Ngƣời dùng tin là một trong những yếu tố cấu thành nên các hoạt động của cơ quan thông tin – thƣ viện. Ngƣời dùng tin vừa là đối tƣợng phục vụ của thƣ viện, đồng thời chính họ cũng là ngƣời tạo ra những thông tin mới. Do vậy, việc nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin là việc làm cần thiết và quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng thực hiện hoạt động marketing tại Trung tâm học liệu – Đại học Huế.
Hoạt động nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin cần đƣợc Trung tâm tiến hành với những bƣớc cụ thể nhƣ:
- Phƣơng pháp nghiên cứu: có thể tiến hành nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin thông qua các phƣơng pháp sau:
+ Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp; + Điều tra qua phiếu thăm dò;
+ Quan sát trực tiếp các tập quán sử dụng thông tin;
+ Phân tích các số liệu thống kê về yêu cầu tin và tình hình phục vụ của Trung tâm học liệu ;
+ Tổ chức hội thảo, tọa đàm... - Các bƣớc tiến hành nghiên cứu :
+ Bƣớc 2: Chọn các phƣơng pháp nghiên cứu thích hợp và soạn các tài liệu cần thiết cho việc thực hiện phƣơng pháp đã chọn;
+ Bƣớc 3 : Thu thập và phân tích dữ liệu : * Chọn phƣơng pháp phân tích dữ liệu. * Tổ chức thu thập các dữ liệu ban đầu. * Phân tích sơ bộ dữ liệu ban đầu. * Thu thập dữ liệu bổ sung.
* Phân tích các số liệu.
+ Bƣớc 4: Tổng hợp kết quả nghiên cứu.
Đối với hoạt động nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin, Trung tâm học liệu – Đại học Huế cần xây dựng cơ sở dữ liệu ngƣời dùng tin/ khách hàng của mình. Đây là nền tảng quan trọng để Trung tâm có thể theo dõi và đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin thông qua quá trình học tập và phát triển của họ.
Thông thƣờng, ngƣời dùng tin phải tự tìm đến Trung tâm khi họ cần, nhƣng đôi khi họ không biết nên đến Trung tâm hay là thƣ viện nào cho thích hợp. Ngƣời dùng tin cũng không biết rằng nguồn tin trong Trung tâm hữu ích và có giá trị hơn những nguồn tin khác nhƣ thế nào? Do vậy, Trung tâm cần chủ động tìm tới ngƣời dùng tin và cho họ biết mình đang có những tài nguyên gì có thể giúp ích cho họ. Từ đó Trung tâm cần chuyển quan điểm ngƣời dùng tin tự tìm đến Trung tâm khi họ có nhu cầu sang quan điểm là Trung tâm phải chủ động trong việc tìm đến ngƣời dùng tin, nắm bắt thị hiếu, nhu cầu của họ và chủ động đáp ứng nhu cầu này.
Trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động thông tin thƣ viện, các phần mềm tích hợp hiện đại sẽ hỗ trợ tốt cho cán bộ Trung tâm khi xây dựng cơ sở dữ liệu ngƣời dùng tin. Từ đó, Trung tâm có thể nắm bắt đƣợc đối tƣợng ngƣời dùng tin, thị hiếu, nhu cầu
của ngƣời dùng tin thông qua quá trình sử dụng tài nguyên tại Trung tâm. Việc theo dõi và đánh giá hàng năm, Trung tâm sẽ có đƣợc bảng phân tích nhu cầu của ngƣời dùng tin để từ đó có hƣớng điều chỉnh tốt hơn đáp ứng tối đa nhu cầu. Quan trọng hơn cả, căn cứ kết quả tổng hợp từ cơ sở dữ liệu ngƣời dùng tin, cán bộ Trung tâm có thể phân tích và đƣa ra phác đồ diễn biến nội dung nhu cầu tin của ngƣời dùng tin trong một khoảng thời gian nhất định của các đối tƣợng, thành phần ngƣời dùng tin. Kết quả này sẽ là một trong số các yếu tố quan trọng đánh giá nhu cầu tin của ngƣời dùng tin và là cơ sở quan trọng giúp Trung tâm có kế hoạch marketing đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của ngƣời dùng.
Bên cạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu ngƣời dùng tin, kết quả tìm hiểu đối tƣợng ngƣời dùng tin và nhu cầu tin thông qua các phƣơng pháp nghiên cứu phụ thuộc khá nhiều vào kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ của cán bộ Trung tâm :
- Đối với phƣơng pháp phỏng vấn bằng bảng hỏi cho phép ngƣời điều tra thu lƣợm đƣợc thông tin phản hồi chất lƣợng tốt, nhƣng nhƣợc điểm là khá tốn kém và mất nhiều thời gian, công sức vì phải huy động một số lƣợng lớn nhân lực tham gia vào quá trình này. Đối với các phiếu điều tra, các câu hỏi cần nêu bật đƣợc ý chính và đi thẳng vào vấn đề. Ngƣời cán bộ Trung tâm xây dựng phiếu điều tra có thể phân tích một nhóm ngƣời dùng tin mẫu đại diện cho nhóm mục tiêu của hoạt động marketing muốn hƣớng tới. Quy mô nhóm ngƣời dùng tin mẫu càng lớn thì kết quả thu đƣợc sẽ có độ tin cậy cao hơn và sai số cho phép thƣờng sẽ nhỏ.
- Một phƣơng pháp khác Trung tâm cũng nên áp dụng là việc trƣng cầu ý kiến qua thƣ điện tử, vì hoạt động gửi nhận email thƣờng ít gây phiền phức đối với ngƣời dùng tin và chi phí cho hoạt động điều tra này lại thấp. Chính vì vậy, Trung tâm học liệu – Đại học Huế sau khi xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu
ngƣời dùng tin nên tận dụng tối đa hình thức tiếp cận thị trƣờng ngƣời dùng tin của mình.
- Trung tâm học liệu – Đại học Huế cũng nên tiến hành các cuộc phỏng vấn cá nhân hay thảo luận nhóm trọng điểm là hoạt động kéo dài với nhiều câu hỏi mở và không có cấu trúc nhất định cũng nhƣ mỗi cuộc thảo luận kéo dài từ 1 đến 2 giờ. Qua phƣơng pháp này cung cấp thêm các thông tin hữu ích, giúp cán bộ Trung tâm nhận diện và đánh giá đƣợc thái độ của ngƣời dùng tin và những gợi ý tốt cho hoạt động phát triển sản phẩm/ dịch vụ mới của Trung tâm.