Trong nội dung phân tích ở chương 2 ta đã nhận thấy hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Lilama 10 khá tốt thể hiện qua chỉ tiêu vòng quay TSNH và vòng quay hàng tồn kho tăng dần qua 3 năm. Tuy nhiên tỷ suất sinh lời của TSNH tăng trong năm 2010 nhưng lại giảm trong năm 2011 cho thấy mức độ gia tăng lợi nhuận không tương xứng với mức độ tăng của TSNH. Trong cơ cấu TSNH, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn và không ngừng gia tăng qua 3 năm là vấn đề công ty cần có biện pháp xử lý kịp thời. Thêm vào đó, các hệ số về khả năng thanh toán nợ ngắn hạn tuy đã có sự tiến triển trong năm 2011 nhưng vẫn còn ở mức thấp. Yêu cầu đặt ra cho công ty là làm thế nào để sử dụng TSNH có hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo khả năng thanh toán nợ ngắn hạn nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. Để làm được điều này, công ty cần tập trung vào quản lý khoản phải thu và quản lý tiền mặt.
3.2.1.1.Xây dựng chính sách bán chịu và quản lý khoản phải thu
Phân tích ở Chương 2 cho ta thấy các khoản phải thu của công ty tăng đột biến, đặc biệt là khoản phải thu của khách hàng. Nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là do doanh thu trong kỳ tăng lên, trong năm công ty đã suất sắc hoàn thành nhiều công trình lớn. Tuy nhiên công ty đã lạm dụng chính sách bán chịu khi để tốc độ tăng của các khoản phải thu khách hàng (trên 80% trong 3 năm, có xu hướng tăng) lớn hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu (dưới 25% trong 3 năm, có xu hướng giảm). Tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính của công ty. Công ty cần kết hợp chặt chẽ giữa việc xây dựng chính sách bán chịu hiệu quả với việc tăng cường quản lý khoản phải thu
Trong quá trình hoạt động để góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh, tăng doanh thu và lợi nhuận nhiều khi công ty phải bán chịu hàng hóa. Một chính sách
92
bán chịu hợp lý nói chung sẽ dẫn đến gia tăng doanh thu lớn hơn gia tăng chi phí và tổn thất, do đó tạo ra lợi nhuận cho công ty. Thế nhưng mặt trái của bán chịu là tạo ra khoản phải thu rất lớn, do dó đòi hỏi phải quản lý khoản phải thu sao cho có hiệu quả.
* Xây dựng chính sách bán chịu hiệu quả, linh hoạt
Trong quá trình hoạt động để góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh, tăng doanh thu và lợi nhuận nhiều khi công ty phải bán chịu hàng hóa, nhất là với đặc thù ngành chế tạo, lắp đặt các sản phẩm đơn chiếc, thời gian thi công, sản xuất kéo dài. Và trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế toàn cầu, thiếu vốn trầm trọng như hiện nay, thì bán chịu đồng thời cũng là một công cụ khuyến mại của người bán giúp thu hút thêm khách hàng từ đó tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng doanh thu cho công ty, giảm chi phí tồn kho của hàng hóa, tài sản được sử dụng hiệu quả hơn… Tuy nhiên, áp dụng phương thức bán chịu cũng đem lại cho doanh nghiệp nhiều bất lợi như: doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn dẫn tới giảm hiệu quả kinh doanh, thêm vào đó là phát sinh các chi phí theo dõi công nợ, chi phí đòi nợ, gia tăng nợ xấu. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là công ty cần nghiên cứu xây dựng một chính sách bán chịu hợp lý, linh hoạt vừa hấp dẫn các bạn hàng, vừa có thể cạnh tranh với các đơn vị khác mà không bị lãng phí vốn. Chính sách bán chịu có thể là chính sách mở rộng hoặc thắt chặt tiêu chuẩn bán chịu tùy theo quan hệ giữa gia tăng lợi nhuận và chi phí. Ngoài ra, chính sách bán chịu còn bao gồm cả điều khoản bán chịu, trong đó người ta thường chú ý nhất là thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu.
Quyết định tiêu chuẩn bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín, tín dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu đề cập đến các nội dung như tình hình tài chính, năng lực trả nợ, tinh thần trách nhiệm trả nợ của khách hàng, khả năng phát triển và xu thế phát triển của ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
93
Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do tăng doanh thu từ các hợp đồng bán chịu lớn hơn chi phí phát sinh do bán chịu. Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể, các nhà quản trị công ty có thể thay đổi tiêu chuẩn bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, tăng nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng và bao giờ cũng có chi phí đi kèm, nên các nhà quản trị công ty cần cân nhắc kỹ sự đánh đổi này.
Quyết định điều khoản bán chịu
Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như vừa xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản bán chịu bao gồm hai vấn đề là thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi điều khoản chiết khấu.
