4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.4.3. Phòng hậu cần
- Chịu trách nhiệm chính về xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp: + Xếp dỡ hàng hóa.
+ Tiến hành dán tem các NPL nhập khẩu.
+ Tổ chức bảo quản, phân loại hàng hóa trong kho cho phù hợp. + Quản lý xuất nhập NPL cho bộ phận sản xuất.
+ Lên định mức cho sản phẩm mới.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 22
- Chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm mới (Nếu Có). - Lên kế hoạch cho bộ phận sản xuất.
- Lên lịch xuất sản phẩm cho bộ phận XNK. - Báo cáo xuất nhập tồn NPL cho bộ phận XNK.
- Cùng với bộ phận XNK tổ chức giao nhận hàng hóa với các nhà cung cấp, nhà NK. - Báo cáo kết quả giao nhận hàng hóa tại kho cho phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng kế toán để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Nhập mã số hàng hóa và số lượng vào hệ thống máy tính. - Kiểm tra, theo dõi số lượng hàng hóa tồn động trong kho. Bộ phận quản lý sản xuất
- Chịu toàn bộ trách nhiệm liên quan với việc sản xuất sản phẩm của công ty.
- Cập nhật thông tin thay đổi mẫu mã từ công ty Mẹ, kịp thời báo cho bộ phận hậu cần. - Chịu trách nhiệm về kiểm chất lượng NPL NK, cũng như NPL mua tại Việt Nam. 2.1.4.4. Phòng hành chánh nhân sự:
- Thực hiện các chỉ thị từ công ty Mẹ (CEO)
- Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty thực hiện quản lý các công tác về nhân sự: Quản lý hành chánh, lao động, tiền lương, đào tạo, an ninh quốc phòng, bảo vệ và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Tổ chức tuyển dụng theo yêu cầu của các phòng ban khác trong công ty dưới sự phê duyệt của giám đốc điều hành.
- Khai báo tình hình tăng giảm nhân sự cho các cơ quan chức năng tại địa phương.
- Đăng ký, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Đăng ký tạm trú tạm vắng cho cán bộ công nhân viên ở trọ tại nhà nhân viên của công ty, làm các thủ tục cư trú cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí cho tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. - Lưu trữ hồ sơ của người lao động trong công ty.
2.1.5. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Chantelle Việt Nam phải đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ sau:
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 23
- Nhập nguyên phụ liệu từ Công ty Chantelle France và Chantasia để sản xuất và xuất khẩu 100% sản phẩm sang Châu Âu.
- Mục tiêu và qui mô của dự án sản xuất: Sản xuất 4.000.000 sản phẩm/ năm. 2.1.6. Quyền hạn của công ty Chantelle VN.
Là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, Công ty TNHH Chantelle Việt Nam có những quyền hạn sau:
- Quyền lựa chọn ngành nghề mô hình sản xuất của công ty sao cho mang lại hiệu quả kinh doanh nhất cho tập đoàn, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quyền tuyển dụng, thuê mướn lao động.
Căn cứ vào yêu cầu kinh doanh, công ty có quyền quyết định số lượng lao động cần tuyển dụng, lựa chọn người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mình…
- Quyền quyết định sử dụng phần thu nhập còn lại.
- Sau khi đã trừ đi các khoản chi phí và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước, phần thu nhập còn lại Công ty có toàn quyền chủ động sử dụng như có quyền đầu tư một phần cho hoạt động kinh doanh, trích lập các quỹ, quyền tự quyết định đầu tư máy móc thiết bị nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Quyền lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn.
Để phát triển và mở rộng quy mô sản xuất của công ty, thường thì công ty huy động vốn dưới các hình thức: Vay Ngân hàng
- Quyền lựa chọn nhà cung cấp, được quyền trực tiếp trực giao dịch, ký kết hợp đồng theo thoả thuận, đàm phán với công ty Mẹ và các công ty Con.
- Quyền chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh.
Trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, công ty có quyền tự mình quyết định những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh theo pháp luật quy định, đồng thời có những kiến nghị lên tập đoàn về loại hình kinh doanh hiện tại của công ty đang hoạt động mà không mang lại hiệu quả, không mang lại nguồn lợi cho Công ty. 2.1.7. Những đặc điểm kinh doanh của công ty.
Sản xuất hàng xuất khẩu sang Châu Âu. Công ty Mẹ có chuỗi hệ thống cửa hàng ở nhiều nước khác nhau, bộ phận thiết kế kết hợp với bộ phận nghiên cứu thị trường chịu trách nhiệm phát triển mẫu mã mới cũng như phát triển nguyên vật liệu ...
