d. Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán HĐV
2.4. Thực trạng về hoạt động huy động vốn tại chi nhánh
2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động vốn tại chi nhánh 2.4.1.1. Tình hình kinh tế và đặc điểm người dân Huế
Huế là một thành phố của văn hóa và du lịch. Huế đang trên con đường phát triển mạnh mẽ về kinh tế, là một thành phố tiềm năng với nhiều con đường kinh doanh. Ở Huế có không ít các nhà đầu tư và thương nhân nhỏ lẻ tập trung về đây để thực hiện hoạt động kinh doanh. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ của ngân hàng phát triển. Mặt khác, do đặc tính của cư dân ở Huế ưa thích gửi tiền tiết kiệm để đảm bảo độ an toàn tài sản của mình. Đây là một yếu tố thuận lợi cho
ngân hàng trong việc huy động vốn từ nguồn tiền gửi. Bên cạnh đó, chi nhánh nằm ở vị trí trung tâm của thành phố Huế nên các tiểu thương thường hay mở tài khoản để tiện cho việc kinh doanh.
2.4.1.2. Đối thủ cạnh tranh:
Huế là thành phố hứa hẹn nhiều cơ hội làm ăn cho nhiều doanh nghiệp cũng như ngành ngân hàng. Điều này giải thích tại sao trong 10 năm có hơn 100 ngân hàng các loại hoạt động trên địa bàn TT Huế. Cùng nằm tại vị trí thuận lợi như NHNo Việt Nam CN BSH Huế có các NH Techcombank, NH Saigonbank, NH Vietcombank và sắp khai trương là Eximbank. Đây là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp nên ngân hàng cần có chính sách thích hợp trong hoạt động kinh doanh để thu hút khách hàng.
2.4.1.3. Sự điều tiết của ngân hàng nhà nước
Tất cả các ngân hàng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam đều chịu sự chi phối của NHNN Việt Nam. Việc chi phối này được thực hiện thông qua các chính sách tiền tệ. Điển hình, năm 2009 khi đất nước đang khủng hoảng về tài chính. Nhận được lệnh của chính phủ trong việc thực hiện chính sách thắt chặt tiền tệ. NHTW đã đưa ra chỉ thị buộc các NHTM phải tăng lãi suất huy động. Với chính sách này khiến cho các ngân hàng cạnh tranh nhau về lãi suất huy động trong một thời gian dài. Dựa trên ví dụ nêu trên cho thấy tất cả các NHTM đều chịu sự chi phối bởi chính sách của NHNN Việt Nam.
2.4.2. Tổ chức HĐV tại Agribank chi nhánh Bắc Sông Hương2.4.2.1. Mô hình tổ chức kế toán HĐV 2.4.2.1. Mô hình tổ chức kế toán HĐV
Như đã trình bày, NH nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mô hình này tỏ ra phù hợp với qui mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lí của ngân hàng. Đồng thời, nó cũng giúp công tác hạch toán kế toán tại các chi nhánh dễ dàng hơn.
Chi nhánh BSH Huế là một đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng. Vì vậy, kế toán tại đơn vị cần có kế hoạch xây dựng, quản lí tài chính riêng. Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam quản lí các đơn vị trực thuộc một cách trực tuyến dựa trên sự hổ trợ của phần mềm IPCAS II nên chi nhánh không còn gửi nhiều báo cáo như trước nữa Việt Nam. Phần lớn các báo cáo được lập tại ngân hàng chỉ nhằm mục đích quản trị.
Chỉ có một số bảng báo cáo in vào cuối năm thì chi nhánh phải lập và lưu trữ theo qui định của ngân hàng nông nghiệp. Chi nhánh có quản lí thêm 2 phòng giao dịch là Chợ Dinh, Tây Lộc. Mỗi phòng giao dịch này bố trí một kế toán viên thực hiện công việc hạch toán bước đầu. Cuối ngày, chi nhánh in báo cáo tổng hợp cho cả đơn vị và 2 phòng giao dịch dựa trên phần mềm online.
Với cách thức tổ chức bộ máy kế toán trong nghiệp vụ HĐV như trên, ta có sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin HĐV
Sơ đồ 1.3: Tổ chức cung cấp thông tin khâu HĐV
Như vậy thông tin kế toán sau khi được thu nhận, xử lí hạch toán ban đầu bởi các GDV và kế toán các phòng giao dịch sẽ được kiểm soát qua kế toán viên. Sau mỗi ngày giao dịch thì toàn bộ chứng từ của các GDV sẽ được trưởng phòng kế toán, PGĐ kế toán kiểm tra lại lần nữa rồi kí xét duyệt. Khi đó, toàn bộ chứng từ sẽ được đóng thành tập nhật kí chứng từ và được lưu trữ tại phòng kế toán. Định kì hàng năm sẽ có cán bộ thanh tra về kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ của chi nhánh. Tất cả chứng từ sau khi được kiểm tra xong sẽ được lưu tại kho lưu trữ của chi nhánh.
