IV. Các tài liệu tham khảo
3.2.1.2 Chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ
- Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi
- Giấy báo nợ
Khi mua nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ như hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang53
Khi nguyên vật liệu về, thủ kho kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Nếu đúng như đơn đặt hàng thi tiến hành lập phiếu nhập kho, sau đó, lập phiếu chi (nếu người bán thu tiền ngay), hoặc lập ủy nhiệm chi (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), hoặc ghi nợ khoản phải trả người bán.
Để tiện theo dõi số lượng vật tư xuất ra để đưa vào sử dụng ở công trình, khi cần vật tư xuất dùng cho công trình, các đội trưởng lập phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu:
CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT 24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
( Công trình : TBA Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) Ngày 13 tháng 10 năm 2009
Kính gửi : Ban Giám Đốc Công ty TNHH Xây Dựng Điện- TM Tiến Phát. Tôi tên là : Nguyễn Văn Hải Đơn vị : Đội thi công
Đề nghị ban giám đốc cấp một số nguyên liệu để xây lắp công trình Trạm biến áp 3pha 400KVA 15(22)/0,4KV như sau:
STT Tên nguyên liệu ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Sứ đứng 36 KV CMB Cái 13
2 Sứ xuyên tường 24KV Cái 3
3 Sứ chuỗi polimer 25KV E&I Cái 6
5 Tủ điện kế Cái 1 6 Cáp CV 4x4mm Mét 20 7 Cáp CV XLPE/PVC 24 KV- 25mm2 Mét 75 8 Cáp CV 240m2 Mét 56 9 Tủ MSB1000 Cái 1 10 Tủ tụ bù 20 KVA Tủ 1 11 Cọc và kẹp tiếp địa Bộ 14 12 Đồng trần 22mm2 Kg 20 Tổng cộng Ngày 13 tháng 10 năm 2009 Người đề nghị
Sau khi Giám đốc ký duyệt, phiếu đề nghị xuất vật tư được in thành hai bản một bản được lưu ở phòng kế toán, sau đó đưa cho thủ kho. bản còn lại lưu tại hồ sơ công trình.
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang54
Sau đó, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư cho công trình. Ta có trình tự lưu chuyển chứng từ như sau:
Căn cứ vào các chứng từ thực tế phát sinh, kế toán lập phiếu nhập, xuất vật tư. Sau đó nguyên vật liệu sẽ được đưa vào các thẻ kho để quản lý. Thẻ kho được giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ tại kho, tại phòng kế toán sử dụng bảng nhập - xuất - tồn vật tư để ghi chép cả số lượng và giá trị nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho.
3.2.1.3 Các sổ sách sử dụng.
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sử dụng chi tiết cho tài khoản 621
- Sổ tổng hợp
- Thẻ kho
- Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn vật tư
3.2.1.4 Phương pháp kế toán.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung, trong hình thức kế toán này, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và các chứng từ gốc có liên quan để ghi vào sổ Nhật ký chung và được kết hợp dùng để ghi vào sổ Chi tiết tài khoản 621, sau đó từ sổ Nhật ký chung sẽ ghi vào sổ Cái tài khoản 621 – “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
Hiện tại, công ty đang sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, phương pháp này rất thích hợp cho loại hình kinh doanh của công ty vì hoạt động chủ yếu của công ty là xây lắp các công trình nên phải thường xuyên nhập, xuất các nguyên vật liệu vì thế công ty cần phải theo dõi chặt chẽ việc nhập - xuất - tồn vật tư.
Khi xuất nguyên vật liệu, công ty sử dụng phương pháp thực tế đích danh để xác định giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho.
Tuy nhiên, để phù hợp với tính chất của từng công trình, công ty căn cứ vào bảng chi tiết tính khối lượng vật tư cho từng công trình mà có kế hoạch nhập vật tư nhất định, tránh để tình trạng vật tư nhập kho quá nhiều gây tình trạng ứ đọng vốn.
