PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY TNHH
2.2.1.Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng
2.2.1.1. Lập bảng định hướng công việc
Trong quy trình kiểm toán BCTC tại PwC Việt Nam, công tác lập bảng định hướng công việc hết sức được coi trọng và là công việc đầu tiên KTV phải thực hiện trước khi tiến hành các thủ tục khác. Mục đích chính của bảng định hướng, đúng như tên gọi của nó, là nhằm định hướng công việc cho KTV. Bảng này vừa phải khái quát hóa vừa phải chi tiết
hóa được các số liệu cần kiểm toán, là nơi KTV tóm tắt các bút toán điều chinh, số liệu sau điều chỉnh, so sánh với số liệu đã kiểm toán kỳ trước, phân tích sơ bộ xu hướng biến động, phát hiện những dấu hiệu bất thường nhằm đề ra thủ tục kiểm toán cần thiết. Có thể coi bảng này như một thủ tục phân tích xu hướng trong quy trình kiểm toán. Áp dụng vào chu trình bán hàng của công ty ABC, KTV lập bảng sau:
Bảng định hướng công việc chu trình bán hàng
Số hiệu tài khoản
Tên tài khoản Theo bảng kê chi tiết Điều chỉnh
Sau điều chỉnh Kỳ trước Biến động
31/12/2011 31/12/2011 31/12/2010 VNĐ % TB GL, ^^ PY, ^^ 51111 Inland sales -1.240.440.733.404 - - 1.240.440.733.404 - 938.788.618.530 - 301.652.114.874 32% 51112 Revenue -137.382.975 - - 137.382.975 - - 137.382.975 51122 Export sales -156.081.355.832 - - 156.081.355.832 - 145.016.720.787 - 11.064.635.045 8% 51132 Export sales - - - - 1.242.448 1.242.448 -100%
51151 Commercial Sale for Local -22.092.508.190 - - 22.092.508.190 - 5.906.094.238 - 16.186.413.952 274%51152 51152
Commercial Sale for
export -4.205.746.166 - - 4.205.746.166 - 235.347.936 - 3.970.398.230 1687%
51152b Sales deduction adjustment -45.927.096.401 - - 45.927.096.401 - 22.243.597.816 - 23.683.498.585 106%
Tổng giá trị hàng bán: - 1.468.884.822.968 - - 1.468.884.822.968 - 1.112.191.621.755 - 356.693.201.213 32% 51141 Sales of scrapt -19.100.153.982 - - 19.100.153.982 - 15.935.259.788 - 3.164.894.194 20% Tổng giá trị bán phế liệu: - 19.100.153.982 - - 19.100.153.982 - 15.935.259.788 - 3.164.894.194 20% Doanh thu gộp: - 1.487.984.976.950 - - 1.487.984.976.950 - 1.128.126.881.543 - 359.858.095.407 32% 5322 Sales deduction 45.927.096.401 - 45.927.096.401 22.243.597.816 23.683.498.585 106% Tổng các khoản giảm trừ: 45.927.096.401 - 45.927.096.401 22.243.597.816 23.683.498.585 106%
Doanh thu thuần: - 1.442.057.880.549 - - 1.442.057.880.549 - 1.105.883.283.727 - 336.174.596.822 30% Chú thích:
TB GL Đã đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh và sổ cái ^^ Đã kiểm tra tính chính xác số học
PY Đã dối chiếu với số liệu kiểm toán kỳ trước
2.2.1.2. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
a) Tìm hiểu và cập nhật chu trình bán hàng trong doanh nghiệp
Bằng phương pháp phỏng vấn, KTV nắm bắt được chu trình bán hàng tại công ty ABC và khái quát chu trình đó bằng sơ đồ sau:
Chu trình bán hàng tại công ty ABC
Khách hàng Phòng quản lý vật tư Phòng quản lý vật tư Phòng quản lý vật tư Phòng sản xuất Tổng Giám đốc Phòng sản xuất Phòng kế toán Khách hàng Phòng sản xuất Gửi đơn đặt hàng
Lập yêu cầu sản xuất và thời gian giao hàng cho đơn đặt hàng
Xác nhận đơn đặt hàng và yêu cầu sản xuất
Lập và ký duyệt bảng giá hàng bán gửi khách hàng
Sản xuất hoàn thành và lưu kho ít nhất 2 ngày trước ngày giao hàng
Lập biên bản bàn giao hàng hóa. Sau khi hãng vận chuyển hoặc khách hàng ký nhận mới giao hàng
Lập hóa đơn, trình Giám đốc ký và gửi cho khách hàng. Ghi nhận doanh thu vào sổ nhật ký và sổ cái
b) Cập nhật thông tin về hệ thống KSNB
Qua quá trình phỏng vấn và quan sát, KTV nhận thấy những hiểu biết ban đầu về hệ thống KSNB áp dụng vào chu trình bán hàng – thu tiền (được đề cập ở mục 2.1.1.6) là tương đối đầy đủ. Không có thay đổi nào về các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong năm tài chính 2011 so với năm tài chính trước đó. Vì vậy KTV quyết định sẽ kiểm tra dấu hiệu tồn tại và hoạt động có hiệu lực của các thủ tục kiểm soát sau đây:
1. Xử lý các đơn đặt hàng: các đơn đặt hàng phải được ký duyệt bởi ông Tanoue, trưởng phòng quản lý vật tư.
2. Định giá: giá trên hóa đơn phải phù hợp với bảng giá hàng bán của công ty. Bảng giá hàng bán phải được ký duyệt bởi Tổng Giám đốc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Chuyển giao hàng hóa: biên bản bàn giao hàng hóa phải có ký nhận của hãng vận chuyển hoặc khách hàng, và có số lượng trùng với hóa đơn và đơn đặt hàng.
4. Lập hóa đơn: hóa đơn có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
5. Phân tách trách nhiệm: đơn đặt hàng, biên bản bàn giao hàng hóa và hóa đơn được lập và ký duyệt bởi những người khác nhau.
Do không có ý định dựa vào các kiểm soát khác, KTV chỉ tìm hiểu bản chất mà không tiến hành kiểm tra tính hiệu lực của chúng.
c) Tiến hành các thử nghiệm kiểm soát và đưa ra kết luận về hệ thống KSNB
KTV tiến hành các thử nghiệm kiểm soát bằng phương pháp xác minh tài liệu. Theo quy định của PwC, với mỗi thủ tục kiểm soát cần xác minh, KTV ghi nhận thông tin và cập nhật kết quả xác minh vào Bảng hướng dẫn thử nghiệm kiểm soát. Bảng này đưa ra 1 số câu hỏi cơ bản về tổng thể, sai lệch, phương pháp chọn mẫu… Trả lời các câu hỏi này giúp KTV xác định được chính xác công việc cần làm. Đây cũng là nơi ghi nhận kết luận của KTV về tính hiệu lực của các thủ tục kiểm soát.
Đặc biệt, trong mỗi Bảng hướng dẫn đều yêu cầu tạo đường dẫn tới báo cáo chi tiết quá trình kiểm tra và kết quả các thử nghiệm thực hiện. Báo cáo này chính là nơi KTV liệt kê các bằng chứng kiểm toán thu thập được.
Bảng hướng dẫn thử nghiệm kiểm soắt số 1