e. Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ đối với công tác huy động vốn
3.2.2.1. Về công tác thu nhận, kiểm tra và luân chuyển chứng từ
Thứ nhất: Mẫu giấy nộp tiền gồm có 3 liên với 3 màu khác nhau nhưng chỉ sử
dụng 2 liên với mục đích là 1 liên để trả lại cho khách hàng còn một liên dùng để lưu tại ngân hàng.Vì vậy sẽ có một liên thừa không được sử dụng nhưng để tiết kiệm chi phí GDV đã tận dụng cả liên thừa đó. Vì thế mà không có sự thống nhất trong màu sắc của giấy nộp tiền gây khó khăn trong việc phân biệt giữa các liên của chứng từ
Đề xuất: Chi nhánh nên kiến nghị với ngân hàng No Việt Nam chỉ in mẫu chứng
từ giấy nộp tiền chỉ có 2 liên và qui định thống nhất liên được lưu và liên dùng để trả lại cho khách hàng
Thứ hai: Đối với một số nghiệp vụ liên quan đến công tác thu phí khách hàng thì
ngân hàng không sử dụng một loại giấy tờ gì để chứng minh cho công tác thu phí. Điều này sẽ làm tăng rủi ro cho GDV vì dễ quên thu phí khách hàng hay thu phí 2 lần gây cảm giác khó chịu cho khách hàng nhất là đối với nghiệp vụ có số tiền trên 5 triệu phải qua công tác thu tiền của thủ quỹ.
Đề xuất: Trong mẫu giấy nộp tiền nên thiết kế thêm mục thu phí khách hàng.
Việc này không làm tăng chi phí cho ngân hàng nhưng vẫn đảm bảo được tính chặt chẽ trong kiểm soát nghiệp vụ.
Thứ ba : Đối với nghiệp vụ phát sinh với số tiền trên 50 triệu thì kách hàng sẽ
được thu tiền tại thủ quĩ còn chứng từ sẽ trả lại cho GDV để nhập thông tin vào máy. Lúc này giữa GDV và quĩ phải có sự out/in tiền để đảm bảo việc cân quĩ vào cuối ngày. Điều này dễ dẫn đến rủi ro là quĩ sẽ in/out nhầm cho GDV khác làm chênh lệch xuất nhập quĩ vào cuối ngày không thể khóa sổ.
Đề xuất 3 : GDV nên để khách hàng điền đầy đủ thông tin vào chứng từ rồi kí
duyệt vào đó để cho khách hàng mang tiền cùng chứng từ đã kí đến nộp ở thủ quĩ. Lúc này nhìn vào chữ kí xác nhận trên chứng từ, thủ quĩ sẽ nắm được GDV nào sẽ thực hiện giao dịch này để tiến hành in/out cho chính xác tránh chênh lệch xuất nhập quĩ vào cuối ngày gây ách tắc trong việc khóa sổ. Lưu ý nếu sử dụng biện pháp này GDV không được đóng dấu lên chứng từ của khách hàng vào thời điểm kí duyệt mà để cho thủ quĩ đóng dấu.
Thứ tư: Trong nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản thanh toán cá nhân thì chi nhánh
chỉ sử dụng 1 liên chứng từ mà không có liên trả lại cho khách hàng. Điều này sẽ gây khó khăn cho khách hàng muốn quản lí các hoạt động làm biến đổi số dư của mình mặc dù tại chi nhánh vẫn có dịch vụ in sổ phụ cho khách hàng khi có nhu cầu nhưng việc in sổ phụ này không thể thực hiện thường xuyên nên khách hàng khó mà quản lí số dư của mình.
Đề xuất : Trong giấy lĩnh tiền mặt nên sử dụng 2 liên để có một liên trả lại cho
khách hàng, còn một liên sẽ được lưu tại ngân hàng.
Thứ năm : Trong nghiệp vụ rút tiền gửi tiết kiệm thì khi tính lãi cho khách hàng
NHNN& PTNT VN ∗∗∗∗∗
CN: BAC SÔNG HƯƠNG
BIÊN LAI LÃI TIỀN GỬI KHÁCH HÀNG Tên khách hàng: Đỗ Sĩ Vui
Mã số khách hàng:038661529
Loại sản phẩm TG: Tiền gửi tiết kiệm dưới 12t
Số tiền gốc: 20,000,000 đồng Số tiền lãi đã dự chi: 349,800 đồng Số tiền lãi nhập gốc: 0 Số tiền lãi thoái chi: 0
Số tiền phải thanh toán: 20,349,800 đồng
Ngày gửi tiền: 19/02/2009 Ngày đến hạn: 19/08/2009
Mã người in: BSHHIEN
Thời gian in: 19/08/2009 15:03:58
số lãi mà không có liên nào khách hàng. Thực tế thì trên phiếu hạch toán chỉ ghi tóm tắt các định khoản của kế toán nên cũng không thực sự rõ ràng.
Đề xuất : Chi nhánh nên thiết kế một biên lai lãi tiền gửi mà trong đó có ghi chi
tiết số tiền gốc và số tiền lãi đúng hạn, quá hạn mà khách hàng nhận được. Đây là một biểu mẫu tham khảo lấy tư nghiệp vụ rút tiền tiết kiệm của ông Vui
3.2.2.2.Tổ chức hệ thống hóa và xử lí thông tin kế toán
Hiện nay hệ thống tài khoản mà ngân hàng đang sử dụng là hệ thống tài khoản của ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam nhưng chi nhánh đang có xu hướng đơn giản hóa để rút gọn một số tài khoản. Việc này để thể hiện một số nhược điểm như sau:
Thứ nhất : Chi nhánh gộp 2 tài khoản tiền gửi thanh toán bằng VND(TK 421) và
tiền gửi thanh toán bằng ngoại tệ(TK 422) hay TK TGTK bằng VND(TK 423) với TGTK bằng ngoại tệ (TK 424) để thay thế bằng 2 TK là tiền gửi của khách hàng (TK 421), tiền gửi tiết kiệm của khách hàng (TK 423). Khi đó để phân biệt là ngoại tệ hay việt nam đồng ngân hàng sử dụng kí hiệu đơn vị tiền tệ là 00(VND), 37(USD). Điều này dễ gây nhầm lẫn cho nhà quản trị khi đọc báo cáo.
Đề xuất : Chi nhánh nên tách biệt tài khoản VND và tài khoản ngoại tệ bằng cách
Thứ hai : Khi lập báo thì chi nhánh không có sự tách biệt về tài khoản tiền mặt thì
tại chi nhánh không có sự chi tiết hóa giữa tài khoản tiền mặt tại đơn vị và tài khoản tiền mặt tại ATM cũng như tiền mặt tại 2 phòng giao dịch. Điều này sẽ gây khó khăn cho chi nhánh trong việc quản lí tiền và khi có sự chênh lệch tiền giữa kho quĩ so với sổ kế toán thì công tác tìm nguyên nhân cũng trở ngại
Đề xuất : Chi nhánh nên có sự tách biệt giữa các tài khoản để dễ dàng quản lí tiền
và dêz Dngf tìm ra nguyên nhân khi có sự cố xảy ra