8. Cấu trúc luận văn
2.3.2.Thực trạng về quản lý mơ hình Trung tâm TV – GTVL ở trường Cao đẳng nghề
đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng.
2.3.2.1. Thực trạng về mơ hình tổ chức và bộ máy quản lý của Trung tâm TV – GTVL ở trường Cao đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng.
a. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TV – GTVL ở trường Cao đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng.
Trung tâm TV - GTVL trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng đƣợc thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 6 năm 2010, ngay sau khi cĩ quyết định thành lập Trung tâm TV - GTVL và quyết định bổ nhiệm chức danh giám đốc trung tâm. Trung tâm TV - GTVL là một đơn vị hoạt động độc lập và trực thuộc Ban giám hiệu nhà trƣờng nhƣ đối với các trung tâm khác trong trƣờng.
Dƣới đây là sơ đồ về cơ cấu tổ chức của Trung tâm TV - GTVL ở trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng từ ngày thành lập đến nay:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm TV – GTVL hiện tại Ban Giám đốc
Trung tâm
Bộ phận
Thơng tin – Tƣ vấn
Bộ phận
Giới thiệu việc làm
Bộ phận
63
Về tổ chức biên chế, Trung tâm TV - GTVL trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng từ khi thành lập chính thức đƣợc biên chế 2 đồng chí cán bộ, trong đĩ 01 đồng chí là Giám đốc Trung tâm Tuyển sinh đƣợc bổ nhiệm kiêm nhiệm vị trí Giám đốc Trung tâm TV - GTVL, 01 đồng chí đƣợc bổ nhiệm là nhân viên hỗ trợ các cơng việc của trung tâm dƣới sự điều hành của đồng chí Giám đốc.
Với biên chế trên thì quân số chắc chắn khơng thể đảm bảo để triển khai các nội dung hoạt động của trung tâm, do đĩ nhiều nhiệm vụ quan trọng chƣa đƣợc triển khai thực hiện, đặc biệt là nhiệm vụ thu thập, phân tích và xử lý thơng tin thị trƣờng lao động.
Trƣớc tình hình đĩ, cuối năm 2010 với mục đích đẩy mạnh các hoạt động của Trung tâm TV - GTVL, đồng chí Giám đốc đã xin ý kiến chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trƣờng cho phép tuyển dụng thêm 3 đồng chí cán bộ để về làm việc tại trung tâm, lƣơng và các chế độ cho các đồng chí cán bộ đĩ đƣợc Trung tâm TV - GTVL thanh tốn dựa vào các khoản thu đƣợc phép từ các dịch vụ. Trong đĩ, bổ nhiệm 1 đồng chí giữ chức vụ Phĩ giám đốc Trung tâm TV - GTVL, 01 đồng chí phụ trách bộ phận kế tốn, 01 đồng chí thực hiện các cơng việc của bộ phận giao dịch việc làm.
b. Mối quan hệ của các bộ phận trong tổ chức Trung tâm TV – GTVL ở trường Cao đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng.
Mệnh lệnh, quyết định quản lý
Phản hồi kết quả, quá trình thực hiện
Sơ đồ 2.3. Mơ hình quản lý cơ cấu tổ chức Trung tâm TV - GTVL GIÁM ĐỐC TT Cán bộ phụ trách Thơng tin – Tƣ vấn Cán bộ phụ trách Giới thiệu việc làm Cán bộ phụ trách Kế tốn PHĨ GIÁM ĐỐC
64 * Giám đốc trung tâm :
- Chức năng :
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám hiệu nhà trƣờng về các hoạt động và các kết quả hoạt động của Trung tâm.
+ Lãnh đạo trung tâm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đã đƣợc Ban giám hiệu nhà trƣờng thơng qua.
+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực để thực hiện các cơng việc đƣợc giao. + Ban hành các nội quy, quy chế hoạt động của Trung tâm, sắp xếp nhân sự phụ trách các mảng cơng việc trong Trung tâm.
- Nhiệm vụ :
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo tồn diện các mặt hoạt động của Trung tâm. + Các lĩnh vực quản lý: Lập mục tiêu hoạt động, kế hoạch triển khai hoạt động, phân cơng cơng việc, Cơng tác tổ chức cán bộ trong Trung tâm, cơng tác tài chính, cơng tác kiểm tra đánh giá.
- Mối quan hệ :
+ Với Phĩ giám đốc: Giám đốc là ngƣời quản lý cao hơn, cĩ quyền đƣợc phân cơng cơng việc và chỉ đạo các hoạt động đối với Phĩ giám đốc.
