3.2.1.1. Tăng cường sự phối kết hợp, thống nhất giữa Trung ương và chi nhánh để giảm thiểu những tranh chấp nội bộ
Các phòng ban liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh tại Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương như Ban giám đốc, phòng Bảo lãnh và trên Hội sở như phòng Tài trợ thương mại, phòng Quan hệ ngân hàng đại lí cần thống nhất ngay về phân chia bảo lãnh đối ứng đúng đối tượng khách hàng của hai bên, tránh những cạnh tranh không
đáng có. Theo đó, Hội sở chính nên làm điện thông báo với các ngân hàng đại lí về sự thay đổi SWIFT CODE của Sở do việc tách Sở giao dịch khỏi Hội sở chính năm 2006 để các ngân hàng này có sự điểu chỉnh kịp thời về gửi điện SWIFT. Thêm vào đó, trong trường hợp Hội sở chính nhận bảo lãnh đối ứng mà người thụ hưởng là khách hàng của Sở giao dịch thì cần có sự thỏa thuận của hai đơn vị này. Một là, vẫn để Hội sở chính tiếp tục làm và có sự phản hồi cho ngân hàng đại lí để đính chính thông tin những lần sau. Hai là, Hội sở ngay lập tức phản hồi cho ngân hàng đại lí để trình bày về sự thay đổi năm 2006 và xin ý kiến của Ngân hàng đại lí về việc chuyển cho Sở phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng. Ngoài ra, phòng Quan hệ Ngân hàng đại lí cần có cơ chế phê duyệt hạn mức cho các định chế tài chính nhanh hơn, rút ngắn thời gian phê duyệt, thẩm định, tạo điều kiện cho các bộ phận nghiệp vụ tại chi nhánh duy trì lượng khách hàng này.
3.2.1.2. Mở các lớp đào tạo nghiệp vụ bảo lãnh ngắn hạn để nâng cao kinh nghiệm cho nhân viên mới
Việc mở các lớp đào tạo nghiệp vụ bảo lãnh ngắn hạn làm tăng chi phí cùa ngân hàng nhưng nó lại đem lại nhiều lợi ích hơn thế. Thứ nhất, nhân sự mới làm nghiệp vụ bảo lãnh của VCB có năng lực tiếp thu, có trình độ về tài chính – ngân hàng nói chung, ngoại ngữ tốt nhưng thiếu kinh nghiệm về mảng bảo lãnh nói riêng. Do đó việc đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ bảo lãnh sẽ cung cấp cho họ những kiến thức cơ bản nhất về lĩnh vực này, tránh được tình trạng hỏi đồng nghiệp những vấn đề cơ bản nhất, gây mất tập trung trong quá trình làm việc. Hơn nữa, việc nắm được kiến thức cơ bản nói chung về nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng đi kèm với tiếp xúc thực tế sẽ giúp nhân viên mới bớt lúng túng trong xử lí nghiệp vụ và nhanh chóng đúc kết được kinh nghiệm cho riêng mình. Thứ hai, việc đào tạo nhân viên sẽ giúp ngân hàng nâng cao uy tín, hình ảnh và tính chuyên nghiệp của mình, là kênh gián tiếp để gây chú ý và thu hút khách hàng. Việc mở các lớp đào tạo ngắn hạn cần được phòng Nhân sự triển khai ngay sau khi tuyển dụng nhân viên mới, đồng thời chương trình đào tạo phải bài bản, lí thuyết đi đôi với thực tế của ngân hàng và từng chi nhánh, vừa học vừa thực hành. Đồng thời nhân viên cũng phải có tinh thần cầu thị, tích cực tham gia lớp học, học hỏi đồng nghiệp đi trước và không quên trau dồi đạo đức nghề nghiệp.
