f/ Làm nghĩa vụ nộp thuế
3.1.4. Giải pháp 4: Đưa ra qui định chung cho bộ phận nghiệp vụ XNK
3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp.
- Qui trình thực hiện NK của công ty được thực hiện một cách mắc xích với nhau, các công việc thực hiện trình tự rõ ràng tránh những sai sót đáng tiết xảy ra.
- Khâu khai báo Hải Quan sẽ được diễn ra xuông sẽ và nhanh chóng đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng.
- Công ty tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí. 3.1.4.2. Cách thức thực hiện.
- Đối với việc khắc phục những chậm trễ nêu trên, công ty có lịch nhập hàng khá ổn định cho nên công ty cần đưa ra những qui định cụ thể cho phòng XNK cũng như các bộ phận liên quan. Sau đây là qui trình cụ thể áp dụng cho công ty để khắc phục phục những sai sót, chậm trễ.
Bên cạnh đó thì chúng ta thấy rằng việc làm thủ tục hải quan mất rất nhiều thời gian, do công ty nằm ở địa bàn tỉnh Bình Dương hàng hóa nhập về cảng Sài Gòn, Ssn bay Tân Sơn Nhất, Khai báo hải quan ở Chi Cục Hải Quan Sóng Thần, nên quá trình di chuyển mất khá nhiều thời gian. Vì vậy với giải pháp này thì công ty sẽ hạn chế tối đa những sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty.
Qui định cho bộ phận XNK của công ty :
- Đối với đơn đặt hàng đi bằng đường hàng không, ngày giao hàng trong vòng 15 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày nhận đơn hàng
- Đối với hàng xuất bằng đường biển, thời gian giao hàng từ 30 ngày đến 45 ngày A/ Nhận đơn đặt hàng từ công ty Mẹ ( Chantelle France ) ngày thứ 1
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 59
C/ Ngày thứ 3 : làm hợp đồng nhập nguyên phụ liệu cho công ty Mẹ, hai bên tiến hành hợp đồng, thông thường một đơn hàng sẽ làm thành 02 hợp đồng, vì 75% nguyên phụ liệu nhập từ Chantasia, 25% nhập từ Pháp ( Perone )
D/ Ngày thứ 4, sau khi nhận được hợp đồng từ Chantelle Việt Nam, Perone và Chantasia thực hiện việc xuất hàng
E/ Từ ngày thứ 5, Perone và Chantasia xuất hàng cho Chantelle Việt Nam,
F/ Sau khi xuất hàng, Perone và Chantasia phải gởi bộ chứng từ xuất cho Chantelle Việt Nam bằng mail trước.
G/ Để thực hiện việc giao hàng theo đúng tiến độ, công ty có đế ra qui trình thực hiện để cả hai bên thực hiện nhập nguyên phụ liệu theo tiến độ về thời gian như sau :
QUI ĐỊNH CHUNG CHO QUI TRÌNH NHẬP KHẨU NPL ĐỂ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY.
Thời gian Nhiệm vụ thực hiện. Người đảm nhiệm Ghi chú 3 ngày trước khi hàng về Perone và Chantasia phải cung
cấp đầy đủ và chính xác thông của lô hàng xuất của mình (ngày tàu cập cảng, hay ngày hàng về tại sân bay Tân Sơn Nhất)
Perone/Chantasia
Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN
Nhà máy chuẩn bị chứng từ để nhập hàng
Imp-Exp dept.
Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN
Nhà máy tiến hàng trước các thủ tục hải quan
Imp-Exp dept.
Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN
Tiến hành đăng ký hải quan Imp-Exp dept.
1 ngày trước khi hàng về Perone và Chantasia phải cung cấp bộ chứng từ gốc (Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy xuất xứ)
Perone/ Chantasia
Ngày thứ 1 Hàng về
Ngày thứ 1 Tiến hành thủ tục HQ (truyền dữ liệu, đăng ký hải quan)
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 60
QUI ĐỊNH CHUNG CHO QUI TRÌNH NHẬP KHẨU NPL ĐỂ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY.
Thời gian Nhiệm vụ thực hiện. Người đảm nhiệm Ghi chú Ngày thứ 1 Tiến hành kiểm tra và làm thủ
tục nộp thuế nhập khẩu
Imp-Exp dept.
