5. Kết cấu của đề tài
3.3.2.2. Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Giải pháp 1: Xây dựng phương pháp phân tích cơng việc: là cơ sở rất quan trọng cho cơng tác khác của QTNNL. Do vậy, phải cĩ một hệ thống phân tích và xây dựng bản mơ tả cơng việc cho tất cả các vị trí:
+ Với cơng nhân trực tiếp sản xuất, cần duy trì phương pháp phân tích cơng việc tại nơi làm việc, đồng thời sử dụng thêm phương pháp phỏng vấn và bảng câu hỏi cho một số cơng việc để phân tích chính xác hơn.
+ Với cơng việc cịn lại phải tiến hành phân tích chi tiết. Cần cĩ sự phối hợp giữa trưởng bộ phận và cả chính NV đang đảm nhiệm vị trí đĩ. Trước hết, phịng HCNS lấy thơng tin về các chức danh bằng phương pháp phỏng vấn, điền vào bảng câu hỏi, bảng phân tích cơng việc. Sau đĩ tiến hành phỏng vấn, quan sát NLĐ đang đảm nhận nhiệm vụ đĩ để lấy thêm thơng tin thực tế.
- Các thơng tin thu thập được sử dụng là cơ sở xây dựng bảng phân tích cơng việc, gồm ba bước sau:
+ Xác định mục đích của việc xây dựng bảng phân tích cơng việc nhằm hồn thiện hoạt động thu hút và bố trí nhân lực cơng ty trong tình hình cơ cấu lại tổ chức và nâng chất lượng hoạt động, xác định các cơng việc, dịng cơng việc hiện tại và phát triển trong tương lai theo định hướng của cơng ty.
+ Thu thập thơng tin về điều kiện làm việc, cơ cấu tổ chức, chế độ chính sách, điều kiện an tồn; thơng tin về phương pháp làm việc, mối quan hệ khách hàng; thơng tin về phẩm chất như trình độ, kiến thức, tuổi đời, sức khỏe, quan điểm, ý chí; thơng tin về điều kiện trang bị cơng nghệ của DN.
+ Thẩm định tính chính xác của thơng tin, thu thập tình hình liên quan và hình thành bảng phân tích cơng việc. Sau đĩ, hệ thống bảng phân tích cơng việc được chuyển đến người cĩ liên quan đĩng gĩp lần nữa trước khi cơng bố áp dụng.
Giải pháp 2: Xây dựng bản mơ tả cơng việc cho từng chức danh: Trên cơ
sở phân tích cơng việc, dịng cơng việc và đặc điểm kinh doanh, khả năng NNL, tiến hành việc xây dựng hệ thống bản mơ tả cơng việc cho các chức danh sau:
+ Chức danh quản lý cấp cao: tổng giám đốc, giám đốc, phĩ giám đốc. + Các chức danh quản lý cấp 1: giám đốc chi nhánh, trưởng/phĩ phịng. + Các chức danh quản lý cấp 2: Tổ trưởng, tổ phĩ bộ phận.
+ Các chức danh chuyên viên và nhân viên chuyên mơn kỹ thuật.
o Hiện tại, bản mơ tả cơng việc chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ và chức trách mà chưa được cập nhật thơng tin kịp thời. Cho nên, phải xây dựng lại bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí và phải thường xuyên cập nhật thơng tin. Việc cập nhật thơng tin cho phép biết được sự thay đổi nhiệm vụ, chức năng của cơng việc. Những thơng tin cần thu thập như: điều kiện làm việc, về hoạt động thực tế và phẩm chất của NV, về máy mĩc thiết bị kỹ thuật, về các tiêu chuẩn trong cơng việc.
o Tổng giám đốc là người phê duyệt bản mơ tả cơng việc
Bảng 3.2. Bản mơ tả cơng việc BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
NHÂN VIÊN ...
Mã số: BT.MTCV
Ngày ban hành: ... / .. /2013 Lần ban hành: ....
Trang: ...
Phê duyệt Xem xét Soạn thảo
Họ và tên: Ngày: Họ và tên: Ngày: Họ và tên: Ngày: - Vị trí/chức danh : - Đơn vị/bộ phận : - Báo cáo trực/gián tiếp: - Thời gian làm việc :
1/ Mục tiêu công việc: 2/ Nhiệm vụ/trách nhiệm:
2.1. .... 3/ Quyền hạn:
3.1. ....
4/ Mối quan hệ làm việc: 4.1. Trong nội bộ ... 4.2. Bên ngồi ...
5/ Tiêu chuẩn nhân sự:
6/ Điều kiện làm việc:
(Nguồn: Giải pháp của tác giả, tháng 4.2013)
o Bản mơ tả cơng việc gồm các nội dung cơ bản sau:
1. Nhận dạng cơng việc: tên gọi, chức danh, bộ phận, báo cáo trực tiếp.... 2. Mục tiêu cơng việc
3. Nhiệm vụ/trách nhiệm: cơng việc cụ thể phải thực hiện và mối quan hệ giữa người thực hiện với người liên quan khác.
4. Quyền hạn: giới hạn quyền hành trong các quyết định liên quan... 5. Mối quan hệ làm việc: trong nội bộ, bên ngồi.
6. Tiêu chuẩn nhân sự: giáo dục, đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm.... 7. Điều kiện làm việc: như làm ca, thêm giờ, ơ nhiễm…
Giải pháp 3: Xây dựng bản tiêu chuẩn cơng việc
Phải tiến hành xây dựng các bản tiêu chuẩn cơng việc đi kèm với từng bản mơ tả cơng việc. Bản tiêu chuẩn phải nêu lên được: bản chất của cơng việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, cơ hội thăng tiến và tiêu chuẩn của NV như trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất, đặc điểm cá nhân. Yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng bản tiêu chuẩn cơng việc là phải tách rời cơng việc ra khỏi cá nhân người đang làm cơng việc đĩ. Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng NV phải rõ ràng, cụ thể và chính xác.
Bảng 3.3. Bản tiêu chuẩn cơng việc
BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC Mã số: BT.TCCV Ngày ban hành: ... / .. /2013 Lần ban hành: .... Trang: ...
Phê duyệt Xem xét Soạn thảo
Họ và tên: Ngày: Họ và tên: Ngày: Họ và tên: Ngày: - Vị trí/chức danh : - Mã số cơng việc : 1/. Trình độ:
2/. Kinh nghiệm cơng tác: 2.1. .... 3/. Kỹ năng làm việc: 3.1. .... 4/. Phẩm chất: 4.1. ... 5/. Đặc điểm cá nhân: 5.1. ...
Như vậy, căn cứ vào bản mơ tả và bản tiêu chuẩn cơng việc, mà khi tuyển nhân viên mới sẽ biết rõ NV mới cịn thiếu những kỹ năng gì. Trên cơ sở đĩ đánh giá năng lực từng vị trí, quản lý trực tiếp so sánh yêu cầu cần cĩ về kiến thức, kỹ năng, trình độ của mỗi người để xác định nhu cầu đào tạo.