PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY TNHH
2.1.1.Lập kế hoạch tổng quát
2.1.1.1. Tìm hiểu khách hàng và phạm vi kiểm toán
Công ty ABC là một khách hàng của PwC Việt Nam từ những ngày đầu thành lập. Là một khách hàng quen thuộc và rất hài lòng về chất lượng kiểm toán của PwC Việt Nam, năm 2011, công ty ABC tiếp tục mời PwC thực hiện kiểm toán BCTC niên đô kết thúc ngày 31/12/2011. Đại diện của PwC Việt Nam đã tiến hành gặp mặt với lãnh đạo cấp cao của khách hàng ABC, xác định phạm vi dịch vụ, phí dịch vụ, thời gian kiểm toán.
2.1.1.2. Thu thập thông tin cơ sở, xem xét việc chấp nhận khách hàng mới hay duy trì khách hàng cũ
Do đây là khách hàng quen thuộc của PwC Việt Nam, thông tin cơ sở về khách hàng được lấy chủ yếu từ hồ sơ kiểm toán chung (PAF – Permanent Audit Files) và cập nhật thêm những thay đổi trong năm tài chính 2011 qua trao đổi với khách hàng và tìm hiểu thông tin từ các nguồn khác. Sau đây là một số thông tin cơ bản về khách hàng ABC:
1) Đặc điểm hoạt động và môi trường pháp lý của công ty ABC
Công ty TNHH ABC được thành lập tại nước CHXHCN Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư số 012023000127 ngày 27 tháng 6 năm 2008, do Ban Quản lý Khu Công nghiệp và Chế xuất Hà Nội cấp (“Cơ quan cấp phép”) với thời hạn là 42 năm kể từ ngày của giấy phép đầu tư đầu tiên số 87/GP-KCN-HN ngày 18 tháng 11 năm 2005. Công ty đã được cấp giấy chứng nhận đầu tư thay đổi số 012023000127 ngày 23 tháng 7 năm 2009 để mở rộng phạm vi kinh doanh của Công ty.
Công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, vốn được góp từ ba thành viên là công ty ABC Co., Ltd., được thành lập tại Nhật Bản, công ty Asian Honda Motor Co., Ltd., được thành lập tại Thái Lan và Công ty cổ phần Máy - Thiết bị Dầu khí
(trước đây là Công ty Máy và Phụ tùng) được thành lập tại Việt Nam với tỷ lệ vốn góp tương ứng là 70%, 20% và 10%.
Theo giấy chứng nhận đầu tư thay đổi số 012023000127 ngày 23 tháng 7 năm 2009, các hoạt động chính của Công ty bao gồm:
- Sản xuất ly hợp, phụ tùng ly hợp và các phụ tùng khác của ô tô, xe gắn máy, xe chuyên dụng và các loại máy khác; và
- Phân phối hàng hóa, bao gồm bán buôn và bán lẻ các hàng hóa đã đăng ký trong Giấy phép kinh doanh số 012023000127-KD ngày 5 tháng 8 năm 2009 do cơ quan cấp phép cấp.
Thị trường khách hàng: Các sản phẩm của công ty chủ yếu được tiêu thụ trong thị trường nội địa (85%) và một số được xuất ra nước ngoài (15%). Các khách hàng nội địa quan trọng của công ty bao gồm công ty TNHH Honda Việt Nam và công ty TNHH Suzuki and Yamaha Export.
Thông tin cập nhật: trong năm tài chính 2011, công ty tiến hành xây dựng một nhà máy mới với mục tiêu chế tạo các bộ phận cấu thành động cơ xe, vừa nhằm giảm dần sự phụ thuộc vào nguồn vật liệu nhập khẩu, vừa bán ra thị trường để tăng lợi nhuận. Nhà máy đã hoàn thành bàn giao và đưa vào sử dụng bắt đầu từ giữa tháng 7 năm 2011.
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2011, Công ty có 926 nhân viên (ngày 31 tháng 12 năm 2010: 744 nhân viên).
2) Hội đồng thành viên, đại diện pháp luật và trụ sở chính của công ty Hội đồng thành viên của công ty bao gồm:
• Ông Sumita Shiro: Chủ tịch
• Ông Ryuujiro Matsumoto: Thành viên
• Ông Shigeki Takane: Thành viên
• Ông Keishi Ezoe: Thành viên
Người đại diện theo pháp luật của công ty là ông Keishi Ezoe, Tổng Giám đốc. Kế toán trưởng công ty là bà Bùi Thị Thanh Thủy.