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 24
2.1.8. Qui trình sản xuất của công ty.
Sơ đồ kho – Nhập khẩu/Xuất khẩu
1. Nguyên liệu 2. Sản xuất 3. Thành phẩm
Kho Peronne (Pháp) Nguyên liệu từ Cộng đồng Châu Âu Kho Chantasia (Thái Lan) Nguyên liệu từ Châu Á
Chantnam Sản xuất Nguyên liệu Thành phẩm Kho Corbie (Pháp) Thành phẩm Nhập khẩu Xuất khẩu 100% 75% 25%
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ kho nhập nguyên phụ liệu
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 25
Sơ đồ : 2.3 : Quy trình sản xuất của công ty Chantelle Việt Nam
Để thực hiện SX hàng hóa theo loại hình NSXXK, công ty phải thực hiện nhập NPL hoặc mua trong nước các NPL để SX ra sản phẩm. Theo mô hình hoạt động của toàn tập đoàn, 99% NPL nhập từ nước ngoài, 1% mua trong nước: Nylon và thùng carton.
Do đặc điểm kinh doanh của công ty, hiện tai công ty sử dụng hai phương thức vận chuyển : đường hàng không và đường biển.
Các qui định của tập đoàn cho qui trình nhập NPL của Chantelle VN.
Sau khi nhận đơn đặt hàng từ công ty Mẹ thì Chantelle VN sẽ tiến hành gởi hợp đồng NK NPL cho công ty Mẹ. Nguyên phụ liệu sẽ được cung cấp từ hai nơi :
- Xuất từ Pháp (Kho Perone từ Pháp).
- Xuất từ Châu Á : China, Thailand (Kho Chantasia từ Thailand).
Chantelle Pháp và Chantelle Thailand sẽ tìm nguồn NPL, sau khi mua sẽ nhập kho (Perone và Chantasia). Khi nhận hợp đồng của Chantelle các kho này cung cấp NPL cho Chantelle VN
2 Chantelle Vietnam Co. Ltd _ Production process
Quy trình sản xuất
1. Nhập khẩu nguyên liệu (Pháp & Thái Lan)
-Vải -Ren -Phụ kiện
2&3. Kho & Cắt
-Trải vải -Cắt -Cắt dập 4. Sản xuất -Chuyên sx đồ lót phụ nữ -Máy may
-Kiểm tra chất lượng
5. Đóng gói -Bằng thùng carton -Máy đóng túi 6. Xuất khẩu thành phẩm (Pháp) -Áo ngưc -Quần lót
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 26
Bảng 2.1. Nguồn NPL nhập khẩu của công ty
STT Tên nguyên phụ liệu Xuất xứ Mã HS Đơn vị tính
Nguyên phụ liệu chính 1 Vải 100% Polyamide France 6004909000 M2 2 Vải 100% Polyester France 6004909000 M2 3 Vải 100% Coton France 6004909000 M2 4 Vải 100% Nylon France 6004909000 M2 5 Vải (Từ 15% Lycra đến 83% Polyamide) China 6004909000 M2 6 Vải 82% Nylon 18% Spandex China 6004909000 M2 7 Vải (Từ 10% Elastic đến 90% Polyamide) China 6004909000 M2 8 Vải (Từ 10% Elastan đến 90% Polyster) China 6004900000 M2 9 Vải thêu 100%polyester France 5810920000 M2 10 Vải thêu 100%polyamide France 5810920000 M2 11 Vải thêu (Từ 15%Polyester đến 85% Polyamide) China 5810920000 M2 12
Vải thêu (Từ 10% polyurethane đến
90%polyamide) China 5810920000 M2 13 Vải thêu (Từ 15%Lycra đến 85%Nylon) China 5810920000 M2
14 Vải thêu 62%Polyamide 25%Polyester 13%Elastane China 5810920000 M2
15 Dây cao su Thailand 4015900090 M 16 Kẹp gọng áo lót Thailand 8308100000 ĐÔI 17 Khoen nhựa áo lót France 8308100000 CÁI 18 Móc cài dây áo (bộ=16 cái) China 6212909000 BỘ 19 Cặp mút áo lót bằng cao su China 4016100000 ĐÔI 20 Móc cài (bộ=16 cái) China 8308100000 BỘ 21 Miếng nối nhựa Thailand 3926909090 CÁI 22 Mút xốp áo lót nữ Thailand 4015900090 M 23 Nơ bằng vải France 6117801900 CÁI
24 Nhãn thép France 8308909000 CÁI 25 Nhãn vải France 5807900000 CÁI 26 Nhãn giấy France 4821109000 CÁI
27 Chỉ France 5401100000 M
28 Nylon Việt Nam CÁI
29 Carton Việt Nam CÁI
Bình Dương, ngày ... tháng ... năm ...
