Một trong những nguyên nhân mà số lƣợng khách hàng đến với Chi nhánh BIDV Nam Hà Nội chƣa nhiều là do thời gian thanh toán chƣa nhanh, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng, nhất là trong phƣơng thức TDCT. Sự chậm trễ này là do sự phối hợp chƣa đồng bộ giữa các phòng ban trong Chi nhánh. Khi khách hàng đến mở L/C, trong trƣờng hợp nguồn vốn đảm bảo thanh toán là vốn tín dụng, khách hàng phải tiếp xúc với nhiều phòng ban, trƣớc hết là phòng quan hệ khách hàng, sau đó là phòng Kế hoạch tổng hợp.
Phòng quan hệ khách hàng có trách nhiệm đánh giá tƣ cách pháp nhân của khách hàng, thẩm định năng lực tài chính, tính khả thi của phƣơng án nhập khẩu và khả năng đảm bảo thanh toán L/C khi đến hạn; Tính toán xác định hạn mức mở L/C thƣờng xuyên hay từng lần và đề xuất mức ký quỹ đối với khách hàng. Sau khi giao dịch đã đƣợc phòng quan hệ khách hàng phê duyệt đảm bảo nguồn thanh toán, TTV của phòng kế hoạch tổng hợp mới tiến hành lập giấy đề nghị thực hiện giao dịch mở L/C. Thời gian này thƣờng bị kéo dài ở khâu thẩm định của phòng quan hệ khách hàng, nhất là đối với những khách hàng mới đến giao dịch lần đầu và những khách hàng có tình hình tài chính không tốt, phƣơng án kinh doanh không rõ ràng. Điều này đã hạn chế tính phục vụ kịp thời, ảnh hƣởng không nhỏ đến cơ hội kinh doanh của khách hàng và của ngân hàng, tác động không tốt đến mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng.
Để hạn chế tình trạng trên, ban giám đốc chi nhánh đã cố gắng khắc phục bằng cách tăng cƣờng sự phối hợp giữa các phòng ban, đặc biệt là bộ phận thanh toán quốc tế và phòng quan hệ khách hàng, song đây mới chỉ là giải pháp tạm thời. Theo chỉ đạo của Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam, thì bộ phận thanh toán quốc tế sẽ đƣợc sát nhập vào phòng quan hệ khách hàng, qua đó làm giảm thời gian của quy trình mở L/C của khách hàng, khách hàng chỉ cần tiếp xúc với bộ phận thanh
toán quốc tế của phòng quan hệ khách hàng. Với việc thay đổi cơ cấu phòng ban và nhân sự nhƣ vậy có thể giúp tăng hiệu quả đối với dịch vụ thanh toán tín dụng chứng từ, qua đó thu hút khách hàng về BIDV. Tuy nhiên hiện tại do nhân lực của Chi nhánh và quy mô khách hàng xuất nhập khẩu tại chi nhánh chƣa lớn, vì vậy việc sáp nhập bộ phận thanh toán quốc tế vào phòng quan hệ khách hàng tại Chi nhánh vẫn chƣa thực hiện, song trong thời gian tới chắc chắn Ban giám đốc chi nhánh sẽ có phƣơng án sát nhập để tăng hiệu quả hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ.