PHẦN 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PRICEWATERHOUSE
3.2.2.Về giai đoạn lập kế hoạch
Bất kì một cuộc kiểm toán nào do PwC Việt Nam thực hiện, trong đó bao gồm chu trình bán hàng - thu tiền, đều được lập kế hoạch một cách hết sức rõ ràng, cụ thể, tạo điều kiện cho việc kiểm toán được tiền hành tuần tự, thống nhất, không trùng lặp công việc, bám sát các chuẩn mực kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán được thực hiện bởi những người có chuyên môn, trình độ nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm, đã có sự hiểu biết sơ bộ về hoạt động kinh doanh của khách hàng, là cẩm nang hướng dẫn cho các trợ lý kiểm toán viên cấp 1 và 2 trong quá trình thực hiện. Với chu trình bán hàng - thu tiền, kế hoạch kiểm toán được lập trên cơ sở những hiểu biết sâu sắc về Công ty khách hàng cũng như môi trường hoạt động, ngành nghề kinh doanh, các đặc điểm về nghiệp vụ bán hàng và thu tiền như quá trình kiểm soát, các rủi ro tiềm tàng,... Quá trình lập kế hoạch tổng quát có tốt thì KTV mới có thể đưa ra cách tiếp cận kiểm toán cho từng tài khoản trong chu trình, từ đó thiết kế được một chương trình kiểm toán hợp lý và hiệu quả.
a) Xem xét duy trì khách hàng mới và chấp nhận khách hàng cũ
Đây là khâu quyết định việc có ký hợp đồng với khách hàng hay không. Với mỗi Công ty kiểm toán thì hệ thống khách hàng chính là hình ảnh và uy tín của Công ty. Với một hợp đồng kiểm toán có rủi ro quá lớn, phí kiểm toán không thể bù đắp được những rủi ro mà Công ty kiểm toán có thể phải gánh chịu. Tại PwC Việt Nam, quá trình này được thực hiện rất cẩn thận, chủ phần hùn hoặc những người quản lý cao nhất của Công ty sẽ trực tiếp xem xét và phê duyệt kết quả của quá trình này. Đối với khách hàng mới thì KTV sẽ tìm hiểu kĩ càng về khách hàng trước khi chấp nhận kiểm toán, đồng thời xem xét sự trợ giúp của các chuyên gia trong lĩnh vực đó nếu cần thiết. Đối với những khách hàng cũ thì KTV chính của năm nay thường là KTV đã có kinh nghiệm từ năm trước hoặc được sự giúp đỡ trực tiếp từ những người tham gia kiểm toán năm trước. Đây là một điểm sống còn vì nó gớp phần nâng cao chất lượng công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, sự sống còn của một hãng cung cấp dịch vụ kiểm toán.
Qui trình này đã được chuẩn hóa và khá hoàn thiện tại PwC. Một qui trình đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán tốt giúp KTV xây dựng được một kế hoạch hiệu quả cho toàn bộ cuộc kiểm toán nói chung và cho chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng. Điều này vừa đảm bảo chất lượng công việc thực hiện, bên cạnh đó, còn giảm thời gian và chi phí thực hiện kiểm toán. Nhờ đó PwC giảm được rủi ro kiểm toán đồng thời tăng cường hiệu quả kinh doanh.
c) Về việc thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB
Trong các cuộc kiểm toán do PwC Việt Nam thực hiện, việc nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng (trong đó có các kiểm soát với chu trình bán hàng - thu tiền) và đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng. Khi tiến hành tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng, các KTV của PwC thường phân biệt khách hàng mới và khách hàng thường niên. Sự khác biệt này chủ yếu xuất phát từ của hệ thống KSNB ở mỗi khách hàng. Với khách hàng mới, KTV tìm hiểu về hệ thống KSNB kỹ lưỡng hơn nhưng thường đánh giá mức độ tin cậy thấp hơn. Với khách hàng thường niên, hệ thống KSNB thường được xác định dựa vào kinh nghiệm các năm trước và chủ yếu tập trung tìm hiểu những trường hợp có sự thay đổi lớn trong hệ thống nhân sự và môi trường hoạt động. Cách thức làm việc này giúp KTV và khách hàng tiết kiệm được thời gian và công sức nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả của công việc.
d) Về thủ tục phân tích sơ bộ
Quy trình kiểm toán được thiết kế và áp dụng tại PwC tuân thủ đúng hướng dẫn của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích: "KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro. Quy trình phân tích giúp KTV xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán khác". Thủ tục phân tích được thực hiện ngay từ giai đoạn lập kế hoạch cho mỗi cuộc kiểm toán. Trong kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền, thủ tục phân tích sơ bộ là bắt buộc trong mọi cuộc kiểm toán. Ví dụ như với khách hàng ABC đã được nghiên cứu, KTV tiến hành phân tích xu hướng sơ bộ đối với các khoản mục doanh thu và phải thu. Doanh thu và các khoản phải thu năm nay được so sánh với số liệu năm trước để tính ra và xem xét các biến động bất thường nếu có. Quá trình này giúp kiểm toán viên hiểu được tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định được các rủi ro có thể có với chu trình này.
Tại PwC, việc lập nhóm kiểm toán được xác định ngay trong những bước đầu tiên của quy trình kiểm toán. Đội ngũ kiểm toán được lựa chọn là những người có trình độ, năng lực và khả năng phối hợp nhóm cao. Đoàn kiểm toán thường gồm nhiều người trong đó có một lãnh đạo kiểm toán, một trưởng phòng kiểm toán, một trưởng nhóm là KTV chính đã có kinh nghiệm và 3-4 trợ lý kiểm toán. Đối với những khách hàng cũ thì thì trưởng nhóm kiểm toán năm nay thường đã tham gia vào các cuộc kiểm toán năm trước. Điều này không những đảm bảo nhóm kiểm toán đã có những hiểu biết nhất định về tình hình kinh doanh và tài chính của khách hàng, thông thuộc về cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc, nắm được rủi ro có thể xảy ra mà còn đảm bảo sự phát triển, kế thừa và đào tạo những kiểm toán mới đồng thời cũng tiết kiệm thời gian, chi phí cho Công ty và khách hàng. Trong quá trình phân công thực hiện lập kế hoạch, do vai trò quan trọng của chu trình bán hàng - thu tiền nên các vấn đề liên quan đến phần hành này thường do các KTV có kinh nghiệm đảm nhiệm. Điều này chứng tỏ tính khoa học và hợp lý trong việc thiết kế đội ngũ kiểm toán của PwC.
f) Về thiết kế chương trình kiểm toán
Với tất cả các cuộc kiểm toán, đây là một giai đoạn bắt buộc. Tại PwC, bước công việc này được tiến hành theo trình tự: lập kế hoạch cho các thử nghiệm kiểm soát, các thủ tục phân tích và các thử nghiệm kiểm tra chi tiết. Trong quá trình thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình bán hàng - thu tiền, KTV luôn tuân thủ theo hướng dẫn kiểm toán của PwC, các Chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam và của quốc tế được thừa nhận tại Việt Nam. KTV cũng linh hoạt trong việc áp dụng các văn bản, thông tư hướng dẫn về các vấn đề có liên quan cần thiết đối với cuộc kiểm toán. Tuy thời gian thực hiện giai đoạn này thường bị giới hạn song các KTV tại PwC luôn cố gắng thực hiện giai đoạn này với nỗ lực và sự cẩn trọng cao nhất.