Sơñồ 2. 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Nhật – Việt
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám ñốc: Là người ñại diện pháp lý của Công ty là người ñiều hành hoạt ñộng hàng ngày của Công ty và là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với Nhà Nước.
Phó giám ñốc: Phụ trách quá trình tiêu thụ kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ theo dõi ñiều hành hoạt ñộng kinh doanh hàng ngày ñảm bảo kết quả kinh doanh của Công ty.
Là người giúp giám ñốc ñiều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của giám ñốc Công ty, chịu trách nhiệm trước giám ñốc, trước pháp luật về những công việc ñược giao. Phó giám ñốc của công ty giám ñốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng hành chính tổng hợp: Tổ chức quản lý nhân sự, lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, và thực hiện quyết toán hàng năm, giải quyết chế ñộ chính sách
PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư GIÁM ĐỐC
cho người lao ñộng, tuyển dụng, ñào tạo, nâng bậc cho người lao ñộng, tổ chức các hoạt ñộng, thi ñua khen thưởng, kỷ luật và công tác.
Quản lý và hướng dẫn các phòng ban cơ quan Công ty về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan Công ty theo quy ñịnh của pháp luật.
Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của Công ty.
Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh ñạo Công ty; thông báo ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp giao ban, làm việc của giám ñốc; phối hợp với các phòng, chuẩn bị các bài viết, trả lời, phỏng vấn cho lãnh ñạo Công ty.
Tham mưu cho lãnh ñạo về công tác tổ chức nhân sự của Công ty.
Tổ chức, kiểm tra, ñôn ñốc thực hiện công tác bảo vệ tài sản của công ty. quản lý, lập và thực hiện các phương án bảo vệ các mục tiêu quan trọng, các công trình trọng ñiểm trong toàn bộ khu vực Công ty quản lý.
Đối với khách ñến giao dịch, làm việc hoặc tham quan giao lưu, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện ñầy ñủ các quy ñịnh ñã ban hành, nghiêm cấm không cho người không có nhiệm vụ vào khu vực làm việc của Công ty.
Phối hợp với các cơ quan chính quyền tại ñịa phương ñể thực hiện việc quản lý nhân, hộ khẩu trong Công ty theo quy ñịnh hiện hành của Nhà nước và hoạt ñộng khác tại ñịa phương.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do phó giám ñốc Công ty giao.
Phòng kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh: Tham mưu, giúp việc cho giám ñốc trong việc quản lý, ñiều hành công việc thực hiện các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo vào lĩnh vực công nghệ thông tin. Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; xây dựng và triển khai kế hoạch chiến lược tiếp thị, quảng cáo của Công ty. Quản lý việc theo dõi các hợp ñồng kinh tế. Tổng hợp, phân tích, lập báo cáo về tình hình kinh doanh tháng, quý, 6 tháng, cả năm theo yêu cầu của Ban lãnh ñạo công ty và các nhiệm vụ khác do Giám Đốc giao.
Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán là phòng tham mưu, giúp việc cho giám ñốc trong việc tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán ñảm bảo ñúng các quy ñịnh của pháp luật về công tác kế toán. Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo cáo ra bên ngoài cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ ñươc giao. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám ñốc về
31
các hoạt ñộng ñó theo quy ñịnh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ñược giao.
Phòng vật tư: Liên kết với các nhà cung cấp ñể mua sắm thiết bị thay thế phụ tùng máy móc, ñồng thời lập kế hoạch mua sắm công cụ, nguyên vật liệu.
Thực hiện quyết toán vật tư tiêu hao; lập báo cáo tình hình thực hiện ñịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu trong kì, trong năm. Từ ñó cân ñối nhu cầu nhập vật tư cũng như lên dự toán nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kì, trong quý.
Duyệt và dự trù ngân sách sử dụng nguyên liệu cung cấp ñúng và ñủ nguyên liệu cho việc hoạt ñộng của Công ty.