8. Cấu trúc luận văn
3.2.3. Hồn thiện quy trình TV GTVL, đổi mới nội dung, phương pháp hoạt động
gắn liền với việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Trung tâm.
3.2.3.1. Mục đích của biện pháp
Việc hồn thiện quy trình TV – GTVL sẽ giúp cho các cán bộ Trung tâm TV - GTVL cĩ đƣợc cách nhìn tổng thể các bƣớc cơng việc cần phải làm để đạt đƣợc mục tiêu cơng việc đề ra, đồng thời xây dựng một phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
Bên cạnh đĩ, việc đổi mới nội dung, phƣơng pháp hoạt động gắn liền với xây dựng chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của Trung tâm sẽ giúp cho hoạt động của Trung tâm TV - GTVL đƣợc đa dạng hơn, đáp ứng đƣợc nhiều yêu cầu nguyện vọng của sinh viên sau tốt nghiệp cũng nhƣ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
3.2.3.2. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Với biện pháp này, chúng tơi chia ra thành các nội dung nhỏ nhƣ sau: - Xây dựng quy trình tƣ vấn việc làm
88 - Xây dựng quy trình giới thiệu việc làm
- Xây dựng quy trình tiếp nhận thơng tin tuyển dụng - Đổi mới nội dung, phƣơng pháp hoạt động
- Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của Trung tâm. Cụ thể các nội dung đƣợc trình bày dƣới đây:
* Xây dựng Quy trình tư vấn việc làm gồm các bước:
Bƣớc 1: Tổ chức tiếp xúc ban đầu, tạo khơng khí giao tiếp vui vẻ, cởi mở trên cơ sở trao đổi những thơng tin cơ bản ban đầu về lý lịch cá nhân.
Bƣớc 2: Trao đổi để thu thập thơng tin của đối tƣợng tƣ vấn (đặc điểm sinh lý, sức khoẻ; Đặc điểm tâm lý gồm: làm đƣợc cơng việc gì với chuyên mơn đƣợc đào tạo sau khi tốt nghiệp, trình độ chuyên mơn, một số nét tính cách; Tiền sử của đối tƣợng tƣ vấn)
Bƣớc 3: Qua thơng tin tìm hiểu đƣợc, cán bộ tƣ vấn đƣa ra lời khuyên: Nên làm gì để phù hợp với nghề đƣợc đào tạo, phù hợp với trình độ chuyên mơn, nên làm việc ở đâu để phù hợp với hồn cảnh của bản thân, chuẩn bị những hành trang gì để vào bắt tay vào làm việc.
Bƣớc 4: Cùng với đối tƣợng tƣ vấn đi đến một số kết luận đƣợc lựa chọn, nội dung các kết luận chủ yếu là những vấn đề đối tƣợng đề ra phù hợp với bản thân và cĩ tính logic. Từ đĩ, tiến hành thảo luận thêm để đi đến kết luận duy nhất nhƣ là một lời khuyên khoa học.
Bƣớc 5: Khi đã nhất trí và dự kiến kế hoạch thực hiện cùng với đối tƣợng tƣ vấn, cả 2 cùng bàn đến những khĩ khăn, sự thay đổi của hồn cảnh và kế hoạch huy động các nguồn lực hỗ trợ trong quá trình thực hiện. Đơi khi cần phải chậm lại, thay đổi kế hoạch vì cĩ những yếu tố mới phải hẹn lại buổi tƣ vấn khác …
89
* Xây dựng Quy trình giới thiệu việc làm gồm các bước
Bƣớc 1: Khảo sát cơ bản đối với tồn bộ sinh viên trƣớc khi thi tốt nghiệp để nắm bắt đƣợc các thơng tin: Cá nhân, chuyên ngành tốt nghiệp, kết quả học tập dự kiến, nguyện vọng cá nhân sau tốt nghiệp, mức lƣơng mong muốn (nếu đi làm), thơng tin liên lạc.