Trị giá gốc NVL xuất kho = số lượng NVL xuất kho x đơn giá nhập kho Hoá đơn
chứng từ
Phiếu nhập, phiếu xuất
Thẻ kho Báo cáo N-
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang55
Tại công ty, kế toán hạch toán CP nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice như sau:
Vào ngày 15/10/2009, kế toán dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư ngày 13/10/2009 (xuất kho vật tư cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) với giá trị là 16.920.000đ, kế toán lập phiếu xuất kho số 001/10PX ngày 15/10/2009 cho Nguyễn Văn Hải, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 16.920.000đ
Có TK 1521 : 16.920.000đ
1521 621
16.920.000đ 16.920.000đ
Vào ngày 31/10/2009, kế toán dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư ngày 23/10/2009 (xuất kho vật tư cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) với giá trị là 15.679.800đ, kế toán lập phiếu xuất kho số 002/10PX ngày 31/10/2009 cho Nguyễn Văn Hải, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 15.679.800 đ
Có TK 1521 : 15.679.800 đ
1521 621
15.679.800 đ 15.679.800đ
Vào ngày 30/11/2009, kế toán dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư ngày 25/11/2009 (xuất kho vật tư cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) với giá trị là 540.360.000đ, kế toán lập phiếu xuất kho số 001/11PX ngày 30/11/2009 cho Nguyễn Văn Hải, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 540.360.000đ
Có TK 1521 : 540.360.000đ
1521 621
540.360.000đ 540.360.000đ
Vào ngày 08/12/2009 theo hoá đơn số 0138354 ngày 08/12/2009 của công ty TNHH TM DV TI Đức Tiến đã bán hàng cho công ty, công ty đã xuất thẳng ra
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang56
công trình, và đã chi trả theo phiếu chi số 008/12PC với giá trị 1.050.000 đ, kế toán định khoản: Nợ TK 621 : 1.000.000đ Nợ TK 133 : 50.000đ Có TK 1111 : 1.050.000đ 1111 621 1.000.000đ 1.000.000đ
Vào ngày 10/12/2009, kế toán dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư (xuất kho vật tư cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) với giá trị là 2.142.000đ, kế toán lập phiếu xuất kho số 002/12PX ngày 10/12/2009 cho Nguyễn Văn Hải, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 2.142.000đ
Có TK 1521 : 2.142.000đ
1521 621
2.142.000đ 2.142.000đ
Vào ngày 31/12/2009, kế toán dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư (xuất kho vật tư cho công trình TBA 3pha 400KVA 15(22)/0.4KV Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice) với giá trị là 23.040.000đ, kế toán lập phiếu xuất kho số 003/12PX ngày 31/12/2009 cho Nguyễn Văn Hải, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 23.040.000đ
Có TK 1521 : 23.040.000đ
1521 621
23.040.000đ 23.040.000đ
Vì trong cùng một khoảng thời gian có thể thi công nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu xuất dùng cho từng công trình riêng biệt sẽ được tổng hợp vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ xuất dùng cho từng công trình.
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang57 BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ XUẤT DÙNG
Tên công trình: TBA Cao Ốc Văn Phòng Anam Brother Nice Đơn vị tính: đồng
TÊN VẬT LIỆU SỐ HIỆU
TK
SỐ TIỀN
Nguyên liệu, vật liệu chính 152 599.141.800
- Nguyên vật liệu chính 1521 599.141.800 - Nguyên vật liệu phụ 1522 - - Vật kết cấu 1523 - Công cụ dụng cụ 153 - Tổng cộng 599.141.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập
Căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng, kế toán phản ảnh vào các sổ sách có liên quan, đó là: sổ Chi tiết tài khoản 621, sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 621, sau đó kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào TK 154 để tiến hành tính giá thành công trình.
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang58 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/09 tới ngày 31/10/09
Chứng từ Số phát sinh
Ngày ghi
sổ
Số Ngày DIỄN GIẢI
Số hiệu
TK
Nợ Có
31/10 001/10PX 15/10 Xuất kho vật liệu chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
621 16.920.000
Nguyên vật liệu chính 1521 16.920.000
31/10 002/10PX 31/10 Xuất kho nguyên vật liệu chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
621 15.679.800
Nguyên vật liệu chính 1521 15.679.800
Cộng phát sinh : 32.599.800 32.599.800
Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang59 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621 Từ ngày 01/10/09 tới ngày 31/10/09
Chứng từ Số phát sinh
Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
001/10PX 15/10 Xuất kho vật liệu chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
1521 267.679.394
002/10PX 31/10 Xuất kho NVL thi công công
trình TBA Anam Brother nice
1521 10.902.400
001/10KC 31/10 Kết chuyển chi phí NVL công trình TBA Anam Brother nice
154 32.599.800
Cộng phát sinh: 32.599.800 32.599.800
Số dư cuối kỳ: 0 0
Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT 24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CÁI
TÊN TÀI KHOẢN: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP SỐ HIỆU TÀI KHOẢN: 621
Chứng từ Số phát sinh
Ngày
ghi sổ Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
31/10 001/10PX 15/10 Xuất kho VLC thi công công trình TBA Anam Brother nice
1521 16.920.000
31/10 002/10PX 31/10 Xuất kho NVL thi công công trình TBA Anam Brother nice
1522 15.679.800
