f/ Làm nghĩa vụ nộp thuế
2.3.2. Những mặt còn tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1. Về cơ cấu tổ chức
Tồn tại Nguyên nhân
Chưa đáp ứng đúng và đủ cho nhu cầu công việc hiện tại. Sự sắp sếp và phân bổ nguồn lực chưa hợp lý dẫn đến công việc ùn tắc ở một số công đoạn quan trọng (ví dụ: Công đoạn làm chứng từ NK).
Giải quyết công việc còn trì trệ và chưa đạt hiệu quả cao
- Do mới thành lập BGĐ cũng như trưởng phòng nhân sự chưa nắm rõ qui trình làm việc cũng như nhu cầu nhân lực như thế nào cho phù hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất trong công việc.
- Do bị động trong cách giải quyết vấn đề xảy ra.
- Do đội ngũ quản lý của công ty khá trẻ, toàn bộ là người nước ngoài. Vì vậy họ không nắm bắt được luật lệ ... dẫn đến giải quyết công việc mang tính chất rập khuôn, không linh động. Những bộ phận đã hình thành nhưng chưa có trưởng phòng để giải quyết công việc, nhân viên chưa được phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể.
2.3.2.2. Về thực hiện công việc NK.
Tồn tại Nguyên nhân
Thường xuyên chậm trễ trong khâu trao đổi thông tin cũng như giải quyết vấn đề khúc mắc trong công việc. Chứng từ NK thường xuyên bị sai sót ở giờ chót, mất nhiều thời gian để chờ đợi giải quyết.
- Do tính bất cẩn của nhân viên XNK và nhân viên của các kho không kiểm tra kỹ chứng trước khi gởi bộ chứng từ.
- Khi có sai sót về hàng hóa nhân viên công ty phải trình báo cho cấp lãnh đạo và chờ thông tin giải quyết từ Chantelle Pháp, dẫn đến tình trạng bị động trong khâu giải quyết những sai sót.
Cụ thể:
Ngày 17/3/2010 : lô hàng nhập từ Perone không liệt kê thành phần trên chứng từ Sai sót này thường xuyên xảy ra, cụ thể là:
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 49
Import Week35, ( Invoice 380, Date: Aug, 26th, 2009 )
Mã NPL Thành phần Số lượng
62041110 Lace 75% Nylon, 25% Lycra 17,5 Cm 928.7 M 62041111 Lace 75% Nylon, 25% Lycra 17,5 Cm 176.60 M
Sai sót do cùng mã NPL nhưng thành phần khác nhau ( không thể áp thuế nhập khẩu ) - Sai sót này được giải quyết trình tự như sau:
+ Chantelle VN thông báo cho kho cấp hàng để họ kiểm tra giải quyết. Nếu sai sót do bất cẩn trong khâu chứng từ công ty không mất nhiều thời gian để giải quyết. Nhưng nếu lỗi cho nhà cung cấp NPL thì công ty mất nhiều thời gian để chờ đợi kho cấp hàng làm việc với nhà cung cấp.
Ngày 28/1/2010 : Invoice 452 khi hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế phát hiện trên cuộn NPL không dán tem mác, sai kích thước NPL vải so với chứng từ kê khai. công ty phải bị phạt. Nếu tiếp tục tái phạm nhiều lần sẽ bị thông quan nhà máy.
2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải quốc tế
Tồn tại Nguyên nhân
- Nghiệp vụ thuê tàu biển của công ty còn yếu , nhân viên chưa có cơ hội thực hiện. - Giá cước phương tiện vận tải thường cao vì Chantelle không phải là người trực tiếp đàm phán giá cước vận tải với nhà cung cấp dịch vụ.
- Thường bị động trong khâu hối thúc giao hàng.
- Do cơ chế quản lý của tập đoàn Chantelle qui định. Chatelle Pháp là người chọn lựa và quyết định nhà cung cấp dịch vụ vận tải chính cho Chantelle Việt Nam
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 50
2.3.2.4. Thủ tục hải quan
Tồn tại Nguyên nhân
Khâu thực hiện NK còn cập rập, các khâu nghiệp vụ chưa đi theo qui khép kín. Phân bổ thời gian chưa hợp lý cho các khâu nghiệp vụ dẫn đến kết quả công việc chưa tốt và tốn kém nhiều chi phí.