2.4.2.2. Tổ chức khối lượng công tác kế toán HĐVa. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán HĐV a. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán HĐV
Việc tổ chức tốt công tác thu nhận thông tin kế toán HĐV có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho quá trình cung cấp thông tin cho các nhà quản lí trở nên nhanh chóng, mặt khác tổ chức chứng từ càng chặt chẽ sẽ căn cứ pháp lí tốt để ghi sổ kế toán.
Những chứng từ được sử dụng trong kế toán HĐV được khái quát như sau:
PGĐ.kế toán
TP.kế toán
PP.Kế toán
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM THẺ LƯU Chi nhánh:... TIẾT KIỆM CÓ KỲ HẠN
Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:...
Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:... Mẫu chữ kí người gửi(1)
Thạnh(2)
PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI Ngày
Tháng
Nămsố tiền gửisố tiền rútLãi nhập gốc cho kì hạn tiếp theosố dư mớichữ kíkế toánthủ quĩ ……….. ………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………... ………... Phạm Thị Thanh 054-3830276 12/37 Hàn Mặc Tử, Tp Huế 191830296 CA TT Huế
Hai trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn 240,000,000 đ
19/08/09 240.000.000
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM THẺ LƯU Chi nhánh:... TIẾT KIỆM CÓ KỲ HẠN Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:... Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:...
Mẫu chữ kí người gửi (1)
Thạnh
(2)
PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI
Ngày
Tháng số tiền gửi số tiền rút gốc cho kì Lãi nhập số dư mới kế toánchữ kíthủ quĩ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Phạm Thị Thạnh 054-3830276 12/37 Hàn Mặc Tử, Tp Huế
Bảng 2.4: Danh mục chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ huy động vốn
Chứng từ Người lập Người duyệt Mục đích sử dụng
Thẻ lưu tiết kiệm Khách hàng Thanh toán viên Để đối chiếu chữ kí khi
KH rút tiền Sổ tiết kiệm, chứng chỉ
tiền gửi
Thanh toán viên in
từ MVT Thanh toán viên
Giao cho KH làm căn cứ rút tiền
Phiếu chi Thanh toán viên KT, TPKT, PGĐ Chi tiền khuyến mãi
Giấy nộp tiền Khách hàng TTV, Thủ quĩ, KTV,
TPKT, PGĐ
Khi có nghiệp vụ nộp tiền mặt
bảng kê nộp tiền, chi tiền
Khách hàng hoặc
TTV Thủ quĩ, thanh toán viên
Để xác định số tiền nộp vào hay chi ra
Giấy lĩnh tiền mặt Khách hàng TTV, TPKT,PGĐ Rút tiền từ TKTT (KH
cá nhân)
Séc Khách hàng TPKT,TTV,PGĐ.KT Rút tiền từ TKTT (KH
doanh nghiệp)
Ủy nhiệm chi Khách hàng TTV, TPKT, PGĐ Trích từ tài khoản để
thanh toán
Tổ chức xử lí chứng từ luân chuyển chứng từ:
Đối với tiền gửi tiết kiệm
Nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm:
Nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm có nhiều loại như TGTK CKH, TGTK KKH, TGTK hưởng lãi bậc thang... Ngoài ra còn có một số dịch vụ kèm theo như: TGTK số dư lớn, TG mừng xuân canh dần,...Tuy nhiên dù là loại hình gửi tiền tiết kiệm gì thì đều có chung một qui trình và chứng từ tương tự nhau. Vì vậy, chỉ đề cập đến một ví dụ TGTK CKH.
Qui trình nghiệp vụ như sau: Ngày 19/08/2009 Bà Phạm Thị Thạnh đến chi nhánh BSH để gửi tiết kiệm 3 tháng với số tiền là 240 triệu đồng. Do đây là lần đầu tiên Bà Thạnh gửi tiền tiết kiệm tại chi nhánh nên GDV dùng giấy chứng minh của Bà Thạnh để đăng kí mã số khách hàng và số tài khoản khách hàng. Sau đó GDV đưa ra cho khách hàng một thẻ lưu tiết kiệm có kì hạn để bà Thạnh điền đầy đủ thông tin và kí nhận vào thẻ lưu rồi giao lại cho GDV
Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:...
Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:... Mẫu chữ kí người gửi(1)
Thạnh(2)
PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI Ngày
Tháng
Nămsố tiền gửisố tiền rútLãi nhập gốc cho kì hạn tiếp theosố dư mớichữ kíkế toánthủ quĩ ……….. ………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………... ………... ………. ………. ……… ………
VN Bank for Agriculture and rural development
Branch name: Bắc Sông Hương Br Reference number:601-069150
Branch code: 4010 Journal seq no:8
Tax code of branch:3300101290 ID teller: BSHHIEN
Busines code: General ledger- Sổ cái(GL) Transation type:normal POSTING SLIP Date 19 month 08 year 2009
Cust no:038662767 Cust name: Phạm Thị Thạnh
Dr/Cr A/C CCY Brcd Name of account Amount
C 423201 VND 4010 Tiền gửi tiết kiệm có kì hạn dưới 12t 240,000,000
D 101101 VND 4010 Tiền gửi tiết kiệm có kì hạn dưới 12t 240,000,000
Remark:Time deposit close:4010601069150-4010601069150-4010601069150
Customer Teller manager Director
Printing time: 07:56:36 27/01/2010
191830296 CA TT Huế
Hai trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn 240,000,000 đ
19/08/09 240,000,000
Tổ chức công tác kế toán huy động vốn tại NH NN&PTNT chi nhánh Bắc Sông Hương
Sau đó, GDV tiến hành nhập thông tin về số tiền gửi, kì hạn gửi vào MVT sau đó tiến hành in sổ tiết kiệm cho khách hàng đồng thời cũng in một phiếu Posting slip (phiếu hạch toán) đưa cho khách hàng kí nhận. Trên phiếu hạch toán sẽ định khoản:
GDV sẽ trả lại cho khách hàng sổ tiết kiệm và lưu thẻ lưu theo ngày, còn phiếu hạch toán được lưu theo số. Từ đây hệ thống sẽ tự động ghi Có vào tài khoản TGTK của bà Thạnh và bắt đầu tính lãi cho bà Thạnh và sẽ dự trả lãi cho bà vào ngày làm việc cuối cùng của mỗi tháng. Cụ thể số lãi dự trả cho tháng đầu tiên vào ngày 31/12/2009 là:
Có TK 491301: 81,197 đồng
(Thông tin lãi suất xem ở phụ lục). Cuối ngày nghiệp vụ của bà Thạnh sẽ được liệt kê trên List of slip của GDV này còn thông tin về số sổ đã xuất sẽ được tổng hợp trên bảng kê ấn chỉ xuất dùng cùng với phiếu hạch toán toàn bộ chi phí cho việc xuất dùng ấn chỉ trong ngày . Qui trình trên ta khái quát thành lưu đồ:
Giao dịch viên
Lưu đồ 3.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ khách hàng gửi tiết kiệm
Nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm:
Qui trình nghiệp vụ diễn ra như sau: Ngày 19/08/2009 Ông Đỗ Sĩ Vui đến NH để xin tất toán sổ tiết kiệm mà ông đã gởi 6 tháng trước với số tiền là 20 triệu. Khi đó GDV sẽ kiểm tra sự khớp đúng chữ kí trên sổ tiết kiệm với thẻ lưu của ông tại ngân hàng. Sau đó, GDV sẽ tiến hành tính số tiền lãi cho ông Vui rồi đóng tài
Thẻ lưu TK nhập thông tin thẻ lưu TK Phiếu HT D Posting slip đã kí Posting slip đã kí N List of slip Khách hàng Kiểm tra lại và kí nhận Posting slip đã kí Sổ tiết kiệm Sổ tiết kiệm
khoản tiết kiệm của ông. In phiếu hạch toán và đưa cho ông Vui kí xác nhận. Trên phiếu hạch toán sẽ định khoản
Nợ TK 423201: 20,000,000 đồng Nợ TK 801006: 349,800 đồng Có TK 101101: 20,349,800 đồng
Sau đó, GDV sẽ tiến hành kê tiền trên bảng kê chi tiền ra (xem mẫu phụ lục) trước khi giao tiền cho khách hàng. Bộ chứng từ gồm phiếu hạch toán, thẻ lưu tiết kiệm có kì hạn, sổ tiết kiệm sẽ được lưu thành bộ chứng từ của nghiệp vụ rút tiền tiết kiệm.
