8. Cấu trúc luận văn
3.2.2.Kiện tồn bộ máy tổ chức của Trung tâm TV GTVL, nâng cao năng lực của
giới thiệu việc làm đáp ứng yêu cầu đào tạo nghề trong giai đoạn mới.
3.2.2.1. Mục đích của biện pháp
Cơng tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của một tổ chức. Mà để thực hiện đƣợc cơng tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy tổ chức ổn định và thích hợp. Do đĩ, hồn thiện bộ máy tổ chức Trung tâm TV - GTVL là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện cĩ hiệu quả các nội dung của hoạt động TV – GTVL. Bên cạnh việc hồn thiện bộ máy tổ chức Trung tâm, cũng cần phải nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ Trung tâm và cán bộ làm cơng tác TV - GTVL đáp ứng yêu cầu đào tạo nghề trong giai đoạn mới.
3.2.2.2. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Để đáp ứng đƣợc những yêu cầu của hoạt động TV - GTVL trong bối cảnh sơi động của thị trƣờng lao động hiện nay, cũng nhƣ phát huy hết đƣợc năng lực lãnh đạo, quản lý đối với mọi ngƣời và phát huy đƣợc khả năng của các cán bộ trong Trung tâm thì việc hồn thiện bộ máy bộ máy Trung tâm TV - GTVL cần thực hiện theo hƣớng chuyên, tinh, gọn nhẹ và cĩ hiệu lực.
Hồn thiện bộ máy tổ chức theo hƣớng chuyên, tinh nghĩa là thƣờng xuyên, chuyên sâu và cĩ chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần khơng rƣờm rà, khơng thừa, khơng thiếu. Cĩ hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả của cán bộ trong Trung tâm TV – GTVL.
Bộ máy tổ chức TV - GTVL phải bao quát đƣợc các chức năng chính nhƣ sau: Tƣ vấn việc làm; giới thiệu việc làm; thu thập, phân tích và cung ứng thơng tin thị trƣờng lao động; quan hệ doanh nghiệp, hồn thiện hồ sơ việc làm.
81
Hiện nay, chức năng thu thập, phân tích và cung ứng thơng tin thị trƣờng lao động cũng nhƣ chức năng quan hệ doanh nghiệp chƣa đƣợc triển khai.
Do vậy, bộ máy tổ chức trong thời gian tới cần đƣợc triển khai và hồn thiện theo sơ đồ sau:
Quyết định quản lý Thơng tin phản hồi
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy hoạt động TV – GTVL tại trường Cao đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng trong thời gian tới
So sánh với sơ đồ tổ chức bộ máy hiện tại thì trong sơ đồ bộ máy đề xuất trong thời gian tới cĩ sửa đổi và bổ sung thêm một số bộ phận sau:
- Bộ phận thơng tin tƣ vấn trong sơ đồ tổ chức bộ máy hiện nay sẽ đƣợc tách ra làm 2 bộ phận: Bộ phận tƣ vấn việc làm và bộ phận thu thập, phân tích, xử lý, cung ứng thơng tin thị trƣờng lao động. Bên cạnh đĩ, bộ phận tƣ vấn việc làm sát nhập cùng với bộ phận giới thiệu việc làm thành một bộ phận là Bộ phận tƣ vấn – Giới thiệu việc làm. Lý do cần tách ra và bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ của bộ phận này vì:
+ Bộ phận TV - GTVL là bộ phận rất quan trọng, địi hỏi phải cĩ nhiều kỹ năng về tƣ vấn, cập nhật thơng tin để tƣ vấn và tiếp xúc trực tiếp với sinh viên trong tất cả các buổi toạ đàm, trao đổi. Là bộ phận khởi đầu của các cơng
BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận TV - GTVL Bộ phận Thu thập, phân tích, xử lý, cung ứng thơng tin TTLĐ Bộ phận Maketting Bộ phận Hồn thiện hồ sơ xin việc Bộ phận Kế tốn
82
việc sau đĩ của Trung tâm TV – GTVL. Bên cạnh đĩ, bộ phận này với chức năng giới thiệu việc làm là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu cần tìm việc của sinh viên sau tốt nghiệp và các thơng tin nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp. Do đĩ, cần phải chuyên mơn hĩa bộ phận TV - GTVL.
