THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
2.2.3. Thực trạng quản trị tài chính xuất khẩu tại công ty
Các phòng ban có liên quan đến hoạt động quản trị này bao gồm: ban giám đốc, phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tổng hợp và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Từng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được trao quyền chủ động thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Mỗi phòng sẽ tự xác định nhu cầu vốn cần để thực hiện xuất khẩu của mình và đề xuất lên phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán tổng hợp. Chủ yếu, công ty yêu cầu phòng xuất nhập khẩu phải giải trình được các chi phí có liên quan đến hoạt động xuất khẩu, hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và nhu cầu vốn thiếu hụt. Bên cạnh đó, từng phòng cũng đề xuất nguồn tài trợ có thể sử dụng và đưa khoản mục chi phí lãi vay và chi phí liên quan đến tài trợ xuất khẩu vào tổng chi phí thực hiện trong phương án kinh doanh. Sau khi xem xét hiệu quả và khả thi của phương án kinh doanh đề xuất, phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán – tài chính sẽ dựa trên thực tế tình hình công ty và trình lên ban giám đốc để thông qua. Phòng kế toán – tài chính còn có nhiệm vụ là theo dõi tiến trình thực hiện xuất khẩu cùng với việc sử dụng nguồn tài trợ đã nhận được. Sau khi hoàn thành hợp đồng, mỗi phòng phải có trách nhiệm báo cáo lại thực tế thực hiện, hiệu quả của nguồn tài trợ và lợi
nhuận thu được. Như vậy, phòng kế toán – tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị tài chính xuất khẩu. Việc lập kế hoạch tài trợ xuất khẩu do phòng kế toán – tài chính và phòng tổ chức hành chính thực hiện dựa trên phương án kinh doanh và nhu cầu vốn của từng phòng. Hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu được thực hiện ở bốn phòng xuất nhập khẩu, mỗi khi có hợp đồng xuất khẩu, từng phòng lại báo cáo tài chính đến phòng kế toán – tài chính. Do đó, đòi hỏi nhân sự phòng kế toán – tài chính ngoài việc có nghiệp vụ chuyên môn vững chắc, phải có kiến thức về thương mại quốc tế. Trong quá trình thực hiện tài trợ xuất khẩu, phòng kế toán – tài chính lại có nhiệm vụ theo dõi việc phân bổ nguồn vốn tài trợ hợp lý cho từng phòng. Việc kiểm tra, kiểm soát quá trình này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa từng phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán – tài chính để tránh tình trạng phân bổ lãng phí và không hiệu quả.