+ Với các cán bộ cấp dƣới : Giám đốc là ngƣời trực tiếp quản lý thơng qua các mệnh lệnh và các quyết định quản lý liên quan đến cơng tác tổ chức, các hoạt động của trung tâm.
+ Với các đơn vị khác : Là đầu mối liên hệ về cơng việc và các cơng tác quản lý, phối hợp với các đơn vị để triển khai các hoạt động của Trung tâm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Phĩ Giám đốc trung tâm : - Chức năng :
+ Hỗ trợ giám đốc điều hành trực tiếp các hoạt động của trung tâm - Nhiệm vụ :
65
+ Kiểm tra, giám sát chặt chẽ và triển khai các kế hoạch đã đƣợc Giám đốc thơng qua.
+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai các cơng việc trong trung tâm. + Báo cáo quá trình triển khai cơng việc và kết quả thực hiện cơng việc lên Giám đốc.
- Mối quan hệ :
+ Với Giám đốc : Là cán bộ quản lý dƣới quyền của Giám đốc, trực tiếp triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đƣợc Giám đốc Trung tâm thơng qua. + Với các bộ phận cấp dƣới : Phĩ giám đốc Trung tâm tham gia điều hành các nội dung hoạt động của Trung tâm, điều phối các nguồn lực để thực hiện cĩ hiệu quả các cơng việc.
* Cán bộ phụ trách các mảng cơng việc : - Chức năng :
+ Trực tiếp triển khai các cơng việc đã đƣợc Giám đốc thơng qua
+ Báo cáo kết quả thực hiện các cơng việc phụ trách với Giám đốc và Phĩ giám đốc.
- Nhiệm vụ :
+ Thực hiện các cơng việc : Thu thập và xử lý thơng tin việc làm, tổ chức các chƣơng trình tƣ vấn việc làm, giới thiệu việc làm cho sinh viên sau tốt nghiệp, quản lý thu chi.
+ Quản lý tài sản đƣợc giao, trực tiếp triển khai các hoạt động theo phân cơng cơng việc.
- Mối quan hệ :
+ Với Ban giám đốc : là nhân viên dƣới quyền, chịu sự quản lý và điều hành về cơng tác tổ chức và phân cơng cơng việc của Ban giám đốc Trung tâm.
+ Với các bộ phận ngang hàng : Trao đổi, phối hợp và cùng nhau triển khai các hoạt động theo yêu cầu của Ban giám đốc Trung tâm.
66
Tuy nhiên, để đáp ứng đƣợc các yêu cầu của mục tiêu và các nhiệm vụ đảm nhận của hoạt động TV - GTVL thì việc sắp xếp bộ máy Trung tâm TV - GTVL ở trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng gặp nhiều khĩ khăn. Nĩi khác đi, tổ chức bộ máy Trung tâm TV - GTVL chƣa phù hợp về cấu trúc, chƣa phù hợp với cơ chế hoạt động của một Trung tâm TV - GTVL để đủ khả năng đạt đƣợc mục tiêu. Do đĩ việc phân chia thành các bộ phận phụ trách các cơng việc của Trung tâm chƣa rõ ràng và cụ thể.
Bên cạnh đĩ, với số lƣợng cán bộ làm việc tại Trung tâm TV - GTVL khơng đủ, tƣ tƣởng làm việc khơng ổn định, cơng việc của Trung tâm TV - GTVL lại rất nhiều, các cơng việc lại địi hỏi cán bộ phải chuyên tâm thì mới đủ khả năng để xử lý cơng việc. Do đĩ, việc sắp xếp cơng việc cho các cán bộ trong Trung tâm chƣa hợp lý, phân cơng, phân nhiệm chƣa rõ ràng để mọi ngƣời hƣớng vào mục tiêu chung. Đơi khi, việc phân cơng các cơng việc cịn chồng chéo nhau, khơng phát huy hết khả năng của từng cán bộ.
2.3.2.2. Thực trạng nội dung quản lý của Trung tâm TV – GTVL ở trường Cao đẳng nghề Bách Nghệ Hải Phịng.
Trong quá trình hoạt động của Trung tâm TV - GTVL từ năm 2010 đến nay, Ban giám đốc Trung tâm TV – GTVL của trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng đã thực hiện nhiều nội dung quản lý nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của cơng tác TV – GTVL. Các nội dung quản lý gồm:
- Quản lý nội dung các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động TV – GTVL, các nội dung phục vụ cho cơng tác tƣ vấn về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn … về lao động và việc làm ở Việt Nam.
