4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3. Đôn đốc người bán (Công ty Mẹ, Chi nhánh) giao hàng
Là nghiệp vụ sau khi các kho hàng giao hàng cho nhà vận tải, nhân viên phải có nhiệm vụ theo dõi lịch trình hàng hóa đang đi trên đường (trước khi hàng về cảng) để nắm bắt tình hình và sắp xếp khâu thủ tục hải quan tại công ty. Nhưng ở khâu nghiệp vụ này kho Perone và kho Chantasia theo dõi thông tin và thông báo lại cho Chantelle VN. Sau khi hàng hóa được giao cho nhà vận tải, các kho giao hàng có nhiệm vụ cung cấp bộ chứng từ hàng xuất cho Chantelle VN. Bộ chứng từ bao gồm:
+ Bill of lading (1 bản original) + Packing list (1 bản original)
+ Commercial invoice (1 bản original) + Certificate of origin (C/O – 1 bản original) + Contract (1 bản chính)
Nhận xét: Nhân viên XNK không mất nhiều thời gian để làm việc với nhà cung cấp vận tải quốc
tế bởi nghiệp vụ về tàu biển chưa tốt cũng như trình độ tiếng Anh chưa giỏi ...nhưng công ty luôn vào tình trạng bị động nhận thông tin từ Perone hay Chantasia về các lịch trình hàng hóa chuyên chở cũng như cập nhật thông tin sau khi hàng hóa được giao cho nhà vận chuyển là điều bất lợi cho công ty. Vì sử lý thông tin chậm, chưa chủ động cũng như phân bổ thời gian sắp xếp các khâu thủ tục hải quan không hợp lý dẫn đến các khâu còn lại bị kéo theo trì trệ. Để kịp tiến độ sản xuất thì sau khi giải quyết những trục trặc nhân viên thủ tục Hải Quan nhanh chóng thực hiện NK NPL tạo áp lực trong công việc, các công đoạn rất cập rập dễ dẫn đến sai sót.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 33 Nếu là hàng lẽ Hàng nguyên container Hàng lẻ Hàng nguyên container Nếu đem container về 1 2 4 5 3 7 8 8b 9 b 9 a 10 11 11 12 13 13 15 16 17 18a 18 b 18 19.1 19 b 19.2 23 21.2 19 a 20 a 21 a 21 a 22 24 25 26 27 28 29 30 31
2.5. Sơ đồ tóm tắt qui trình nhập NPL khi hàng về.
s
a
14
Hải quan giám sát bãi hoặc kho Kiểm tra
chứng từ
Nhận phiếu trưng cầu giám định (nếu có) Giám định viên Thương vụ 6 20.2 Perone và Chantasia (Chứng từ xuất) Bộ phận XNK Lấy D/O (Lệnh giao hàng) Chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan
Phòng đăng ký của hải quan khu vực hoặc thành
phố
Lấy phiếu tiếp nhận hồ sơ
Tìm hàng trong
Tìm công hạ container xuống bãi (nếu cần)
Kiểm hóa Bộ hồ sơ yêu cầu giám định
của chủ hàng –nếu có.(xem chi tiết các chứng từ gồm có
ở phần diễn giải) Lấy tờ khai đã
thông quan Đại lý hãng tàu
Chuẩn bị xe, kho, báo cho người nhận hàng
Phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định
kiểm hóa viên
Công văn: xin giải tỏa hàng hóa khi chờ kết quả giám định Tính thuế lại
(nếu có) Ra thông báo thuế
(nếu có)
Lãnh đạo chi cục phúc tập hồ sơ Thương vụ Lấy phiếu giao nhận container Kho CFS Phòng điều độ Liên hệ đội xe nâng Bốc hàng lên xe Viết phiếu gởi
hàng Biên nhận trả container
sạch (nếu có) Thanh lý hàng tại hải quan cổng
Giao hàng cho người nhận
Bàn giao hàng với người nhận
Trả container rỗng
Lấy lại tiền cược container Hạch toán giao dịch Trình D/O, hoặc phiếu xuất kho bãi
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 34
Các qui trình thực hiện việc nhập NPL khi hàng về như sau: 2.2.4. Liên hệ hãng tàu (Đại lý hàng không) Nhận D/O
(Bước 1). Sau khi hàng hóa đã được lên tàu hay được bay, thì nhà xuất khẩu sẽ cung cấp cho công ty bộ chứng từ copy để công ty tiến hành các thủ tục hải quan nhập khẩu nếu cần, bộ chứng từ gồm:
+ Bill of lading (1 bản original) + Packing list (1 bản original)
+ Commercial invoice (1 bản original) + Certificate of origin (C/o – 1 bản original) + Contract (1 bản chính)
(Bước 2). Khi nhận được bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên XNK phải kiểm tra lại bộ chứng từ. Công ty theo dõi hàng hóa trên đường về và có thể tiến hành chuẩn bị cho khẩu nhập khẩu của mình.
