4. Kết quả thực tập theo đề tà
1.3.3.5. Đôn đốc người bán giao hàng cho Đại lý hoặc hãng tàu
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục của hợp đồng NK, để quá trình NK đúng tiến độ như đã qui định trong hợp đồng, nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc nhà XK giao hàng theo đúng các yêu cầu trong hợp đồng ngoại thương và đúng hạn trong hợp đồng. 1.3.3.6. Liên hệ đại lý tàu biển (hãng hàng không) lấy D/O.
Sau khi hàng hóa đã được giao cho nhà vận chuyển nhà xuất khẩu phải gởi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu, bộ chứng từ gồm:
+ Original B/L, Invoice và packing list
Sau khi nhà xuất khẩu thông báo cho nhà XK hàng đã được giao cho nhà vận chuyển, nhà nhập khẩu theo dõi và kiểm tra hàng về để nhận “Giấy báo tàu đến” từ hãng tàu. Nhà NK đến hãng tàu để đổi lấy D/O (Delivery order) tại đại lý tàu để đổi
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 13
lấy D/O nhà nhập khẩu cần phải có đầy đủ các chứng từ sau đây để xuất trình cho hang tàu để đổi lấy D/O:
+ Orginal B/L.
+ Giấy giới thiệu đơn vị.
Nhà nhập khẩu có thể tiến hành thủ tục nhận hàng như sau: 1.3.3.7. Làm thủ tục Hải Quan nhập hàng
Hàng hóa khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng xuất nhập khẩu lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo không, thống kê số liệu hàng XNK.
Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây: Bước 1: Khai báo hải quan – nộp tờ khai hải quan
Chủ hàng phải thực hiện các bước như sau:
- Khai báo chi tiết hàng hóa lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ (yêu cầu phải khai trung thực và chính xác).
- Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất…) tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào… tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
Bước 2: Xuất trình hàng hoá.
Doanh nghiệp phải tổ chức xuất trình hàng hóa nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan. Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan.
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: - Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan)
- Cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại…) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse)
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 14
hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu… nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự. 1.3.3.8. Nhận hàng từ nhà chuyên chở.
Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó.
1.3.3.8.1. Trường hợp nhận hàng rời (LCL) hoặc hàng rút ruột tại cảng. Nhà nhập khẩu cần làm những công việc sau để nhận hàng: Nhà nhập khẩu cần làm những công việc sau để nhận hàng:
- Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai.
- Mang biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, lưu 1 D/O tại đây.
- Mang 02 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm giấy xuất kho, bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Mang 02 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng.
- Sau khi hải quan xác nhận … hoàn thành thủ tục hải quan hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm qui định.
1.3.3.8.2. Trường hợp nhận hàng nguyên container (FCL).
Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở. Doanh nghiệp thực hiện như sau: - Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng: nộp bộ hồ sơ, đăng ký thủ tục hải quan - Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu: Đóng các lệ phí, ký quỹ...
- Mang bộ chứng từ gồm: D/O (03 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “ Đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí gữi container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận bởi hãng tàu đến văn phòng đại lý hãng tàu làm thủ tục xuất container khỏi bãi.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 15
Doanh nghiệp gữi 01 D/O cùng nhân viên kho bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và kiểm tra seal. Nhân viên kho bãi giao: Lệnh vận chuyển cho doanh nghiệp (02 bản). Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi cho nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container, số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng của cảng, 01 bản cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Mời hải quan kiểm tra, nếu kiểm tra không có trục trặc gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan’’. 1.3.3.8.3. Trường hợp nhận nguyên tàu hoặc số lượng lớn:
Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ hải quan, nhận NOR (notice of readlines) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hàng nhận hàng hóa. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan sau:
- Chủ hàng
- Đại diện nhà xuất khẩu - Cơ quan kiểm định hàng hóa. - Đại diện tàu, đại lý tàu.
- Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa. - Đại diện cảng và Công ty Bảo hiểm
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, liên tục cập nhật số liệu, kịp thời phát hiện những sai sót.
1.3.3.9. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Nhà nhập khẩu với tư cách là một bên đứng trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng, nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt không đồng bộ, không khớp với hợp đồng thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định.
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật.
