5. Kết cấu của luận văn
1.3.4. Đào tạo và phát triển nhân sự
Trước tiên cần hiểu rằng việc đào tạo và phát triển nhân sự không chỉ là trách nhiệm của riêng phòng nhân sự, hầu như trong mọi phòng ban/ bộ phận đều phải tham gia vào công việc này.
Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sự biến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cho cá nhân có thêm năng lực thực hiện công việc. Nhờ đào tạo người lao động tăng thêm hiểu biết, đổi mới phương pháp, cách thức, kỹ năng thái độ làm việc và thái độ đối với cộng sự.
Trong phát triển nguồn nhân sự cũng cần đào tạo, giữa đạo tạo và đào tạo phát triển nguồn nhân sự giống nhau ở chỗ cùng có mục đích nâng cao trình độ lao động và đều gắn với học tập. Song khác nhau ở chỗ: đào tạo định hướng cho hiện tại, chủ yếu tập trung vào công việc hiện tại của mỗi cá nhân, tăng cường các kỹ năng và khả năng đặc biệt để thực hiện công việc, đào tạo cho phát triển nhân sự là sự đào tạo định hướng cho tương lai, tập trung vào sự phát triển cho cá nhân và đáp ứng mục tiêu chiến lược con người.
Đào tạo và phát triển nhân sự là những hoạt động nhằm trang bị và bổ sung cho đội ngũ lao động của doanh nghiệp những kiến thức và kỹ năng để hoàn thành tốt công việc được giao. Đồng thời tạo ra cơ hội phát triển cho doanh nghiệp và cho bản thân người lao động.
* Mục đích của đào tạo và phát triển nhân sự gồm:
+ Giúp cho cán bộ công nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt đối với những cán bộ công nhân viên mới.
+ Cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho cán bộ công nhân viên. Giúp họ tiếp cận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới áp dụng trong doanh nghiệp Bưu chính Viễn thông.
+ Tránh tình trạng: trì trệ, lỗi thời.
+ Giải quyết các vấn đề về tổ chức, thuyên chuyển công tác. + Hướng dẫn công việc cho cán bộ công nhân viên mới. + Chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị.
+ Thoả mãn nhu cầu phát triển cho cán bộ công nhân viên ...
* Những nội dung chủ yếu của đào tạo và phát triển nhân sự
+ Phân tích và xác định nhu cầu đào tạo:
- Phân tích nhu cầu đào tạo: Nhu cầu đào tạo chỉ được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, cần thực hiện các phân tích sau:
• Phân tích doanh nghiệp: Doanh nghiệp thực hiện mục tiêu ở mức độ nào? Phân tích doanh nghiệp cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức. Phân tích tổ chức bao gồm việc phân tích các tiêu thức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, tỷ lệ vắng mặt, thuyên chuyển, kỷ luật lao động... sẽ giúp cho các nhà quản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và sự cần thiết phải đào tạo. Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, cần xác định được những chức vụ sẽ trống và cách thức chuẩn bị các ứng viên. Nếu áp dụng đề bạt nội bộ, cần có dự kiến chương trình đào tạo. Nếu áp dụng hình thức tuyển ngoài, cần nghiên cứu kỹ thị trường lao động và các biện pháp để có thể tuyển được nhân viên mong đợi. Trong phân tích, cần đánh giá tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ đến môi trường tổ chức.
• Phân tích tác nghiệp: Nhân viên cần có những kỹ năng gì để thực hiện tốt công việc? Phân tích tác nghiệp xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc. Loại phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
• Phân tích nhân viên: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Loại phân tích này chú trọng đến năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên để xác định xem ai là người được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức nào cần được lĩnh hội trong quá trình đào tạo.
- Xác định nhu cầu đào tạo:
Đối với công nhân kỹ thuật: Thường áp dụng các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo sau đây:
• Phương pháp trực tiếp căn cứ vào bảng phân tích công việc, tình hình thực hiện công việc, cơ cấu tổ chức để xác định số lượng công nhân từng nghề cần thiết, tổng hợp lại thành nhu cầu toàn doanh nghiệp. Phương pháp này lâu nhưng chính xác.
• Phương pháp tính toán căn cứ vào tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm và quỹ thời gian lao động tương ứng của từng loại công nhân kỹ thuật theo công thức:
Kti = Ti Qi x Hi Trong đó:
Kti: Là nhu cầu công nhân kỹ thuật thuộc nghề chuyên môn i.
Ti: Tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật nghề hoặc chuyên môn i cần thiết trong tương lai.
Qi: Quỹ thời gian lao động của một công nhân kỹ thuật thuộc nghề hoặc chuyên môn i.
Hi: Khả năng hoàn thành vượt mức công việc trong kỳ triển vọng của một công nhân kỹ thuật thuộc nghề hoặc chuyên môn i.
Sau khi xác định được nhu cầu công nhân kỹ thuật cần có ở kỳ kế hoạch, nhu cầu đào tạo sẽ được xác định như sau:
Nhu cầu tăng bổ
sung
= Nhu cầu cần có - Số hiện có + Nhu cầu thay thế.
Nhu cầu thay thế: số nghỉ hưu, mất sức, nghỉ việc, thuyên chuyển công tác...
Trong quá trình tuyển sinh đào tạo, thường có một tỷ lệ nhất định không đáp ứng yêu cầu hoặc rơi rớt. Do đó nhu cầu thực tế sẽ là:
Nhu cầu tuyển sinh đào
tạo =
Nhu cầu đào tạo 1-% rơi rớt trong đào
tạo + Lựa chọn hình thức và tổ chức đào tạo
- Các hình thức đào tạo:
•Đào tạo trong công việc: Là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ được học các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự giám sát của người lao động lành nghề hơn.