(Bước 3). Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of lading) hoặc vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O.
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận D/O và các biên lai. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam).
Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 35
Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau:
- Tên tàu - Số vận đơn
- Tên và địa chỉ người nhận hàng - Người gởi hàng
- Tên hàng
- Loại hàng: (là hàng lẻ hay là hàng nguyên công)
- Nếu là hàng lẻ thì xem có bao nhiêu kiện, khối lượng bao nhiêu
- Nếu là hàng nguyên container thì xem số lượng container, loại container (20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng của mỗi container, số kiện của mỗi container - Cảng bốc
- Cảng dỡ
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
2.2.5. Làm thủ tục Hải Quan hàng Nhập khẩu
(Bước 4). Hàng hóa nhập khẩu của công ty thường được nhập qua cảng Thành Phố HCM và sân bay Tân Sơn Nhất.
Sau khi lấy được D/O, kiểm tra có đầy đủ chứng từ hợp lệ, nhân viên nghiệp vụ của công ty tiến hành lập thực hiện các nghiệp vụ hải quan để tiến hành nhập khẩu, các bước thực hiện như sau
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 36
a/ Đăng ký hợp đồng NK
Nhân viên nghiệp vụ tiến hành đăng ký hợp đồng nhập khẩu NPL để sản xuất hàng xuất khẩu với Chi cục hải quan: 01 bản chính hợp đồng và 01 bản copy sao y bản chính hợp đồng
b/ Đăng ký danh mục NPL
Song song với việc đăng ký hợp đồng nhập khẩu NPL, doanh nghiệp phải đăng ký danh mục NPL nhập khẩu để trực tiếp sản xuất hàng xuất khẩu. (02 bản danh mục NPL) hải quan tiếp nhận hợp đồng, danh mục NPL sau khi kiểm tra đóng dấu vào hợp đồng và danh mục NPL. Doanh nghiệp sẽ giữ 01 bản danh mục NPL và 01 bản chính hợp đồng. hải quan lưu 01 bản danh mục NPL và 01 bản sao hợp đồng để theo dõi đối chiếu khi nhập NPL (Xem bảng đăng ký danh mục NPL nhập khẩu ở phần phục lục)
c/ Khai báo và nộp bộ hồ sơ Hải Quan
(Bước 5). Sau khi đăng ký danh mục NPL, truyền mạng dữ liệu tờ khai, Sau khi mạng hải quan nhận được dữ liệu truyền của doanh nghiệp, sau khi kiểm tra, hải quan sẽ cấp số tiếp nhận, cấp số tờ khai qua mạng, doanh nghiệp in tờ khai để nộp hồ sơ Hải quan, doanh nghiệp được hải quan, doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ hải quan để đăng ký. Hải Quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm hóa, tính thuế. Sau khi hồ sơ đã được duyệt, doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng cảng (sân bay). Nếu trường hợp hàng kiểm hóa, doanh nghiệp lấy mẫu thực nhập tại nơi hải quan kiểm hóa. Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp làm thủ tục thanh lý tờ khai nhập.
Yêu cầu bộ hồ sơ hải quan phải có chữ ký, con dấu của Giám đốc,. Tờ khai hải quan yêu cầu phải chính xác: Tên hàng hóa, mã hàng NK, số lượng, qui cách, đơn giá, áp thuế và nhân viên nghiệp vụ phải tự tính thuế NK cho từng mặt hàng.
+ Tờ khai hải Quan hàng NK (02 tờ) + Hợp đồng ngoại thương
+ Giấy báo nhận hàng + Hóa đơn (bản gốc) + Lệnh giao hàng + Vận đơn gốc
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), Chứng nhận xuất xứ chỉ cần cho những loại hàng hóa được tính thuế suất ưu đãi.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 37
+ Bản kê chi tiết hàng hóa (01 bản gốc + 01 bản sao)
+ Giấy phép XNK (áp dụng cho những loại hàng hóa có hạn ngạch và chịu sự quản lý của bộ chuyên ngành).
+ Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyên ngành (nếu có) + Giấy phép ngành nghề kinh doanh.
+ Giấy giới thiệu của công ty.
Đối với mặt hàng của doanh nghiệp, mỗi lô hàng NK có từ 5 loại NPL khác nhau nên doanh nghiệp phải kèm theo phục lục tờ khai, được đóng dấu giáp lai với bản chính. Sau khi hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra những thông tin về công ty như sau:
(Bước 6). Tiếp nhận bộ hồ sơ hải quan, nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống (có bị cưỡng chế không, kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế)
- Kiểm tra sơ bộ các chứng từ phải có của bộ hồ sơ hải quan đã đầy đủ chưa, có khai đủ các tiêu chí trên tờ khai hải quan.