1.3.3.10. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khiếu nại là một trong những cách giải quyết các tranh chấp trong hợp đồng ngoại thương. Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương của mình, nếu nhà
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 16
nhập khẩu phát hiện sự mất mát, đổ vỡ, thiếu hụt hàng hóa thì phải mời cơ quan giám định và sau đó lập hồ sơ khiếu nại trong khoản thời gian qui định. Nếu quá thời hạn đơn khiếu nại sẽ không còn giá trị. Hồ sơ khiếu nại bao gồm:
+ Đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng như HĐNT. + Vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan thẩm quyền …
Bộ hồ sơ hoàn tất phải được gởi ngay cho người mà nhà NK khiếu nại. Tùy từng trường hợp tổn thất mà đối tượng khiếu nại là nhà XK, nhà vận chuyển hay công ty bảo hiểm, cụ thể là:
- Đối tượng khiếu nại là nhà XK: chẳng hạn nhà xuất khẩu vi phạm điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, hàng không đúng qui cách, kém chất lượng, hàng hóa bị thiếu….
- Đối tượng khiếu nại là nhà vận chuyển: nếu hàng hóa bị hư hại trên đường vận chuyển hay sự tổn thất do nhà vận tải gây ra, ví dụ hãng tàu xác nhận B/L sạch nhưng hàng hóa bị bẩn, hư hỏng....
- Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu như hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ trên đường vận chuyển hoặc do người thứ ba gây ra mà tất cả những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.
- Trường hợp các tranh chấp xảy ra mà không thể tự giải quyết thì có thể nhờ đến sự phán quyết của hội đồng trọng tài mà đã được qui định trong hợp đồng ngoại thương. Bộ hồ sơ kiện phải đủ các chứng từ đã lập trong hồ sơ khiếu nại, thư khiếu nại và trả lời thư khiếu nại của các bên và đơn kiện. Gởi bộ hồ sơ này cho tòa án hay hội đồng trọng tài xem xét và giải quyết. Quyết định của tòa án là quyết định cuối cùng và có hiệu lực pháp lý mà các bên phải nghiêm chỉnh chấp hành.
1.3.3.11. Thanh lý hợp đồng
Mọi cước phí trong quá trình giao nhận công ty phải thanh toán, được xem như chi phí giao nhận là: lệ phí hải quan, phí nâng hạ di chuyển container tại cảng, kho, phí rút hàng ra khỏi container, phí vận tải đường bộ.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 17
Kết luận chương 1
Qua việc nghiên cứu các cơ sở lý luận về loại hình nhập sản xuất hàng xuất khẩu (NSXXK) các doanh nghiệp có hoạt động XNK theo loại hình này sẽ nắm các qui định thực hiện chung cho loại hình này cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện qui trình nhập khẩu của doanh nghiệp là việc làm rất cần thiết hiện nay. Chatelle VN là một công ty mới thành lập ở Việt Nam và đươc cấp phép hoạt động sản xuất theo loại hình NSXXK, công ty đã thực hiện qui trình nhập khẩu NPL của mình như thế nào? Chúng ta sẽ tìm hiểu chương 2 về thực trạng thực hiện qui trình nhập khẩu NPL của công ty.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 18
Chương 2: THỰC TRẠNG QUI TRÌNH NHẬP NPL ĐỂ SXXK TẠI CÔNG TY CHANTELLE VIỆT NAM
2.1. Tổng quan về công ty
Công Ty TNHH CHANTELLE VIET NAM là công ty 100% có vốn đầu tư nước ngoài (Pháp) trực thuộc CHANTELLE GROUP, Chantelle chuyên sản xuất hàng thời trang nội y lớn nhất và lâu đời nhất của Pháp, ra đời từ năm 1876, Chantelle có mặt trên 50 quốc gia trên toàn thế giới cũng như chiếm được nhiều tình cảm của phái yếu.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Qúa trình hình thành và phát triển CÔNG TY TNHH CHANTELLE VIỆT NAM
Chantelle Group là công ty dẫn đầu của Pháp, đặc biệt chuyên SX hàng thời trang nội y. Được sáng lập vào năm 1876, Chantelle được trưởng thành từ một nhà máy nhỏ đến hệ thống nhà máy, những trung tâm phân phối, Chi nhánh, cửa hàng bán lẽ. Việt Nam là nhà máy mới trong hệ thống nhà máy của Chantelle, là nhà máy mới nằm ở KCN Đồng An, Tỉnh Bình Dương, được thành lập vào năm 2008.
Hoạt động theo giấy phép chứng nhận kinh doanh số 462045000387 do Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Bình Dương cấp ngày 23/01/2008.
