5. Bố cục của luận văn
3.3.2.2.Chuẩn bị (yêu cầu) về theo dõi, giám sát và đánh giá
Ngay từ khi bắt đầu triển khai chƣơng trình, Ủy ban dân tộc (cơ quan thƣờng trực quản lý chƣơng trình) đã xây dựng bộ chỉ tiêu theo dõi đánh giá, gọi là hệ thống thông tin quản lý (MIS). Trong đó có quy định cụ thể chế độ báo cáo, các chỉ tiêu thu thập thông tin đối với các cấp tỉnh, huyện, xã. Quy định và hƣớng dẫn thực hiện theo dõi đánh giá đƣợc ban hành theo quyết định số 04/2008/QD-UBDT ngày 8/8/2008 của Ủy ban Dân tộc. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tỉnh, huyện thực hiện chƣơng trình, Ủy ban Dân tộc cũng đã xây dựng cẩm nang hƣớng dẫn tƣơng đối cụ thể đối với các phần mềm theo dõi và đánh giá. Công tác tập huấn sử dụng phần mềm cũng đƣợc triển khai tới hầu hết các huyện thực hiện dự án, trong đó có các huyện của Hà Giang.
Hệ thống theo dõi đánh giá đƣợc thiết kế tƣơng đối phức tạp với nhiều chỉ tiêu. Các chỉ tiêu đƣợc thiết kế theo từng hợp phần. Hệ thống này yêu cầu thu thập thông tin khá toàn diện ở tất cả các cấp từ cấp xã đến cấp huyện và cấp tỉnh. Hệ thống theo dõi đánh giá gồm 4 phần chính đó là:
i. Thông tin cơ bản (31 chỉ tiêu đối với cấp xã)
ii. Báo cáo tiến độ thực hiện và giải ngân vốn chƣơng trình 135, trong đó yêu cầu ghi số báo cáo cho từng quý và giá trị lũy kế thực hiện hàng năm, lũy kế giải ngân hàng năm.
iv. các chỉ số theo dõi việc thực hiện bao gồm các chỉ số đo lƣờng đầu ra (có tất cả 75 chỉ tiêu đƣợc chia thành từng hợp phần của chƣơng trình). Tất cả các chỉ tiêu này đƣợc yêu cầu thu thập thông tin và theo dõi hàng quý. Việc thu thập thông tin và lƣu trữ dữ liệu đƣợc yêu cầu thực hiện trên phần mềm đƣợc xây dựng riêng cho từng cấp quản lý (xã - huyện - tỉnh). Tuy nhiên, cũng tƣơng tự nhƣ hệ thống theo dõi đánh giá của chƣơng trình mục tiêu quốc gia, các chỉ tiêu theo dõi và báo cáo thống kê chủ yếu là các chỉ tiêu đầu vào và chỉ tiêu đầu ra, rất ít các chỉ tiêu kết quả (đánh giá tác động của chƣơng trình, dự án). Mặc dù hệ thống theo dõi đánh giá yêu cầu thu thập thông tin và thống kê rất nhiều chỉ tiêu, nếu thực hiện đầy đủ và đúng theo quy định này sẽ rất tốn kém và mất nhiều công sức, nhƣng nếu không có chỉ tiêu kết quả (outcome indicators) thì cũng rất khó để đánh giá về hiệu quả, tác động, mức độ phù hợp, tính bền vững của từng dự án, chính sách đến với ngƣời dân và xã hƣởng lợi .
Với đặc điểm của chƣơng trình 135 khá phức tạp về tổ chức thực hiện và vì vậy công tác theo dõi đánh giá cũng gặp nhiều khó khăn. Các hợp phần khác nhau của chƣơng trình đƣợc giao cho các cơ quan khác nhau tổ chức thực hiện. Cụ thể là hợp phần hỗ trợ sản xuất do Sở nông nghiệp thực hiện, hợp phần cơ sở hạ tầng giao cho các các xã làm chủ đầu tƣ. Tuy nhiên, về cơ chế theo dõi đánh giá không có một văn bản pháp lý chính thức nào quy định cơ quan nào chịu trách nhiệm theo dõi hợp phần nào của chƣơng trình. Và nhƣ vậy cũng không có một cơ chế chính thức nào ràng buộc trách nhiệm chia sẻ thông tin theo dõi giám sát (ví dụ giữa Sở Nông nghiệp và Uỷ ban dân tộc, hoặc với Sở Kế hoạch và Đầu tƣ).
* Cơ chế giám sát thực hiện chương trình
Trong quá trình thực hiện chƣơng trình 135, cơ chế giám sát đƣợc đặc biệt chú trọng. Để thực hiện việc giám sát thực hiện chƣơng trình trên địa bàn, tất cả các xã đặc biệt khó khăn và các xã khu vực II có thôn đặc biệt khó khăn
đều thành lập Ban giám sát xã gồm chủ tịch hoặc phó chủ tịch Hội đồng nhân dân làm trƣởng ban. Hoạt động của Ban giám sát chủ yếu tập trung vào giám sát chất lƣợng xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng, còn đối với các hợp phần khác, việc giám sát rất hạn chế, một phần là do các thành viên của ban giám sát không nắm đƣợc đầy đủ thông tin về chính sách, dự án, tình hình thực hiện để giám sát. Hoạt động của Ban giám sát xã/ thôn cũng rất khác nhau giữa các xã, tùy thuộc vào năng lực của ban giám sát và mức độ sát xao trong chỉ đạo của UBND - HĐND xã. Tại một số xã, ban giám sát xã hoạt động hiệu quả, giám sát thƣờng xuyên và phát hiện những sai sót trong quá trình xây dựng công trình. Một số xã khác, hoạt động giám sát rất hạn chế, một phần là do năng lực của ban giám sát, một phần khác là không có kinh phí cho hoạt động giám sát. Kinh phí giám sát công trình đƣợc phân bổ theo tỷ lệ (1%) giá trị công trình, tuy nhiên, để quyết toán và nhận đƣợc phần kinh phí này đòi hỏi nhiều thủ tục rất phức tạp.