- Các khoản tương đương tiền 00,00 00,00 117.290,00 24,
3.2.5.Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HÒA PHÁT.
3.2.5.Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý, bao gồm: Con người; Thiết bị và quy trình thu thập - phân tích - đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong doanh nghiệp. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất; Hệ thống thông tin quản lý có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng để dễ dàng truy cập thông tin; Từ đó biết được tình hình hoạt động của Công ty mình; Góp phần đưa ra các giải pháp khắc phục những sự cố có thể xảy ra. Với chức năng chính là: Thu thập và phân tích, những thông tin có ích được cấu trúc hóa để lưu trữ một cách có hệ thống; Khai thác trên các phương tiện tin học; Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu để tạo ra các thông tin mới; Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong
việc đáp ứng các yêu cầu thông tin; Tính mềm dẻo của hệ thống thông tin hữu hiệu sẽ đóng vai trò như một trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc giám sát tình hình hoạt động của đơn vị mình. Đặc biệt, hệ thống quản lý Tài chính - Kế toán là sự ứng dụng kế toán và quản lý tài chính hoàn chỉnh, cho phép giảm chi phí tài chính - kế toán, giảm chi phí TT và cải thiện hiệu quả điều hành. Do vậy, việc cải tiến và hoàn thiện hệ thống thông tin là rất cần thiết. Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin cũng gặp phải những rủi ro nhất định:
- Dữ liệu kế toán và tài liệu của Công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi (hoặc bị những người không có thẩm quyền phá hủy). Để khắc phục sự cố này, người sử dụng máy tính chỉ có một tài khoản và mật khẩu duy nhất mà bất cứ phần mềm nào cũng được thiết kế để vận hành đúng với tài khoản của người sử dụng đó. Đối với các dữ liệu khác (các loại chứng từ, sổ ghi chép…) cũng cần được cung cấp nhanh nhạy, chính xác; Được lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
- Các tệp tin dữ liệu - tài liệu của Công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng; Do những hành động phá hoại hay ăn cắp. Vì vậy, các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng (tốt nhất là hàng ngày - Không được ít hơn mức hàng tuần). Trong điều kiện lý tưởng, nên có 2 tệp tin dự phòng (hoặc nhiều hơn nữa): Một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng. Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng.
- Trường hợp hệ thống máy tính mắc lỗi, phần cứng - phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng (do sử dụng trái phép hoặc do tin tặc; Do cài đặt phần mềm không đăng ký; Do virus phá hoại), Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus (chẳng hạn như Norton Anti - Virus), trên tất cả các máy tính và quy định theo định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin Công ty nhận qua email, hoặc mở ra. Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn của cấp quản lý.