Quy định về hệ thống quản lý an toàn gọi là “tài liệu quản lý an toàn” (SMSM) của VNA ban hành ngày 30/06/2009 sửa đổi lần 1 ngày 01/10/2010 và sửa đổi lần 2 ngày 30/11/2012. Đây là quy định cao nhất của VNA về quản lý an toàn. Tài liệu này mô tả chính sách an toàn, yêu cầu, phương thức, quy trình áp dụng và vận hành hệ thống quản lý an toàn của VNA. Quản lý an toàn của VNA được tổ chức theo hình 2.2 - Sơ đồ tổ chức quản lý an toàn của Vietnam Airlines.
Trong phạm vi của luận văn tác giả chỉ xem xét khía cạnh KTMĐ, chức năng, nhiệm vụ và mối liên hệ của các chủ thể liên quan đến quản lý an toàn khai thác mặt đất (hình 2.2) được mô tả như sau:
(1) Tổng giám đốc: Là người có toàn quyền phân bổ nguồn nhân lực và đảm bảo cung cấp tài chính cần thiết để quản lý an toàn và thực hiện với tiêu chuẩn an toàn cao nhất theo quy định của Việt Nam; xây dựng và phát triển mục tiêu và chính sách an toàn; định hướng an toàn và phê duyệt bộ chỉ số thực hiện an toàn của công ty; đảm bảo toàn thể cán bộ và công nhân viên thấu hiểu và thực thi chính sách an toàn, mục tiêu an toàn, các chỉ số thực hiện an toàn đã được phê duyệt; chịu trách nhiệm cao nhất và cuối cùng về tất cả các vấn đề an toàn; là chủ tịch UBAT của VNA.
(2) Ủy ban an toàn (UBAT): Là cơ quan giám sát tối cao về an toàn của công
ty, giải quyết các vấn đề an toàn vĩ mô, liên quan đến chính sách an toàn, nguồn lực thực hiện an toàn và giám sát thực hiện an toàn. Thông thường, UBAT họp định kỳ
43
6 tháng/lần. Tuy nhiên, trong một số trường hợp khẩn thiết, chủ tịch UBAT sẽ triệu tập cuộc họp bất thường để xem xét các vấn đề an toàn quan trọng.
Thành phần tham gia UNAT: Chủ tịch: Tổng giám đốc; phó chủ tịch thường trực: Phó tổng giám đốc phụ trách khai thác bay; thư ký: phó trưởng ban an toàn chất lượng và an ninh; các thành viên : Các thành viên trong ban giám đốc: Phó tổng giám đốc khai thác bay, phó tổng giám đốc kỹ thuật, phó tổng giám đốc khai thác mặt đất và dịch vụ; thủ trưởng các đơn vị khối khai thác bay, khối kỹ thuật, khối khai thác mặt đất, dịch vụ và trưởng ban an toàn chất lượng và an ninh.
Trách nhiệm UBAT: Giám sát hiệu lực kế hoạch thực hiện SMS đã được thống nhất và phê duyệt; giám sát hành động khắc phục/phòng ngừa cần thiết được thực hiện đúng kế hoạch; giám sát thực hiện an toàn phù hợp với chính sách và định hướng an toàn của công ty; giám sát hiệu lực các quá trình quản lý an toàn ; đảm bảo hoạt động quản lý an toàn được xem xét và đối xử công bằng với các quá trình kinh doanh cốt lõi khác; giám sát hiệu lực giám sát an toàn các hoạt động của đối tác hợp đồng; đảm bảo nguồn lực thích hợp để đạt được các mục tiêu an toàn và các chỉ số thực hiện an toàn công bố; đưa ra định hướng chiến lược đối với các nhóm công tác an toàn.
(3) Trung tâm ứng phó khẩn nguy: Vietnam Airlines duy trì năng lực quản lý khẩn nguy được thiết kế để kiểm soát và quản lý mọi tình huống khẩn cấp của máy bay và các tình huống khủng hoảng có thể xảy ra trong hoạt động khai thác, đồng thời cho phép tiếp tục các hoạt động khai thác bình thường với sự ngắt quãng tối thiểu và ở cấp an toàn chấp nhận được. Trong các tình huống khẩn cấp, khủng hoảng, các cá nhân, tổ chức liên quan có trách nhiệm báo cáo kịp thời về UBAT mọi thông tin liên quan một cách kịp thời.
(4) Trưởng ban an toàn chất lượng và an ninh: Chịu trách nhiệm độc lập và tập trung đối với việc thực hiện và duy trì hệ thống quản lý an toàn hiệu quả; tham mưu cho Tổng giám đốc, tư vấn và hỗ trợ thủ trưởng các khối, cơ quan, đơn vị về các vấn đề quản lý an toàn; quản lý và điều hành kế hoạch thực hiện SMS; giám sát hiệu lực các biện pháp, hành động giảm thiểu những vấn đề an toàn; duy trì hệ
44
thống tài liệu quản lý an toàn; đảm bảo chính sách, mục tiêu an toàn được truyền đạt và được tất cả các thành viên VNA thấu hiểu; đảm bảo các mục tiêu và chỉ tiêu an toàn công bố đạt được; xây dựng thành công văn hóa an toàn trong Vietnam Airlines nhằm tạo ra môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và tin tưởng trong công ty; đảm bảo các quá trình quản lý an toàn được thực thi đầy đủ; là trưởng ban an toàn - chất lượng và an ninh.