+ Bộ phận thu thập, phân tích, xử lý, cung ứng thơng tin thị trƣờng lao động đƣợc bổ sung trong trong sơ đồ tổ chức bộ máy trong thời gian tới với các chức năng:
Thu thập, tìm kiếm các thơng tin tuyển dụng từ nhiều kênh khác nhau: Internet, sàn giao dịch việc làm thành phố Hải Phịng, các Trung tâm TV - GTVL khác.
Căn cứ vào tình hình của thị trƣờng lao động, nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp, tiến hành phân tích, xử lý các thơng tin cĩ đƣợc, kiểm tra tính xác thực của thơng tin cũng nhƣ tình trạng của thơng tin.
Chịu trách nhiệm chính trong hoạt động khảo sát lần vết sinh viên sau tốt nghiệp (Khảo sát cơ bản đƣợc thực hiện trƣớc khi sinh viên thi tốt 1 tháng; Khảo sát lần vết (lần 1 sau 6 tháng, lần 2 sau 1 năm) để đánh giá mức độ hài lịng cũng nhƣ tình trạng việc làm của học viên sau tốt nghiệp).
Cung ứng thơng tin sau khi phân tích, xử lý tới những đối tƣợng quan tâm: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và sinh viên trong trƣờng thơng qua các hình thức đƣợc trình bày ở trên. Đồng thời cung cấp các thơng tin này cho chính các bộ phận trong trung tâm và báo cáo Ban giám đốc để đƣa ra quyết định triển khai.
- Bộ phận quan hệ doanh nghiệp: Từ trƣớc tới nay, các doanh nghiệp khi thiếu lao động thƣờng chủ động đến các cơ sở đào tạo nghề để tuyển dụng, lúc này thì sinh viên gần nhƣ đã kết thúc quá trình đào tạo tại trƣờng, do đĩ, doanh nghiệp tuyển dụng lao động về thƣờng phải đào tạo lại trong một thời gian rồi mới đƣa vào sản xuất, gây ra lãng phí thời gian, tiền của. Do vậy, đây là một bộ phận đƣợc xây dựng mới với mục đích giúp cho Trung tâm TV - GTVL chủ
83
động trong việc tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp. Bộ phận này đƣợc hình thành với các chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Phân tích loại hình doanh nghiệp cĩ sử dụng lao động phù hợp với các nghề mà trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng đang đào tạo để phân loại doanh nghiệp, xác định thị trƣờng lao động mục tiêu.
+ Thơng qua các mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp để tiếp cận doanh nghiệp, tạo mối quan hệ với doanh nghiệp, giới thiệu sản phẩm đào tạo của nhà trƣờng, tìm hiểu thơng tin: nhu cầu và yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, nhu cầu đào tạo nâng cao tay nghề của doanh nghiệp.
+ Phản hồi thơng tin tới các bộ phận ngang hàng và Ban giám đốc để cĩ những kế hoạch và quyết định tiếp theo. Đặc biệt thơng tin này rất cĩ ích cho các khoa chuyên mơn, giúp cho các khoa chuyên mơn thay đổi phƣơng pháp đào tạo, nội dung đào tạo sao cho sát với yêu cầu của doanh nghiệp.
+ Giới thiệu sinh viên đi thực hành, thực tập tại doanh nghiệp, giúp cho sinh viên cĩ cách tiếp cận với doanh nghiệp cụ thể hơn với cơng việc của mình.
- Bộ phận hồn thiện hồ sơ xin việc: Hiện nay, trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng đào tạo một số nghề đặc thù, đĩ là nghề điều khiển tàu biển, khai thác máy tàu biển, điện tàu biển, việc hồn thiện hồ sơ để đi làm với nghề này địi hỏi rất nhiều giấy tờ khác nhau do nhiều cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp (chi cục Hàng hải, Cục Hàng hải Việt Nam), trong khi đĩ sinh viên vừa tốt nghiệp khơng đủ khả năng để tự hồn thiện những hồ sơ này. Để hồn thiện đƣợc những hồ sơ này, sinh viên thƣờng phải thơng qua các đơn vị làm dịch vụ ngồi trƣờng với những khoản kinh phí lớn, khơng đảm bảo độ tin cậy. Vì vậy, cần cĩ bộ phận đảm nhiệm chức năng hồn thiện hồ sơ việc làm cho sinh viên để giúp cho sinh viên sớm cĩ hồ sơ đầy đủ để đƣợc tham gia vào thị trƣờng lao động.
