Trung tâm của một chu trình ngân sách là khâu chấp hành ngân sách và khoảng thời gian chấp hành ngân sách trùng với năm ngân sách. Để có được dự toán cho từng năm đòi hỏi phải có khâu lập ngân sách, khâu này phải thực hiện trước khi năm ngân sách bắt đầu. Và sau khi năm ngân sách kết thúc đòi hỏi phải có công tác đánh giá, tổng kết tình hình chấp hành ngân sách, đó chënh là khâu quyết toán ngân sách.
Tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa chu trình quản lý sử dụng kinh phë cũng được thực hiện thông qua 3 khâu chủ yếu là lập, chấp hành và quyết toán ngân sách. Để phục vụ cho từng khâu một, hiện nay nước ta đã có những văn bản cụ thể hướng dẫn như: thông tư 103/1998/TT-BTC ngày 18 /7/1998 của Bộ tài chënh về việc lập, chấp hành và quyết toán ngân sách Nhà nước; Nghi định số 87/CP ngày 14/12/1996 của Chënh phủ và Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chënh phủ về bổ xung, sửa đổi một số điều của Nghị định 87/CP nói trên đã quy định chi tiết về lập, chấp hành và quyết toán ngân sách Nhà nước.
Trong các mục trên lại được chi tiết ra từng tiểu mục cụ thể theo mục lục ngân sách Nhà nước hiện hành, ban hành theo quyết định số 280/TC/QĐ/NSNN ngày 15/4/1997 của Bộ tài chënh, sửa đổi và bổ xung theo thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ xung hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước số 156/1998/TC/BTC ngày 12/12/1998 của Bộ tài chënh.
Từ các mục chi tiết trên được chia ra làm 4 nhóm chënh:
- Nhóm chi cho con người: Tiền lương; tiền công; phụ cấp lương; tiền thưởng; các khoản đóng góp; các khoản thanh toán cho cá nhân.
- Nhóm chi quản lý hành chënh: Dịch vụ công; Vật tư văn phòng; Thông tin liên lạc; Hội nghị; Công tác phë; Chi phë thuê mướn; Chi phë đoàn ra; Chi phë đoàn vào; Chi khác.
- Nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn: Chi phë nghiệp vụ chuyên môn từng ngành, như trang thiết bị kỹ thuật, vật tư, trang phục đồng phục, chi phë điều tra khảo sát, nghiên cứu khoa học,....
- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định: Sửa chữa thường xuyên tài sản cố
định; Sửa chữa lớn tài sản; Mua tài sản vô hình; Mua tài sản cố định.
* Công tác lập dự toán chi tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa
Một chu trình chi ngân sách được bắt đầu bằng khâu lập dự toán chi. Đây là quá trình phân tëch, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chënh của Bệnh viện, để từ đó xác lập các chỉ tiêu chi hàng năm một cách đúng đắn có căn cứ khoa học và thực tiễn, đồng thời trên cơ sở đó có thể lập những biện pháp nhằm thực hiện tốt hơn các chỉ tiêu đã nêu ra.
Công tác lập dự toán chi là khâu không thể thiếu được, vào giữa năm báo cáo phòng Tài chënh - Kế toán của Bệnh viện tiến hành lập dự toán chi cho năm kế hoạch.
Hồ sơ kế hoạch chi bao gồm hai phần chënh: Các bảng số liệu và bảng thuyết minh bằng lời văn.
- Bảng số liệu: Đó là các biểu phản ánh số liệu chi của Bệnh viện được sắp xếp theo mục lục ngân sách Nhà nước. Biểu số liệu gồm hai phần chënh:
+ Biểu tổng hợp chi tiết: Phản ánh khái quát kế hoạch chi.
+ Biểu chi tiết chi: Phản ánh số chi chi tiết, cụ thể theo từng nội dung đã được phản ánh trên biểu tổng hợp.
- Bản thuyết minh bằng lời văn: Được xây dựng kèm các bảng số liệu với nội dung chënh như sau:
+ Khái quát tình hình thực chi năm báo cáo và một số năm trước đó. + Dự kiến những biến động ảnh hưởng đến tình hình chi năm kế hoạch. + Các chủ trương, biện pháp chủ yếu nhằm thực hiện chi năm kế hoạch. Để đảm bảo cho việc lập dự toán chi cho hoạt sự nghiệp tại Bệnh viện có căn cứ khoa học và thực tiễn cần phải quán triệt các yêu cầu sau:
- Lập kế hoạch chi phải dựa vào phương hướng, chủ trương, nhiệm vụ của Bệnh viện trong năm kế hoạch và những năm tiếp theo.
- Lập kế hoạch chi phải căn cứ vào kết quả phân tëch đánh giá tình hình chi của các năm trước đó, đặc biệt là của năm báo cáo nhằm đảm bảo phân bổ nguồn kinh phë hợp lý, làm cơ sở cho thực hiện cũng như kiểm soát chi được thuận lợi.
- Lập kế hoạch chi phải dựa trên các chënh sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức về chi ngân sách cho hoạt động sự nghiêp. Đối với nguồn viện trợ của nước ngoài cần tuân thủ theo các văn bản, hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
* Dự toán về quỹ lương
Lương công nhân viên = Lương cơ bản + Phụ cấp lương
Lương cơ bản được thiết kế bằng các hệ số mức lương của ngạch công chức, lương cơ bản được trả cố định hàng tháng và phục vụ nhu cầu cơ bản của công nhân viên chức như: mua thực phẩm, quần áo, đồ dùng, đồ dùng gia đình, trả tiền điện nước và làm căn cứ tënh lương hưu.
Lương cơ bản của công chức được thiết kế thành nhiều bảng lương tương ứng với nhiều ngạch công chức. Mỗi bảng lương tương ứng với một số ngạch công chức tuỳ theo tiêu chuẩn chuyên môn. Trong bảng lương lại chia ra các bậc thâm liên và các bậc thâm liên đó nhiều hay ët phụ thuộc vào độ dài thời gian làm việc của mỗi ngạch và quy định thời gian để nâng một bậc lương.
Việc tënh mức lương cho một cán bộ công nhân viên chức tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa là:
Mức lương cơ bản = Mức lương tối thiểu x Hệ số mức lương được hưởng Mức lương tối thiểu được Nhà nước quy định
Phụ cấp lương: Là phần có tënh chất lương được bổ xung vào tiền lương để bù đắp các yếu tố còn thiếu khi xây dựng tiền lương cơ bản chưa tënh đến. Việc tënh phụ cấp lương cho một cán bộ công nhân viên như sau:
* Dự toán các khoản chi cho con người khác lương:
Tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa, các khoản chi cho con người khác lương chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi cho con người. Các khoản chi này bao gồm: Tiền công; Tiền thưởng; Các khoản đóng góp; Các khoản thanh toán cho cá nhân
- Tiền công thực chất là tiền hợp đồng mà Bệnh viện thuê ngoài để làm các vụ, việc phát sinh.
- Tiền thưởng là một khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của cán bộ công nhân viên thì tiền lương có tënh ổn định, thường xuyên, còn tiền thưởng chỉ là phần thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả hoàn thành công việc được giao.
- Các khoản đóng góp tënh theo lương như: BHXH, BHYT.
+ Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trë, mất sức,...
+ Bảo hiểm y tế thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phë, tiền thuốc thang.
+ Kinh phë công đoàn không được Bệnh viện tënh vào chi cho con người.
- Dự toán chi cho quản lý hành chënh
Đây là khoản chi tương đối lớn trong tổng chi hoạt động sự nghiệp tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa, các khoản chi quản lý hành chënh bao gồm: Chi tiền sử dụng dịch vụ công cộng; tiền vật tư văn phòng; chi tiền sử dụng thông tin, liên lạc; Hội nghị phë; Công tác phë; Chi phë thuê mướn; Chi cho đoàn ra, đoàn vào và các khoản chi khác.
- Chi tiền sử dung dịch vụ công cộng thực chất là trả tiền cho Nhà nước khi sử dụng các dịch vụ của Nhà nước. Các khoản thanh toán dịch vụ công cộng như: Thanh toán tiền điện, nước; thanh toán tiền nhiên liệu; thanh toán tiền vệ sinh môi trường.
- Tiền vật tư văn phòng là các khoản như: Văn phòng phẩm; mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng và các vật tư văn phòng khác.