Trụ sở chính của công ty: Khu công nghiệp Thăng Long, huyện Đông Anh, Hà Nội, Việt Nam.
3) Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Các báo cáo tài chính được soạn lập theo các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Chế độ Kế toán Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan tại nước CHXHCN Việt Nam. Báo cáo tài chính được soạn thảo dựa nguyên tắc giá gốc.
Niên độ kế toán của Công ty từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là tiền đồng Việt Nam và được trình bày trên báo cáo tài chính theo đồng Việt Nam.
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá áp dụng vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Tài sản và nợ phải trả bằng tiền có gốc ngoại tệ tại ngày của bảng cân đối kế toán được qui đổi theo tỷ giá áp dụng tại ngày của bảng cân đối kế toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc qui đổi này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, tiền gửi không kỳ hạn và các khoản đầu tư ngắn hạn khác có thời hạn đáo hạn ban đầu không quá ba tháng.
Các khoản phải thu khách hàng được thể hiện theo giá trị ghi trên hóa đơn gốc trừ dự phòng các khoản phải thu khó đòi được ước tính dựa trên việc rà soát của Ban Lãnh đạo đối với tất cả các khoản còn chưa thu tại thời điểm cuối năm. Các khoản nợ được xác định là không thể thu hồi sẽ được xóa sổ.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phần lớn những rủi ro và lợi ích về quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho người
mua. Doanh thu không được ghi nhận khi có yếu tố không chắc chắn mang tính trọng yếu về khả năng thu được tiền bán hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các khoản dự phòng được ghi nhận khi: Công ty có nghĩa vụ nợ hiện tại, pháp lý hoặc liên đới, phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra; sự giảm sút những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ; và giá trị của nghĩa vụ nợ đó được ước tính một cách đáng tin cậy. Dự phòng không được ghi nhận cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai.
Kết luận: PwC Việt Nam nhận thấy ABC có hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định, Ban Lãnh đạo công ty trung thực, liêm khiết, các chính sách kế toán áp dụng phù hợp, ngoài ra trong các kỳ kiểm toán trước cho ABC cũng không phát hiện những sai phạm trọng yếu, đây lại là khách hàng lâu năm của PwC Việt Nam, do đó công ty đã chấp nhận kiểm toán BCTC niên độ kết thúc ngày 31/12/2011 cho ABC.
2.1.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Bước tiếp theo trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là tiến hành thủ tục phân tích sơ bộ dựa vào các số liệu ban đầu tại thời điểm lập kế hoạch kiểm toán (tháng 11 năm 2010).
Với khoản mục doanh thu
Doanh thu gộp của năm 2010 là 1.128.126.881.543 VNĐ. Doanh thu gộp của năm 2011 là 1.487.984.976.950 VNĐ. Như vậy doanh thu gộp trong năm 2011 đã tăng 359.858.095.407 VNĐ, tương ứng khoảng 32%. Doanh thu tăng mạnh được giải thích là do công ty ABC mới xây xong và đưa vào sử dụng một nhà máy mới chế tạo các bộ phận phụ tùng động cơ. Nhà máy này không những giúp công ty chủ động cho nguồn vật liệu đầu vào để lắp ráp sản phẩm, tăng năng lực sản xuất các sản phẩm truyền thống, từ đó tăng khả năng phục vụ thị trường ngày càng mở rộng; mà còn trực tiếp làm tăng doanh thu nhờ bán các bộ phận này ra thị trường. Có thể nói việc hoàn thành và đưa vào sử dụng nhà máy mới là bước ngoặt quan trọng trong năm tài chính 2011 của công ty.
Tương ứng với xu hướng tăng doanh thu gộp la xu hướng tăng trong các khoản giảm trừ doanh thu. Nếu như năm 2010, các khoản giảm trừ có giá trị 22.243.597.816 VNĐ thì đến năm 2011 các khoản này tăng lên mức 45.927.096.401 VNĐ, mức tăng 23.683.498.585 VNĐ ứng với 106%. Nguyên nhân sự tăng đột biến này không chỉ xuất phát từ mức tăng
thêm của doanh thu gộp mà còn vì công ty nới lỏng chính sách chiết khấu thương mại để thúc đẩy cho sản phẩm mới (phụ tùng động cơ) của công ty.
