e. Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ đối với công tác huy động vốn
3.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo
Thứ nhất : Theo qui định của NH No Việt Nam thì cuối mỗi ngày giao dịch các
GDV phải in bảng kê các ẩn chỉ xuất dùng và bảng kê các ấn chỉ hỏng. Nhưng tại chi nhánh cuối ngày GDV chỉ in “bảng kê các ấn chỉ xuất dùng” để đối chiếu số bút toán hạch toán liên quan đến tiền gửi tiết kiệm được liệt kê trong bảng liệt kê giao dịch nội bộ do GDV lập vào cuối ngày mà không in bảng kê các ấn chỉ hỏng. Điều này thì hiện một sự thiếu sót của chi nhánh.
Đề xuất : Cuối ngày ngoài việc in bảng kê các ấn chỉ xuất dùng thì GDV cần phải
in bảng kê các ấn chỉ hỏng để làm căn cứ cho nhà quản lí sổ lượng sổ tiết kiệm phát hành hỏng.
Thứ hai : Tại chi nhánh chỉ in bảng liệt kê giao dịch của từng teller mà không in
bẳng tổng hợp các liệt kê giao dịch của toàn chi nhánh đồng thời cũng không in sổ kế toán tài khoản sổ cái để đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác của các giao dịch phát sinh trong ngày. Khi đó vhi nhánh sẽ không phát hiện ra được những trục trặc do phần mềm mang lại và dẫn đến việc báo cáo sai số liệu cho nhà quản trị gây hậu quả nghiêm trọng trong việc ra quyết định.
Đề xuất : Tại chi nhánh nên in bảng tổng hợp liệt kê giao dịch của toàn chi nhánh
và các sổ kế toán có liên quan để bảo đảm sự khớp đúng giữa các số liệu trên phần mềm.
Thứ ba : Tại chi nhánh, hàng tháng kế toán trưởng chỉ theo dõi đối chiếu số lượng
séc phát hành, tồn quĩ trên hệ thống phần mềm vì trong phần mềm không bố trí việc in. Điều này sẽ gây khó khăn cho quá trình đối chiếu cũng như phục vụ cho công tác lưu trữ khi hệ thông phần mềm gặp trục trặc.
Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam Chi nhánh: Bắc Sông Hương
SỔ THEO DÕI SÉC PHÁT HÀNH Ngày tháng năm Tổng số séc nhận từ quĩ Số séc đã phát hành cho khách hàng Số séc thu hồi từ khách hàng Số séc còn lại
số lượng Số seri Số seri Tổng số số seri
20/03/09 2 cuốn AJ 002570-599
AJ002600-629
19/04/09 AJ002570-599 1 Cuốn
Đề xuất : Ngân hàng nên mở thêm sổ theo dõi lượng séc phát hành, thu hồi còn
tồn, theo từng teller để dễ dàng cho công tác kiểm kê đối chiếu. Đây là một mẫu sổ để chi nhánh tham khảo