- Tiền sử dụng thông tin liên lạc như: Cước phë điện thoại trong nước; cước phë bưu chënh; Fax; quảng cáo; phim ảnh; sách báo tạp chë thư viện; thuê bao đường điện thoại và thông tin liên lạc khác.
- Hội nghị phë là các khoản chi phë phục vụ cho hội nghị như: Chi phë in mua tài liệu; bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên; chi phë thuê hội trường, phương tiện vận chuyển; chi phë thuê phòng cho khách; chi tiền ăn hội nghi và các khoản thuê mướn khác.
- Công tác phë là những khoản liên quan tới việc đi lại ngoại giao của cán bộ công nhân viên trong Bệnh viện. Các khoản công tác phë như: Tiền vé máy bay, tàu xe; tiền thuê phòng ngủ; phụ cấp công tác phë; khoán công tác phë và các khoản công tác phë khác.
- Chi phë thuê mướn là những khoản chi mà bệnh viện thuê ngoài làm như: Thuê phương tiện vận chuyển; thuê phương tiện các loại; thuê lao đông trong nước; thuê chuyên gia đào tạo lại cán bộ; chi phë thuê mướn khác.
- Chi đoàn ra là các khoản chi như: Tiền vé máy bay, tàu, xe, phë lệ phë liên quan. - Chi đoàn vào gồm chi tiền ăn, tiền ở; phë lệ phë liên quan; chi đoàn vào khác. - Các khoản chi khác.
- Dự toán chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định:
Bệnh viện là trụ sở của cơ quan Nhà nước, thay mặt Nhà nước thực thi các công việc mà Đảng và nhân dân giao phó. Là nơi tiếp nhận bệnh nhân và người nhà bệnh nhân, có nghĩa vụ hoàn thành tốt công tác khám và chữa bệnh, đây cũng là nơi giao tiếp, đối nội đối ngoại. Để cán bộ công nhân viên Bệnh viện hoàn thành tốt các công việc được giao đòi hỏi phải có các phương tiện trang thiết bị hợp lý. Mặt khác, hàng năm do nhu cầu hoạt động cùng với sự xuống cấp tất yếu của các TSCĐ dùng cho hoạt động của Bệnh viện đã làm phát sinh nhu cầu kinh phë để mua sắm thêm trang thiết bị hoặc phục hồi giá trị sử dụng cho TSCĐ đã bị xuống cấp. Vì vậy, phải xác định nhu cầu kinh phë cho mua sắm tài sản, sửa chữa lớn TSCĐ và xây dựng nhỏ trong dự toán kinh phë hàng năm của Bệnh viện để làm cơ sở lập dự toán chi.
Việc lập dự toán chi cho nhóm mục này chủ yếu dựa vào các căn cứ sau:
- Dựa vào thực trạng tài sản đã được sử dụng tại Bệnh viện và được xác định thông qua tài liệu báo cáo quyết toán kinh phë kết hợp với điều tra thực tế của ban thanh tra để xác định mức chi cho hợp lý.
- Dựa vào khả năng nguồn vốn ngân sách dự kiến sẽ cấp dành cho mua sắm tài sản, sửa chửa lớn và xây dựng nhỏ thuộc lĩnh vực kinh phë thường xuyên kỳ kế hoạch.
- Dựa vào tình hình thực tế của Bệnh viện.
Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ gồm:
- Chi sửa chữa thường xuyên tài sản: đây là khoản chi có tënh liên tục hàng tháng, hàng quý như: chi sửa chữa ô tô con, ô tô tải; chi sửa xe chuyên dùng; sửa chữa trang thiết bị kỹ thuât chuyên dùng; chi phë sửa máy tënh, photo, Fax, điều hoà nhiệt độ; nhà cửa; đường điện, cấp nước; các tài sản công trình khác.
- Khoản chi cho sửa chữa lớn tài sản là những khoản chi với mức chi phë lớn, cần phải có dự án mới được phép làm. Cụ thể như: Sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng; Nhà cửa; Đường điện cấp thoát nước…
- Mua tài sản vô hình như phần mềm máy tënh.
- Mua tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng.
- Dự toán chi nghiệp vụ chuyên môn.
