Để thống nhất về hồ sơ và quy trình thực hiện nghiệp vụ tác nghiệp tài trợ thƣơng mại tại Ngân hàng TMCP đầu tƣ và phát triển Việt Nam, nhằm nâng cao chất lƣợng dịch vụ và đảm bảo an toàn, thống nhất trong toàn hệ thống, Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam đã ban hành quy định số 5051/QĐ-TTTM ngày 31/08/2009 về việc Quy định về nghiệp vụ tác nghiệp tài trợ thƣơng mại, quy trình này đƣợc áp dụng tại hội sở chính, các sở giao dịch và các Chi nhánh.
Trong Quy trình này, Thanh toán viên (TTV) là cán bộ tác nghiệp tài trợ thƣơng mại trực thuộc Bộ phận thanh toán quốc tế có chức năng thực hiện các giao dịch theo chức năng và nhiệm vụ. Kiểm soát viên (KSV) là cán bộ trực thuộc Bộ phận thanh toán quốc tế có chức năng kiểm soát, phê duyệt các giao dịch mà TTV đã thực hiện.
2.2.1.1. Quy trình Phát hành L/C
1/ Tiếp nhận hồ sơ:
- Đối với trƣờng hợp phát hành L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C, phát hành L/C theo đề nghị của các Định chế tài chính trên cơ sở thỏa thuận hợp tác với BIDV: Bộ phận thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
- Đối với các trƣờng hợp còn lại: Bộ phận thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận quan hệ khách hàng.
Bộ phận thanh toán quốc tế thực hiện kiểm tra số lƣợng chứng từ thực tế với số lƣợng đƣợc bàn giao và ký nhận, ghi ngày giờ nhận.
2/ Kiểm tra hồ sơ.
- Bộ phận thanh toán quốc tế kiểm tra hồ sơ: TTV thực hiện việc kiểm tra hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu. Hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu bao gồm:
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tƣ cấp và giấy đăng ký mã số thuế do cơ quan thuế cấp: 01 bản (chỉ xuất trình khi thực hiện giao dịch thanh toán lần đầu tại BIDV).
+ Giấy phép của Bộ, Ngành có liên quan đối với những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định quản lý xuất nhập khẩu từng thời kỳ của nhà nƣớc.
+ Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng uỷ thác nếu có: 01 bản. + Đơn đề nghị phát hành L/C, có đầy đủ chữ ký của ngƣời có thẩm quyền đã đăng ký mẫu chữ ký tại BIDV: 02 bản gốc.
+ Các tài liệu chứng minh đảm bảo nguồn vốn thanh toán L/C:
a. Trƣờng hợp khách hàng mở L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C: Tờ trình phát hành L/C của Bộ phận thanh toán quốc tế đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b. Trƣờng hợp khách hàng sử dụng các nguồn vốn khác (gồm vốn ký quĩ 100% trị giá L/C khác loại tiền tệ của L/C, vốn vay của BIDV, vốn tự có do BIDV bảo lãnh, vốn đồng tài trợ, vốn vay của các định chế tài chính khác, vốn bảo lãnh của bên thứ ba…): Đề xuất đảm bảo nguồn vốn thanh toán mở L/C/Tờ trình đảm
bảo nguồn vốn thanh toán mở L/C đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt từ Bộ phận quản trị tín dụng.
c. Trƣờng hợp phát hành L/C theo đề nghị của các Định chế tài chính trên cơ sở thỏa thuận hợp tác với BIDV: Hồ sơ thực hiện theo Quy định trong thỏa thuận do cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trƣớc khi thực hiện, phải có ý kiến xác nhận còn đủ hạn mức FI từ Bộ phận quản trị tín dụng.
Việc kiểm tra nội dung hồ sơ gồm có:
+ Kiểm tra dấu, chữ ký trên đơn đề nghị phát hành/sửa đổi L/C của khách hàng phù hợp với dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tƣ cấp và giấy đăng ký mã số thuế do cơ quan thuế cấp: 01 bản (chỉ xuất trình khi thực hiện giao dịch thanh toán lần đầu tại BIDV).
+ Kiểm tra hợp đồng ngoại thƣơng, hợp đồng ủy thác (nếu có) bao gồm các nội dung sau:
a. Các bên liên quan: ngƣời xuất khẩu, ngƣời nhập khẩu, ngƣời thụ hƣởng L/C, ngƣời đề nghị mở L/C.
b. Trị giá hợp đồng (phần đƣợc thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ).
c. Tên hàng hóa nhập khẩu. d. Điều khoản thanh toán.
e. Các điều khoản tham chiếu (nếu có): điều khoản giá cả, điều khoản giao hàng, điều khoản chất lƣợng.
+ Đối chiếu các nội dung trên với đơn đề nghị của khách hàng, phát hiện các điểm không phù hợp để thông báo lại cho khách hàng chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần).
+ Tài liệu khách hàng gửi tới ngân hàng phải là bản gốc hoặc bản sao trung thực, có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan công chứng nhà nƣớc hoặc của doanh nghiệp. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính trung thực của các tài liệu, chứng từ xuất trình tại BIDV.
