Vạch kế hoạch và đưa ra các biện pháp hữu hiệu nhất để khắc phục lỗi bạn đã gây ra. Hãy cho thấy bạn ước tính được thiệt hại mà công ty có thể gánh chịu đồng thời giải thích những việc cần phải làm để khắc phục hậu quả. Phác thảo các bước để tiến hành chúng hiệu quả nhất. Hãy đảm bảo bạn là người phụ trách việc này hoặc ít nhất cũng là nhân tố chính quan trọng khi thực hiện giải quyết chúng. Đừng sử dụng các cụm từ có tính lưỡng lự không dứt khoát như “nếu chúng ta ...” hay “nó có thể...” thay vào đó là “tôi sẽ ..”, “kết quả sẽ là...”. Đồng thời dự đoán được hướng đi tích cực của vấn đề trong tương lai gần để có thể giúp bạn ngăn chặn được hậu quả.
- Nhận trách nhiệm để “đẩy lùi” hậu quả
Trong khi bạn có thể trở thành tâm điểm khiến đồng nghiệp nhớ tới như một người biết cứu nguy vấn đề kịp thời và xuất sắc, họ cũng không thể quên một cách nhanh
phục được danh dự, cho thấy sự thành thật trong con người bạn, chứng minh bản thân không phải là kẻ nhút nhát, bạn có thể giải quyết được vấn đề và sẵn lòng đứng ra nhận trách nhiệm để sửa chữa lỗi lầm đã gây ra, thậm chí là sẵn sàng để chấp nhận hậu quả - đó mới là điểu quan trọng.
Gặp đối tác nóng nảy
Tình huống bạn và đối tác đang bàn luận công việc quan trọng và vì một bất đồng nào đó, đối tác nóng giận lớn tiếng quát bạn và có thể sẽ không hợp tác với bạn nữa. Bạn sẽ ứng xử ra sao?
Nếu bạn nỗi giận vì bị quát lớn hoặc có hành động phản đối kịch liệt.Vậy bạn đã tự hủy công việc của mình.
Nếu bạn im lặng hay tỏ ra lung túng đối tác sẽ xem thường và lấn lướt bạn vì đối tác cho hành động của mình là đúng và bạn sẽ bị từ chối hợp tác.
Bạn phải thật bình tĩnh nhúng nhường đối tác, mời họ trở lại công việc để tìm ra điểm bất đồng và giải quyết nó.
Giải thích rõ ràng một lần nữa quan điểm của bạn kèm theo câu hỏi đối tác không đồng ý vấn đề nào.
Biết đựợc điểm bất đồng, bạn hãy xem xét lại dù bạn sai hay đúng cũng hãy hỏi ý kiến đối tác về vấn đề đó.
Nếu đồng ý ý kiến đó bạn hãy sửa chữa nhận khuyết điểm, hãy khen ngợi ý kiến của đối tác một cách chân thành.
Nếu ý kiến đó không hợp lý, bạn hãy tranh luận. Nhưng nhẹ nhàng, đừng chất vấn họ, hãy khéo léo đưa ra nhưng điểm sai của ý kiến đó nhưng đừng nói đối tác sai. Nêu những ưu điểm của vấn đề bạn nêu ra, nếu đối tác đồng ý thì bạn đã thành công.
Nếu đối tác không đồng ý, bạn hãy xem xét tính quan trọng của vấn đề, nếu ý kiến đối tác quá bất hợp lý mà lại có tầm quan trọng với công việc, bạn hãy chủ động từ chối hợp tác, hoặc không quan trọng bạn có thể cho qua và tìm cách khắc phục sau.
Không uống được rượu nhưng bị xếp mời
Tình huống bạn là nhân viên mới, được tham dự tiệc của công ty và được sếp mời rượu, nhưng bạn lại không biết uống rượu. Bạn khó lòng từ chối vì không khéo bạn sẽ làm mất lòng sếp.
Nếu nhận lời mời uống bạn sẽ không kiểm soát được mình vì bạn là người không biết uống rượu, nếu uống bạn sẽ say và có thể có hành động kém lịch sự trước mọi người.
Trong tình huống này tốt nhất hãy đưa ra vài lý do dễ hiểu nhưng với giọng điệu vui vẻ nhẹ nhàng. Đừng tỏ vẻ nghiêm trọng vì điều đó làm cho sếp mất vui.
Hãy dùng vài lý do để từ chối, nhưng ít lý do thôi
Hãy nêu vài lý do đơn giản như: Hôm sau bạn phải tập trung cho công việc ở công ty. Nhà ở xa, bạn còn phải lái xe về lúc trời tối chẳng hạn...
Nhưng chỉ mất công nếu nói bạn nói mình không biết uống rượu,vì sếp sẽ không tin đâu mà vẫn ép bạn uống.
Bạn cũng đừng viện lý do sức khỏe sẽ không tốt cho bạn vì bạn vừa mới được tuyển vào làm .
Tin rằng với vài nguyên nhân đó sếp sẽ không ép bạn cạn ly đâu, nhưng bạn hãy tự nguyện nâng ly và nhấp môi một ít rượu.
Bạn hãy cười tươi lên và nói chuyện với mọi người, để mọi người biết bạn vẫn hưởng ứng bữa tiệc, vậy là bạn không mất lòng sếp mà cũng không phải uống rượu.
Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận:
Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều hết sức bình thường và không thể tránh được. không có tranh luận, điều phải trái sẽ không được phân định. Không thể coi tranh luận là một thói xấu mà hạn chế nó. Song tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần chú ý học hỏi.
Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn với ta rồi tiếp tục quấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý.
Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động.
Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết:
Một là:Khi tranh luận nên có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia.
Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất định, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hai là: Giọng nói phải mềm mỏng, thật lòng.
Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật là có ích.
Trong tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có thái độ đúng mực và chân thực nhất.
Ba là: Tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những điều cần giải quyết.
Bốn là: Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được.
Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất.
Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình.
Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó.
Quy luật phổ biến của truyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.
Có bạn trai tâm sự: Đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp một người con gái mà tôi thầm mơ ước, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấy nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào?
Có lẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng thú. Chẳng hạn có thể từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới được mọi người yêu thích, hay một bộ phim mới, một cuốn sách mới, một mốt quần áo mới... những cái đối phương biết rõ và có phản ứng tích cực. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó về học tập, việc làm... Bắt đầu từ những câu chuyện không quan trọng lắm để làm mất đi sự căng thẳng và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể hiểu thêm về người bạn mà ta muốn gần gũi (những sở thích, thói quen, cá tính...).
Một sơ đồ giao tiếp sau đây:
a. Trước khi giao tiếp:
- Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh: Sở thích,thói quen, cá tính.
- Suy nghĩ chọn thời gian, không gian cho cuộc gặp- “Lựa chọn phương án” + Có hay không có người giới thiệu.
-:
+ Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị. + Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm mến.
+ Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã. + Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh.
b. Trong khi giao tiếp: Nên:
- Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa. - Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân.
- Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đối phương. - Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.
- Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện. - Tự tin.
Không nên:
- Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.
- Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò.
- Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp. - Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó. - Rụt rè, lảng tránh, ấp úng.
Tình huống của một nhân viên tập sự:
Sáng hôm đó, sau khi xác nhận là biết sử dụng máy photo (nhưng thực sự bạn không thạo lắm), bạn được trưởng phòng giao chuẩn bị cho buổi họp quan trọng, gồm photo tài liệu và pha café. Khi bạn đang loay hoay bên máy photo thì 1 người đứng tuổi đi qua, bạn nhờ ông ta chỉ hộ cách sử dụng . Thời gian còn rất ít, lại thấy ông ta dễ tính, bạn nhờ luôn ông ta photo nốt tài liệu để bạn chạy đi pha café. Khi bạn mang khay cafe quay trở lại để mang lên phòng họp thì bạn thấy trưởng phòng đang nói chuyện với ông ta với 1 thái độ rất lễ phép. Thì ra đó là Chủ tịch hội đồng quản trị và ông ta đang mắng trưởng phòng bạn tuyển người không biết làm việc. Trưởng phòng bạn đang rất căng thẳng. Bạn sẽ làm gì?
Trước hết xin lỗi trưởng phòng và nêu lý do là tuy biết sử dụng máy photo nhưng chưa quen cách sử dụng máy photo của công ty. Sau đó thành thật xin lỗi do vô tình nhờ ông Chủ tịch HĐQT photo dùm tài liệu mình. Cuối cùng, xin nhận khuyết điểm và hứa sẽ không lập lại lỗi lầm này 1 lần nữa.
TÀI LIỆU THAM KHẢO (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.Luật giáo dục của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam số 38/2005/QH11 38/2005/QH11
2. TS Thái Trí Dũng, Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, NXB Thống Kê, 1998 Thống Kê, 1998
3. Nguyệt Hạ, Nghệ thuật nhận biết tâm lý qua nét mặt, NXB Thanh Hóa, 20064. Nguyeãn Ngoïc Laâm, Khoa hoïc giao tieáp, Ban XB ÑHMBC TPHCM, 1998 4. Nguyeãn Ngoïc Laâm, Khoa hoïc giao tieáp, Ban XB ÑHMBC TPHCM, 1998 5. Phan Thanh Lâm, Gíao trình Kỹ thuật thương lượng, XB Đại học Hoa Sen, 2008
6. Phan Thanh Lâm, GT.Tâm lý giao tiếp trong kinh doanh, ĐH Hoa Sen, 20087. Nguyeãn Thò Oanh, Taâm lyù truyeàn thoâng vaø giao tieáp,ÑHMBC TPHCM, 1995 7. Nguyeãn Thò Oanh, Taâm lyù truyeàn thoâng vaø giao tieáp,ÑHMBC TPHCM, 1995 8 . Nguyễn Lư, Chuyện nhỏ, gợi ý lớn, NXB Lao động xã hội, 2008
9. André Maurois ,Hoàng Thu Đông dịch. Một nghệ thuật sống, NXB Thanh Hóa, 10. Allan Pease, Trần Duy Châu dịch, Thuật xét người qua điệu bộ, NXB Trẻ,2006 10. Allan Pease, Trần Duy Châu dịch, Thuật xét người qua điệu bộ, NXB Trẻ,2006 11. Trúc Viên biên soạn, Tìm hiểu nhân tướng học, NXB Văn hóa thông tin, 2000 12. Tập bài giảng Kỹ năng giao tiếp, Ban XB Đại học Công nghệ Sài Gòn 2008