Tổ chức công tác kế toán tại Agribank chi nhánh Bắc Sông Hương, TT Huế

d. Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán HĐV

2.3. Tổ chức công tác kế toán tại Agribank chi nhánh Bắc Sông Hương, TT Huế

2.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy

2.3.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy

Chú thích: Quan hệ trực tuyến

Sơ đồ1.2: Bộ máy kế toán tại NHNo Việt Nam CN Bắc Sông Hương

PGĐ kế toán PGĐ kế toán

KT Trưởng

Quầy thu Quầy chi

TTV KT viên PGD Tây lộc PGD Chợ Dinh Trưởng quĩ PGĐ kế toán TP.Kế toán

Quầy thu Quầy chi

TTV KT viên PGD Tây lộc PGD Chợ Dinh

Do chi nhánh áp dụng hình thức giao dịch một cửa nên không có sự phân công thành từng kế toán riêng lẻ hạch toán từng phần hành. Một thanh toán viên sẽ thực hiện toàn bộ giao dịch với khách hàng và thanh toán viên cũng là người thực hiện những bút toán hạch toán kế toán.

2.3.1.2.Phân quyền và chức năng

 Phó giám đốc kế toán:

 Kiểm soát lượng tiền mặt tồn quĩ tại chi nhánh, kiểm soát nhân viên chịu trách nhiệm điều chuyển vốn cho các chi nhánh khác.

 Kiểm soát các giao dịch xảy ra tại chi nhánh. Phê duyệt các nghiệp vụ đặc biệt như bán séc, các khoản chi với số lượng tiền lớn...

 Phê duyệt các kế hoạch huy động vốn tại chi nhánh, báo cáo kế toán.

 Trưởng phòng kế toán

 Phê duyệt các giao dịch do Teller thực hiện theo qui định trong các qui trình nghiệp vụ liên quan.

 Kiểm soát và phê duyệt các báo cáo.

 Điều tiết mức tồn quỹ tại quỹ chính và quỹ của từng Teller đầu ngày, trong ngày và cuối ngày đảm bảo khả năng chi trả theo yêu cầu khách hàng, an toàn vốn cho ngân hàng và có thể tối ưu hóa nguồn tiền mặt dự trữ.

 Kiểm soát viên

 Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà Teller thực hiện theo thẩm quyền được quy định, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà Teller thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của Teller.

 Lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị của chi nhánh.

 Teller

 Hướng dẫn khách hàng thực hiện giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công. Trực tiếp lập, kiểm soát, xử lý chứng từ kế toán và thu chi tiền mặt cho các giao dịch do Teller thực hiện. Kiểm tra tính khớp đúng giữa chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế và số liệu trên hệ thống.

 Lập các báo cáo giao dịch hàng ngày

 Bộ phận quỹ

 Chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán.

 Hỗ trợ Teller trong các giao dịch ngoại tệ/giao dịch thu chi với khối lượng lớn, thực hiện điều chuyển vốn và các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng kế toán.

2.3.2. Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh2.3.2.1. Mô hình tổ chức kế toán 2.3.2.1. Mô hình tổ chức kế toán

 Ngân hàng No Việt nam là một đơn vị có qui mô lớn, chi nhánh nhiều và phân bố rộng khắp. Vì vậy mà NHNo Việt Nam đã áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Việc áp dụng mô hình này tạo điều kiện cho ngân hàng có thể nắm bắt được thông tin kịp thời phục vụ cho công tác ra quyết định quản trị nhanh chóng.

 Tại chi nhánh có tổ chức một bộ phận kế toán riêng, thực hiện xây dựng và quản lí kế hoạch tài chính của đơn vị mình. Thực hiện toàn bộ công tác kế toán và định kì lập báo cáo kế toán chuyển cho bộ phận kế toán trung tâm. Ngoài ra đơn vị còn quản lí thêm 2 phòng giao dịch trực thuộc là PGD.Chợ Dinh và PGD.Tây Lộc. Tại các phòng giao dịch sẽ có nhân viên hạch toán ban đầu. Còn chi nhánh chịu trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp toàn chi nhánh bao gồm cả 2 phòng giao dịch.