- Quản lý nội dung các tài liệu liên quan đến cơng tác hƣớng nghiệp, tƣ vấn về cách thức tìm việc làm cho sinh viên.
- Quản lý phƣơng thức tƣ vấn cho sinh viên về việc tự tạo việc làm cho bản thân, ký kết hợp đồng lao động.
- Quản lý nội dung các thơng báo về việc tuyển dụng lao động. - Quản lý cơng tác tổ chức cán bộ
67
- Quản lý cơng tác tài chính và các cơng việc hành chính.
- Quản lý hoạt động liên hệ các doanh nghiệp để tìm chỗ làm trống cho sinh viên sau tốt nghiệp.
- Quản lý dữ liệu ứng viên tham gia tuyển dụng việc làm.
- Quản lý nội dung và kế hoạch triển khai các hoạt động phiên giao dịch việc làm tại trƣờng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý nhu cầu đào tạo nâng cao tay nghề cho sinh viên sau tốt nghiệp. - Quản lý việc tham gia và triển khai các dự án liên quan đến hoạt động việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp.
Qua kết quả khảo sát 40 cán bộ quản lý và 75 giáo viên trong trƣờng, chúng tơi nhận đƣợc kết quả đánh giá nhƣ sau:
Bảng 2.9. Đánh giá mức độ thực hiện và tính hiệu quả các nội dung quản lý của Trung tâm TV - GTVL ở trƣờng CĐN Bách Nghệ Hải Phịng
STT Nội dung quản lý
Mức độ thực hiện (X ) Tính hiệu quả (X ) CBQL GV CBQL GV 1
Quản lý nội dung các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động TV – GTVL, các nội dung phục vụ cho cơng tác tƣ vấn về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn … về lao động và việc làm ở Việt Nam.
1.95 2.0 2.15 2.32
2
Quản lý nội dung các tài liệu liên quan đến cơng tác hƣớng nghiệp, tƣ vấn về cách thức tìm việc làm cho sinh viên
1.90 1.86 2.35 2.34
3
Quản lý phƣơng thức tƣ vấn cho sinh viên về việc tự tạo việc làm cho bản thân, ký kết hợp đồng lao động.
2.35 2.45 2.05 2.4
4 Quản lý nội dung các thơng báo về việc
68
5 Quản lý cơng tác tổ chức cán bộ 2.15 2.13 2.05 2.10
6 Quản lý cơng tác tổ chức cán bộ, cơng tác
tài chính và các cơng việc hành chính. 2.65 2.67 2.55 2.60
7
Quản lý hoạt động liên hệ các doanh nghiệp để tìm chỗ làm trống cho sinh viên sau tốt nghiệp.
2.15 2.35 2.05 2.35
8 Quản lý dữ liệu ứng viên tham gia tuyển
dụng việc làm. 1.95 1.93 2.0 2.2
9
Quản lý nội dung và kế hoạch triển khai các hoạt động phiên giao dịch việc làm tại trƣờng.
2.05 2.15 2.13 2.34
10 Quản lý nhu cầu đào tạo nâng cao tay
nghề cho sinh viên sau tốt nghiệp 2.35 2.25 2.17 2.2
11
Quản lý việc tham gia và triển khai các dự án liên quan đến hoạt động việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.75 2.72 2.82 2.58
Qua bảng kết quả đánh giá trên cho thấy một số nội dung cĩ mức đánh giá mức độ thực hiện trung bình X < 2 nhƣ: Quản lý nội dung các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động TV – GTVL, các nội dung phục vụ cho cơng tác tƣ vấn về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn … về lao động và việc làm ở Việt Nam; Quản lý nội dung các tài liệu liên quan đến cơng tác hƣớng nghiệp, tƣ vấn về cách thức tìm việc làm cho sinh viên; Quản lý dữ liệu ứng viên tham gia tuyển dụng việc làm. Điều đĩ đã phản ánh đúng tình trạng của Trung tâm hiện nay đang rất thiếu các tài liệu, văn bản phục vụ cơng tác tƣ vấn, việc quản lý dữ liệu ứng viên bằng sổ sách, cịn chƣa cĩ phần mềm để phục vụ việc tra cứu. Với mức độ thực hiện nhƣ vậy, thì tính hiệu quả cũng chƣa cao. Các nội dung cĩ mức đánh giá trung bình X >2.5 gồm: Quản lý nội dung các thơng báo về việc tuyển dụng lao động; Quản lý cơng tác tài chính và các cơng việc hành chính; Quản lý việc tham gia và triển khai các dự án liên quan đến hoạt động việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp đã phản ánh đúng thực trạng của Trung tâm hiện nay, Các thơng báo về
69
tuyển dụng lao động đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, Cơng tác tài chính phần nào đƣợc cơng khai minh bạch, đặc biệt là tham gia và quản lý rất tốt các dự án liên quan đến hoạt động việc làm nhƣ dự án Theo dấu học viên.
Cịn lại các nội dung quản lý khác đƣợc đánh giá ở mức độ trung bình, cĩ quản lý nhƣng chƣa thực sự hiệu quả.
2.3.2.3. Kết quả thực hiện các chức năng quản lý
Qua khảo sát đánh giá của CBQL và GV trong trƣờng về cơng tác tổ chức của Trung tâm TV – GTVL, ta cĩ kết quả sau:
Bảng 2.10. Kết quả việc thực hiện các chức năng quản lý
ST T Nội dung Mức độ thực hiện (X ) Tính hiệu quả (X) CB QL GV CB QL GV
1 Xây dựng mục tiêu, kế hoạch hoạt động
của Trung tâm theo từng giai đoạn cụ thể 1.60 2.36 1.45 1.43
2
Xây dựng quy trình thực thiện các bƣớc để nhằm đạt đƣợc mục tiêu hoạt động của Trung tâm.
1.55 2.07 1.70 1.71
3 Xác định rõ ràng các nguồn lực và các biện
pháp để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra 1.90 2.29 2.10 1.64
4 Sắp xếp, tổ chức bộ máy hoạt động của
Trung tâm Tƣ vấn – Giới thiệu việc làm 1.80 2.36 1.75 1.64
5 Tổ chức cơng việc, phân cơng cơng việc
cho các thành viên trong Trung tâm 2.60 2.36 1.90 1.57
6 Điều hành hoạt động của Trung tâm Tƣ
vấn – Giới thiệu việc làm 2.80 2.50 1.75 1.64
7
Kiểm tra, đánh giá mức độ thực hiện và tính hiệu quả cơng việc của các thành viên ở Trung tâm.
70 Bảng thấy 2.10 cho chúng ta thấy:
- Việc xây dựng mục tiêu, kế hoạch hoạt động của Trung tâm theo từng giai đoạn cụ thể chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, do đĩ hiệu quả của chức năng quản lý này chƣa cao. Hiện nay, kế hoạch của Trung tâm chỉ đƣợc đặt ra đầu năm để cho cĩ, trong quá trình hoạt động chƣa bám sát cũng nhƣ chƣa lập kế hoạch bổ sung theo giai đoạn cụ thể, vì vậy các cơng việc diễn ra mang tính chất tự phát, chƣa theo kịp sự thay đổi của thị trƣờng lao động.
- Việc xây dựng quy trình thực thiện các bƣớc để nhằm đạt đƣợc mục tiêu hoạt động của Trung tâm chƣa thực sự quan tâm, các quy trình triển khai các cơng việc chƣa cụ thể, do đĩ trong quá trình triển khai cịn chồng chéo nhau, hiệu quả cơng việc khơng đạt.
- Việc xác định các nguồn lực và các biện pháp để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra chƣa rõ ràng, chƣa tận dụng đƣợc khả năng của các thành viên trong Trung tâm, chƣa tận dụng đƣợc cơ sở vật chất của trƣờng để triển khai các hoạt động một cách cĩ hiệu quả.
- Việc sắp xếp, tổ chức bộ máy hoạt động của Trung tâm Tƣ vấn – Giới thiệu việc làm cũng đã đƣợc lãnh đạo Trung tâm quan tâm. Tuy nhiên, với với lực lƣợng mỏng, thiếu kinh nghiệm chuyên mơn về cơng tác TV – GTVL, tính ổn định trong cơng việc khơng cao đã dẫn đến mức độ hiệu quả trong cơng tác tổ chức bộ máy hoạt động bị suy yếu nhiều.
- Cơng tác tổ chức cơng việc, phân cơng cơng việc cho các thành viên trong Trung tâm mặc dù đã cĩ nhiều cố gắng và đạt đƣợc mức độ đánh giá ở mức trung bình, tuy nhiên cũng cịn nhiều bất cập, việc phân cơng cơng việc cịn nhiều chồng chéo, chƣa rõ ràng, chƣa cĩ tính chịu trách nhiệm, vì vậy hiệu quả khơng cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cơng tác điều hành hoạt động của Trung tâm Tƣ vấn – Giới thiệu việc