III. HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:
B. HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÁC VĂN BẢN 1 Sổ tay chất lượng
UBND Huyện
Huyện X
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Số hiệu: ST-BGĐ-STCL Lần soát xét: 00 Ngày hiệu lực: 1/7/2002 Trang: 1/3 PHẦN 1: LỊCH SỬ UBND HUYỆN X ... ... ... ... PHẦN 2: CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG. ... ... ... ... ... ...
tin chung như tên tổ chức, số hiệu…như đã trình bày ở mục cách trình bày tài liệu còn bao gồm các thông tin sau:
- Giới thiệu tóm tắt về tổ chức.
- Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. - Chính sách chất lượng.
- Giới thiệu cơ cấu tổ chức. - Trách nhiệm và quyền hạn.
- Mô tả các yếu tố của hệ thống chất lượng của tổ chức tương ứng với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Sau đây là cách thức xây dựng từng nội dung cụ thể trong sổ tay chất lượng.
1.1. Giới thiệu tóm tắt về tổ chức.
Trang giới thiệu cần cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức. Thông tin tối thiểu về tổ chức cần có: tên, địa điểm, phương tiện liên lạc, chức năng nhiệm vụ. Có thể bổ sung thêm một số thông tin khác như lịch sử hình thành, cấp trên trực tiếp…
1.2. Hướng dẫn xây dựng phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào dịch vụ hành chính, có rất nhiều cách chọn phạm vi áp dụng khác nhau. Sau đây là một số cách chọn lựa:
- Chọn toàn bộ những nhiệm vụ chính của tổ chức (tương ứng với các quá trình chính). Cách chọn này có khối lượng văn bản cần xây dựng rất nhiều, thu hút toàn bộ cán bộ công nhân viên tham gia nên việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng rất vất vả, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Tuy nhiên lại tạo được khí thế, phát huy hiệu lực và hiệu quả rõ rệt. Các tổ chức như: Chi cục Tiêu chuẩn – Đo lường - Chất lượng Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng…đã chọn phạm vi áp dụng theo cách này.
- Chọn một số việc chính và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho những việc đó. Theo cách chọn này thì chỉ các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công việc được chọn phải thực hiện. Các tổ chức như: UBND Quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng UBND Tỉnh Khánh Hòa… đã chọn phạm vi áp dụng theo cách này.
- Chọn đơn vị chức năng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho việc chính của đơn vị ấy. Các đơn vị và cá nhân khác có tham gia nhưng rất hạn chế. Tổ chức đã chọn phạm vi áp dụng theo cách này là Viện nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung ương.
Tùy theo tình hình cụ thể (khối lượng công việc, tính phức tạp của công việc, có đủ nguồn lực không, nhận thức và quyết tâm của lãnh đạo đến mức nào…) mà xác định phạm vi áp dụng hợp lý. Thực tế cho thấy tiếp cận theo cách lựa chọn một số việc chính là khá phù hợp trong điều kiện Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên cần lưu ý rằng có những “việc chính” khi thực hiện thuộc chức trách của tổ chức là chủ yếu và cũng có những “việc chính” khi thực hiện phụ thuộc
vào cấp trên. Do vậy nên chọn áp dụng cho những việc khi thực hiện thuộc chức trách của tổ chức là chủ yếu để dễ thực hiện.
Sau khi đã xác định phạm vi áp dụng, cần viết ngắn gọn phạm vi áp dụng đã lựa chọn. Đồng thời cần ghi rõ các trường hợp ngoại lệ không áp dụng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Cần lưu ý rằng nhằm thích nghi với các hoạt động khác nhau của các tổ chức, ISO 9001:2000 cho phép tổ chức có thể ngoại lệ các yêu cầu trong phạm vi của điều 7 “Tạo sản phẩm” nhưng phải lý giải tại sao. Sau đây là một ví dụ về phạm vi áp dụng.
Trong ví dụ trên, UBND Huyện X đã chọn phạm vi áp dụng chỉ cho một việc chính là cung cấp các dịch vụ hành chánh trong lĩnh vực hộ tịch, đồng thời, chỉ rõ các trường hợp ngoại lệ không áp dụng gồm điều 7.3 và 7.6