- Thay đổi thời hạn bán chịu
Thời hạn bán chịu là khoảng thời gian cho phép khách hàng nợ một khoản thanh toán nào đó. Cùng với tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hồi nợ. Việc kéo dài hay thu hẹp thời hạn bán chịu, hoặc chia nhỏ thành nhiều thời hạn khác nhau cần áp dụng linh hoạt tại từng thời điểm giao dịch, căn cứ vào từng khách hàng sẽ đem lại hiệu quả khác biệt.
- Thay đổi điều khoản chiết khấu
Nhằm kích thích khách hàng trả tiền sớm, các nhà quản trị công ty có thể thay đổi điều khoản chiết khấu cho phù hợp với từng khách hàng thông qua việc thay đổi về thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Tại những thời điểm tình hình tài chính của khách hàng khó khăn thì công ty có thể cân nhắc mở rộng thời hạn chiết khấu, tăng tỷ lệ chiết khấu. Việc thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ kích thích người mua trả tiền sớm hơn để lấy chiết khấu, do đó giảm được kỳ thu tiền bình quân, làm giảm chi phí đầu tư khoản phải thu. Tuy nhiên, tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó giảm lợi nhuận. Nếu chi phí tiết kiệm được do giảm chi phí đầu tư
94
khoản phải thu lớn hơn phần lợi nhuận giảm đi do tăng tỷ lệ chiết khấu thì công ty nên áp dụng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu.
Như vậy, trong quá trình họat động sản xuất kinh doanh, bán chịu là việc không thể tránh khỏi. Xây dựng chính sách bán chịu thông qua việc cụ thể hóa tiêu chuẩn bán chịu và điều khoản bán chịu là rất cần thiết. Để chính sách bán chịu phát huy hiệu quả là công cụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cần có những điều chỉnh chính sách bán chịu sao cho phù hợp và phối hợp nhịp nhàng với hoạt động kinh doanh. Khi xây dựng chính sách bán chịu, nhà quản trị công ty cần nắm rõ tình trạng tài chính của công ty tại thời điểm giao dịch với khách hàng để quyết định việc bán chịu. Trong trường hợp công ty có số nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi như trong năm 2010 thì cần thắt chặt việc bán chịu cho khách hàng ví dụ như nâng cao tiêu chuẩn bán chịu, thu hẹp thời gian bán chịu hoặc giảm tỷ lệ chiết khấu. Thêm vào đó công ty cần nghiên cứu tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh trong ngành để điều chỉnh chính sách cho phù hợp.
* Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Như đã phân tích ở trên, các chính sách bán chịu có tác dụng tích cực trong việc góp phần tăng doanh thu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, bên cạnh tác động tích cực, việc bán chịu còn có tác động tiêu cực ở chỗ gia tăng khoản phải thu dẫn tới gia tăng nợ quá hạn và nợ khó đòi. Vì vậy, khi áp dụng các chính sách bán chịu, thì công ty cần phải giải quyết vấn đề làm thế nào để nâng cao hiệu quả khoản phải thu.
Nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu trước hết phải xuất phát từ việc đánh giá, phân loại và xếp loại uy tín khách hàng để xem xét bán chịu hàng hóa. Các tài liệu được sử dụng để phân tích khách hàng có thể là các BCTC, BC xếp hạng tín dụng của ngân hàng, phỏng vấn trực tiếp người lao động hoặc đối tác của khách hàng... Các tiêu chuẩn tín dụng thường được đề cập đến:
95
- Phẩm chất, tư cách tín dụng: phản ánh tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ. Căn cứ để đánh giá là tình hình thanh toán các khoản nợ trước đây của khách hàng đối với chính công ty hoặc các doanh nghiệp khác.
- Năng lực trả nợ: Tiêu chuẩn này dựa vào hai cơ sở là chỉ tiêu về khả năng thanh toán nhanh và bảng dự trữ ngân quỹ của khách hàng.
- Vốn của khách hàng: Đây là tiêu chuẩn đánh giá về tiềm năng tài chính dài hạn,
- Thế chấp: là xem xét khách hàng dưới giác độ các tài sản riêng mà họ có thể sử dụng để đảm bảo cho các khoản nợ
- Điều kiện kinh tế: là xem xét khả năng phát triển của khách hàng cũng như xu thế phát triển của ngành nghề kinh doanh mà họ tham gia.
Bên cạnh đó, để quản lý có hiệu quả các khoản phải thu, nhà quản trị công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Lập bộ phận chuyên theo dõi, đôn đốc và thu hồi các khoản nợ của khách hàng trực thuộc phòng tài chính kế toán. Bộ phận này có những nhiệm vụ sau:
+ Tìm hiểu thông tin, đánh giá khách hàng và đề xuất chính sách bán chịu cho từng đối tượng khách hàng;
+ Mở sổ theo dõi công nợ với từng khách hàng, lên danh sách các khách hàng còn nợ đọng và chi tiết thời hạn thanh toán của từng món nợ. Việc thường xuyên đối chiều công nợ sẽ giúp công ty dễ dàng phát hiện những khoản nợ đến hạn, quá hạn để công ty có biện pháp thu hồi và trích lập quỹ dự phòng phù hợp.