- Kiểm tra đối chiếu với giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với trường hợp nhập khẩu hàng hoá thuộc diện phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành; trừ lùi số lượng, trị giá (nếu có).
- Sau khi công chức hải quan kiểm tra xong, nhập thông tin tờ khai vào hệ thống và cấp “lệnh hình thức và mức độ kiểm tra” hàng hóa kèm theo tờ khai, Lãnh đạo Chi cục xem xét quyết định hình thức và mức độ kiểm tra hàng hóa cho doanh nghiệp.
- Mức độ kiểm tra:
- Đối với chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan:
Công chức hải quan kiểm tra việc khai các tiêu chí trên tờ khai, kiểm tra sơ bộ nội dung khai của người khai hải quan, kiểm đếm đủ số lượng, chủng loại các chứng từ kèm theo tờ khai hải quan.
- Khi nhân viên nghiệp vụ xuất trình bộ hồ sơ cho hải quan, công chức hải quan tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ, nếu không có khúc mắc gì về bộ hồ sơ hải quan, công chức hải Quan tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng hóa thực hiện đúng với thời gian như doanh nghiệp đã đăng ký kiểm tra.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 38
Việc kiểm tra hàng hóa chỉ được tiến hành sau khi lô hành NK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đăng ký bộ tờ hồ sơ hợp lệ, không được kiểm hóa hàng hóa xong mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lô hàng ở cửa khẩu hoặc ở địa điểm ngoài khu vực cửa khẩu đã được hải quan qui định nhằm giám sát an toàn cho lô hàng. Trong quá trình làm thủ tục hải quan, Nếu có phát hiện lỗi do sơ xuất dẫn đến có sự sai sót nhỏ: ví dụ sai số seal, số container, nhân viên nghiệp vụ không được phép tư điều chỉnh mà phải báo cho hãng tàu, hang tàu kiểm tra và làm công văn gởi đến cơ quan hải quan để xem xét và giải quyết.
Kiểm tra thực tế hàng hoá
- Nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra tên hàng, mã số, số lượng, trọng lượng, chủng loại, chất lượng, xuất xứ của hàng hoá. Kiểm tra đối chiếu sự phù hợp giữa thực tế hàng hoá với hồ sơ hải quan.
- Mức độ kiểm tra.
- Miễn kiểm tra thực tế hàng hoá đối với.
- Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan. - Kiểm tra thực tế tới toàn bộ lô hàng đối với.
- Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan. - Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện miễn kiểm tra thực tế, nhưng cơ quan hải quan phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.
- Hàng hoá xác định có khả năng vi phạm pháp luật hải quan qua kết quả phân tích thông tin của cơ quan hải quan.
- Kiểm tra xác suất để đánh giá việc chấp hành pháp luật hải quan của chủ hàng tối đa không quá 5% tổng số tờ khai hải quan.
d/ Thuê phương tiện vận tải (Vận tải nội địa)
Sau khi Hải Quan đã ký duyệt tờ khai hải quan, doanh nghiệp phải tiến hành thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng về địa điểm qui định kiểm tra của hải quan và chuyển hàng về kho công ty khi hoàn thành thủ tục hải quan
e/ Đưa hàng đến địa điểm qui định để kiểm tra.
Trường hợp nhận hàng nguyên container: Nhân viên nghiệp vụ của công ty tiến hành thủ tục mượn container của hãng tàu để kéo hàng về địa điểm hải quan kiểm tra
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 39
f/ Làm nghĩa vụ nộp thuế.
Sau khi công chức hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hóa xong, doanh nghiệp phải thực hiện lệ phí Hải Quan… Công chức hải quan kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của doanh nghiệp trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sữa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phải xác nhận mã số hàng hóa, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tính số thuế phải nộp. Công ty phải nộp các lệ phí hải quan như: phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan ở những địa điểm khác, như các lệ phí tại sân bay, hay cảng dỡ hàng…
Thủ tục hải quan được xem như hoàn tất khi công chức hải quan ký vào tờ khai và đóng dấu xác nhận“đã làm thủ tục hải quan” theo quy định hiện hành và trả tờ khai cho doanh nghiệp. Nhân viện nghiệp vụ của công ty có quyền chuyển hàng hóa của mình về kho
Qua thực trạng thực hiện qui trình nhập khẩu NPL của công ty thì khâu nghiệp vụ hải quan là khâu tốn khá nhiều thời gian nhất, và cũng là khâu phát hiện ra những sai sót của chứng từ, do vậy trong quá trình thực hiện công ty gặp rất nhiều trục trặc ở khâu này, làm mât rất nhiều thời gian cũng như phát sinh những chi phí tốn kém không đáng có. - Phương tiện vận tải nội địa
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải nội địa để chuyển hàng về kho của công ty.
2.2.6. Nhận hàng từ cảng (Đại lý hàng không). Cảng nhận hàng từ tàu: