2.2.3.1. Nội dung quy trình nghiệp vụ
Nội dung kiểm toán nội bộ của NHNN hiện nay không chỉ bó hẹp trong phạm vi kiểm tra thu chi tài chính, an toàn kho quỹ mà đã mở rộng thực hiện kiểm toán đối với các hoạt động khác của NHNN, tăng cƣờng nguồn lực thực hiện kiểm toán một số nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao (nhƣ các dự án đầu tƣ, mua sắm tài sản lớn; quản lý, đầu tƣ dự trữ ngoại hối, hoạt động công nghệ thông tin,…) [2].
Quy trình nghiệp vụ chủ yếu của KTNB của NHNN Việt Nam nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán.
Trong giai đoạn này, đặc biệt chú trọng các bƣớc công việc sau:
- Thứ nhất, tìm hiểu mong muốn của các bên hữu quan. Kiểm toán viên cần có hiểu biết rõ ràng và hoàn chỉnh về mong muốn của các bên liên quan đến hoạt động kiểm toán, để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch.
- Thứ hai, thu thập thông tin về đơn vị đƣợc kiểm toán - Thứ ba, lập chƣơng trình kiểm toán
Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán nội bộ Các bƣớc công việc cần thực hiện:
- Thứ nhất, thực hiện các thủ tục kiểm toán. Khâu này bao gồm việc thực hiện các thủ tục và các bƣớc kiểm toán đã đƣợc thể hiện trong kế hoạch kiểm toán
- Thứ hai, ghi chép hồ sơ kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, các KTVNB cần tiến hành ghi chép một cách đầy đủ, hợp lý các công việc của họ vào giấy tờ làm việc. Các phát hiện trong quá trình kiểm toán cần đƣợc ghi chép một cách kịp thời với các bằng chứng đi kèm.
Trong quá trình thực hiện kiểm toán, cần sử dụng các phƣơng pháp kiểm toán sau đây:
- Phƣơng pháp kiểm toán hệ thống: là phƣơng pháp kiểm toán trong đó các thủ tục, kỹ thuật kiểm toán đƣợc thiết lập để thu thập các bằng chứng về tính hiệu quả của HT KSNB của đơn vị đƣợc kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ tiếp cận theo HT KSNB
để từ đó xây dựng các thủ tục kiểm toán. Các thủ tục kiểm toán áp dụng trong phƣơng pháp kiểm toán hệ thống đƣợc gọi là các thử nghiệm kiểm soát. Nội dung của phƣơng pháp kiểm toán hệ thống gồm:
+ Bƣớc 1: Khảo sát và mô tả hệ thống. Đây là bƣớc xem xét HT KSNB của đơn vị đƣợc kiểm toán căn cứ vào các văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ của đơn vị, quan sát tận mắt các quy trình nghiệp vụ, thông qua trao đổi phỏng vấn các nhân viên; Mô tả hệ thống là sử dụng lƣu đồ hoặc bảng tƣờng thuật để phác thảo HT KSNB của đơn vị.
+ Bƣớc 2: Xác nhận hệ thống, nghĩa là lấy ý kiến xác nhận của những ngƣời quản lý về HT KSNB mà kiểm toán viên đã mô tả sau khi đã kiểm tra đánh giá tính hiệu lực (tính tuân thủ trong thực tế) của HT KSNB. Nội dung gồm: nắm vững và mô tả rõ ràng, chi tiết bằng văn bản quy trình nghiệp vụ hiện hành đƣợc quy định; Kiểm tra, áp dụng các thử nghiệm kiểm soát để xem trong thực tế quy trình nghiệp vụ đó diễn ra nhƣ thế nào; So sánh giữa quy trình nghiệp vụ đã đƣợc quy định với quy trình nghiệp vụ diễn ra trong thực tế; Chỉ ra những khác biệt, phân tích nguyên nhân và hậu quả của sự khác biệt đó.
+ Bƣớc 3: Phân tích hệ thống, là việc đánh giá tính hiệu quả (tính thích hợp) của HT KSNB của đơn vị đƣợc kiểm toán thông qua việc phân tích những ƣu, nhƣợc điểm của HT KSNB; chỉ ra những chốt kiểm soát còn thiếu, còn yếu; những rủi ro tiềm ẩn chƣa đƣợc kiểm soát phát hiện. Nội dung phân tích hệ thống gồm:
+ Kiểm toán viên nắm bắt đƣợc bản chất, nội dung kinh tế của nghiệp vụ và hình dung quy trình nghiệp vụ lý tƣởng về nghiệp vụ đang đƣợc kiểm toán.