Bƣớc 2: Kiểm tra chỗ việc làm trống cịn hiệu lực, chắp nối – giới thiệu sinh viên cĩ hồ sơ năng lực phù hợp với vị trí việc làm trống tham gia dự tuyển. Bƣớc 3: Cung cấp chi tiết về chỗ việc làm trống (các yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp) để sinh viên biết về đơn vị tham gia dự tuyển. Ghi phiếu giới thiệu sinh viên đến đơn vị hoặc hẹn thời gian, địa điểm tham dự phỏng vấn.
Bƣớc 4: Kiểm tra kết quả giới thiệu (phản hồi của doanh nghiệp và phản hồi của sinh viên). Nếu sinh viên chƣa đƣợc tiếp nhận, tiếp tục lƣu thơng tin của sinh viên đĩ dƣới dạng cịn hiệu lực.
Bƣớc 5: Với những thơng tin xin việc của sinh viên cịn hiệu lực, cán bộ TV - GTVL cần thƣờng xuyên kiểm tra, tiếp tục giới thiệu việc làm cho sinh viên. Trong trƣờng hợp sinh viên cĩ ngành học và trình độ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp nhƣng khi kết nối tuyển dụng, nhà tuyển dụng đƣa ra những điều khoản khơng hợp lý (vị trí cơng việc, tiền lƣơng, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ khác v.v.) sinh viên từ chối khơng chấp nhận, thì cán bộ TV - GTVL phản hồi cho bộ phận quan hệ doanh nghiệp để thuyết phục nhà tuyển dụng thực hiện những gì đã cam kết với Trung tâm TV – GTVL. Ngƣợc lại trong trƣờng hợp khơng kết nối đƣợc do cĩ lỗi từ phía sinh viên đƣa ra những nhu cầu khơng hợp lý, vƣợt qua nhu cầu tuyển dụng thì cán bộ TV - GTVL tiến hành trao đổi, nhắc nhở sinh viên cần rút kinh nghiệm (Nếu sau 3 lần vẫn xảy ra tình trạng đĩ thì Trung tâm TV - GTVL đánh dấu hồ sơ của sinh viên đĩ là khơng thành cơng hoặc loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu).
Các bƣớc thực hiện trên của quy trình giới thiệu việc làm đƣợc thể hiện qua hình sau:
90
Sơ đồ 3.3 Quy trình giới thiệu việc làm
* Xây dựng quy trình tiếp nhận thơng tin tuyển dụng gồm các bước:
Bƣớc 1: Tiếp nhận phiếu đăng ký tuyển dụng của ngƣời sử dụng lao động. Bƣớc 2: Kiểm tra thơng tin điền trên phiếu, phỏng vấn bổ sung thơng tin chi tiết về chỗ việc làm trống và ghi lại các thơng tin liên quan, nhằm chắp nối đạt hiệu quả.
Bƣớc 3: Ghi thơng tin tuyển dụng vào sổ theo dõi chỗ việc làm trống. Bƣớc 4: Tìm kiếm, chắp nối sinh viên tìm việc phù hợp trong hồ sơ tìm việc cịn hiệu lực. Lập danh sách ứng viên chắp nối phù hợp trong hồ sơ tìm việc.
Bƣớc 5: Theo dõi kết quả phỏng vấn tuyển dụng.
Bƣớc 6: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị tuyển dụng, tiếp tục hoặc khơng tiếp tục tuyển dụng để phân loại hồ sơ chỗ việc làm trống lƣu trữ.
Khảo sát cơ bản SV
Nhu cầu tìm việc Của sinh viên
Các yêu cầu tuyển dụng Doanh nghiệp So sánh Thơng tin 3 lần Thơng tin SV cịn hiệu lực Thơng tin SV hết hiệu lực SV đƣợc tuyển dụng Số lần <3 Số lần >=3 Khơng hợp lệ Hợp lệ Thơng tin SV Đã cĩ việc làm Phản hồi Thơng tin
91
* Đổi mới nội dung, phương pháp hoạt động.
Cán bộ TV - GTVL tích cực nghiên cứu tài liệu về chính sách pháp luật của Nhà nƣớc về lĩnh vực việc làm, nâng cao năng lực, trình độ, từ đĩ tăng cƣờng cơng tác tƣ vấn các nội dung đĩ đến với sinh viên.