+ Phối hợp với bộ phận chuyên hoàn tất hồ sơ thanh toán để tập hợp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, chứng từ thanh toán đối với các khoản nợ sắp đến kỳ thanh toán;
+ Đôn đốc khách hàng thanh toán những khoản nợ đến hạn;
+ Xác định nguyên nhân của những khoản nợ quá hạn, báo cáo với lãnh đạo để kịp thời thay đổi chính sách tín dụng thương mại với những đối tượng khách hàng nợ quá hạn;
96
+ Sắp xếp tuổi của các khoản nợ quá hạn theo độ dài thời gian để tiện theo dõi trích lập quỹ dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo tỷ lệ tương ứng với cấp độ khó đòi của khoản nợ nhằm bảo toàn vốn lưu động của doanh nghiệp;
+ Căn cứ vào tuổi nợ, có kế hoạch nghiên cứu, cập nhật tình hình tài chính của khách hàng, dự báo những thời điểm thuận lợi, không thuận lợi để lên phương án đòi nợ hiệu quả nhất.
+ Nghiên cứu và đề xuất biện pháp đòi nợ thích hợp nhất.
Những công việc này đòi hỏi vừa có kiến thức chuyên sâu về quản lý dự án vừa có kỹ năng mềm để có thể giao tiếp, đàm phán, thuyết phục khách hàng trả nợ. Vì thế, công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa tập huấn nâng cao kiến thức, kỹ năng cho chuyên viên thực hiện công tác này. Qua thời gian, những chuyên viên này sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng giúp đẩy nhanh quá trình từ hoàn thiện hồ sơ cho tới thu hồi hết các khoản nợ, do đó hiệu suất thu hồi vốn sẽ được nâng cao.
- Các nhà quản trị cần quan tâm, khuyến khích sử dụng các chương trình, phần mềm hỗ trợ cho bộ phận theo dõi và thu hồi công nợ giúp việc theo dõi nợ phải thu được dễ dàng & chính xác hơn.
- Ngoài các khoản phải thu của khách hàng, do đặc thù ngành nên công ty có cho tạm ứng ở các đội công trình và ở từng cán bộ công nhân viên, do đó công ty cần theo dõi chặt chẽ các khoản tạm ứng này, xác định rõ mức độ, thời hạn được tạm ứng và chỉ cho ứng khi đã thanh toán hết nợ cũ.
Như vậy, sử dụng linh hoạt, hiệu quả các chính sách bán chịu kết hợp chặt chẽ với các biện pháp thu hồi nợ hợp lý sẽ giúp công ty tăng doanh thu, lợi nhuận mà vẫn nhanh chóng thu lại phần vốn bị chiếm dụng, giảm tổn thất nợ nó đòi, tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho công ty thu hồi được vốn và nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
3.2.1.2.Củng cố công tác quản lý tiền * Quản lý chặt chẽ thu chi bằng tiền
97
Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty là xây dựng, lắp đặt thiết bị cho các công trình công nghiệp, công ty phải ứng vốn trước để thực hiện dự án. Chính vì vậy, nhu cầu vốn bằng tiền của công ty là rất lớn. Thêm vào đó, phạm vi hoạt động của công ty trải dài khắp đất nước khiến cho việc quản lý vốn bằng tiền càng trở nên quan trọng.
Việc quản lý vốn bằng tiền trước hết nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. Hàng tháng, nhà quản trị công ty cần yêu cầu các đơn vị trực tiếp thi công công trình xác định cụ thể số lượng tiền cần chi cho từng công trình căn cứ vào tiến độ thi công, thời tiết, giá cả vật tư, … đồng thời dự đoán khả năng thu hồi vốn từ các công trình đó cũng như thời gian chậm trả cho phép để xác định được nhu cầu dự trữ tiền cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiếp đó, cần giám sát chặt chẽ việc thu chi tiền mặt trong mọi hoạt động của công ty, nhất là thu chi trong nội bộ công ty đảm bảo thực hiện đúng theo quy chế quản lý tài chính đã ban hành. Những khoản thu chi với bên ngoài thì cần tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất nhằm tăng tốc quá trình thu tiền và làm chậm đi quá trình chi tiền.
* Quản lý tồn quỹ
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty cần dự trữ tiền mặt để nhằm đáp ứng các nhu cầu giao dịch hàng ngày như trả tiền mua nguyên vật liêu, tiền lương, thuế, cổ tức, ...; để nắm bắt những cơ hội đầu tư thuận lợi như mua nguyên vật liệu dự trữ khi giá thị trường giảm, khi tỷ giá biến động thuận lợi hay mua các chứng khoán đầu tư; hoặc để duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu chi tiêu bất thường. Quản lý tồn quỹ liên quan đến việc đánh đổi giữa chi phí cơ hội do việc giữ tiền mặt làm giảm khả năng sinh lợi của tiền và chi phí giao dịch khi phải chuyển đổi từ tài sản đầu tư thành tiền mặt để sẵn sang cho chi tiêu. Tổng chi phí giữ tiền mặt chính là tổng chi phí cơ hội và chi phí giao dịch. Tổng chi phí giữ tiền mặt thấp