VIII. CÁC THUẬT NGỮ LIÊN QUAN ĐẾN ĐÁNH GIÁ
B.Lý do Ban hành Sửa chữa
... ... ... ... ... ... Ngày tháng năm Duyệt Người đề nghị
Phụ lục 5: Số hiệu: TT-LĐVP-KSTL/00
Uỷ ban nhân dân
Tỉnh X
Trung tâm lưu trữ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1. Mục đích:
Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần
2. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
3. Tài liệu tham khảo:
-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PLUBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường vụ quốc hội.
- Mục 4.2.4 ISO 9001:2000.
4. Định nghĩa:
TTLT: Trung tâm lưu trữ.
CVNC: Chuyên viên nghiên cứu
TT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM
01 Xác định các loại hồ sơ có tại Văn phòng, lập danh mục hồ sơ, trong đó quy định rõ: số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, ghi chú.
Giám đốc TTLT/CVNC 02 Các hồ sơ việc, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc do
chuyên viên lập dựa trên cơ sở sự phân công trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng. Từng loại hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục văn bản bên trong hồ sơ bên trong hồ sơ.
Chuyên viên nghiên cứu
03 Các hồ sơ trình ký sau khi có chữ ký, con dấu, thì được lưu lại phòng Hành chính. Sau một tháng được chuyển vào Trung tâm lưu trữ.
CVNC/NV Văn thư P. HC 04 Chỉ có những hồ sơ/ tài liệu trùng thừa, thư mời
họp, lịch làm việc được loại huỷ ngay. Các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời (10 năm), lâu dài (trên 10 năm) sẽ cập nhật danh mục hồ sơ và được lãnh đạo duyệt.
CVNC, Chánh Văn phòng
GĐ TTLT 05 Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận các hồ
sơ, tài liệu từ lãnh đạo UBND Tỉnh lãnh đạo của Văn phòng, các tổ chức Nghiên cứu tổng hợp, tài liệu của Phòng Hành chính giao nộp và tiến hành chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Phó Giám đốc TTLT
06 - Khi có nhu cầu sử dụng tài liệu thì các cán bộ, chuyên viên cơ quan làm phiếu yêu cầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cán bộ công chức thuộc sở hữu ngành, quận huyện làm công văn, giấy giới thiệu.
- Dân thì phải làm đơn có xác nhận của địa phương
Chuyên viên lưu trữ phụ trách khai thác tài liệu 07 Trình tự huỷ hồ sơ: Trung tâm lưu trữ soạn thảo
danh mục tài liệu huỷ, soạn thảo biên bản loại huỷ tài liệu trình Hội đồng xác nhận giá trị của cơ quan quyết định huỷ.
6. Phụ lục:
1. Danh mục hồ sơ Văn phòng HĐND, UBND Tỉnh. 2. Danh mục hồ sơ
Phòng Hành chính - Tổ chức lập danh mục hồ sơ đối với các biểu mẫu liên quan hệ thống quản lý chất lượng, trình lãnh đạo duyệt.
Người soạn thảo Người phê duyệt Số hiệu: TT-TTLT-KSHS Lần soát xét : 00 Ngày hiệu lực: 01/07/2002
Uỷ ban nhân dân
Tỉnh X
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tỉnh X, ngày tháng năm 2005