Để thực hiện cĩ hiệu quả các nội dung của hoạt động TV - GTVL theo sơ đồ tổ chức mới thì việc nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ lãnh đạo Trung tâm và các bộ làm cơng tác TV - GTVL đáp ứng yêu cầu đào tạo nghề
84
trong giai đoạn mới là một nội dung quan trọng, cần phải triển khai một cách hợp lý, đồng bộ từ việc xây dựng kế hoạch chƣơng trình, nội dung đến hình thức tổ chức.
* Nội dung bồi dưỡng:
Nội dung bồi dƣỡng dựa trên thực trạng đội ngũ cán bộ sau khi đã đƣợc bổ sung đầy đủ cho các bộ phận, dựa trên yêu cầu chuẩn hố đội ngũ cán bộ theo yêu cầu của cơng tác TV – GTVL. Do vậy, nội dung bồi dƣỡng bao gồm: những kiến thức chuyên mơn, năng lực tâm lý và những kiến thức bổ trợ.
Nội dung bồi dƣỡng đƣợc bố trí, sắp xếp theo hƣớng phân hố nội dung phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của cơng tác TV – GTVL, đƣợc tổng hợp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2 Nội dung bồi dƣỡng cán bộ TV – GTVL
Những nội dung bồi dƣỡng cần thực hiện nhƣ sau:
- Bồi dưỡng kiến thức, hiểu biết tâm lý.
Trong hoạt động TV – GTVL, cán bộ tƣ vấn rất cần khả năng nắm bắt đƣợc tâm lý của đối tƣợng tƣ vấn. Do vậy, họ cần đƣợc trang bị những kiến thức cơ bản về tâm lý học lứa tuổi, tâm lý học lao động hƣớng nghiệp.
- Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn.
Nội dung bồi dƣỡng cán bộ TV - GTVL
Tâm lý học lứa tuổi, nhân cách Chuyên mơn Nghiệp vụ Nội dung bổ trợ Tâm lý học Tâm lý học Lao động Hƣớng nghiệp Sử dụng cơng cụ trong TV - GTVL Kiến thức kỹ năng TV - GTVL Ngoại ngữ, tin học Nghiên cứu khoa học Kiến thức về quản lý
85
Đây đƣợc xem là khối kiến thức trọng tâm cà cốt lõi của cơng tác bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ. Quá trình bồi dƣỡng chuyên mơn, nghiệp vụ cĩ ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của cơng tác bồi dƣỡng, cũng nhƣ hiệu quả của hoạt động thực tiễn đang diễn ra hàng ngày. Đồng thời việc bồi dƣỡng chuyên mơn, nghiệp vụ một cách cĩ hệ thống, thƣờng xuyên, liên tục, từ cơ bản và mở rộng, duy trì và nâng cao, đến bồi dƣỡng các kỹ năng đặc biệt, giúp cho đội ngũ cán bộ cĩ trình độ, năng lực đáp ứng đƣợc những địi hỏi của cơng tác TV – GTVL. Vì vậy, khối kiến thức nghiệp vụ, chuyên mơn cần tập trung vào những nội dung cụ thể sau:
+ Bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ sử dụng thành thạo các cơng cụ sử dụng trong TV – GTVL, hiện tại cơng cụ phụ vụ cho việc tƣ vấn việc làm chuyên sâu chƣa đƣợc trang bị, tuy nhiên cơng tác bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ cần đi trƣớc một bƣớc để khi cĩ trang bị thì cĩ thể bắt tay vào sử dụng đƣợc ngay. Đồng thời, thơng qua hoạt động này giúp nâng cao hiểu biết và kỹ năng đánh giá, nhận xét những đặc điểm nhân cách của sinh viên đƣợc tƣ vấn. Đối với cơng cụ phục vụ cho hoạt động lƣu trữ các thơng tin TV - GTVL hiện nay đang sử dụng các cơng cụ: bộ cơng cụ Microsoft (Word và Excel), hệ thống các biểu mẫu, sổ sách, quản trị dữ liệu trên website. Các cơng cụ này tuy đơn giản những cũng phải cần đƣợc tập huấn kỹ và sử dụng thành thạo, để tạo tính chuyên nghiệp, nền nếp, phong cách làm việc thống nhất, đồng thời, cũng tạo thuận lợi cho ngƣời quản lý các cấp và cấp trên kiểm tra, đánh giá.