Ngày thứ 2 Nộp thuế nhập khẩu Imp-Exp dept.
Ngày thứ 2/ ngày thứ 3 Tiến hành thủ tục hải quan cửa khẩu nếu đã đóng thuế NK
Imp-Exp dept.
Ngày thứ 3 Kiểm hóa tại Chi cục hải quan (Nếu có)
Imp-Exp dept
Ngày thứ 3 Hoàn thành mọi thủ tục hải quan Imp-Exp dept
Ngày thứ 3/ ngày thứ 4 Chuyển hàng về nhà máy Imp-Exp dept
Ngày thứ 4/ ngày thứ 5 Chuẩn bị bộ hồ sơ hải Quan (bảng photo) cho kế toán, làm thủ tục thanh toán tiền hàng cho Perone và Chantasia
Imp-Exp dept
3.1.4.3. Dự kiến kết quả mang lại.
- Qui trình làm việc của công ty đi vào qui trình khép kín, việc thực hiện công việc có trật tự mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Tất cả công việc của các bộ phận liên hệ chặt chẽ với nhau. Các bộ phận đều có trách nhiệm của mình tránh tình trạng đùng đẩy trách nhiệm với nhau khi có qui trình phân công rõ ràng.
3.1.5. Giải pháp 5: Đánh giá mức độ thực hiện công việc, đưa ra chế độ khen thưởng, khiển trách.
3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp.
- Đánh giá đúng năng lực thực hiện công viêc của nhân viên, từ đó đưa ra những chính sách phù hợp như chế độ nâng cao nghiệp vụ, xét lương thưởng đúng với năng lực của mỗi nhân viên, tránh tình trạng đánh giá mức lương thưởng không công bằng.
- Việc đưa ra những giải pháp thực hiện cần phải có sự kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện để tiếp tục phát huy những thế mạnh cũng như tìm ra những mặt còn tồn tại và đưa ra giải pháp khắc phục triệt để nhằm hoàn thiện qui trình NK của công ty.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 61
3.1.5.2. Cách thức thực hiện.
Đánh giá mức độ thực hiện công việc:
- Đưa ra những chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên qui định chung cho qui trình thực hiện NK của công ty.
Ví dụ: qui định chung hàng nhập phải về đúng qui định nhưng nhân viện làm thủ tục hải quan bị chậm trễ, hàng về không đúng tiến độ.
Khi tình trạng chậm trễ còn xảy ra phải tìm ra nguyên nhân ở khâu nào để tìm cách khắc phục ở khâu đó. Nhân viên thực hiện nghiệp vụ của mình phải có nhiệm vụ ghi chú lại và ghi vào báo cáo hàng tháng để gởi lên cấp quản lý
- Dựa vào báo cáo tình hình thực hiện cũng nhưng hoàn thành trách nhiệm của bộ phận của mình. Đó cũng là cách đánh giá tinh thần trách nhiệm, năng lực của nhân viên nhằm đưa ra những khuyến khích, cũng như tiếp tục đào tạo và duy trì nguồn nhân lực. Bên cạnh đó có những khiển trách với những trường hơp chưa hoàn thành nhiệm vụ, hoặc còn những sai sót thường xuyên xảy ra. Chẳng hạn Ban Giám Đốc nên đưa ra phương thức đánh giá và chấm điểm trên thành tích công việc đạt được. Nếu thường xuyên xảy ra sai sót hoặc sai sót ảnh hưởng đến nhiều bộ phận làm đình trệ công việc tùy theo mức độ có thể lập biên bản kỹ luật, ( nếu tái phạm lần thứ 2 ) và nếu tái phạm lần 3 sẽ hạ mức lương, hoặc chuyển bộ phận.
- Cấp trên phải làm việc riêng với từng nhân viên và theo từng chỉ tiêu mà chấm điểm, đồng thời giải thích cho cấp dưới biết lý do vì sao nhân viên bị điểm thấp. Như vậy, sau khi đánh giá, người nhân viên đó mới có thể biết được điểm mạnh để phát huy và điểm yếu để khắc phục.