3.2.1.3. Áp dụng chính sách phí linh hoạt hơn
Chính sách phí chính là chính sách giá đối với sản phẩm của ngân hàng, là điều khách hàng quan tâm đầu tiên khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng. Chính sách phí hợp lí thì mới thu hút được nhiều khách hàng, giúp tăng doanh số phát hành, doanh thu và hiệu quả bảo lãnh ngân hàng. Phí bảo lãnh phải phù hợp với các chính sách khác, yếu tố rủi ro, thời hạn, số tiền bảo lãnh. Cụ thể là:
- Với khách hàng bảo lãnh thường xuyên tại ngân hàng, ngân hàng có thể có những ưu đãi như mức phí thấp hơn phí hiện hành theo biểu phí phụ thuộc mức độ tín nhiệm của khách hàng. Với khách hàng không có quan hệ thường xuyên hoặc khách hàng mới, thì cũng có mức phí khác nhau dựa vào mức độ rủi ro và tín nhiệm của khách hàng.
- Các món bảo lãnh lớn có thể áp dụng mức phí thỏa thuận với khách hàng. - Từng loại bảo lãnh có rủi ro khác nhau cũng cần có mức phí khác nhau - Bổ sung các mục phí như: phí Dịch cam kết bảo lãnh, phí Sao y cam kết bảo lãnh…
3.2.1.4. Thành lập bộ phận chuyên tư vấn về luật tại các chi nhánh
Chi nhánh các ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam như ANZ, HSBC… đã áp dụng mô hình này từ lâu. Ở các ngân hàng này, khi nội dung thư bảo lãnh khác với mẫu chuẩn thì trước khi phát hành thư buộc phải có bộ phận pháp chế xem xét để ngăn chặn những rủi ro liên quan đến các nguồn luật điều chỉnh thư bảo lãnh đó. Nhờ có bộ phận này mà nhân viên bảo lãnh tập trung vào nghiệp vụ tốt hơn và khách hàng cũng được tư vấn kĩ hơn trước khi phát hành thư bảo lãnh. Trước bối cảnh nền kinh tế hội nhập, nhiều rủi ro phát sinh hơn, việc thành lập bộ phận chuyên tư vấn về luật tại các chi nhánh sẽ giúp ngân hàng giảm thiểu trường hợp xảy ra tranh chấp thì đều nhờ Hội sở giải quyết. Thêm vào đó, nếu vấn đề được luật sư chuyên nghiệp xem xét từ đầu thì chắc chắn sẽ xử lí nghiệp vụ nhanh chóng cho khách hàng và an toàn cho ngân hàng, tạo hình ảnh đẹp về ngân hàng để thu hút khách hàng, tăng số lượng và chất lượng khách hàng. Hơn nữa việc thành lập bộ phận tư vấn luật ở chi nhánh sẽ giảm công việc cho cán bộ bảo lãnh phải hiểu sâu về việc, giúp nâng cao năng suất lao động, hiệu quả bảo lãnh ngân hàng.
3.2.1.5 Tiếp tục thực hiện tốt công tác chăm sóc và theo dõi tình hình tài chính của khách hàng
Bộ phận bảo lãnh hoặc tài trợ thương mại phối hợp với các phòng thuộc khối tín dụng chăm sóc tốt các khách hàng hiện đang có hạn mức nhằm giữ vững và gia tăng giao dịch bảo lãnh, lôi kéo khách hàng cũ quay lại mở bảo lãnh tại ngân hàng bằng cách thường xuyên thăm hỏi các khách hàng đang là người hưởng những bảo lãnh có giá trị lớn, cung cấp dịch vụ bảo lãnh tốt nhất có thể: đảm bảo giao dịch nhanh chóng, tiện lợi, chính xác, tư vấn nghiệp vụ tận tình thông thạo, miễn phí. Đồng thời bộ phận chuyên phụ trách bảo lãnh phối hợp các phòng đầu mối để có những thông tin về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của các đơn vị sử dụng hạn mức bảo lãnh, hạn mức tín dụng và những biện pháp phòng tránh rủi ro cần thực hiện trong giao dịch bảo lãnh, đảm bảo tăng trưởng an toàn, hiệu quả.