- Thủ tục hành chánh rườm rà, thủ tục nhận hàng còn nhiều phức tạp, tốn nhiều thời gian để thực hiện. Giải quyết vấn đề sai sót một cách bị động.
- Chứng từ thường bị sai sót, việc tính thuế nhập khẩu của một số NPL chưa thống nhất đều cho các công ty cùng ngành, khi công chức Hải Quan kiểm tra thường phải sửa lại mã áp thuế NK gây tốn nhiều thời gian nên kéo theo các khâu còn lại bị trể - Nhân viên khai báo Hải Quan chỉ có một nhân viên nên ôm đòm nhiều công việc cùng một lúc nhưng không có người kiểm tra giám sát nên khâu chứng từ hay bị sai. - Sự sai sót không nên xảy ra như: Perone và Chantasia không để nhãn mác trên NPL (NPL Vải) hoặc qui cách NPL thực tế nhập khẩu không khớp với chứng từ kê khai. Khi Công chức Hải Quan kiểm tra hàng hóa phát hiện thường sẽ bị phạt
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 51
2.3.2.5. Khâu thanh toán
Tồn tại Nguyên nhân
Khâu thanh toán hợp đồng NK NPL sau khi hàng hóa được nhận vào kho nhà máy 2 tuần.
- Nhân viên XNK thường xuyên giao bộ chứng từ hải quan trể. Số lượng hàng nhập thực tế không khớp với hóa đơn thanh toán. 2.4. Kết luận chương 2
Trong chương này bài viết chủ yếu tập trung tìm hiểu qui trình thực hiện qui trình nhap NPL để SXXK của công ty, qua phân tích, đánh giá thực hiện qui trình chúng ta thấy rằng khi thực hiện qui trình nhập khẩu công ty còn những tồn tại , những mặt tồn tại này làm cho qui trình của công ty chưa đạt hiệu quả. Qua những ưu điểm và những tồn khi thực hiện qui trình NK của công ty từ đó tìm những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong công tác thực hiện qui trình nhập NPL để SXXK của công ty và những giải pháp này sẽ được trình bày ở chương 3.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 52
Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP NPL ĐỂ SXXK TẠI CÔNG TY CHANTELLE VIỆT NAM.
3.1. Những giải pháp.
3.1.1. Giải pháp 1: Giải pháp về cơ cấu tổ chức 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp
Với giải pháp này công ty sẽ ổn định nhân sự, có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, sáng tạo, đáp ứng đủ năng lực khi mở rộng sản xuất.
3.1.1.2. Cách thức thực hiện. Ổn định nhân sự Ổn định nhân sự
- Luôn tạo cho người lao động an tâm khi làm việc bằng cách mang lại cho họ những quyền lợi tốt nhất gồm cả việc học hỏi và phúc lợi.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, hoàn thiện kỹ năng làm việc của nhân viên, tổ chức định kỳ các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc, kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả cũng như đầu tư cho họ tham gia những khóa học chuyên môn.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Đẩy mạnh hơn nữa công tác công đoàn, nhằm mục tiêu quan tâm hơn nữa đến đời sống, an sinh của cán bộ công nhân viên.
- Công ty nên chọn mua bảo hiểm sức khỏe như một biện pháp giữ chân nhân viên bằng cách mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên với những lợi ích về khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe chu đáo và hiện đại.
- Rất cần thiết công ty sắp xếp lại bộ máy tổ chức, thành lập các phòng nghiệp vụ và chịu trách nhiệm cụ thể.
- Hiện tại công ty đang mở rộng sản xuất do đó chắc chắn rằng nếu không kịp thời vạch ra một cấu trúc tổ chức, xác định những nhiệm vụ đó, phạm vi những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể sẽ gặp nhiều ách tắt hơn trong qui trình thực hiện nghiệp vụ của mình và hiệu quả công việc mang lại sẽ không cao. Các bộ phận cần thiết lập gồm:
1/ Bộ phận Logistics gồm:
Trưởng bộ phận Logistics chịu trách nhiệm giám sát chung 03 bộ phận
a/ Bộ phận thu mua: Do nguồn NPL của công ty chủ yếu mua từ Châu Á, nhưng với qui trình nhập như hiện nay thì chi phí công ty sẽ cao thay vì trực tiếp mua từ nhà cung cấp, vận chuyển một lần từ nhà cung cấp về công ty thì chi phí sẽ giảm hơn. Bên cạnh đó có
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 53
những NPL phụ không cần thiết phải nhập từ nước ngoài như: Chỉ, dây cao su, móc áo...Vì vậy bộ phận thu mua sẽ chịu trách nhiệm liên hệ, tìm kiếm nhà cung cấp.