• Đào tạo ngoài công việc: Là hình thức đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. Đào tạo ngoài công việc bao gồm các phương pháp: tổ chức các lớp tại doanh nghiệp, cử đi học ở các trường, các bài giảng, các hội nghị hoặc các thảo luận, đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của phương tiện nghe nhìn, đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm, mô hình hoá hành vi, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ.
- Tổ chức đào tạo
+ Đào tạo trong công việc
•Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng
sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và các chỉ dẫn tỷ mỷ, theo từng bước về cách thực hiện các tác nghiệp. Người học sẽ nắm được kỹ năng công việc qua quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn chặt chẽ của người dạy.
• Đào tạo theo kiểu học nghề: Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dung để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.
• Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường dùng để giúp cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho công việc trước mắt và công việc tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn. Có ba cách kèm cặp là: kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp; kèm cặp bởi một cố vấn; kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn.
• Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện những công việc cao hơn trong tương lai.
+ Đào tạo ngoài công việc
• Tổ chức các lớp tại doanh nghiệp: Đối với những nghề tương đối phức tạp hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này, chương trình đào tạo gồm hai
phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các chuyên viên phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở xưởng thực tập do người giỏi tay nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn.
• Cử đi học các trường: Doanh nghiệp cũng có thế cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
• Các bài giảng, các hội nghị hoặc các thảo luận: Các buổi bài giảng hay hội nghị có thể tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một cơ sở bên ngoài, có thể tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm và qua đó, họ học được kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.
• Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính:
Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình được đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần người dạy.
• Đào tạo với sự trợ giúp của phương tiện nghe nhìn: Đây là hình thức đào tạo kỹ năng thông qua việc sử dụng các phương tiện nghe nhìn như đĩa video, cassette, phim. Hình thức này không cần có giáo viên. Tuy nhiên có nhược điểm là thiếu sự trao đổi trực tiếp giữa người học và người dạy.
Việc đánh giá kết quả đào tạo là hết sức quan trọng, nhằm đưa ra những hiệu chỉnh thích hợp cho lần đào tạo sau. Có thể áp dụng các cách đánh giá hiệu quả sau đây: Phân tích thực nghiệm; đánh giá những thay đổi của học viên theo các tiêu thức phản ứng, học thuộc hành vi và mục tiêu;
đánh giá định lượng hiệu quả.
• Phân tích thực nghiệm: Chọn hai nhóm thực nghiệm, ghi lại kết quả thực hiện công việc của mỗi nhóm lúc trước khi áp dụng các chương trình đào tạo. Chọn một nhóm tham gia vào quá trình đào tạo. Sau thời gian đào tạo, ghi lại kết quả đào tạo cả về số lượng và chất lượng công việc giữa hai nhóm. Phân tích so sánh kết quả thực hiện công việc giữa hai nhóm với chi phí đào tạo sẽ cho phép đánh giá mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo.
• Đánh giá những thay đổi của học viên theo các tiêu thức phản ứng, học thuộc hành vi và mục tiêu: học viên có thích ứng chương trình đào tạo không? Nội dung đào tạo có phù hợp với công việc thực tế không, có xứng đáng với chi phí thời gian và tiền bạc không? Liệu các học viên có nắm vững các kỹ năng, nguyên tắc, các vấn đề theo yêu cầu của khoá đào tạo chưa? Hành vi có thay đổi gì do kết quả của khoá học không? Học viên có đạt được các mục tiêu của đào tạo hay không?
• Đánh giá định lượng hiệu quả: đào tạo là một hình thức đầu tư, do đó khi thực hiện chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả về mặt định lượng thông qua so sánh tổng chi phí và tổng lợi ích do đào tạo mang lại.
Chi phí vật chất cho đào tạo bao gồm: chi phí cho các phương tiện vật chất như trường sở, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu, tài liệu sử dụng trong quá trình đào tạo; chi phí cho cán bộ giảng dạy; học bổng hoặc tiền lương trả cho người đi học; chi phí cơ hội do học viên dự khoá học, không thực hiện được các công việc hàng ngày.
Chương trình đào tạo kéo dài nhiều năm, tổng chi phí đào tạo cần quy về giá trị hiện thời. Lợi ích bằng tiền do đào tạo mang lại được xác định bằng khoản chênh lệch giữa lợi ích hàng năm do nhân viên mang lại lúc trước và sau khi đào tạo. Thông thường có thể sử dụng hai cách tính chi phí - hiệu quả đào tạo là theo tổng giá trị hiện thời (NPV) và theo hệ số hoàn vốn nội tại (IRR). Tuy nhiên, trong thực tế, các doanh nghiệp thường rất dễ xác
định được chi phí trong đào tạo, nhưng lại không xác định được hoặc rất khó xác định được các lợi ích bằng tiền do đào tạo mang lại, nhất là với các khoá đào tạo nâng cao năng lực quản trị. Đây cũng là một lý do kiến nhiều doanh nghiệp ngần ngại đầu tư vào đào tạo, phát triển nguồn nhân sự.
Chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chóng mặt, đó là thời đại bùng nổ thông tin, bùng nổ công nghệ. Những "bùng nổ" này đã tác động mạnh đến cung cách quản lý, đến nếp sống và suy nghĩ của người lao động trong doanh nghiệp. Và cũng chính sự bùng nổ này mà nhà quản trị thấy cần phải trang bị cho người lao động các kiến thức và kỹ năng mới để theo kịp với sự thay đổi. Nhu cầu đào tạo và phát triển nhân sự trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.