4.2.2.1. Về công tác kiểm soát doanh thu
Thứ nhất, kiểm tra sự có thực của các khoản doanh thu cung cấp dịch vụ đã đƣợc ghi chép bằng cách đối chiếu các khoản doanh thu cung cấp dịch vụ đƣợc ghi chép với các chứng từ gốc liên quan. Lấy mẫu các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ và xem xét quá trình thu tiền. Đối với các khoản đã đƣợc thanh toán, đó chính là bằng chứng cho biết nghiệp vụ cung cấp dịch vụ đã xảy ra.
Thứ hai, kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các khoản doanh thu cung cấp dịch vụ.
Thứ ba, kiểm tra tính chính xác số tiền ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ.
Thứ tƣ, kiểm tra việc phân loại doanh thu.
Thứ năm, kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ cung cấp dịch vụ: Việc ghi chép các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không đúng niên độ sẽ dẫn đến những sai lệch trong doanh thu và lãi l . Vì thế, cần thử nghiệm để phát hiện các nghiệp vụ của niên độ này lại bị ghi sang năm và ngƣợc lại. Lựa chọn một số nghiệp vụ xảy ra trƣớc và sau thời điểm khóa sổ để kiểm tra chứng từ gốc, so sánh ngày ghi trên hóa đơn.
Thứ sáu, kiểm soát nội bộ đối với thu tiền: Khi cung cấp dịch vụ và thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả năng nhân viên chiếm dụng số tiền thu đƣợc và không ghi nhận các khoản này, ngƣời quản lý cần tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền.
4.2.2.2. Về công tác kiểm soát chi phí
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của m i doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý rất quan trọng trong quá trình quản lý. Hiểu đƣợc các loại chi phí, các nhân tố ảnh hƣởng đến chi phí, công ty có thể kiểm soát đƣợc nó, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn và sau cùng là tăng lợi của công ty. Do đó, để tăng lợi nhuận, ngƣời quản lý phải luôn quan tâm đến kiểm soát chi phí:
Trước khi chi tiêu: Định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí.
Trong khi chi tiêu: Kiểm soát để chi tiêu trong định mức.
Sau khi chi tiêu: Phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí để tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau.
Sau đây là một số giải pháp để nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí cho công ty mình:
Xác định và phân loại chi phí:
Để thực hiện cho quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí phát sinh. Theo tổng chi phí trong kỳ của công ty bao gồm các khoản chi phí nhƣ:
SVTH: Đinh Thị Huyền Trinh Trang 91
- Chi phí SXKD theo yếu tố:
+ Chi phí dầu DO + Chi phí lƣơng lái xe + Chi phí dịch vụ xuất bến + Chi phí cƣớc đƣờng bộ + Chi phí bảo hiểm xe
+ Chi phí sửa chữa và mua công cụ thay thế + Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí nhớt, mỡ xe + Chi phí khác,…
- Chi phí tài chính nhƣ lãi tiền vay phải trả. - Chi phí quản lý kinh doanh:
+ Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí vật liệu quản lý + Chi phí đồ dùng văn phòng + Chi phí khấu hao TSCĐ + Thuế, phí, lệ phí
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài nhƣ điện, nƣớc, điện thoại, fax, internet,… + Chi phí bằng tiền khác,…
Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí:
Định mức chi phí là khoản chi đƣợc định trƣớc bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trƣờng hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra đƣợc các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trƣờng hợp nào. Tuy nhiên, trong thực tế, chi phí luôn thay đổi, vì vậy các định mức cần phải đƣợc xem xét lại thƣờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Để công tác định mức chi tiêu đƣợc tốt, chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể nhƣ sau:
- Tiêu chuẩn kỹ thuật (kỹ thuật cung cấp)
- Chi phí thực tế (kế toán cung cấp)
- Dự toán chi phí (kế toán cung cấp)
Công ty có thể dùng hai loại định mức sau: - Định mức lý tƣởng:
Là loại định mức đƣợc xây dựng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, điều kiện hoàn hảo này gần nhƣ không có đƣợc ở các doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức. Định mức lý tƣởng có thể giúp nhà quản lý thấy rõ những điểm khác biệt chính, tuy nhiên khó áp dụng trong thực tế.