31/10 001/10KC 31/10 Kết chuyển CP NVL CT TBA Anam Brother nice
154 32.599.800
Cộng phát sinh: 32.599.800 32.599.800
Số dư cuối kỳ: 0 0
Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang60 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/11/09 tới ngày 30/11/09
Chứng từ Số phát sinh
Ngày
ghi sổ Số Ngày DIỄN GIẢI
Số hiệu
TK
Nợ Có
30/11 001/11PX 30/11 Xuất kho vật liệu chính
thi công công trình TBA Anam Brother nice Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 540.360.000 Nguyên vật liệu chính 1521 540.360.000 Cộng phát sinh : 540.360.000 540.360.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT 24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621 Từ ngày 01/11/09 tới ngày 30/11/09
Chứng từ Số phát sinh
Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
001/11PX 30/11 Xuất kho vật liệu chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
1521 540.360.000
001/11KC 31/10 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu công trình TBA Anam Brother nice
154 540.360.000
Cộng phát sinh: 540.360.000 540.360.000
Số dư cuối kỳ: 0 0
Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang61 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CÁI
TÊN TÀI KHOẢN: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP SỐ HIỆU TÀI KHOẢN: 621
Chứng từ Số phát sinh
Ngày
ghi sổ Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
30/11 001/11PX 30/11 Xuất kho vật liệu chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
152 1
540.360.000
30/11 001/11KC 30/11 Kết chuyển CP NVL thi công công trình TBA Anam Brother nice
154 540.360.000
Cộng phát sinh: 540.360.000 540.360.000
Số dư cuối kỳ: 0 0
Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang62 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/09 tới ngày 31/12/09
Chứng từ Số phát sinh
Ngày ghi
sổ
Số Ngày DIỄN GIẢI
Số hiệu
TK
Nợ Có
31/12 008/12PC 08/12 Mua vật liệu chính thi công
công trình TBA Anam Brother nice
CP NVLTT 621 1.000.000
Nguyên vật liệu chính 1521 1.000.000
31/12 002/12PX 10/12 Xuất kho NVL chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
CP NVLTT 621 2.142.000
Nguyên vật liệu chính 1522 2.142.000
31/12 003/12PX 31/12 Xuất kho NVL chính thi công công trình TBA Anam Brother nice
CP NVLTT 621 23.040.000
Nguyên vật liệu chính 1522 23.040.000
Cộng phát sinh : 26.182.000 26.182.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang63 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621 Từ ngày 01/12/09 tới ngày 31/12/09
Chứng từ Số phát sinh
Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
008/12PC 08/12 Mua vật liệu chính thi công công
trình TBA Anam Brother nice
1521 1.000.000
002/12PX 10/12 Xuất kho NVL chính thi công
công trình TBA Anam Brother nice
1521 2.142.000
003/12PX 31/12 Xuất kho NVL chính thi công
công trình TBA Anam Brother nice
1521 23.040.000
001/12KC 31/12 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu công trình TBA Anam Brother nice 154 26.182.000 Cộng phát sinh: 26.182.000 26.182.000 Số dư cuối kỳ: 0 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang64 CTY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TM TIẾN PHÁT
24 đường số 13, Phường 16, Gò Vấp, TP.HCM.
SỔ CÁI
TÊN TÀI KHOẢN: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP SỐ HIỆU TÀI KHOẢN: 621
Chứng từ Số phát sinh
Ngày ghi
sổ
Số Ngày DIỄN GIẢI
TK
ĐƯ Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
31/12 008/12PC 08/12 Xuất kho NVLC thi công
công trình TBA Anam Brother nice
1521 1.000.000
31/12 002/12PX 10/12 Xuất kho NVLC thi công công trình TBA Anam Brother nice
1522 2.142.000
31/12 003/12PX 31/12 Xuất kho NVLC thi công công trình TBA Anam Brother nice
1522 23.040.000
31/12 001/12KC 31/12 Kết chuyển CP NVL công trình TBA Anam Brother nice
154 26.182.000
Cộng phát sinh: 26.182.000 26.182.000
Số dư cuối kỳ: 0 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
3.2.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
3.2.2.1 Nội dung.
Tiền lương công nhân trực tiếp xây lắp là một bộ phận cấu thành nên sản phẩm xây lắp. Là biểu hiện bằng tiền mà công ty dùng để bù đắp lại hao phí lao động của công nhân đã bỏ ra trong quá trình sản xuất.
Nhân công trực tiếp xây lắp ở công ty hầu hết là công nhân nằm ngoài bộ phận sản xuất của công ty. Khi nhận được công trình, công ty tiến hành lập hợp đồng khoán nhân công cho các đội, lương khoán thống nhất qua một hợp đồng
SVTH: LÊ NGỌC HƯỜNG Trang65
3.2.2.2 Hệ thống chứng từ.
Hiện nay, cách tính chi phí nhân công trực tiếp ở công ty đang áp dụng là hình thức trả lương theo thời gian. Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công và mức lương của từng người để tính lương cho nhân công.
Bảng chấm công: được thực hiện cho từng công trình cho công nhân trực tiếp xây lắp công trình, bảng chấm công được thực hiện theo từng tuần, từng tháng. Mỗi cuối tuần, cuối tháng tổ trưởng sản xuất tập hợp ngày công thực hiện trong tuần, tháng cho từng công nhân sản xuất. Sổ tổng hợp này là cơ sở để trả lương cho người lao động.
Bảng thanh toán tiền lương: bảng này được lập cuối tháng, dựa trên bảng chấm công kế toán lập ra bảng này để tính số tiền phải trả cho nhân công.
Hợp đồng lao động có đơn giá ngày công của công nhân sản xuất, để xác định mức lương cơ bản hay mức lương khoán cho công nhân thời vụ.
3.2.2.3 Sổ kế toán sử dụng.
- Sổ Chi tiết tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”