f/ Làm nghĩa vụ nộp thuế
3.1.2. Giải pháp 2: Giải pháp khắc phục những chậm trễ
3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp.
Giảm thiểu sai sót thường xuyên xảy ra một cách triệt để 3.1.2.2. Cách thức thực hiện .
Với mục tiêu đề ra như trên, công ty cần thực hiện những khắc phục như sau:
- Khắc phục sai sót về chứng từ: Cần có nhân viên nghiệp vụ chứng từ và có nhiệm vụ kiểm tra, đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ.
- Trong quá trình nhận bộ chứng từ của Chantasia và Perone, nhân viên chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau. Nếu có sai sót thì tìm ra sai sót từ đâu và báo đến bộ phận có liên qua để giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt. Vì vậy cần có nhân viên phụ trách khâu chứng từ ở bộ phận nhập khẩu.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 56
- Nhân viên làm chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ trước khi giao cho nhân viên nghiệp vụ hải quan. Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm toàn bộ khâu chứng từ, giải quyết những khúc mắc kịp thời.
- Nên chia nhỏ công việc ra cho từng nhân viên đảm nhiệm và xây dựng một trình tự làm việc, trong trình tự đó, mỗi cán bộ nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong tình tự đó. Như vậy thì mọi người có thời gian chuyên sâu cho công việc nhiều hơn, thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ công việc.
- Ví dụ: lên bộ hồ sơ hải quan để nhập hàng, công tác chuẩn bị gồm có hai giai đoạn. - Giai đoạn 1: nhân viên chứng từ sẽ là người theo dõi kiểm tra các chứng từ nhập khẩu, kiểm tra chứng từ và chuẩn bị dữ liệu truyền mạng hải quan
- Giai đoạn 2: nhân viên nghiệp vụ hải quan sẽ chuyên lo khâu thủ tục đăng ký hải Quan và nhận hàng. Hai nhân viên này luôn luôn làm việc chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình làm việc, ngoài ra các nhân viên còn lại cũng phải có sự hổ trợ lẫn nhau để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Ngoài công việc chuyên môn của mình nhân viên nghiệp phải luôn cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn ... Phải tuân thủ đúng các qui định của cơ quan hải quan.
- Nhân viên khai báo hải quan cần hai người vì hiện tại khi nhân viên khai báo hải quan giải quyết vấn đề khi gặp sự cố, thi khâu khác không ai phụ trách. Nên cần có hai nhân viên ở khâu thủ tục hải quan. Nhân viên khai báo hải quan phải thường xuyên theo học hỏi để tiếp nhận những chính sách mới về các thủ hải quan.
- Khắc phục chậm trễ trả lời thông tin: Tổng hợp tất cả những sai sót trong tháng, những thông tin phản hồi quá chậm phải nhắc nhơ nhiều lần gởi cho quản lý bộ phận.
- Nếu sai sót gây ra thiệt hại cho công ty cần kiểm tra rõ nguyên nhân từ đâu để tìm ra giải pháp, nếu xảy ra nhiều lần sẽ bị bồi thường
- Bên cạnh đó cần có cán bộ quản lý cho bộ phận XNK của công ty giàu kinh nghiệm, năng động và sáng tạo
3.2.1.3. Dự kiến kết quả mang lại:
Với những cách thức thực hiện đề ra như trên, công việc chứng từ hải quan sẽ không bị sai sót ở giờ chót nữa, mà qui trình làm việc khép kín và công việc sẽ trôi chảy hơn, không làm mất thời gian nhiều khi thực hiện trình tự các công việc tạo nên mắc xích
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 57
hỗ trợ tốt cho nhau thì công việc sẽ hoàn thành trôi chảy với kết quả tốt nhất, tiết kiệm chi phí cho công ty.