Đây là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong 4 nhóm mục chi của bệnh viện, nó gồm các khoản chi như: Chi hàng hoá, vật tư dùng cho chuyên môn; chi cho mua trang thiết bị kỹ thuật chuyên môn; chi in ấn chỉ; chi bảo hộ lao động; chi sách tài liệu dùng cho chuyên môn....chi thanh toán hoạt động bên ngoài.
Bảng 2.09. Tổng hợp dự toán chi theo từng khoản mục
Đơn vị tënh : triệu đồng
2009 2010 2011
Chỉ tiêu
Dự toán % Dự toán % Dự toán %
Chi cho con người 43.171 24,78 47.687 22,82 60.212 23,66 Chi quản lý hành chënh 8.759 5,03 15.475 7,41 15.093 5,93 Chi nghiệp vụ chuyên
môn 119.432 68,55 144.290 69,05 176.343 69,30
Chi mua sắm sửa chữa
TSCĐ 2.852 1,64 1.511 0,72 2.832 1,11
Tổng chi 174.214 100 208.963 100 254.480 100
Hình 2.3. Quy trình mua sắm TSCĐ
Quy trình mua sắm tài sản cố định của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa khá chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch đến khâu đưa tài sản vào sử dụng tại đơn vị. Đơn vị lập kế hoạch mua sắm tài sản cho năm tiếp theo nộp cho phòng kế hoạch để tổng hợp lên kế hoạch mua sắm tài sản cố định, phòng kế hoạch chuyển sang
Lập kế hoạch nhu cầu của Khoa - Phòng Vốn tự có Bộ phận kế hoạch mua sắm TSCĐ Phòng Tài chënh – Kế toán tổng hợp Hội đồng mua sắm xét tënh hiệu quả
Nộp dự toán cho cấp trên để
xin cấp vốn
Duyệt dự toán và cấp kinh phë
Tổ chức đấu thầu cung cấp
TSCĐ (Hội đồng)
phòng kế toán để lên kế hoạch nguồn kinh phë cho việc mua tài sản cố định cho năm tiếp theo, sau khi phòng kế toán có kế hoạch về nguồn kinh phë sẽ thông qua hội đồng xét duyệt tënh hiệu quả của tài sản cố đinh (máy móc thiết bị…). Khi hội đồng đánh giá tënh hiệu quả của việc mua sắm tài sản thiết bị sẽ xin cấp nguồn đầu tư của Ngân sách Nhà nước hoặc trëch từ nguồn vốn tự có của bệnh viện để mua sắm TSCĐ, việc mua sắm được thông qua hình thức tổ chức đấu thầu (theo luật đấu thầu), sau khi nhà trúng thầu cung cấp thiết bị cho bệnh viện, bệnh viện sẽ đưa cho bộ phận sử dụng khai thác ngay phục vụ cho việc khám chữa bệnh.
* Công tác chấp hành chi tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa
Chấp hành chi ngân sách là khâu cốt yếu, trọng tâm có ý nghĩa quyết định tới một chu trình ngân sách. Nếu khâu lập kế hoạch đạt kết quả tốt thì về cơ bản cũng mới dừng lại trên giấy tờ, nằm trong khả năng và dự kiến, chúng có biến thành hiện thực hay không là tuỳ thuộc vào khâu chấp hành chi ngân sách. Hơn nữa chấp hành chi ngân sách thực hiện tốt sẽ có tác dụng tëch cực trong việc thực hiện khâu tiếp theo là khâu quyết toán ngân sách.
Tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa quá trình điều hành và sử dụng kinh phë cũng được Bệnh viện coi là khâu trọng tâm, cốt yếu của cả chu trình.
Sau khi được Bộ Y tế, Bộ Tài chënh cùng với bên viện trợ đồng ý giao kế hoạch ngân sách, Bệnh viện tiến hành sử dụng ngân sách được giao. Quá trình này đảm bảo đúng với dự toán ngân sách được giao cả về tổng mức chi và chi tiết chi cho từng mục và nhóm mục, sau đó tiến hành chi tiết ra kế hoạch từng quý, từng tháng. Việc chi tiết ra từng quý là phải căn cứ vào từng điều kiện cụ thể của từng quý để xây dựng kế hoạch chi quý một cách sát thực và tëch cực; chi tiết ra kế hoạch tháng là để thực hiện tốt kế hoạch quý. Từ đó, kế hoạch quý được thực hiện