+ Bồi dƣỡng nâng cao các kỹ năng, cần tập trung vào các kỹ năng chủ yếu nhƣ: kỹ năng giao tiếp, thƣơng thuyết, khơi dậy, đàm phán, kỹ năng phỏng vấn và trả lời phỏng vấn, kỹ năng phân tích cơng việc, kỹ năng phân tích việc làm, kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin, kỹ năng lập kế hoạch.
- Bồi dưỡng các kiến thức bổ trợ
Trong điều kiện hội nhập và địi hỏi ngày càng cao của cơng tác TV – GTVL, bên cạnh việc bồi dƣỡng chuyên mơn, nghiệp vụ, đội ngũ cán bộ cũng
86
cần phải đƣợc bồi dƣỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học và khả năng quản lý. Yêu cầu đặt ra cho việc bồi dƣỡng những kiến thức bổ trợ là phải sử dụng đƣợc những kiến thức đĩ trong thực tiễn hoạt động. Để tạo điều kiện tốt cho cán bộ Trung tâm học tập nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cũng cần phải cĩ sự hỗ trợ về mặt kinh phí.
Cùng với việc bồi dƣỡng các kiến thức ngoại ngữ, tin học, chƣơng trình bồi dƣỡng cũng cần trang bị cho đội ngũ cán bộ những kiến thức về cơ sở phƣơng pháp luận nghiên cứu khoa học, để tổ chức tham gia nghiên cứu hoặc nghiên cứu trực tiếp các đề tài phục vụ cho cơng tác chuyên mơn, nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả của cơng tác TV – GTVL.
Trong hoạt động TV – GTVL, địi hỏi ngƣời cán bộ chủ chốt trong Trung tâm TV - GTVL phải cĩ kiến thức về quản lý lao động, quản lý dự án, quản lý hoạt động dịch vụ TV – GTVL, nhƣ: hoạt động tƣ vấn, hoạt động thu thập, xử lý và cung ứng thơng tin, hoạt động đăng ký tìm việc làm của sinh viên, hoạt động đăng ký tuyển dụng của doanh nghiệp, hoạt động chắp nối, cung ứng và sắp xếp việc làm v.v.
Một trong những nội dung khơng thể thiếu trong các đợt tập huấn nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ, kỹ năng, đĩ là, cập nhật các thơng tin mới nhất về chủ trƣơng và chính sách của Đảng, Nhà nƣớc, các văn bản bổ sung, sửa đổi, hƣớng dẫn của các Bộ, Ngành liên quan đến hoạt động TV – GTVL, thơng tin về thị trƣờng lao động, thực trạng và xu hƣớng phát triển việc làm, trao đổi kinh nghiệm triển khai thực tiễn v.v.
Theo kế hoạch đã đƣợc xây dựng, cơng tác bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm cơng tác TV - GTVL cĩ thể thực hiện dƣới 2 hình thức dài hạn và ngắn hạn. Tuy nhiên, để đảm bảo đƣợc các mục tiêu, vừa hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, vừa bồi dƣỡng nâng cao trình độ, năng lực thì hình thức ngắn hạn áp dụng là chủ yếu. Trong hình thức bồi dƣỡng ngắn hạn, thì phƣơng thức bồi dƣỡng tại chỗ làm việc đƣợc triệt để
87
tận dụng và sẽ đạt hiệu quả cao nhất. Hình thức bồi dƣỡng ngắn hạn cĩ thể thực hiện theo các cách sau:
- Cử cán bộ đi tập sự cơng việc tại sàn giao dịch việc làm của thành phố Hải Phịng, thăm quan, giao lƣu, học hỏi tại các Trung tâm TV - GTVL cĩ uy tín trong và ngồi thành phố để đúc kết thêm kinh nghiệm.
- Tham gia đầy đủ các khố đào tạo kỹ năng lần vết do Tổng cục dạy nghề triển khai hàng năm.
- Đội ngũ cán bộ chủ động trong việc tự nghiên cứu tài liệu, cập nhật những thơng tin mới nhất về hoạt động TV - GTVL phục vụ cho các cơng việc của mình đảm nhiệm.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Biên chế cán bộ đủ để triển khai đầy đủ các nội dung cơng việc.
- Cán bộ trung tâm tích cực học tập nâng cao trình độ để đáp ứng cơng việc một cách tốt nhất.