Nguồn : Phòng hậu cần Việc thực hiện nhập NPL dựa trên đơn đặt hàng từ công ty Mẹ ở Pháp. Dựa trên hợp đồng đặt hàng, công ty lập kế hoạch để nhập NPL cho nhà máy.
2.2. Thực trạng qui trình nhập NPL để SXXK tại Công ty Chantelle Việt Nam. Công ty Mẹ là người trực tiếp đặt hàng cho Chantelle Việt Nam, vì vậy việc lập Công ty Mẹ là người trực tiếp đặt hàng cho Chantelle Việt Nam, vì vậy việc lập phương án kinh doanh là do công ty Mẹ đảm nhiệm. Chantelle VN chỉ đảm nhiệm việc NK và Sản xuất để XK sản phẩm cho Công ty Mẹ.
Hiện tại công ty sử dụng phương thức vận tải bằng đường hàng không và đường biển. (Lịch đặt chổ rất ổn định)
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 27
Mỗi tuần đều có hai lô hàng nhập (01 lô từ Chantelle Pháp, 01 Lô từ kho Chantasia) bằng đường hàng không.
Mỗi hai tuần sẽ nhập 02 lô NPL bằng đường biển (01 từ Perone, 01 từ Chantasia). Phương thức thanh toán :
Đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không, điều kiện thanh toán : FCA. Đối với hàng nhập sử dụng bằng đường biển, điều kiện thanh toán : FOB
Nhà vận chuyển : Chantelle Pháp là người quyết định chọn nhà vận chuyển, do đó Chantelle Pháp là người thực hiện hợp đồng vận tải với nhà vận chuyển. Chantelle Việt Nam có nhiệm vụ liên hệ các đại lý đại lý VN theo dõi chứng từ hàng khi hàng cập cảng. Hiện tại Chantelle Pháp ký hợp đồng với một công ty giao nhận, công ty sẽ đặt chổ qua công ty giao nhận này và họ có đại lý ở VN để theo dõi hàng về cũng như thông báo hàng hóa cập cảng…
Trên cơ sở đàm phán của hợp đồng nhập khẩu cũng như nắm rõ nhiệm vụ của các bên, công ty Chantelle đã tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu NPL. Và công ty phải thực hiện đúng qui định của nhà nước cho loại hình sản xuất của công ty. Sau đây là sơ đồ tổ chức thực hiện nhập khẩu của công ty Chantelle như sau :
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 28
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổ chức thực hiện nhập khẩu của doanh nghiệp Qui trình nhập NPL của công ty được chia thành 2 giai đoạn thực hiện như sau : Giai đoạn 1 : Trước khi hàng về cảng.
Ở giai đoạn 1 này bao gồm các bước thực hiện như sau : - Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có).
- Làm thủ tục thanh toán quốc tế. - Thuê phương tiện vận tải. - Mua bảo hiểm hàng hóa.
- Thúc giục người bán giao hàng (Perone và Chantasia).
Thúc giục người bán giao hàng Làm thủ tục thanh toán quốc tế ban đầu Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hóa Xin giấy phép NK Nhận hàng từ nhà vận chuyển hàng hóa Làm thủ tục thanh toán Làm thủ tục Hải Quan nhập khẩu Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (Nếu có) GIAI ĐOẠN II: HÀNG VỀ CẢNG.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 29
Giai đoạn 2: Hàng cập cảng.
Ở giai đoạn 2 này công ty thực hiện các khâu như sau : - Làm thủ tục Hải Quan.
- Nhận hàng từ cảng hay đại lý hàng không. - Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu.
- Làm thủ tục thanh toán. - Khiếu nại và giải quyết. Giai đoạn 1:
2.2.1. Thực hiện phương thức thanh toán quốc tế
Hiện tại công ty áp dụng phương thức thanh toán nhờ thu. Sau khi nhận hành, trong vòng hai tuần Chantelle VN sẽ thanh toán HĐNK cho Chantelle Pháp (Kho Perone) và Chantelle Thailand (kho Chantasia).