(5) Phó tổng giám đốc khai thác mặt đất: Là người phụ trách chính về khai thác mặt đất: Đảm bảo chính sách và mục tiêu an toàn được phổ biến và truyền đạt đến tất cả các thành viên liên quan đến KTMĐ; xây dựng văn hóa an toàn trong khối theo định hướng văn hóa an toàn của công ty; đảm bảo tất cả thành viên được đào tạo an toàn phù hợp với từng vị trí công tác, đáp ứng yêu cầu an toàn của công ty; đảm bảo các thành viên thuộc khối hiểu và nắm vững trách nhiệm an toàn, hệ thống báo cáo an toàn, các quá trình quản lý an toàn, đặc biệt là các quá trình mà họ trực tiếp tham gia; đảm bảo các hành động khắc phục, phòng ngừa, khuyến cáo an toàn được triển khai và thực hiện kịp thời, hiệu quả; xây dựng kế hoạch, dự án an toàn, biện pháp, chương trình giảm thiểu rủi ro an toàn, triển khai thực hiện sau khi dự án, kế hoạch đã được phê duyệt, theo dõi và giám sát thực hiện; đảm trách vai trò tổ trưởng tổ công tác an toàn lĩnh vực mình phụ trách; chủ trì hoặc tham gia điều tra an toàn khi được yêu cầu.
(6) Tổ công tác an toàn (SAG-1,2,3): Các tổ triển khai an toàn (Safety Action Group – SAG) do UBAT thành lập theo lĩnh vực để triển khai đồng bộ các hoạt động an toàn cụ thể trong chiến lược quản lý an toàn tổng thể trong toàn VNA. SAG hoạt động như một tiểu ban cao cấp bao gồm các chức danh quản lý và các đại diện cán bộ chuyên viên trực tiếp. Trong VNA có 03 tổ SAG cố định đứng đầu là các phó Tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực khai thác bay, kỹ thuật và khai thác mặt đất: (1) tổ triển khai an toàn khai thác bay (SAG-1); (2) tổ triển khai an toàn kỹ thuật (SAG-2); (3) tổ triển khai an toàn khai thác mặt đất (SAG-3).
Việc thành lập các tổ công tác an toàn và phân công nhiệm vụ cho các tổ công tác an toàn được văn bản hóa tại quyết định số 1330/QĐ-TCTHK-TCCB, ngày 01/9/2010 của chủ tịch UBAT.
45
Nhiệm vụ của tổ công tác an toàn (SAG-1,2,3) gồm 8 nhiệm vụ chính: (1) giám sát thực hiện an toàn khai thác trong phạm vi chức năng của nhóm và đảm bảo chương trình an toàn được thực thi phù hợp cùng với sự tham gia của các nhân viên liên quan khi cần thiết; (2) phối hợp các giải pháp của chiến lược giảm thiểu đối với hậu quả của mối nguy hiểm đã được xác định và đảm bảo bố trí phù hợp để thu thập dữ liệu an toàn và thông tin phản hồi của các thành viên; (3) đánh giá sự ảnh hưởng của sự thay đổi với an toàn; (4) phối hợp thực hiện các kế hoạch hành động khắc phục, phòng ngừa và bố trí các cuộc họp hoặc trao đổi cần thiết để đảm bảo các thành viên được tham gia đầy đủ vào công tác quản lý an toàn; (5) đảm bảo hành động khắc phục, phòng ngừa được thực hiện đúng tiến độ; (6) xem xét hiệu lực của các khuyến cáo an toàn trước đó; (7) giám sát công tác đẩy mạnh an toàn và đảm bảo rằng công tác huấn luyện kỹ thuật, khẩn nguy và an toàn của nhân viên được thực thi thỏa mãn các yêu cầu quy định tối thiểu; (8) họp định kỳ theo tháng và báo cáo mọi hoạt động của tổ cho UBAT.
Tổng giám đốc Ủy ban an toàn Trung tâm khẩn nguy Khai thác bay Kỹ thuật Khai thác mặt đất Huấn luyện bay tổ bay Ban an toàn , chất lượng, an ninh
SAG 1 SAG 2 SAG 3
Các đơn vị khối khai thác bay Các đơn vị khối kỹ thuật Các đơn vị khối khai thác mặt đất
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý an toàn của Vietnam Airlines
46
2.2.2 Phân tích hiện trạng quản lý an toàn lĩnh vực khai thác mặt đất của Vietnam Airlines