hướng ổn định nguồn hàng tại
nước ngoài vì vậy họ có thể có nhu cầu sử dụng phương thức thanh toán ghi sổ, mở tài khoản mà hệ thống ngân hàng chưa triển khai được. Trong thời gian tới ngân hàng có thể triển khai các loại hình thanh toán này làm phong phú thêm các phương thức thanh toán tại ngân hàng.
Trong thương mại quốc tế khi đồng tiền Việt Nam liên tục mất giá và không ổn định thì buộc các nhà xuất nhập khẩu phải lựa chọn một đồng tiền tương đối mạnh và ổn định để đảm bảo giá trị thanh toán. Tại chi nhánh, thanh toán xuất nhập khẩu chủ yếu sử dụng USD và EUR. Mặt khác cơ cấu thanh toán tại chi nhánh không đồng đều giữa thanh toán xuất khẩu và thanh toán nhập khẩu do đó dễ xảy ra tình trạng thiếu ngoại tệ cho thanh toán xuất nhập khẩu dẫn đến khó khăn cho thanh toán, có thể giảm uy tín ngân hàng với khách hàng.
Thanh toán quốc tế nói chung không những là nghiệp vụ hiện đại mà còn đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao. Chi phí cho công nghệ thanh toán xuất nhập khẩu là không nhỏ, công nghệ tại BIDV được đánh giá là tương đối song so với công nghệ của ngân hàng nước ngoài thì vẫn được coi là lạc hậu. Cùng với công nghệ hiện đại là tính phức tạp trong các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi trình độ cán bộ chuyên viên thành thạo quy trình thanh toán, luật và thông lệ quốc tế.
2_ Một số vướng mắc đối với phương thức thanh toán quốc tế:
2.1. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ:
Thanh toán bằng L/C là phương thức sử dụng phổ biến nhất tại Ngân hàng BIDV, Hà Thành do tính an toàn, thông dụng và đa dạng của các loại tín dụng chứng từ hơn so với các phương thức thanh toán khác. Những rủi ro trong thanh toán tín dụng chứng từ từ đó cũng có không ít rủi ro cho ngân hàng.
Căn cứ để trả tiền là bộ chứng từ gửi hàng, như thế nào là bộ chứng từ có đủ điều kiện và phù hợp để thanh toán nhiều khi không thống nhất giữa các
ngân hàng, có thể xảy ra nếu như ngân hàng này chấp nhận nhưng ngân hàng kia lại không chấp nhận do tính không nhất quán về các quy định trong thanh toán L/C.
Hơn nữa nghiệp vụ thanh toán L/C vô cùng phức tạp gồm nhiều mảng nghiệp vụ khác nhau như: Ngoại thương, vận tải, bảo hiểm, thanh toán và khả năng của các bên tham gia không thể đáp ứng nhiều nhu cầu thanh toán chính xác tuyệt đối của nghiệp vụ này.
Rủi ro trong phương thức thanh toán này có thể phát sinh nhiều thiệt hại và làm chậm quá trình thanh toán do đó ảnh hưởng xấu đến uy tín ngân hàng và có thể phát sinh các chi phí vô lý khác.
2.2. Phương thức thanh toán nhờ thu:
Nhờ thu là phương thức đơn giản song cũng có những rủi ro cho nhà xuất nhập khẩu. Còn ngân hàng chỉ đóng vai trò là trung gian thanh toán, thực hiện lệnh nhờ thu hoặc trả tiền cho khách hàng nên rủi ro gặp phải ít hơn.
Khi ngân hàng đóng vai trò thu hộ phục vụ nhà nhập khẩu có thể có nguy cơ lâm vào tình trạng: Hối phiếu đã được ký phát cho ngân hàng thu hộ chứ không phải nhà nhập khẩu, nếu chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng sẽ trở thành người trả tiền cho hối phiếu đó. Khi đó ngân hàng dễ lâm vào tình trạng không đòi được tiền nhà nhập khẩu khi không có các thoả thuận trước khi thanh toán. Tại chi nhánh Hà Thành cũng có trường hợp xảy ra khi nhà nhập khẩu xin thanh toán chậm sau khi ngân hàng đã trả tiền cho hối phiếu vào thời kỳ đầu mới thành lập. Do vậy trong thanh toán nhờ thu ngân hàng phải nghiên cứu kỹ các thoả thuận trước đó cũng như khả năng chi trả của khách hàng tránh rủi ro mang lại nhiều tổn thất.
Trường hợp người nhập khẩu xin ngân hàng bảo lãnh để nhận hàng sớm hơn khi nhận bộ chứng từ. Trường hợp này ngân hàng ít gặp rủi ro hơn do các điều kiện xin bảo lãnh do ngân hàng quy định nhưng vẫn còn nhiều
nguy cơ như: Vận đơn sai sót, bộ chứng từ không hợp lệ…, cũng có thể tình hình tài chính của nhà nhập khẩu bị xấu đi do hàng hoá không đúng chủng loại, chất lượng và kích cỡ khiến hoạt động thanh toán bị trì hoãn…
2.3. Phương thức chuyển tiền:
Phương thức thanh toán chuyển tiền chủ yêu được thực hiện qua mạng SWIFT song do công nghệ chưa cao cộng thêm vào đó là chi phí cho việc xây dựng, sửa chữa và xử lý thông tin tương đối lớn nên chi phí dịch vụ ngân hàng đưa ra còn cao. Công nghệ được sử dụng chủ yếu là mạng SWIFT nên nhiều khi bị nghẽn mạng không phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng cần dịch vụ nhanh, chính xác và giá cả phải hợp lý với chất lượng dịch vụ.
Trong hệ thống ngân hàng nói chung vẫn nặng nề về giấy tờ và qua nhiều khâu đoạn mới đến giai đoạn cuối cùng dẫn đến thời gian thanh toán kéo dài. Trong khâu thanh toán hệ thống bảo mật dữ liệu còn có nhiều kẽ hở