Kết hợp với tổ chức Đồn thanh niên của trƣờng mở các lớp bồi dƣỡng kỹ năng mềm sinh viên, trong đĩ cĩ các kỹ năng về cách thức tìm việc làm, lựa chọn cơng việc phù hợp với trình độ, khả năng chuyên mơn và sở trƣờng, nguyện vọng của bản thân.
Tăng cƣờng tạo mối quan hệ tốt với các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sinh viên đƣợc đi thực tập, thực hành nhiều thời gian tại doanh nghiệp, từ đĩ doanh nghiệp cĩ cơ hội đƣợc tiếp xúc với thực tế tay nghề của sinh viên để cĩ kế hoạch tuyển dụng đúng đối tƣợng, đồng thời sinh viên cũng cĩ đƣợc kinh nghiệm thực tế làm quen mơi trƣờng doanh nghiệp và tìm hiểu đƣợc những yêu cầu thực tế của cơng việc từ đĩ cĩ ý thức học tập tốt hơn.
Đăng ký với sàn giao dịch việc làm thành phố trở thành địa điểm vệ tinh tổ chức phiên giao dịch cĩ quy mơ lớn tại trƣờng 2 lần trong năm vào tháng 7 và tháng 12 hàng năm. Giúp sinh viên cĩ điều kiện để tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp hơn để cĩ nhiều cơ hội đƣợc lựa chọn.
Điều chỉnh lại các chủ đề nội dung trên website
http://vieclam.bachnghe.edu.vn một cách khoa học, giúp cho ngƣời đọc dễ dàng
tìm đƣợc các thơng tin mong muốn về việc làm. Đồng thời, cập nhật liên tục các thơng tin về thị trƣờng lao động cũng nhƣ các quy định pháp luật về việc làm, làm cho nội dung website phong phú, đa dạng. Trao đổi đƣờng dẫn website đến các trang web việc làm cĩ uy tín trên cả nƣớc.
Thực hiện thƣờng xuyên cơng tác điều tra lần vết đối với sinh viên sau tốt nghiệp, nắm bắt quân số sinh viên ra trƣờng cĩ việc làm và đánh giá đƣợc chất lƣợng việc làm của sinh viên, từ đĩ phân tích, đánh giá và phản hồi về chất lƣợng đào tạo của các khoa.
92
* Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Trung tâm.
Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của Trung tâm phải phù hợp từng giai đoạn cụ thể, gắn liền với kế hoạch đào tạo của nhà trƣờng và kế hoạch thi tốt nghiệp của các khố.
Chƣơng trình triển khai phải đa dạng hố phù hợp với từng loại đối tƣợng học nghề.
Việc xây dựng kế hoạch hoạt động của Trung tâm phải chứa đựng đầy đủ các nội dung bao gồm: Nội dung cơng việc, mục tiêu cần đạt đƣợc, thời gian thực hiện, cán bộ phụ trách, các nguồn lực (điều kiện cơ sở vật chất, con ngƣời, tài chính v.v.). Việc lập kế hoạch phải cĩ tính khoa học, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ triển khai.
Cơng tác điều hành hoạt động Trung tâm cần phải sát sao, phù hợp với điều kiện thực tế và phù hợp với năng lực của từng cán bộ.
Kiểm tra, đánh giá mức độ thực hiện cơng việc và tính hiệu quả trong cơng việc là một trong những nội dung quan trọng cần phải thực hiện thƣờng xuyên, giúp cho ban giám đốc cĩ những quyết định quản lý nhằm điều tiết các hoạt động TV - GTVL đi đúng hƣớng và đạt đƣợc kết quả nhƣ đã đặt ra.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Các quy trình đƣợc xây dựng phải phù hợp với điều kiện khách quan và chủ quan theo từng giai đoạn cụ thể.
- Các nội dung và phƣơng pháp hoạt động luơn phải gắn liền với kế hoạch hoạt động của nhà trƣờng, của Trung tâm TV – GTVL.