Qui trình trên được thể hiện thông qua lưu đồ: Kế toán viên
Lưu đồ 3.3: Qui trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ rút tiền gửi tiết kiệm
Đối với nghiệp rút tiền trước hạn hay quá hạn thì qui trình cũng diễn ra tương tự. Tuy nhiên, lúc này khách hàng chỉ được hưởng lãi suất không kì hạn 0.25%tháng. Nghiệp vụ này cũng được GDV này lên bảng liệt kê List of slip vào cuối ngày.
sổ tiết kiệm Đóng TK, xem lãi Lấy thẻ lưu thẻ lưu TKSổ TK phiếu HT Posting slip đã kí Posting slip đã kí N N List of slip Khách hàng Đối chiếu chữ kí Kí nhận Posting slip đã kí
Nghiệp vụ tiền gửi thanh toán
Qui trình mở tài khoản tiền gửi thanh toán
Đối với nghiệp vụ này thì mỗi KH trước khi giao dịch đều phải có số tài khoản. Tại chi nhánh thì mẫu giấy đề nghị mở tài khoản cho cá nhân và DN cũng khác nhau (Xem mẫu giấy đề nghị mở TK cho DN ở phụ lục) nhưng chúng đều có chung một qui trình mở tài khoản như sau: Ngày 19/08/2009 Chị Hoàng Thị Kim An đem bảng sao CMND đến ngân hàng yêu cầu mở một tài khoản mới. Khi đó, GDV sẽ đưa cho chị An mẫu giấy đăng kí mở tài khoản (xem mẫu phụ lục) để điền thông tin cần thiết . Sau khi chị An trả lại giấy đăng kí mở tài khoản thì GDV sẽ nhập thông tin vào máy để tạo một tài khoản mới cho chị An đồng thời quét ảnh và scan chữ kí mẫu của chị vào máy tính. Sau đó GDV chuyển toàn bộ hồ sơ cho trưởng phòng kế toán xét duyệt. Sau khi trưởng phòng kế toán đã kí duyệt thì GDV phát hành giấy chứng nhận mở tài khoản mới cho chị An (xem phụ lục) và lưu mẫu giấy đăng kí chứng nhận mở tài khoản cùng với phiếu hạch toán.
Nghiệp vụ gửi tiền vào TKTT: Ngày 19/08/2009 Bà Phan Thị Kim Cúc
đến chi nhánh BSH để gửi 62 triệu đồng vào TKTT của mình. Khi đó bà Cúc sẽ nhận được mẫu giấy nộp tiền 2 liên từ GDV để điền thông tin cần thiết.
Sau khi nhận lại GNT của khách hàng, GDV kiểm tra lại ngày tháng, sự khớp đúng số tài khoản trên phần mềm, số tiền bằng chữ và số tiền bằng số. Do Bà Cúc gửi với số lượng tiền lớn với nhiều mệnh giá nên Bà Cúc phải kê tiền trên bảng kê các loại tiền
NHNo &PTNT VIỆT NAM GIẤY NỘP TIỀN số:... Ký hiệu chứng từ: Chi nhánh:... Ngày..19..tháng.08...năm...2009... Ký hiệu NDN/vụ: Mã CN:...
Họ tên người nộp tiền... Địa chỉ:... Điện thoại:... Số tài khoản:...Tại ngân hàng:...
Họ tên người nhận:... CMND số: ngày cấp... nơi cấp:... ... ... Địa chỉ:...
Số tài khoản: ... ..Tại ngân hàng:...
Nội dung nộpSố tiền
Số tiền bằng chữ: ... ……...…………..…... Cộng... ...
...
Người nộp tiền thủ quỹ kế toán viên trưởng phòng kế toán giám đốc
TK Nợ:... TK Có:...
Phan Thị Kim Cúc
Phan Thị Kim Cúc
4010205000140
Sáu mươi hai triệu đồng chẳn
62,000,000đ
nộp vào (Xem mẫu phụ lục). Sau đó, GDV kiểm nhận tiền rồi đóng dấu “đã thu tiền” kí duyệt trả lại một liên cho bà Cúc. Cuối cùng GDV nhập thông tin vào máy và in phiếu hạch toán để lưu cùng giấy nộp tiền. Trên phiếu hạch toán sẽ định khoản
Nợ TK 101101: 62,000,000 đồng Có TK 421101: 62,000,000 đồng
Định kì vào cuối tháng hệ thống sẽ dự trả lãi cho khách hàng với lãi suất là 0.2%tháng. Thông tin của nghiệp vụ sẽ được cập nhật vào List of slip của GDV này. Ta có lưu đồ khái quát qui trình luân chuyển chứng từ trên như sau
Giao dịch viên
Lưu đồ 3.4: Luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ gửi tiền vào TKTT
Nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản thanh toán
Đối với nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản thanh toán của cá nhân thì dùng giấy lĩnh tiền mặt (xem mẫu ở phụ lục) còn đối với khách hàng là doanh nghiệp thì phải dùng séc. Cho dù chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản thanh toán
GNT đã kí Posting slip GNT đã kí List of slip N Khách hàng GNT GNT Kiểm tra tính hợp lí