2.3.2.2. Tổ chức khối lượng công tác kế toán

 Tổ chức chứng từ kế toán:

Hiện nay, Agribank Việt Nam đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán dựa trên quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2005. Tuy nhiên để phục vụ cho nhu cầu quản lí bên trong, ngân hàng đã sử dụng thêm một số chứng từ nội bộ và chứng từ điện tử. Vì đơn vị là chi nhánh trực thuộc nên cũng tuân thủ chế độ chứng từ mà Agribank đang áp dụng.

 Tổ chức hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán mà chi nhánh đang sử dụng tuân theo quyết định số 2323/NHNo-TCKT do Tổng giám đốc Agribank Việt Nam ban hành vào ngày 3 tháng

8 năm 2008. Hệ thống tài khoản này dựa trên hệ thống tài khoản cấp một do NHNN ban hành theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN nhưng đã chi tiết hoá phù hợp với nhu cầu quản lí. Hiện nay, có một số tài khoản trong hệ thống tài khoản đó chi nhánh chưa sử dụng vì tại chi nhánh không thực hiện nghiệp vụ đó.

 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Chi nhánh sử dụng cả hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp để phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh. Hệ thống sổ mà chi nhánh sử dụng là rất ít. Hàng ngày, ngân hàng chỉ sử dụng một số loại sổ nhất định để ghi chép như sổ nhật kí quĩ, sổ thu chi tiền mặt, sổ kiểm quĩ tiền mặt. Đa số các loại sổ in ra từ máy vi tính.

 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Chi nhánh lập rất nhiều báo cáo theo ngày nhưng phần lớn các báo cáo này lập ra nhằm mục đích quản lí dòng tiền chẳng hạn như báo cáo giao dịch tiền mặt, báo cáo tồn quĩ tiền mặt, bảng cân đối chi tiết. Còn những báo cáo phục vụ cho công tác quản trị thì định kì mới được in theo lệnh của ban quan trị.

 Một số chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng

 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12

 Hình thức kế toán: Hình thức kế toán máy trên nền nhật kí - chứng từ

 Thời điểm hạch toán lãi: Vào ngày cuối cùng của mỗi tháng

 Phương pháp kế toán HTK: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì, xác định giá trị HTK theo phương pháp bình quân gia quyền

 Hạch toán thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ

2.4. Thực trạng về hoạt động huy động vốn tại chi nhánh2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động vốn tại chi nhánh 2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động vốn tại chi nhánh 2.4.1.1. Tình hình kinh tế và đặc điểm người dân Huế

Huế là một thành phố của văn hóa và du lịch. Huế đang trên con đường phát triển mạnh mẽ về kinh tế, là một thành phố tiềm năng với nhiều con đường kinh doanh. Ở Huế có không ít các nhà đầu tư và thương nhân nhỏ lẻ tập trung về đây để thực hiện hoạt động kinh doanh. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ của ngân hàng phát triển. Mặt khác, do đặc tính của cư dân ở Huế ưa thích gửi tiền tiết kiệm để đảm bảo độ an toàn tài sản của mình. Đây là một yếu tố thuận lợi cho

ngân hàng trong việc huy động vốn từ nguồn tiền gửi. Bên cạnh đó, chi nhánh nằm ở vị trí trung tâm của thành phố Huế nên các tiểu thương thường hay mở tài khoản để tiện cho việc kinh doanh.

2.4.1.2. Đối thủ cạnh tranh:

Huế là thành phố hứa hẹn nhiều cơ hội làm ăn cho nhiều doanh nghiệp cũng như ngành ngân hàng. Điều này giải thích tại sao trong 10 năm có hơn 100 ngân hàng các loại hoạt động trên địa bàn TT Huế. Cùng nằm tại vị trí thuận lợi như NHNo Việt Nam CN BSH Huế có các NH Techcombank, NH Saigonbank, NH Vietcombank và sắp khai trương là Eximbank. Đây là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp nên ngân hàng cần có chính sách thích hợp trong hoạt động kinh doanh để thu hút khách hàng.

