5. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực của công ty
Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi đối với hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, chiến lược kinh
doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển chọn. Cũng như với bất
kỳ công ty nào công ty công ty TNHH Tiến Hợi đặc biệt chú trọng đến công tác này.
Để đảm bảo cho việc tuyển chọn có cơ sở khoa học và thực tiễn qua đó lựa chọn được những người có đủ phẩm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc công
ty TNHH Tiến Hợi thực hiện quy trình tuyển chọn nhân sự theo 5 bước:
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực của công ty
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ
Về nội dung thì đây là bước mà công ty tuyển dụng cử ra một bộ phận tiếp
nhận hồ sơ và đánh giá ban đầu đối với người tuyển dụng, qua đó loại bỏ các ứng
Tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ
Sàng lọc qua đơn xin việc
Tổ chức phỏng vấn toàn diện
Thử thách người đến xin việc
viên không đáp ứng yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Việc loại bỏ ứng viên ở bước này
thường do các lý do chính như: họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như không có các kỹ năng như đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho
thấy quá yếu về chuyên môn nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu,
hình thức không đủ tiêu chuẩn hoặc cách ứng xử không phù hợp với nghề nghiệp
tuyển dụng...
Đây thường là bước mà rất nhiều ứng viên coi thường và gặp rắc rối, họ thường không để ý đến cách ăn mặc, cử chỉ của bản thân khi đi nộp hồ sơ xin việc... nhưng chính những điều tưởng như đơn giản ấy là điều mà các nhà tuyển dụng
quan tâm trong vòng tuyển đầu tiên này, dẫn đến gây hiểu nhầm và tạo ấn tượng
không tốt cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nên ứng viên đó sẽ bị loại ngay từ vòng đầu.
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Đây là bước mà công ty kiểm tra chi tiết về từng loại giấy tờ và thông tin trong hồ sơ để loại bỏ những ứng cử viên không đáp ứng được yêu cầu. Sau khi tiến hành
bước tiếp đón ban đầu và sàng lọc sơ bộ bộ phận Tổ chức lao động bắt đầu tiếp
nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ.
- Đơn xin việc.
- Giấy khám sức khoẻ (có giá trị trong 6 tháng gần nhất).
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó.
- 04 tấm hình 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Tổ chức lao động có thể hiểu một cách khái quát
nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối
phù hợp với yêu cầu của công việc.
Phòng Tổ chức lao động tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông
báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để
Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Tổ chức lao động tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được
lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, phòng tổ chức lao động tiến hành
đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định
và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, họ sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm
quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có
thể bao gồm: thành tích, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đó tiêu chí về
kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại
ngay.
Bảng 2.8: Mẫu phiếu cho điểm Hồ sơ
Phiếu cho điểm hồ sơ ứng viên
Các tiêu chí Họ và tên ứng viên Thành tích Trình độ Bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực Tổng điểm Nguyễn Thế Quyền 4 4 2 5 15 Cao Ngọc Tuấn 4 4 5 3 16
Lê Văn Tuấn 4 4 4 5 17
Hoàng Đình Tùng 3 4 4 4 15
… … … …
( Chú thích:Các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5 dựa theo nội dung hồ sơ. Tổng điểm là tổng điểm của các tiêu chí đã đánh giá)
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động)
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy
nên công ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất. Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Tổ chức lao động sẽ tiến hành lập
danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này
quá dài và như vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ
các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về ngành nghề đào tạo,
thiếu kinh nghiệm…
Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được
tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Tổ chức lao động cũng tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đã lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Tổ chức lao động sẽ lập phiếu ứng viên tham gia phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình
Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các
ứng viên biết.
Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu sót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng
lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.
Bước 3: Tổ chức phỏng vấn toàn diện
Bộ phận tuyển dụng của phòng Tổ chức lao động chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày
để nghiên cứu.
Nếu tuyển công nhân, nhân viên thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm:
trưởng phòng Tổ chức lao động, bộ phận tuyển dụng, trưởng bộ phận có nhu cầu
tuyển dụng.
Nếu tuyển các chức danh quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Giám Đốc, trưởng phòng Tổ chức lao động, trưởng các bộ phận,
chuyên viên cao cấp hoặc người được Giám Đốc đề cử tham gia phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, Tổng Giám Đốc là người quyết định cuối cùng. Kết quả phỏng vấn được ghi trong bản dữ liệu
Bước 4: Thử thách người đến xin việc
Trước khi nhận chính thức thì cần giao việc cho họ để họ làm thử và đánh giá khả năng của họ trên thực tế. Phòng Tổ chức lao động có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người
trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 1 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận hoặc người quản lý
trực tiếp nhân viên mới sẽ xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi
về phòng Tổ chức lao động theo mẫu BMNS-02, phụ lục 2.
Bước 5: Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng):
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng
đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết
định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào hồ sơ xin việc, kết quả đánh giá của phỏng vấn và kết quả công việc thực tế trong
thời gian thử việc. Khi có quyết định tuyển dụng thì đại diện Công ty và người lao
động tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở
pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật lao động mà nhà nước ban hành.