b/ Bộ phận kế hoạch: Chịu trách nhiệm trực tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận Logistics, kiểm tra lên kế hoạch cho sản xuất. Lên định mức NPL cho hợp đồng nhập khẩu.
c/ Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập tồn NPL. Phải báo cáo NPL tồn kho hàng tuần, hiện nay công ty chưa có biện pháp cho khâu này, dẫn đến khó khăn cho phòng XNK về việc quản lý tồn kho NPL thực hiện các nghiệp vụ với hải quan.
Bộ phận kết nối sản xuất gồm:
2/ Bộ phận phát triển sản phẩm: Chịu trách nhiệm chính cho việc kiểm tra định mức NPL, vì hiện tại định mức do bộ phận phát triển sản phẩm công ty đưa ra, tỷ lệ sử dụng NPL không chính xác, dẫn đến lượng NPL nhập khẩu cho mỗi hợp đồng nhập khẩu không chính xác, có lúc thừa NPL này nhưng lại thiếu NPL khác. Do đó bộ phận phát triển sản phẩm phải có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên định mức sử dụng và báo cáo công ty Mẹ xem xét và điều chỉnh định mức cho phù hợp.
a/ Bộ phận quản lý sản xuất: Chịu trách nhiệm toàn bộ khâu sản xuất
b/ Bộ phận QA và QC: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa XNK, giải quyết các khiếu nại về chất lượng hàng hóa của công ty.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 54 GENERAL DIRECTOR Personal Dept Logistics Dept. Production Co-ordinator CHANTELLE FRANCE DIRECTOR Warehouse Assistant Director Im-Ex Dept. Accounting dept. Planning Purchasing Production controlling QC, QA CHANTELLE FRANCE CEO
Line III Line IV
Line II Line I
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 55
3.1.1.3. Dự kiến kết quả mang lại
Nguồn lao động là một thành phần chính yếu trong môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp. Khả năng thu hút và giữ được các nhân viên có năng lực là tiền đề đảm bảo thành công cho doanh nghiệp. Với giải pháp này công ty sẽ có đội ngũ cán bộ công nhân viên ổn định, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết mà công ty không cần phải tìm kiếm khó nhọc. Về phía nhân viên, với quyền lợi được học hỏi, trao dồi thêm kiến thức sẽ là một động lực để họ nỗ lực trong công việc.
Bằng việc mua bảo hiểm sức khoẻ, công ty đã gửi đi một sự cam kết lâu dài về sự an toàn, khoẻ mạnh cho các nhân viên của mình, từ đó, giúp cho họ an tâm hơn, hứng khởi hơn trong công việc và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty. Có thể nói, đây chính là một giải pháp thiết thực nhất cho nhu cầu ổn định nhân sự của các công ty.
Việc thay đổi bộ máy quản lý bằng cách thành lập những bộ phận cần thiết cho công ty tạo điều kiện cho nhân viên phát huy thế mạnh của mình khi họ làm việc đúng chuyên môn và nghiệp vụ cũng như thấu hiểu mong ước và tạo điều kiện thăng tiến phù hợp là chìa khóa để lưu giữ nhân viên ở lại và trung thành với tổ chức.
Việc thiết lập các phòng ban làm việc đúng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ đáp ứng nhu cầu công việc, như về số lượng cũng như chất lượng cho công ty khi dự án phát triển mở rộng.
3.1.2. Giải pháp 2: Giải pháp khắc phục những chậm trễ. 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp. 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp.
Giảm thiểu sai sót thường xuyên xảy ra một cách triệt để 3.1.2.2. Cách thức thực hiện .
Với mục tiêu đề ra như trên, công ty cần thực hiện những khắc phục như sau:
- Khắc phục sai sót về chứng từ: Cần có nhân viên nghiệp vụ chứng từ và có nhiệm vụ kiểm tra, đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ.