Hai yếu tố trên góp phần đẩy doanh thu thuần của công ty từ mức 1.105.883.283.727 VNĐ năm 2010 lên mức 1.442.057.880.549 VNĐ năm 2011, tăng 336.174.596.822 VNĐ ứng với 30%, một mức tăng hợp lý với các lý giải nêu trên
Với khoản mục phải thu khách hàng
Số dư tài khoản phải thu khách hàng tại ngày 31.12.2010 của công ty ABC là 117.212.096.107 VNĐ, tại ngày 31.12.2011 là 163.542.162.357 VNĐ. Như vậy, số dư các khoản phải thu tăng mạnh (46.330.066.250 VNĐ ứng với mức 40%) là do công ty nới lỏng các chính sách thanh toán, một phần trong chiến lược khuếch trương sản phẩm mới. Điều này rõ ràng đã tác động tích cực đến tình hình bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của công ty, tuy nhiên đổi lại công ty cũng phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn trong việc thu hồi công nợ.
Qua tiến hành thủ tục phân tích sơ bộ, KTV kết luận rằng các biến động của hai khoản mục doanh thu và khoản phải thu khách hàng đã được giải thích bằng các lý do hợp lý. Kết quả thu được của thủ tục này là một trong những căn cứ để KTV nhận định về mức rủi ro tiềm tàng, khả năng xảy ra sai sót và gian lận của khoản mục, từ đó đưa ra phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp và hiệu quả.
2.1.1.4. Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro một cách tổng quát
(a) Rủi ro thị trường (i) Rủi ro tiền tệ
Việc kinh doanh của Công ty phải chịu rủi ro từ một số ngoại tệ, trong đó chủ yếu là đồng Đô La Mỹ (“USD”) và đồng Yên Nhật (“JPY”). Rủi ro ngoại tệ này phát sinh từ các giao dịch thương mại trong tương lai. Công ty quản lý rủi ro này bằng hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn.
Vào thời điểm cuối năm, tài sản tài chính và nợ tài chính của Công ty phát sinh bằng các ngoại tệ như sau:
2011 2010
VNĐ VNĐ
Tài sản tài chính
Phải thu khách hàng và phải thu khác 20.118.348.200 21.764.701.085 ────────── 53.830.219.691 ─────────── 116.777.378.322 Nợ tài chính
Phải trả người bán và phải trả khác (398.091.161.081) ──────────
(184.424.971.352) ───────────
Nợ tài chính thuần (344.260.941.390) (67.647.593.030)
Như vậy, tại ngày 31 tháng 12 năm 2011, nếu đồng Việt Nam yếu đi 3% (2010: 3%) so với đồng Yên Nhật trong khi mọi biến số khác giữ nguyên không đổi, thì lợi nhuận trước thuế của Công ty cho năm tài chính sẽ giảm đi 6.278.285.079 VNĐ (2010: 1.001.794.832 VNĐ) chủ yếu là do lãi quy đổi tỷ giá của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác phát sinh bằng đồng Yên Nhật và lỗ quy đổi tỷ giá của các khoản phải trả người bán và các khoản phải trả khác phát sinh bằng đồng Yên Nhật.
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2011, nếu đồng Việt Nam yếu đi 3% (2010: 3%) so với đồng Đô la Mỹ trong khi mọi biến số khác giữ nguyên không đổi, thì lợi nhuận trước thuế của Công ty cho năm tài chính sẽ giảm đi 4.010.126.007 VNĐ (2010: 1.003.790.587 VNĐ) chủ yếu là do lãi quy đổi tỷ giá của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác phát sinh bằng đồng Đô la Mỹ và lỗ quy đổi tỷ giá của các khoản phải trả người bán và các khoản phải trả khác phát sinh bằng đồng Đô la Mỹ.
(ii) Rủi ro giá
Trong năm, Công ty không chịu rủi ro về giá do Công ty không phát sinh các khoản giao dịch chứng khoán nào. Công ty cũng không chịu rủi ro về giá của hàng hóa.
(iii) Rủi ro lãi suất
Công ty không chịu rủi ro về lãi suất do Công ty không có khoản cho vay hay đi vay tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2011.
(b) Rủi ro tín dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chính sách của Công ty là chỉ giao dịch với các khách hàng có lịch sử tín dụng thích hợp, và có thể thu được đủ tài sản đảm bảo phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro tín dụng. Đối với các tài sản tài chính khác, chính sách của Công ty là giao dịch với các tổ chức tài chính và các đối tác khác có xếp hạng tín nhiệm cao.
