Sơ đồ 5: Quy trình lập dự án tại Tổng công ty cổ phần Sông Hồng
Tìm kiếm cơ hội đầu tư
Phê duyệt, giao nhiệm vụ
Lập đề cương Thu thập tài liệu
Trình tự thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Tìm kiếm cơ hội đầu tư
Thông thường, ban lãnh đạo bao gồm giám đốc và trưởng các phòng ban chức năng là người tìm kiếm cơ hội đầu tư cho Tổng công ty. Đây là giai đoạn hình thành các ý tưởngvà nghiên cứu sơ bộ nhằm xác định các cơ hội đầu tư có, triển vọng đem lại hiệu quả và sự phù hợp quy hoạch trong chiến lược phát triển của Tổng công ty dựa trên xem xét tổng thể về nhu cầu, khả năng cho việc tiến hành một công cuộc đầu tư, xem xét kết quả và hiệu quả khi thực hiện đầu tư
Bước 2 Phê duyệt, bàn giao nhiệm vụ
Sau khi cân nhắc và lựa chọn, cơ hội đầu tư khả thi nhất được trình lên cấp trên, hội đồng quản trị và tổng giám đốc sẽ xem xét và cân nhắc phê duyệt có đầu tư hay không. Với trường hợp cơ hội đầu tư được chấp thuận, thì tổng giám đốc Tổn công ty sẽ phân công công tác lập dự án tới ban quản lý dự án.
Phê duyệt đề cương
Quyết định, phê duyệt Lập dự án
Lưu trữ hồ sơ
Bước 3: Thu thập tài liệu phân tích
Giám đốc ban quản lý sau khi nhận chỉ đạo từ tổng giám đốc sẽ tiến hành lâp nhóm soạn thảo dự án. Nhóm soạn thảo dự án tiến hành thu thập tài liệu như các thông tư, nghị định luật pháp,chính sách của nhà nước, thị trường sản phẩm, giá cả nguyên vật liệu đầu vào liên quan đến dự án để phục vụ công tác lập dự án sau này. Việc thu thập tài liệu đầy đủ , thực tế và chính xác sẽ giúp cho công tác lập dự án trở nên thuận lợi, giảm sự chênh lệch tối đa về các khoản chi phí và lợi nhuận khi dự án được đưa vào hoạt động.
Bước 4: Lập đề cương sơ bộ, dự trù kinh phí
Sau giai đoạn thu thập tài liệu, dựa vào cái tài liệu này các thành viên trong nhóm soạn thảo tiến hành lập đề cương của dự án dựa vào những số liệu thu thập được. Đề cương của dự án bao gồm đầy đủ các nội dung như : Giới thiệu tổng quan về dự án đầu tư; căn cứ để xác định đầu tư; nghiên cứu khía canh kỹ thuật, tài chính, kinh tế - xã hội của dự án, tổ chức quản lý và phân bổ nhân sự cho dự án.
Đồng thời các cán bộ sẽ dự trù các khoản chi phí liên quan đến quá trình lập dự án như: chi phí thu thập thông tin và các tài liệu cần thiết cho dự án; chi phí phương tiện, máy móc thiết bị phục vụ công tác soạn thảo; lương và trợ cấp cho cán bộ trong nhóm soạn thảo dự án
Bước 5: Phê duyệt đề cương
Đề cương sau khi hoàn thành sẽ được trình lên tổng giám đốc phê duyệt. Công đoạn này nhằm giảm thiểu sự lãng phí khi nghiên cứu và lập những dự án không mang tính khả thi trong khi chi phí lập dự án là rất tốn kém.
Bước 6: Lập dự án
Sau khi đề cương được phê duyệt, nhóm soạn thảo sẽ tiến hành lập dự án. Lập dự án là quá trình phức tạp đòi, hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm soạn thảo và khả năng tổng hợp, giám sát quản lý của chủ nhiệm điều hành dự án. Có như vậy mới đảm bảo được tiến độ và chất lượng của dự án được lập nhằm giảm sự lãng phí cho Tổng công ty. Các nội dung nghiên cứu trong phần này đều dựa theo đề cương đã được phê duyệt nhưng dưới góc độ chi tiết và tỉ mỉ hơn.
Nhằm đảm bảo kế hoạch và tiến độ thực hiện, trong thời gian tiến hành lập dự án ban quản lý dự án trực tiếp kiểm tra quá trình lập dự án, qua đó phát hiện và điều chỉnh bổ sung những nội dung chưa hợp lý, đốc thúc cán bộ lập dự án hoàn thành công việc được giao một cách chính xác và đúng thời gian quy định.
Bước 8: Quyết định, phê duyệt
Sau khi được soạn thảo xong, hồ sơ dự án được viết và trình lên tổng giám đốc và hội đồng quản trị, sau đó tiến hành thẩm định và ra quyết định có thông qua dự án hay không. Những dự án không hiệu quả sẽ được loại bỏ ngay ở bước này, nếu được thông qua hồ sơ dự án này cũng là cơ sở để công ty xin cấp phép đầu tư của các cơ quan nhà nước và xin tài trợ vốn của các tổ chức tín dụng và ngân hàng
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
Sau khi được phê duyệt và cấp phép đầu tư, hồ sơ dự án được ban quản lý dự án lưu lại tại đơn vị, phục vụ cho công tác thực hiện dự án sau này.