Tuy nhiên cần có những chế độ khen thưởng, khiển trách công bằng, tất cả đều phải dựa trên các luật ban hành quản lý nội bộ từ phòng nhân sự và đó cũng là một trong những kiến nghị với hội đồng chủ tịch công ty. Sau đây là những kiến nghị với Công ty Mẹ cũng như các ban ngành liên quan.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 62
3.1.5.3. Dự kiến kết quả mang lại.
- Với giải pháp này, công ty sẽ đánh giá được năng lực làm việc của từng nhân viên tạo tính công bằng hơn về quyền lợi của nhân viên như việc tăng lương, xét thưởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
- Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì được công nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí.
- Bên cạnh đó, về phía công ty, một khi đã đánh giá đúng người thì sẽ giảm được rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc đào tạo nhân viên.
- Việc đánh giá năng lực nhân viên nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả.
3.2. Những kiến nghị.
Trong quá trình thực hiện qui trình nghiệp vụ, công ty gặp không ít những khó khăn làm cho công tác thực hiện của mình không được trôi chảy cũng như bị đình trệ. Sau khi phân tích tìm hiểu những nguyên nhân công ty có những kiền nghị với công ty Mẹ như sau:
3.2.1. Kiến nghị đối với công ty Mẹ.
3.2.1.1. Đối với việc thuê phương tiện vận tải quốc tế.
- Khi Công ty Chantelle mở rộng tại Việt Nam, việc chọn nhà cung cấp vận tải quốc tế là điều hết sức cần thiết bởi nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động XNK lâu dài của công ty. - Hiện tại công ty nhập theo điều kiện FOB, FCA nhưng công ty không được quyền chọn nhà cung cấp vận tải, công ty luôn trong tình trạng bị động mọi thông tin. Việc đánh giá nhà vận chuyển và có thể thay đổi nếu nhà vận chuyển không tốt nhưng công ty không có quyền quyết định.
- Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế là vô cùng quan trọng đối với công ty, bởi vì nếu công ty bị động trong công tác kiểm tra so sánh giá cả dịch vụ dẫn đến chi phí của công ty cao.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 63
- Bên cạnh đó khi công ty ngày càng mở rộng phát triển việc lựa chọn nhà cung cấp tại việt Nam cho một số NPL ở Việt Nam là điều rất cần thiết bởi vì sẽ giảm chi phí cho công ty rất nhiều. Khi công ty đã có bộ phận vật tư họ sẽ đảm nhiệm khâu này. Theo sơ đồ qui trình nhập khẩu NPL cho sản xuất của công ty hiện nay 99% NPL nhập khẩu từ nước ngoài, thậm chí vật liêu phụ tất cả NPL mua nhập kho và chuyển về Việt Nam, như vậy làm cho chi phí mua hàng, chi phí quản lý, chi phí vận chuyển tăng cao. Do vậy Chatelle Pháp cần kiểm tra lại nguồn cung cấp NPL và tìm ra giải pháp cho phù hợp. - Định hướng nhập khẩu cho công ty để công ty có thể chủ động hơn trong công tác NK. 3.2.1.2. Đối với thủ tục hành chánh
- Kiến nghị hội đồng quản trị Chantelle Pháp có những giải pháp trước mắt như sau: Xem xét lại tất cả các khiếu nại từ Chantelle Viêt Nam, tìm ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục cụ thể
- Kết hợp với phòng nhân sự Chantelle Việt Nam xây dựng qui trình đánh giá năng lực nhân viên, cũng như xây dựng qui quản lý nội bộ của công ty Chantele Việt Nam.
- Xem xét lại cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc trực tiếp với Chantelle Việt Nam liên quan đến qui trình NK NPL. Phải khắc phục triệt để sai sót không đáng xảy ra. Thông tin giữa các nhân viên nghiệp vụ phải rõ ràng, rành mạch tránh việc lập đi lập lại một vấn đề mà làm tốn khá nhiều thời gian. Nhân viên nghiệp vụ cần cẩn trọng trong công viêc hơn... 3.2.2. Kiến nghị với cơ quan Hải Quan.