2.4.1.3. Sự điều tiết của ngân hàng nhà nước

Tất cả các ngân hàng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam đều chịu sự chi phối của NHNN Việt Nam. Việc chi phối này được thực hiện thông qua các chính sách tiền tệ. Điển hình, năm 2009 khi đất nước đang khủng hoảng về tài chính. Nhận được lệnh của chính phủ trong việc thực hiện chính sách thắt chặt tiền tệ. NHTW đã đưa ra chỉ thị buộc các NHTM phải tăng lãi suất huy động. Với chính sách này khiến cho các ngân hàng cạnh tranh nhau về lãi suất huy động trong một thời gian dài. Dựa trên ví dụ nêu trên cho thấy tất cả các NHTM đều chịu sự chi phối bởi chính sách của NHNN Việt Nam.

2.4.2. Tổ chức HĐV tại Agribank chi nhánh Bắc Sông Hương2.4.2.1. Mô hình tổ chức kế toán HĐV 2.4.2.1. Mô hình tổ chức kế toán HĐV

 Như đã trình bày, NH nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mô hình này tỏ ra phù hợp với qui mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lí của ngân hàng. Đồng thời, nó cũng giúp công tác hạch toán kế toán tại các chi nhánh dễ dàng hơn.

 Chi nhánh BSH Huế là một đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng. Vì vậy, kế toán tại đơn vị cần có kế hoạch xây dựng, quản lí tài chính riêng. Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam quản lí các đơn vị trực thuộc một cách trực tuyến dựa trên sự hổ trợ của phần mềm IPCAS II nên chi nhánh không còn gửi nhiều báo cáo như trước nữa Việt Nam. Phần lớn các báo cáo được lập tại ngân hàng chỉ nhằm mục đích quản trị.

Chỉ có một số bảng báo cáo in vào cuối năm thì chi nhánh phải lập và lưu trữ theo qui định của ngân hàng nông nghiệp. Chi nhánh có quản lí thêm 2 phòng giao dịch là Chợ Dinh, Tây Lộc. Mỗi phòng giao dịch này bố trí một kế toán viên thực hiện công việc hạch toán bước đầu. Cuối ngày, chi nhánh in báo cáo tổng hợp cho cả đơn vị và 2 phòng giao dịch dựa trên phần mềm online.

 Với cách thức tổ chức bộ máy kế toán trong nghiệp vụ HĐV như trên, ta có sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin HĐV

Sơ đồ 1.3: Tổ chức cung cấp thông tin khâu HĐV

 Như vậy thông tin kế toán sau khi được thu nhận, xử lí hạch toán ban đầu bởi các GDV và kế toán các phòng giao dịch sẽ được kiểm soát qua kế toán viên. Sau mỗi ngày giao dịch thì toàn bộ chứng từ của các GDV sẽ được trưởng phòng kế toán, PGĐ kế toán kiểm tra lại lần nữa rồi kí xét duyệt. Khi đó, toàn bộ chứng từ sẽ được đóng thành tập nhật kí chứng từ và được lưu trữ tại phòng kế toán. Định kì hàng năm sẽ có cán bộ thanh tra về kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ của chi nhánh. Tất cả chứng từ sau khi được kiểm tra xong sẽ được lưu tại kho lưu trữ của chi nhánh.

2.4.2.2. Tổ chức khối lượng công tác kế toán HĐVa. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán HĐV a. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán HĐV

 Việc tổ chức tốt công tác thu nhận thông tin kế toán HĐV có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho quá trình cung cấp thông tin cho các nhà quản lí trở nên nhanh chóng, mặt khác tổ chức chứng từ càng chặt chẽ sẽ căn cứ pháp lí tốt để ghi sổ kế toán.

 Những chứng từ được sử dụng trong kế toán HĐV được khái quát như sau:

PGĐ.kế toán

TP.kế toán

PP.Kế toán

NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM THẺ LƯU Chi nhánh:... TIẾT KIỆM CÓ KỲ HẠN

Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:...

Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:... Mẫu chữ kí người gửi(1)

Thạnh(2)

PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI Ngày

Tháng

Nămsố tiền gửisố tiền rútLãi nhập gốc cho kì hạn tiếp theosố dư mớichữ kíkế toánthủ quĩ ……….. ………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………... ………... Phạm Thị Thanh 054-3830276 12/37 Hàn Mặc Tử, Tp Huế 191830296 CA TT Huế

Hai trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn 240,000,000 đ

19/08/09 240.000.000

NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM THẺ LƯU Chi nhánh:... TIẾT KIỆM CÓ KỲ HẠN Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:... Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:...

