- Hiệu quả là một phạm trù phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có thể được đánh giá trong mỗi quan hệ với kết quả tạo ra để xem xét xem với mỗi sự hao phí nguồn lực xác định có thể tạo ra ở mức độ nào.
Hiệu quả cao khi kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí và ngược lại, hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được. Không biết cách quản trị cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng có thể chi phí quá cao, không chấp nhận được
- Tính hiệu quả có thể học được
Không có “tính cách cá nhân hiệu quả” nào cả. Sự thấu hiểu chỉ có thể trở thành tính hiệu quả thông qua một quá trình lao động vất vả và có hệ thống.
Tính hiệu quả là một thói quen, một tập hợp các thực hành mà các thực hành thì luôn có thể học được
b, Tại sao nhà quản trị phải trở thành nhà quản trị hiệu quả. Vì
- Trách nhiệm đầu tiên và trách nhiệm theo mãi nhà quản trị là cố gắng đạt được hiệu quả kinh tế tốt nhất cho tổ chức từ những nguồn lực khả dụng.
- Công việc của nhà quản trị là hướng các nguồn lực và nỗ lực của tổ chức vào các cơ hội tạo ra những thành quả có ý nghĩa về mặt kinh tế, mang đến kết quả cuối cùng cho tổ chức
- Nhà quản trị phải phân biệt hiệu quả và hiệu năng, là làm các việc đúng chứ không phải là làm các việc một cách đúng đắn. Không có gì vô ích bằng việc thực hiện cực kỳ xuất sắc những công việc không nên làm.
- Nhà quản trị là lao động trí thức. Nếu như năng suất của lao động phổ thông có thể được đánh giá bằng số lượng và chất lượng của sản phẩm cuối cùng thì năng suất của lao động chính thức là tính hiệu quả.
- Tính thông minh, khả năng sáng tạo, kiến thức đều là những nguồn lực quan trọng của nhà quản trị nhưng chỉ có tính hiệu quả mới có thể biến những khả năng này thành kết quả trong công việc.
c, Rèn luyện để trở thành nhà quản trị hiệu quả
+ Phải biết thời gian của mình được sử dụng như thế nào, phải quản lý được nguồn thời gian ít ỏi một cách có hệ thống, luôn kiểm soát được thời gian. Để quản lý được thời gian của mình nhà quản trị phải biết được mình đang sử dụng nguồn thời gian của mình và xác định được công việc làm lãng phí thời gian và loại bỏ công việc đó. Để xác định được công việc làm ngắn thời gian của mình thì nhà quản trị phải trả lời 3 câu hỏi:
- Điều gì sẽ sảy ra khi ta làm công việc này? Nếu câu trả lời không có việc gì xảy ra thì loại bỏ - Công việc nào ta có thể giao cho người khác làm mà kết quả và hiệu quả không kém đi? Nếu trả lời có thể có thì giao cho người khác làm hoặc ủy quyền
- Công việc nào của tôi mà làm lãng phí thời gian của người khác? Mà câu trả lời làm lãng phí thời gian của người khác thì nhà quản trị cũng phải loại bỏ công việc đó.
Nhà quản trị không khởi đầu bằng nhiệm vụ mà khỏi đầu bằng thời gian. Tuân thủ 3 quy định sau đây
Bước 1. Xác định thời gian của mình đang đi về đâu
Bước 2. Cắt giản những công việc, những nhu cầu tiêu tốn thời gian không cần thiết
Bước 3. Củng cố, hợp nhất những khoản thời gian đã cắt giảm được thành những đơn vị liên tục dược sử dụng.
+ Nhà quản trị phải tập trung vào đóng góp bên ngoài, hướng nỗ lực vào kết quả hơn là vào công việc. Luôn khởi đầu bằng câu hỏi: Người ta kỳ vọng gì vào kết quả của tôi và tìm cách trả lời câu hỏi người hơn là tập trung vào công việc kỹ thuật hoặc công cụ. Nhà quản trị luôn đặt câu hỏi tôi có thể đóng góp được gì cho tổ chức. Khi tập trung vào đóng góp, cống hiến thì nhà quản trị sẽ có một công cụ mạnh để phát triển được con người. Sẽ có quan hệ tốt với người khác bởi vì chỉ tập trung vào đóng góp và công hiến.
+ Phải làm việc dựa trên những điểm mạnh, làm cho các điểm mạnh (của bản thân, của đồng nghiệp, của cấp trên, cấp dưới) trở nên có ích và phát huy tác dụng. Không làm việc dựa trên những điểm yếu, không khởi đầu bằng những thứ không thể làm được. Để khai thác điểm mạnh cần học cách chấp nhận, “chung sống” với các điểm yếu. Họ luôn đặt ra câu hỏi:
- Đâu là những điểm mà tôi làm được dễ dàng mà người khác gặp khó khăn. Khi giao nhiệm vụ phân công coonh việc cho nhân viên dưới quyền thì nhà quản trị phải dựa trên quan điểm khai thác tối đa điểm mạnh của họ chứ không phải giảm thiểu tối đa những điểm yếu của họ. Nhà quản trị chỉ quan tâm đến điểm yếu của người khác thì chính nhà quản trị cũng có điểm yếu và coi điểm mạnh của người khác là sự đe dọa chính bản thân mình.
- Khai thác những điểm mạnh của cấp trên tức là nhà quản trị biết tập trung vào công việc, đóng góp mà cấp trên dễ dàng đồng ý.
- Nhà QT luôn khởi đầu với những nhiệm vụ, công việc mà nhân viên có thể làm được. Đòi hỏi nhà quản trị phải suy nghĩ rất lâu về cá nhân đó.
+ Nhà QT phải hoàn thành nhiều vụ việc cho nên phải lựa chọn trong hai vấn đề. Hoặc là không làm gì hoặc phải tuân thủ theo thứ tự ưu tiên. Quy tắc đầu tiên là phải có sự dũng cảm, hy sinh và nhà quản trị luôn trả lời những câu hỏi sau đây. Nếu chúng ta chưa làm những công việc này và sau này chúng ta có làm việc đó không. Nếu trả lời không thì loại bỏ công việc đó. Nguyên tắc: Tập trung cho cơ hội hơn tập trung cho vấn đề. Tập trung cho hướng đi riêng của mình hơn là chạy theo hướng đi của người khác. Tập trung giải quyết những việc trong tương lai hơn là cho công việc quá khứ.
+ Phải biết đưa ra những quyết định hiệu quả, đó là một phán quyết “dựa trên” các ý kiến bất đồng hơn là sự đồng thuận tuyệt đối, Phải đạt được một số ít quyết định chiến lược căn bản dúng đắn hơn là những quyết định chiến thuật vụn vặt.
Câu 7: Anh (chị) hiểu thế nào về nhà lãnh đạo? Những yêu cầu đối với nhà lãnh đạo trong thế kỷ 21?