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Chantelle Việt Nam. - Tên giao dịch: Chantelle Việt Nam Co, Ltd.
- Tên viết tắt: Chantnam
- Địa chỉ trụ sở chính : Lô E, đường số 2, Khu công nghiệp Đồng An, Huyện Thuận An, Tỉnh Bình Dương.
- Ngành, nghề kinh doanh: Sản xuất, Gia công đồ lót phụ nữ, sản phẩm may mặc. - Mã ngành: 1322
- Tên ngành: Sản xuất hàng may mặc.
- Vốn điều lệ : 2.000.000 Đô la Mỹ (tương đương 32,1 tỷ đồng), trong đó Chantelle góp 2.000.000 Đô la Mỹ bằng 100% vốn điều lệ.
- Người đại diện theo pháp luật của Doanh Nghiệp: Yannick Bethan, chức danh Tổng giám đốc.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 19
2.1.2. Mối quan hệ giữa Chantelle France – Chantasia – Chantelle VN
Chantelle France là công ty Mẹ, Chantasia và Chantelle Việt Nam là công ty con , trực thực tập đoàn Chantelle.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 20
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức GENERAL DIRECTOR Personal Dept. Logistics Dept. Production Co-ordinator CHANTELLE FRANCE DIRECTOR
Line I Line II Line III Line IV Warehouse Assistant manager Im-Ex Dept. Accounting Dept. CHANTELLE FRANCE CEO Nguồn: Phòng nhân sự
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 21
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Chức năng nhiệm vụ một số phòng ban trong công ty: Chức năng nhiệm vụ một số phòng ban trong công ty: 2.1.4.1. Phòng Tài Chính Kế Toán:
- Chức năng tham mưu cho BGĐ về các điều lệ tổ chức kế toán của nhà nước tại công ty. - Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát trực tiếp tình hình tài chính của công ty.
- Tổ chức thu, chi hàng ngày.
- Kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào của công ty. - Báo cáo thuế theo tháng, quý, năm cho chi cục thuế.
- Lập kế hoạch thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, tiền cước phí vận chuyển hàng hóa cho các đơn vị vận chuyển.
- Theo dõi tình hình công nợ của công ty Mẹ và công ty VN. - Lập chứng từ thanh toán.
- Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng cho Công ty Mẹ. - Lập dự kiến chi phí hàng tháng cho từng bộ phận cho công ty Mẹ.
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo quý, năm để trình lên Hội Đồng Quản Trị. 2.1.4.2. Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu (Import – Export Department). - Chịu trách nhiệm liên lạc với công ty Mẹ về vấn đề XNK hàng hóa của doanh nghiệp. - Liên hệ với các đơn vị vận chuyển (Hãng tàu, Fowarder, Cty vận tải container...) để nhận các chứng từ XNK.
- Liên hệ với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng. - Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu (nếu có).
- Thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ XNK của doanh nghiệp như: Lập bộ chứng từ, đăng ký sản phẩm mới, tổ chức giao nhận, thông quan hàng hóa, và khai báo hải quan.
2.1.4.3. Phòng hậu cần (Logistics).
- Chịu trách nhiệm chính về xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp: + Xếp dỡ hàng hóa.
+ Tiến hành dán tem các NPL nhập khẩu.
+ Tổ chức bảo quản, phân loại hàng hóa trong kho cho phù hợp. + Quản lý xuất nhập NPL cho bộ phận sản xuất.
+ Lên định mức cho sản phẩm mới.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 22
- Chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm mới (Nếu Có). - Lên kế hoạch cho bộ phận sản xuất.
- Lên lịch xuất sản phẩm cho bộ phận XNK. - Báo cáo xuất nhập tồn NPL cho bộ phận XNK.
- Cùng với bộ phận XNK tổ chức giao nhận hàng hóa với các nhà cung cấp, nhà NK. - Báo cáo kết quả giao nhận hàng hóa tại kho cho phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng kế toán để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Nhập mã số hàng hóa và số lượng vào hệ thống máy tính. - Kiểm tra, theo dõi số lượng hàng hóa tồn động trong kho. Bộ phận quản lý sản xuất
- Chịu toàn bộ trách nhiệm liên quan với việc sản xuất sản phẩm của công ty.
- Cập nhật thông tin thay đổi mẫu mã từ công ty Mẹ, kịp thời báo cho bộ phận hậu cần. - Chịu trách nhiệm về kiểm chất lượng NPL NK, cũng như NPL mua tại Việt Nam.