Mẫu chữ kí người gửi (1)

Thạnh

(2)

PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI

Ngày

Tháng số tiền gửi số tiền rút gốc cho kì Lãi nhập số dư mới kế toánchữ kíthủ quĩ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Phạm Thị Thạnh 054-3830276 12/37 Hàn Mặc Tử, Tp Huế

Bảng 2.4: Danh mục chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ huy động vốn

Chứng từ Người lập Người duyệt Mục đích sử dụng

Thẻ lưu tiết kiệm Khách hàng Thanh toán viên Để đối chiếu chữ kí khi

KH rút tiền Sổ tiết kiệm, chứng chỉ

tiền gửi

Thanh toán viên in

từ MVT Thanh toán viên

Giao cho KH làm căn cứ rút tiền

Phiếu chi Thanh toán viên KT, TPKT, PGĐ Chi tiền khuyến mãi

Giấy nộp tiền Khách hàng TTV, Thủ quĩ, KTV,

TPKT, PGĐ

Khi có nghiệp vụ nộp tiền mặt

bảng kê nộp tiền, chi tiền

Khách hàng hoặc

TTV Thủ quĩ, thanh toán viên

Để xác định số tiền nộp vào hay chi ra

Giấy lĩnh tiền mặt Khách hàng TTV, TPKT,PGĐ Rút tiền từ TKTT (KH

cá nhân)

Séc Khách hàng TPKT,TTV,PGĐ.KT Rút tiền từ TKTT (KH

doanh nghiệp)

Ủy nhiệm chi Khách hàng TTV, TPKT, PGĐ Trích từ tài khoản để

thanh toán

 Tổ chức xử lí chứng từ luân chuyển chứng từ:

 Đối với tiền gửi tiết kiệm

 Nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm:

 Nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm có nhiều loại như TGTK CKH, TGTK KKH, TGTK hưởng lãi bậc thang... Ngoài ra còn có một số dịch vụ kèm theo như: TGTK số dư lớn, TG mừng xuân canh dần,...Tuy nhiên dù là loại hình gửi tiền tiết kiệm gì thì đều có chung một qui trình và chứng từ tương tự nhau. Vì vậy, chỉ đề cập đến một ví dụ TGTK CKH.

 Qui trình nghiệp vụ như sau: Ngày 19/08/2009 Bà Phạm Thị Thạnh đến chi nhánh BSH để gửi tiết kiệm 3 tháng với số tiền là 240 triệu đồng. Do đây là lần đầu tiên Bà Thạnh gửi tiền tiết kiệm tại chi nhánh nên GDV dùng giấy chứng minh của Bà Thạnh để đăng kí mã số khách hàng và số tài khoản khách hàng. Sau đó GDV đưa ra cho khách hàng một thẻ lưu tiết kiệm có kì hạn để bà Thạnh điền đầy đủ thông tin và kí nhận vào thẻ lưu rồi giao lại cho GDV

Bản số:... Kỳ hạn ....3T..Lãi suất....0,874..%tháng Họ tên người gửi:...Điện thoại:...

Địa chỉ thường trú: ... CMND số:...cấp ngày ..27.. tháng ..12.. năm .. 1978...tại ... Số tiền gửi(bằng số):... Số tiền gửi(bằng chữ):... Ngày kết thúc kì hạn gửi:... Mẫu chữ kí người gửi(1)

Thạnh(2)

PHẦN THEO DÕI GỐC VÀ LÃI Ngày

Tháng

Nămsố tiền gửisố tiền rútLãi nhập gốc cho kì hạn tiếp theosố dư mớichữ kíkế toánthủ quĩ ……….. ………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………... ………... ………. ………. ……… ………

VN Bank for Agriculture and rural development

Branch name: Bắc Sông Hương Br Reference number:601-069150

Branch code: 4010 Journal seq no:8

Tax code of branch:3300101290 ID teller: BSHHIEN

Busines code: General ledger- Sổ cái(GL) Transation type:normal POSTING SLIP Date 19 month 08 year 2009

Cust no:038662767 Cust name: Phạm Thị Thạnh

Dr/Cr A/C CCY Brcd Name of account Amount

C 423201 VND 4010 Tiền gửi tiết kiệm có kì hạn dưới 12t 240,000,000