Rủi ro tín dụng đối với từng khách hàng cụ thể được hạn chế bằng cách áp dụng hạn mức tín dụng do Ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Quá trình thanh toán của khách hàng và mức độ rủi ro tín dụng được Công ty theo dõi thường xuyên.
(c) Rủi ro thanh khoản
Bảng dưới đây phân tích các khoản nợ tài chính phi phái sinh vào các nhóm đáo hạn có liên quan dựa trên kỳ hạn còn lại từ ngày lập bảng cân đối kế toán đến ngày đáo hạn theo hợp đồng. Số tiền trình bày trong bảng sau là các dòng tiền theo hợp đồng không chiết khấu.
Dưới 1 năm Từ 1 đến 2 năm Từ 2 đến 5 năm VNĐ VNĐ VNĐ
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2011
Phải trả người bán và phải trả khác 518.359.478.100 - -
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2010
Phải trả người bán và phải trả khác 260.755.190.254 - -
Công ty không có các công cụ tài chính phái sinh tại ngày 31 tháng 12 năm 2011.
2.1.1.5. Xác định trọng yếu
Các nhân tố ảnh hưởng tới quyết định về mức trọng yếu có thể kể tới như:
• Công ty ABC là một doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Do đó, thước đo (benchmark) hợp lý nhất dùng để xác định trọng yếu là lợi nhuận trước thuế.
• Đối với mức trọng yếu tổng thê OM, xét thấy công ty ABC không phải công ty đại chúng (non-PIE) nhưng lại là một doanh nghiệp liên doanh (joint venture), KTV quyết định lựa chọn tỷ lệ 5% lợi nhuận trước thuế để đảm bảo nguyên tắc thận trọng.
• Đối với mức trọng yếu thực hiện PM, do kinh nghiệm từ các kỳ kiểm toán trước cho thấy BCTC của công ty ABC chưa từng xuất hiện sai phạm trọng yếu, ngoài ra trong
năm tài chính 2011 cũng không xuất hiện các yếu tố mới tiềm tàng rủi ro, do đó mức cắt giảm (hair cut) được lấy ở mức tương đương năm trước la 30%.
• Đối với ngưỡng sai lệch có thể bỏ qua SUM, tỷ lệ được lấy ở mức thấp nhất là 5% OM.
Bảng xác định trọng yếu
Năm 2011 (VNĐ) Năm 2010 (VNĐ)
Lợi nhuận trước thuế 30.395.217.713 101.450.148.704
OM (5% Lợi nhuận trước thuế) 1.500.000.000 5.000.000.000
PM (30% Haircut) 1.050.000.000 3.500.000.000
SUM (5% OM) 75.000.000 250.000.000
2.1.1.6. Thu thập thông tin về hệ thống KSNB (đối với chu trình bán hàng – thu tiền)
Qua quá trình tìm hiểu ban đầu về hệ thống KSNB của công ty ABC, KTV khái quát được sự vận hành của hệ thống này đối với chu trình bán hàng – thu tiền thể hiện qua các thủ tục kiểm soát sau đây:
a) Đánh giá hiệu quả kinh doanh
Cuối mỗi tháng, Ban Lãnh đạo của công ty tiến hành họp đánh giá hiệu quả kinh doanh. Tất cả thủ trưởng các phòng ban trong công ty đều được yêu cầu có mặt. Nội dung các cuộc họp này bao trùm nhiều vấn đề nhưng có liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền có thể kể đến các công tác sau:
• So sánh lượng hàng bán thực tế trong tháng với lượng hàng bán dự kiến được lập cho tháng đó. Mọi chênh lệch nếu có đều được điều ra làm rõ.
• Tiến hành lập dự kiến bán hàng cho tháng tiếp theo trên cơ sở các đơn đặt hàng và khả năng đáp ứng các đơn đặt hàng này. Các kế hoạch sản xuất sẽ được thiết lập để đảm bảo khả năng cung ứng của công ty.
b) Xử lý các đơn đặt hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với mỗi khách hàng, ABC duy trì việc ký kết hợp đồng khung và sẽ gửi khách hàng xác nhận vào biên bản thỏa thuận hợp tác với từng hợp đồng cụ thể. Thông thường, khách hàng sẽ gửi kế hoạch đặt hàng cả năm cho ABC vào cuối năm trước để ABC lên kế hoạch