SVTH: Đinh Thị Huyền Trinh Trang 92 - Định mức dự kiến:
Loại định mức này thƣờng dễ áp dụng hơn định mức lý tƣởng. Đây là các định mức mang tính chất thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu ngƣời thực hiện chi phí đƣợc quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì công ty dễ đạt đƣợc định mức dự kiến.
Để nâng cao hiệu quả trong chi tiêu của công ty, nhà quản lý phải đƣa ra đƣợc các biện pháp cắt giảm chi phí. Nhà quản lý nên theo quy trình sau để đƣa ra các biện pháp cắt giảm chi phí:
Bƣớc 1: Nhận diện các biến động chi phí. Phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng loại, từng phòng ban và kết quả tính các biến động sẽ giúp phát hiện đƣợc các bộ phận yếu kém trong công ty, trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thƣờng chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian.
Bƣớc 2: Xác định nguyên nhân gây biến động chi phí. Thông thƣờng một biến động bất lợi về chi phí có thể nhiều nguyên nhân, công ty nên tập trung một vài nguyên nhân chủ yếu và bỏ qua các nguyên nhân còn lại.
Bƣớc 3: Đề xuất các phƣơng pháp khắc phục. Dựa vào tình hình trong nƣớc và quốc tế, các yếu tố ảnh hƣởng đã phân tích ở bƣớc 2 để đƣa ra các dự báo chi phí, các biện pháp cụ thể để đạt đƣợc mục tiêu cắt giảm chi phí đã đề ra.
Xây dựng một vài đề xuất trong cắt giảm chi phí:
Tuyển lao động giỏi, đào tạo và nâng cao tay nghề, đạo đức của tài xế để biết chạy xe đúng công suất, từ đó có thể tiết kiệm xăng, dầu, cũng nhƣ không phải mua nhiều loại bảo hiểm, không tốn tiền mãi lộ,…
Có quy chế cấp phát vật tƣ, nhiên liệu, rà soát định mức tiêu hao xăng, dầu, mỡ, nhớt, điện thoại để tránh hiện tƣợng đánh cắp, sử dụng cho cá nhân.
Công ty nên ký đổ xăng dầu dài hạn theo tuyến đƣờng để rõ ràng nguồn gốc. Thanh lý, nhƣợng bán một số xe quá cũ không còn đảm bảo về tiêu chuẩn, chất lƣợng. Tạm ngƣng những tuyến xe không đủ đem lại doanh thu.
Tìm hiểu thật kỹ giá cả trƣớc khi mua xe để không bị mua cao hơn thực tế, từ đó tỷ lệ điều tiết khấu hao sẽ thấp.
Trả dần nợ gốc để giảm chi phí lãi vay hàng tháng.
Sử dụng giấy để in hai mặt hay giấy in loại rẻ tiền cho các tài liệu lƣu hành nội bộ, các tài liệu cần lƣu trữ.
SVTH: Đinh Thị Huyền Trinh Trang 93 Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Nên xây dựng môt hệ thống Séc đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng.
4.2.3. Giải pháp 3: Khai thác tối đa hiệu quả sử dụng TSCĐ
Công ty áp dụng phƣơng pháp khấu hao TSCĐ là phƣơng pháp đƣờng thẳng nên tỷ lệ khấu hao của các năm là nhƣ nhau. Xác định đúng đắn số khấu hao phải tính và phân bổ phù hợp vào các đối tƣợng sử dụng TSCĐ vừa có đủ nguồn vốn để tái tạo TSCĐ, trả nợ vay,… vừa bảo đảm hạch toán đúng đắn chi phí sản xuất kinh doanh để tính đúng giá thành dịch vụ và kết quả kinh doanh.
Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong suốt quá trình xe chạy thì công ty cần phải sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ. Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ cần phải có dự toán chi phí sửa chữa, cần ghi chép theo dõi chặt chẽ và kiểm tra thƣờng xuyên tình hình chi phí phát sinh trong quá trính sửa chữa.
Để nâng cao tính năng, tác dụng của TSCĐ cũng nhƣ kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ thì công ty nên nâng cấp TSCĐ. Chi phí nâng cấp TSCĐ đƣợc tính vào giá trị của TSCĐ (làm tăng nguyên giá TSCĐ).
4.3. KIẾN NGHỊ
Địa chỉ hiện tại của công ty là 146/12 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phƣờng Thắng Tam, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, công ty nên thống nhất địa chỉ đó và thống nhất một email, cử nhân viên thƣờng xuyên kiểm tra để thông tin kịp thời đến khách hàng.
SVTH: Đinh Thị Huyền Trinh Trang 94
KẾT LUẬN
Kế toán cho đến nay quả là một công cụ cực kỳ quan trọng trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán đang ngày càng phát huy mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp nắm bắt và theo kịp sự phát triển của thị trƣờng. Với m i doanh nghiệp, m i loại hình kinh tế, kế toán đã và đang đƣợc hiện đại hóa từng bƣớc để thúc đẩy sự phát triển trong nền kinh tế hiện đại.
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh với chức năng vốn có của nó đã trở thành tƣ liệu không thể thiếu đối với mọi thời kỳ phát triển của xã hội nói chung và toàn thể doanh nghiệp kinh doanh nói riêng. Công tác hạch toán của nó là một khâu vô cùng quan trọng, phản ánh tình hình tăng giảm doanh thu,chi phí của công ty tại một thời điểm nên đƣợc quan tâm thỏa đáng.
Qua một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Vận Tải Chú Chính Hòa Hiệp, em đã bƣớc đầu làm quen với công việc của một kế toán, tìm hiểu đƣợc các hình thức tổ chức cũng nhƣ phƣơng pháp hạch toán của công ty, đặc biệt là đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở đơn vị. Để có những bƣớc phát triển mạnh mẽ hơn đòi hỏi công ty phải tăng cƣờng công tác quản lý, tổ chức kịp thời công tác kế toán nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nói tóm lại, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là một trong những phần hành kế toán quan trọng cần đƣợc kiện toàn.
Vũng Tàu, tháng 7 năm 2014
Sinh viên
PHỤ LỤC
- Phiếu Thu
- Bảng theo dõi doanh thu
- Phiếu Chi - Hóa đơn GTGT - Sổ Cái TK 511 - Sổ Cái TK 515 - Sổ Cái TK 632 - Sổ Cái TK 635 - Sổ Cái TK 642 - Sổ Cái TK 711 - Sổ Cái TK 811 - Sổ Cái TK 911
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS. Võ Văn Nhị (chủ biên), TS. Trần Anh Hoa - TS. Nguyễn Ngọc Dung - TS.
Nguyễn Xuân Hƣng, Giảng viên Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, Kế toán tài
chính (Tái bản lần thứ 7), Nhà xuất bản Tài chính (2010).
2. Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, Khoa kế toán kiểm toán, Bộ môn Kế toán tài chính, Giáo trình Kế toán tài chínhphần 5, Nhà xuất bản Giao thông vận tải.
3. Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, Khoa kế toán kiểm toán, Bộ môn Kế toán tài
chính, Giáo trình Kế toán tài chínhphần 1 - 2, Nhà xuất bản Giao thông vận tải.
4. PGS.TS Phan Văn Dƣợc, TS. Huỳnh Đức Lộng, Th.S Lê Thị Minh Tuyết, Phân
tích hoạt động kinh doanh, Nhà xuất bản Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM.
5. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn kiểm toán, Kiểm toán, Nhà xuất bản Đại học
Kinh Tế Tp.HCM. 6. Một số trang web nhƣ: www.danketoan.com www.webketoan.vn www.mof.gov.vn www.ketoan.org www.gdt.gov.vn www.tailieu.vn