Lƣu ý lập tờ trình mở thƣ tín dụng nhập trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (trƣờng hợp ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C) hoặc kiểm tra nguồn vốn đảm bảo thanh toán L/C đã đƣợc phê duyệt (các trƣờng hợp khác).
- Bộ phận thanh toán quốc tế kiểm tra điều khoản thanh toán và các chứng từ xuất trình theo L/C với các nội dung tƣơng ứng của hợp đồng nhập khẩu. Chuyển ý kiến (nếu có) đến bộ phận nhận hồ sơ (khách hàng/bộ phận quan hệ khách hàng) để thực hiện những chỉnh sửa cần thiết.
- Bộ phận thanh toán quốc tế kiểm tra hạn mức Trade Finance để mở L/C của khách hàng. Nếu hạn mức chƣa đƣợc thiết lập, hết hạn hoặc không đủ số dƣ để thực hiện giao dịch thì thông báo bộ phận quan hệ khách hàng trình thiết lập, bổ sung, gia hạn.
3/ Nhập dữ liệu hệ thống.
- Sử dụng số CIF của khách hàng để đăng ký giao dịch vào hệ thống..
- Khai báo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch (thông tin về khách hàng, ngân hàng thông báo, số tiền, loại tiền, ngày và nơi hết hạn, kỳ hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ, loại hàng hoá, nơi giao hàng, nơi nhận hàng , nguồn vốn mở L /C…); kiểm tra việc kết nối và sƣ̉ dụng hạn mƣ́c TF ; khai báo phí, nguồn thu phí; tạo các chứng từ, điện cần thiết và chuyển giao dịch vào hàng đợi duyệt.
4/ Luân chuyển và lưu trữ chứng từ, điện giao dịch:
Với trƣờng hợp phát hành L/C, chứng từ sẽ đƣợc luân chuyển và lƣu trữ tại các phòng nhƣ sau:
Bảng 2.8. Chứng từ lưu trong nghiệp vụ phát hành L/C
Chứng từ/Điện giao dịch Số lƣợng Bộ phận lƣu
L/C (MT700/701/799/999 có test) 3 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán Khách hàng
Hóa đơn thu phí 3 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán Khách hàng
Giấy báo nợ (nếu có ký quỹ) 3 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán Khách hàng
(Nguồn: Quy định về nghiệp vụ tài trợ thương mại của BIDV)
2.2.1.2. Quy trình thanh toán L/C
* Nguyên tắc thanh toán: Việc thanh toán bộ chứng từ theo L/C do BIDV phát hành phải đƣợc thực hiện trong đúng thời hạn đƣợc quy định tại Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP 600) phiên bản đƣợc L/C phát hành đề cập đến.
Bƣớc 1: Kiểm tra hồ sơ
- Đến hạn thanh toán nhƣ quy định, bộ phận thanh toán quốc tế kiểm tra tài khoản thanh toán đã đƣợc chỉ dẫn đảm bảo có đủ nguồn để thanh toán. (Kiểm tra tài khoản ký quỹ/tài khoản tiền gửi của khách hàng; phiếu hạch toán tiền vay vào tài khoản trung gian, xác nhận mua bán ngoại tệ…).
- Trƣờng hợp tài khoản thanh toán không đảm bảo đủ nguồn thanh toán, bộ phận thanh toán quốc tế thông báo tới bộ phận quan hệ khách hàng để phối hợp nhắc nhở khách hàng.
Bƣớc 2: Nhập dữ liệu hệ thống
- Sử dụng số tham chiếu bộ chứng từ đã đăng ký trong hệ thống để thực hiện đăng nhập giao dịch thanh toán. Lƣu ý gắn số tham chiếu của giao dịch ký hậu vận đơn/phát hành bảo lãnh nhận hàng liên quan.
- Nhập đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc thanh toán bộ chứng từ (ngân hàng nostro , ngân hàng thụ hƣởng , trị giá thanh toán , ngày trị giá thanh toán, các phí khấu trừ nếu có… ); kiểm tra việc kết nối và sƣ̉ dụng hạn mƣ́c TF (trong trƣờng hợp thanh toán bộ chứng từ trả ngay) và lập điện thanh toán. Việc lựa chọn ngân hàng giữ tài khoản thanh toán (ngân hàng nostro) thực hiện theo quy định của BIDV từng thời kỳ.