+ Xem xét quy trình nghiệp vụ hiện tại của đơn vị đƣợc kiểm toán (quy trình nghiệp vụ hiện tại đƣợc thể hiện bằng văn bản là các chế độ, quy trình xử lý nghiệp vụ của đơn vị).
+ So sánh, đối chiếu quy trình nghiệp vụ hiện tại với quy trình nghiệp vụ lý tƣởng.
+ Trên cơ sở đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị đƣợc kiểm toán, vùng tiềm ẩn rủi ro trong quy trình nghiệp vụ.
sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Các thủ tục kiểm toán áp dụng trong phƣơng pháp kiểm toán cơ bản đƣợc gọi là các thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm cơ bản gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, số dƣ.
+ Thủ tục phân tích là quá trình phân tích, đánh giá các thông tin tài chính thông qua mối quan hệ về bản chất giữa các thông tin tài chính với nhau hoặc giữa thông tin tài chính với thông tin phi tài chính. Mục đích là phát hiện mức độ biến động của các đại lƣợng, các thông tin tài chính, các vấn đề bất bình thƣờng, các thông tin không hợp lý. Từ đó, định hƣớng các đối tƣợng cần kiểm tra thêm, phạm vi mức độ cần kiểm tra. Quá trình phân tích có thể thực hiện theo các phƣơng pháp nhƣ: phân tích, so sánh về cùng một chỉ tiêu (giữa các thời kỳ kế toán khác nhau; giữa thực tế với kế hoạch,…); phân tích quan hệ tỷ lệ giữa các đại lƣợng tài chính với nhau; hoặc phân tích quan hệ tỷ lệ giữa đại lƣợng tài chính và đại lƣợng phi tài chính.
+ Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dƣ: kiểm toán viên kiểm tra trực tiếp toàn bộ hoặc một số (trên cơ sở chọn mẫu) các nghiệp vụ kinh tế và số dƣ tài khoản kế toán để xem xét, đánh giá mức độ chính xác, hoặc tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ.
Để có thể thu thập đƣợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp, kiểm toán viên thƣờng áp dụng các kỹ thuật sau đây:
- Kiểm tra đối chiếu: là việc đối chiếu trực tiếp, xem xét tài liệu, sổ sách kế toán và các tài sản hữu hình để kiểm tra tính đúng đắn của sổ sách kế toán và sự tồn tại, quyền sở hữu của các tài sản vật chất đó. Kỹ thuật kiểm tra đối chiếu gồm 2 loại:
+ Kiểm tra vật chất: kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất các tài sản, vật liệu, tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, các loại giấy tờ có giá, vàng bạc, đá quý…. Sau đó đối chiếu với sổ sách kế toán để đánh giá. Kiểm tra vật chất cung cấp bằng chứng về tính tồn tại và tính đầy đủ về mặt hiện vật, nhƣng không cung cấp bằng chứng về quyền sở hữu và giá trị tài sản. Vì vậy, bằng chứng kiểm toán loại này thƣờng đƣợc kết hợp với các bằng chứng khác.
+ Kiểm tra tài liệu: bao gồm việc xem xét đối chiếu các tài liệu, văn bản, sổ sách, chứng từ có liên quan. Có thể từ một kết luận có trƣớc, kiểm toán viên thu thập các tài liệu liên quan để chứng minh kết luận sai hay đúng. Kiểm toán viên kiểm tra
các tài liệu của một nghiệp vụ phát sinh cho đến khi ghi sổ sách nhƣ đi từ chứng từ gốc đến kiểm tra chứng từ ghi sổ, từ đó chứng minh tất cả các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ đó là đúng hay sai. Từ sổ sách kiểm tra ngƣợc lại chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc. Dùng các phƣơng pháp này để đảm bảo là trong quá trình kiểm toán đã xác định đƣợc tất cả các nghiệp vụ đƣợc ghi chép đầy đủ và các nghiệp vụ đƣợc ghi chép, hạch toán đúng.
- Quan sát: là sự xem xét tận mắt một hiện tƣợng, một quy trình hoặc thủ tục do các nhân viên nghiệp vụ các lĩnh vực liên quan thực hiện để xác định xem quy trình đó đƣợc thực hiện nhƣ thế nào, có tuân thủ các quy định hay không. Sử dụng kỹ thuật quan sát cung cấp những bằng chứng trực tiếp, khách quan, nhƣng là các bằng chứng mang tính thời điểm nên độ tin cậy không cao.
- Xác nhận: là quá trình thu thập những xác nhận của bên thứ 3 về các thông tin liên quan đến đối tƣợng kiểm toán. Có hai cách xác nhận:
+ Bên thứ 3 phải xác nhận bằng văn bản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bên thứ 3 chỉ trả lời nếu thông tin trong thƣ xác nhận không chính xác.