Các bước tiến hành như sau:
Về phía Chantelle Việt Nam:
- Sau khi công ty hoàn tất mọi thủ tục hải quan ( thanh lý tờ khai hải quan ), hàng hóa nhập kho với đầy đủ số lượng chất lượng, không xảy bất cứ khiếu nại gì từ bộ phận hậu cần, trong vòng hai tuần kể từ ngày NPL được nhập kho công ty, bộ phận XNK phải chuyển tờ khai cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ thanh toán gởi ngân hàng.
- Sau khi bộ phận kế toán hoàn thành bộ hồ sơ gởi ngân hàng, bộ phận kế toán phải chuyển bộ hồ sơ cho trợ lý Giám đốc kiểm tra lại bộ hồ sơ. Sau khi hồ sơ đã được ký duyệt, hồ sơ được chuyển đến ngân hàng Việt Nam để thực hiện thanh toán.
Về phía công ty Mẹ và Chantelle Thailand
- Trong vòng hai tuần kể từ ngày Chantelle Việt Nam nhập hàng vào kho, nếu công ty Mẹ không nhận bất kỳ khiếu nại gì từ Chantelle Việt Nam thì công ty ngay lập tức tiến hành bộ chứng từ thanh toán gởi ngân hàng.
- Yêu cầu về phía hai bên: bộ chứng từ phải chính xác và phải đúng thời hạn qui định trong hợp đồng ngoại thương.
Thực trạng thực hiện qui trình thanh toán hiện tại của công ty:
Hiện nay khâu thanh toán của công ty khá chậm so với điều khoản qui định trong hợp đồng.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 30
Nguyên nhân: do sự chậm trễ trong khâu nghiệp vụ chứng từ, chứng từ sai không thể thanh toán, số lượng hàng hóa thực nhận bị thiếu so với hợp đồng, chứng từ hai bên không khớp về số lượng..
Nhận xét:
Khi thực hiện phương thức thanh toán này công ty không phải mất nhiều thời gian như việc mở L/C vì nghiệp vụ ngoại thương của nhân viên chưa giỏi. Công ty không phải bỏ tiền trước nếu như mở L/C, không mất nhiều thời gian và chi phí đây là ưu điểm khi chọn lựa phương thức thanh toán này. Nhưng xét về tương lai công ty sẽ có nhiều bất lợi bởi khi sử dụng phương thức L/C bắt buộc hợp đồng phải chặt chẽ như các điều kiện thương mại cũng như việc bắt buộc phải mua bảo hiểm hàng hóa. Bên cạnh đó thanh toán nhiều nơi làm tăng các chi phí, tốn kém do nhiều thủ tục hành chánh. Nhân viên không có cơ hội học hỏi cũng như nghiên cứu về lĩnh vực ngoại thương nhằm phục vụ cho công việc của mình, nâng cao trình độ hiểu biết...
2.2.2. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm. Thuê phương tiện vận tải: Thuê phương tiện vận tải:
Công ty ký hợp đồng NK theo điều kiện FOB, FCA nhưng hiện tại Chantelle Việt Nam không đảm nhiệm nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải quốc tế để chuyên chở hàng hóa. Chantelle Pháp là người có thẩm quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ này cho Chantelle Việt Nam. Mọi khâu như: Ký hợp đồng, giá cả, cũng như liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp là cho Chantelle Pháp đảm nhiệm. Sau khi ký hợp đồng vận tải Chantelle Pháp sẽ gởi hợp đồng cho Chantelle VN về cước phí vận tải. Việc thanh toán cước phí vận tải quốc tế như sau: cuối tháng Chantelle Pháp và Chantelle Thailand sẽ gởi bảng thanh toán cước phí vận tải của tháng và Chantelle VN phải thanh toán vào ngày 15 hàng tháng.
Chantelle VN không phải tìm nhà cung cấp dịch vụ vận tải mà Chantelle Việt Nam chỉ chú trọng ở khâu NK NPL và sản xuất. Đây cũng là điểm thuận lợi cho công ty ở giai đoạn đầu khi công ty còn khó khăn về mặt nhân sự, nhân viên XNK chưa có kinh nghiệm trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ khi họ chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ tàu biển. Nhưng xét về lâu dài nó gây nhiều bất lợi cho công ty bởi cách làm việc theo sự chỉ định và chưa tạo ra mội trường làm việc phát huy tính học hỏi tìm tòi của nhân viên. nhân viên sẽ không có cơ hội học hỏi kinh nghiệm, không tạo tính cạnh tranh trong