Bƣớc 3: Luân chuyển và lƣu trữ chứng từ, điện giao dịch
* Các chứng từ, điện giao dịch khi thanh toán L/C nhập khẩu đƣợc luân chuyển và lƣu trữ nhƣ sau:
Bảng 2.9. Chứng từ lưu trong nghiệp vụ thanh toán L/C Chứng từ/Điện giao dịch Số lƣợng Bộ phận lƣu
Điện thanh toán (nếu có) (MT202) 2 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán
Điện thông báo thanh toán (nếu có) (MT756/999);
2 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán
Hoá đơn thu phí 3 bản gốc Thanh toán quốc tế
Kế toán Khách hàng
Giấy báo nợ (nếu có) 3 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán
Khách hàng
Giấy báo có (nếu có) 3 bản gốc Thanh toán quốc tế Kế toán
Khách hàng
2.2.1.3. Thực trạng dịch vụ thanh toán L/C nhập khẩu tại BIDV Nam Hà Nội
Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam - chi nhánh Nam Hà Nội bắt đầu thực hiện nghiệp vụ thanh toán TDCT phục vụ NK hàng hóa từ khi chính thức đƣợc nâng cấp lên thành Chi nhánh cấp I vào cuối năm 2005. Hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu bằng phƣơng thức TDCT của Chi nhánh trong 7 năm qua có nhiều tăng trƣởng rõ rệt. Hàng hóa nhập khẩu chủ yếu đều đƣợc thanh toán bằng các ngoại tệ mạnh, trong đó phần lớn vẫn tập trung vào thanh toán bằng USD chiếm từ 85% trở lên tổng trị giá thanh toán.
Thanh toán hàng nhập bằng phƣơng thức TDCT chiếm tỷ lệ cao nhất trong các phƣơng thức thanh toán hàng nhập tại BIDV Nam Hà Nội. Giá trị thanh toán LC hàng nhập khẩu tăng lên rõ rệt qua các năm, nếu nhƣ năm 2007 giá trị thanh toán LC nhập khẩu chỉ là 16,4 triệu USD, thì đến năm 2009 là 48 triệu USD, năm 2010 là 38 triệu USD, năm 2011 mặc dù nền kinh tế gặp nhiều khó khăn do tác động của khủng hoảng kinh tế nhƣng doanh số thanh toán LC nhập khẩu vẫn đạt 20 triệu USD, chứng tỏ hoạt động thanh toán L/C NK của Chi nhánh đã có tăng trƣởng bền vững.
Bảng 2.10. Số món, doanh số phát hành và thanh toán L/C tại BIDV Nam Hà Nội giai đoạn 2009-2013
Giao dịch Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Phát hành L/C Số món 272 389 312 193 235 Doanh số (triệu USD) 37,2 52,6 41,0 23,3 29,0 Thanh toán L/C Số món 258 367 290 167 206 Doanh số (Triệu USD) 32,8 48,0 38,0 23,5 25,0
Doanh số và số món phát hành L/C trong những năm gần đây luôn tăng trƣởng, năm sau cao hơn năm trƣớc, chỉ trừ năm 2012 do tác động của khủng hoảng kinh tế nên số món phát hành và doanh số có giảm so với năm 2011. Năm 2010 là năm mà Chi nhánh phát hành và thanh toán LC lớn nhất, số món phát hành là 389 món với giá trị phát hành là 51,6 triệu USD, số món thanh toán là 367 món với doanh số là 48 triệu USD. Năm 2012, chi nhánh phát hành 193 món với giá trị là 23,3 triệu USD; thanh toán 167 món với giá trị là 23,5 triệu USD. Các L/C này chủ yếu phục vụ khách hàng NK nguyên vật liệu, giấy, hạt nhựa(Công ty cổ phần Bao bì Việt Nam, Công ty cổ phần Đại Hữu, Công ty Phi Kha) và NK máy móc thiết bị (Công ty cổ phần đầu tƣ CMC). Trong năm 2013, số món phát hành LC là 235 món, giá trị 29 triệu USD, tăng 5,7 triệu USD so với năm 2012; Số món thanh toán là 206 món, giá trị thanh toán là 25 triệu USD, tăng 1,5 triệu USD so với năm 2012.
Tại BIDV Nam Hà Nội, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu luôn cao hơn so với doanh số thanh toán L/C xuất khẩu. Năm 2010, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu là 48 triệu USD (Chiếm tỷ lệ 96%), trong khi doanh số thanh toán LC xuất khẩu là 2 triệu USD (Chiếm tỷ lệ 4%). Năm 2012, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu là 20 triệu USD, chiếm tỷ lệ 85%, doanh số thanh toán L/C xuất khẩu là 3,5 triệu USD, chiếm tỷ lệ 15%. Năm 2013, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu là 23 triệu USD (Chiếm 92%) , trong khi đó doanh số thanh toán L/C xuất khẩu là 2 triệu USD (Chiếm 8%).
Bảng 2.11. Tỷ trọng doanh số thanh toán L/C nhập khẩu tại BIDV Nam Hà Nội giai đoạn 2009-2013
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 L/C XK (triệu USD) 5,7 2,0 2,0 3,5 2,0 L/C NK (triệu USD) 32,8 48,0 38,0 20,0 23,0 Tỷ trọng L/C NK (%) 85,2 96 97,4 85,1 92
Tỷ trọng L/C NK năm sau cao hơn năm trƣớc, chứng tỏ nhu cầu thanh toán L/C NK của khách hàng tại Chi nhánh ngày càng tăng cao và tăng nhanh hơn so với nhu cầu thanh toán L/C xuất khẩu. Trong năm 2011, chi nhánh có thanh toán LC xuất khẩu với giá trị là 3,5 triệu USD, đây là món thanh toán L/C xuất khẩu phân bón DAP của công ty cổ phần Đại Hữu.
Đối với hoạt động thanh toán TDCT, nhất là trong việc thanh toán hàng hóa