- Phỏng vấn: là sự thu thập thông tin thông qua sự trao đổi với những ngƣời liên quan thực hiện dƣới dạng phỏng vấn trực tiếp hay trả lời bằng văn bản. Thông thƣờng kiểm toán viên phải chuẩn bị một bộ câu hỏi liên quan đến quá trình kiểm toán để thực hiện phỏng vấn.
- Tính toán: là quá trình kiểm tra lại sự tính toán số học của các thông tin do đơn vị đƣợc kiểm toán cung cấp, các số liệu trên các báo cáo tài chính.
- Phân tích: là sự đánh giá các thông tin tài chính của đơn vị thông qua việc nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau. So sánh giữa những thông tin tài chính kỳ này với kỳ trƣớc, giữa số liệu thực tế với số liệu bình quân trong toàn hệ thống NHNN. Nghiên cứu mối quan hệ giữa thông tin tài chính với các thông tin phi tài chính.
- Điều tra: kiểm toán viên tiếp cận đối tƣợng kiểm toán nhằm tìm hiểu, thu thập những thông tin cần thiết về tình huống, thực chất, thực trạng của sự việc, bổ sung căn cứ đƣa ra những đánh giá, nhận xét hay kết luận kiểm toán.
- Thực nghiệm: là phƣơng pháp tái diễn các hoạt động hay nghiệp vụ để xác minh lại kết quả của một quá trình, một sự việc đã qua hoặc sử dụng thủ pháp kỹ thuật để tiến hành các phép thử nhằm xác định một cách khách quan chất lƣợng công việc, mức độ chi phí…
Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kết quả kiểm toán Trong giai đoạn này, trƣởng đoàn kiểm toán thông báo kết quả KTNB dƣới hình thức báo cáo KTNB. Khi lập báo cáo KTNB, KTVNB cần làm rõ các yếu tố sau: tiêu chí đánh giá, thực tế thu thập kèm theo các bằng chứng thu thập trong quá trình KTNB, nguyên nhân, ảnh hƣởng của sự khác biệt giữa tiêu chí đánh giá và thực tế; kết luận và ý kiến là những đánh giá về ảnh hƣởng của các vấn đề ghi nhận và ý kiến đối với các hoạt động đƣợc rà soát.
Giai đoạn 4: Theo dõi việc thực hiện kiến nghị kiểm toán
Theo dõi việc thực hiện kiến nghị của KTNB là giai đoạn cuối của một qui trình KTNB nhằm đảm bảo kết quả kiểm toán đƣợc sử dụng để cải tiến hoạt động quản lý
Hiện nay, trong quá trình thực hiện KTNB tại các đơn vị thuộc NHNN, kiểm toán viên đã từng bƣớc vận dụng phƣơng pháp, kỹ thuật kiểm toán theo chuẩn mực KTNB quốc tế, bƣớc đầu thực hiện KTNB trên cơ sở phân tích rủi ro.
Để thực hiện KTNB trên cơ sở phân tích rủi ro theo xu thế chung mà nhiều ngân hàng trung ƣơng các nƣớc trên thế giới đã thực hiện, kiểm toán viên nội bộ NHNN đã bƣớc đầu hình thành đƣợc quan điểm chung, có phƣơng án xây dựng kế hoạch và từng bƣớc thực hiện theo quy trình.
Có thể khái quát nhƣ sau:
* Lập kế hoạch KTNB dài hạn, trung hạn trên cơ sở rủi ro:
Kế hoạch kiểm toán hằng năm cần đặt trong bối cảnh kế hoạch kiểm toán trung và dài hạn (3 hoặc 5 năm) và sắp xếp các hệ thống quy trình nghiệp vụ sẽ thực hiện kiểm toán theo thứ tự mức độ rủi ro từ cao xuống thấp.
* Lập kế hoạch KTNB hằng năm trên cơ sở rủi ro:
Đánh giá rủi ro là điểm xuất phát của quy trình lập kế hoạch kiểm toán. Quy trình đánh giá rủi ro là quy trình phát hiện và phân tích những rủi ro liên quan đến thực
hiện các mục tiêu của đơn vị, tạo cơ sở cho việc xác định cách thức quản lý các rủi ro đó. Muốn đánh giá rủi ro phải có môi trƣờng mà trong đó trách nhiệm tự kiểm soát rủi ro của các đơn vị đƣợc xác định rõ ràng. Hay nói cách khác, NHNN phải triển khai hệ thống quản lý rủi ro. Kết quả tự kiểm soát rủi ro của mỗi đơn vị và kết quả phân tích, đánh giá rủi ro của Vụ Quản lý rủi ro (nếu áp dụng mô hình quản lý rủi ro này) là một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho công tác đánh giá rủi ro của Vụ KTNB.
Kế hoạch kiểm toán hằng năm trên cơ sở rủi ro yêu cầu phải xác định đƣợc mức độ rủi ro tóm tắt (cao-trung bình-thấp) của mỗi đơn vị và mức độ rủi ro các hoạt động trong đơn vị đó để tập trung nguồn lực kiểm toán vào những vùng có rủi ro cao. Về tổng thể, kiểm toán viên xem xét, đánh giá mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị trong mối quan hệ tác động đến việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của NHNN, cũng nhƣ dựa vào kinh nghiệm, kỹ năng nghề nghiệp để đƣa ra xếp hạng rủi ro tóm tắt sơ bộ các đơn vị thuộc NHNN. Mức xếp hạng rủi ro này mang tính định hƣớng và có thể đƣợc điều chỉnh lại nếu có những thay đổi lớn về tổ chức bộ máy, con ngƣời hoặc những thay đổi về mức độ rủi ro của các hoạt động nghiệp vụ.
Theo nguồn thông tin từ kết quả các đợt tƣ vấn của chuyên gia dự án CIDA, rủi ro tóm tắt của các đơn vị thuộc NHNN đƣợc xếp hạng nhƣ trong bảng sau:
Bảng 2.1: Bảng xếp hạng rủi ro tóm tắt các đơn vị thuộc NHNN Việt Nam
TT Tên đơn vị Mức độ rủi ro
1 Vụ Chính sách tiền tệ Cao 2 Vụ Quản lý ngoại hối Cao
3 Vụ Thanh toán Trung bình
4 Vụ Tín dụng Trung bình
5 Vụ Dự báo, thống kê tiền tệ Cao 6 Vụ Hợp tác quốc tế Thấp
7 Vụ Pháp chế Thấp
8 Vụ Tài chính-Kế toán Cao
9 Vụ Tổ chức cán bộ Thấp
10 Vụ Thi đua - Khen thƣởng Thấp
11 Văn phòng Thấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
12 Cục Công nghệ tin học Cao 13 Cục Phát hành và kho quỹ Cao
14 Cục Quản trị Thấp (ngoại trừ đấu thầu)
15 Sở Giao dịch Cao
16 Cơ quan Thanh tra giám sát ngân hàng Cao
17 Các Chi nhánh Cao/Thấp/Trung bình 18 Văn phòng đại diện tại Tp. HCM Thấp
19 Viện Chiến lƣợc ngân hàng Thấp 20 Trung tâm Thông tin tín dụng Trung bình 21 Thời báo Ngân hàng Thấp
22 Tạp chí Ngân hàng Thấp
23 Trƣờng bồi dƣỡng cán bộ ngân hàng Thấp 24 Ban Quản lý dự án FSMIMS Cao 25 Ban Quản lý dự án NH.09 Trung bình
Hiện nay, tại NHNN kế hoạch kiểm toán hằng năm thƣờng tập trung vào các đơn vị có rủi ro cao và trung bình. Tuy nhiên, kết quả đánh giá rủi ro tóm tắt đối với một đơn vị đƣợc xác định là cao không có nghĩa là tất cả các hoạt động trong đơn vị ấy đều có rủi ro cao, mà có thể vẫn có những hoạt động có rủi ro thấp và ngƣợc lại. Kế hoạch kiểm toán trên cơ sở rủi ro không xác định kiểm toán tất cả các hoạt động của đơn vị mà tuỳ thuộc vào mức độ rủi ro để xem xét cần tập trung nguồn lực kiểm toán đối với hệ thống, quy trình, nghiệp vụ nào. NHNN có thể áp dụng phƣơng pháp định lƣợng rủi ro các hoạt động, nhƣ sau:
- Quyết định kiểm toán cái gì?
Kiểm toán viên không nhất thiết chỉ tập trung vào các hoạt động dễ mắc sai phạm mà còn hƣớng vào các hoạt động ít có khả năng mắc sai phạm, nhƣng nếu sai phạm xảy ra thì thiệt hại vật chất hoặc sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động của NHNN rất lớn.
Ví dụ: Khả năng xảy ra các khoản chi tiêu trong chi phí quản lý không đúng chế độ tại một chi nhánh là cao, nhƣng số tiền thiệt hại có thể rất thấp. Trái lại, khả năng kế toán viên nhầm lẫn số tiền khi lập phiếu thanh toán hoặc lợi dụng sửa đổi số