- Trong quá trình nhận bộ chứng từ của Chantasia và Perone, nhân viên chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau. Nếu có sai sót thì tìm ra sai sót từ đâu và báo đến bộ phận có liên qua để giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt. Vì vậy cần có nhân viên phụ trách khâu chứng từ ở bộ phận nhập khẩu.
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 56
- Nhân viên làm chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ trước khi giao cho nhân viên nghiệp vụ hải quan. Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm toàn bộ khâu chứng từ, giải quyết những khúc mắc kịp thời.
- Nên chia nhỏ công việc ra cho từng nhân viên đảm nhiệm và xây dựng một trình tự làm việc, trong trình tự đó, mỗi cán bộ nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong tình tự đó. Như vậy thì mọi người có thời gian chuyên sâu cho công việc nhiều hơn, thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ công việc.
- Ví dụ: lên bộ hồ sơ hải quan để nhập hàng, công tác chuẩn bị gồm có hai giai đoạn. - Giai đoạn 1: nhân viên chứng từ sẽ là người theo dõi kiểm tra các chứng từ nhập khẩu, kiểm tra chứng từ và chuẩn bị dữ liệu truyền mạng hải quan
- Giai đoạn 2: nhân viên nghiệp vụ hải quan sẽ chuyên lo khâu thủ tục đăng ký hải Quan và nhận hàng. Hai nhân viên này luôn luôn làm việc chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình làm việc, ngoài ra các nhân viên còn lại cũng phải có sự hổ trợ lẫn nhau để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Ngoài công việc chuyên môn của mình nhân viên nghiệp phải luôn cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn ... Phải tuân thủ đúng các qui định của cơ quan hải quan.
- Nhân viên khai báo hải quan cần hai người vì hiện tại khi nhân viên khai báo hải quan giải quyết vấn đề khi gặp sự cố, thi khâu khác không ai phụ trách. Nên cần có hai nhân viên ở khâu thủ tục hải quan. Nhân viên khai báo hải quan phải thường xuyên theo học hỏi để tiếp nhận những chính sách mới về các thủ hải quan.
- Khắc phục chậm trễ trả lời thông tin: Tổng hợp tất cả những sai sót trong tháng, những thông tin phản hồi quá chậm phải nhắc nhơ nhiều lần gởi cho quản lý bộ phận.
- Nếu sai sót gây ra thiệt hại cho công ty cần kiểm tra rõ nguyên nhân từ đâu để tìm ra giải pháp, nếu xảy ra nhiều lần sẽ bị bồi thường
- Bên cạnh đó cần có cán bộ quản lý cho bộ phận XNK của công ty giàu kinh nghiệm, năng động và sáng tạo
3.2.1.3. Dự kiến kết quả mang lại:
Với những cách thức thực hiện đề ra như trên, công việc chứng từ hải quan sẽ không bị sai sót ở giờ chót nữa, mà qui trình làm việc khép kín và công việc sẽ trôi chảy hơn, không làm mất thời gian nhiều khi thực hiện trình tự các công việc tạo nên mắc xích
SVTH: Ngô Thị Thu Thủy 57
hỗ trợ tốt cho nhau thì công việc sẽ hoàn thành trôi chảy với kết quả tốt nhất, tiết kiệm chi phí cho công ty.
3.1.3. Giải pháp 3: Giải pháp hoàn thiện khâu thanh toán 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp. 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp.
Hiện tại công ty cũng gặp không ít khó khăn trong khâu thanh toán, lý do chậm trể chứng từ thanh toán do những sai sót cả hai bên. để khắc phục những tồn tại này bản thân công ty cũng như nhà xuất khẩu (Tổng công ty) phải có những giải pháp riêng cho mình cụ thể như sau:
3.1.3.2. Cách thức thực hiện.
Về phía Công ty nên đưa ra qui định cho phòng XNK trong qui định chung cho qui trình nhập khẩu của công ty (Được nêu ở giải pháp 4). Về lâu dài để tránh trường hợp rủi ro có thể xảy ra đảm bảo an toàn cho khâu thanh toán, công ty cần phải lưu ý những điểm sau:
- Hợp đồng phải được ký kết chặt chẽ các điều kiện thương mại để có thể nắm bắt