- Tuy đã áp dụng khai báo hải quan qua mạng, nhưng thủ tục đăng ký vẫn còn chậm, thủ tục hải quan đang thực hiện mất quá nhiều giấy tờ, gây mất nhiều thời gian cho công tác chuẩn bị.
- Chi cục hải quan cần có đội ngũ công chức giàu kinh nghiệm cũng như đầu tư nguồn nhân lực có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc. Xây dựng lực lượng công chức hải quan có trình độ chuyên môn sâu, tiếp cận được khoa học công nghệ hiện đại. Xây dựng chương trình phân công kiểm tra hàng hoá tự động, trong đó xây dựng các tiêu chí gắn liền với nghiệp vụ chuyên môn và trình độ của công chức hải quan và các tiêu chí mặt hàng.
- Bố trí cán bộ chuyên sâu về lĩnh vực quản lý hàng sản xuất xuất khẩu, sẵn sàng hổ trợ nghiệp vụ khi doanh nghiệp cân hổ trợ nghiệp vụ để công tác nhập NPL nhanh chóng
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 64
- Thường xuyên mở các lớp huấn luyện nghiệp vụ mỗi khi có những thay đổi qui trình nghiệp vụ hải quan.
- Hải quan nên thường xuyên tổ chức các cuộc đối thoại cùng doanh nghiệp, hướng dẫn cụ thể nhưng thông tư, quyết định sữa đổi để doanh nghiệp nắm bắt và cập nhật kịp thời cũng như gặp gỡ trao đỗi những khúc mắc mà các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải, nhằm mục đích thực hiện đúng chức năng cơ quan hải quan là hổ trợ doanh nghiệp thuận lợi trong việc tăng gia sản xuất.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 65
3.3. Kết luận chương 3.
Từ những phân tích thực trạng qui trình công ty để tìm ra những mặt ưu đểm cũng như những mặt còn tồn tại của công ty vì vậy trong chương này em mạnh dạng đưa ra những gải pháp và đặt biệt là giải pháp qui định từng bước thực hiện qui trình nhập NPL của công ty. Những giải pháp và kiến nghị được đưa ra trên cơ sở nghiên cứu thực tế tại công ty nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu NPL tai công ty.
Kết luận:
Là công ty mới thành lập chắc chắn rằng công ty sẽ gặp nhiều khó khăn cũng như trở ngại trong quá trình thực hiện qui trình NK của công ty, một khâu có thể nói là đầu tàu để hoạt động sản xuất của công ty diễn ra xuông sẽ vì vậy mục tiêu hoàn thiện qui trình nhập khẩu của các doanh nghiệp SX theo loại hình SXXK cũng chính góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp danh nghiệp tăng gia sản xuất góp phần tăng trưởng kinh tế, giải quyết công ăn việc làm cho nước nhà.
Với đề tài này đã tìm ra được những giải pháp để khắc phục những mặt còn tồn tại nhằm hoàn thiện qui trình nhập NPL để SXXK của công ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty cũng như các phòng ban giúp em hoàn thành đề tài của mình.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS. TS. VÕ THANH THU Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. 2. TSKH. PHAN NHIỆM
Bài giảng : Thương vụ vận tải biển 3. GS. TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN
Th.S KIM NGỌC ĐẠT – Th.S HÀ ĐỨC SƠ> Quản trị rủi ro và khủng hoản
Nhà xuất bản Lao động – Xã hội 4. Trang web
www.customs.gov.vn www.vietship.vn
IMPORT
DESTINATION : CHANTELLE VIỆT NAM
SHIPPER MAWB No. HAWB No. IMP. CUS. No.
NUMBER OF PARCELS
DATE OF
DEPARTURE DOCS RECEIVED
DATE OF ARRIVAL
RECEIPT OF GOODS
DATE OF
DELIVERY COMMENTS NOTE
119 0021 4130 HP-1000937 1938 2 2-Jun 1-Jun 2-Jun 4-Jun 4-Jun Fri.
CHANTASIA
119 0021 4130 HP-1000938 1939 5 2-Jun 1-Jun 2-Jun 4-Jun 4-Jun Fri.
Đạt
CHANTELLE (Peronne) 738 1112 3556 ASL-0026372 1948 2 2-Jun 1-Jun 2-Jun 4-Jun 4-Jun Fri. Đạt