, khung lôgic
4.2.2. Hoàn thiện cơ chế phối hợp và các quy trình nghiệp vụ trong ứng
CNTT ở Cục thuế Vĩnh Phúc
Có khá nhiều nội dung công việc cụ thể để hoàn thiện cơ chế phối hợp và hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ trong phối hợp ứng dụng CNTT ở Cục thuế Vĩnh Phúc. Cụ thể là:
Cần phải thống nhất những tiêu thức, cách đọc và hiểu số liệu trong các sổ sách báo cáo (như khai thác số liệu theo kỳ kê khai khác với số liệu theo kỳ lập bộ,...) giữa các bộ phận trong văn phòng Cục thuế để thống nhất trong việc xử lý dữ liệu.
Cần nâng cao nhận thức về ý nghĩa của công tác phối hợp giữa các cán bộ và các bộ phận chức năng trong ứng dụng CNTT. Khi mà mỗi cán bộ công chức thực sự nhận thức được tầm quan trọng của công tác phối hợp trong ứng dụng CNTT vào công tác quản lý thuế sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, thúc đẩy nhanh việc ứng dụng CNTT trong cơ quan, nâng cao chất lượng công tác theo dõi kê khai thuế và đặc biệt là qua công việc thực tiễn mỗi cán bộ công chức sẽ có những phản biện về những hạn chế, tồn tại của ứng dụng, qua đó kiến nghị để kịp thời sửa đổi, nâng cấp, hoàn thiện ứng dụng phục vụ ngày càng có hiệu quả cho công tác quản lý thuế.
Để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý thuế và chuẩn bị tốt cho việc triển khai các chương trình công tác hàng năm, Cục Thuế cần đánh giá đúng thực trạng công tác xử lý tờ khai thuế tại đơn vị, xác định các vấn đề tồn tại như đã nêu ở trên để có biện pháp khắc phục và triển khai thực hiện tốt các quy trình quản lý thuế của ngành, thực hiện đúng các quy định về xử lý dữ liệu trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế và các ứng dụng quản lý khác của ngành Thuế. Đồng thời, cần tổ chức triển khai thực hiện tốt ngay các công việc sau đây:
- Bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ thuế, tờ khai thuếthuộc Phòng Tuyên truyền và hỗ trợ NNT (sau đây gọi tắt là bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuế) phải bố trí đủ cán bộ vào các ngày cao điểm để tổ chức tiếp nhận kịp thời các hồ sơ thuế, tờ khai thuế của NNT. Trong trường hợp cần thiết, Cục thuế có thể điều động cán bộ từ các bộ phận khác hỗ trợ để việc tiếp nhận hồ sơ thuế, tờ khai thuế nhanh chóng, chính xác.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuế phải sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế (QHS) để quản lý tốt việc tiếp nhận, bàn giao, xử lý của tất cả các loại hồ sơ thuế, tờ khai thuế do NNT gửi đến cơ quan thuế làm cơ sở cho việc kiểm tra phát hiện NNT chậm nộp, không nộp tờ khai thuế và giúp Lãnh đạo Cục Thuế theo dõi kết quả xử lý hồ sơ của các phòng.
- Phòng kê khai và Kế toán thuế (gọi tắt là bộ phận Xử lý tờ khai thuế và Kế toán thuế): Phải tổ chức nhập, xử lý hồ sơ thuế, tờ khai thuế vào hệ thống máy tính ngành Thuế đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời. Thực hiện phân công cán bộ hợp lý, thường xuyên kiểm tra chất lượng nhập và xử lý dữ liệu của cán bộ. Có thể phân công theo hướng như sau:
+ Tổ chức phân công cán bộ thực hiện công tác xử lý tờ khai và kế toán thuế theo từng nhóm chức năng như: Nhóm xử lý tờ khai thuế; nhóm xử lý chứng từ và kế toán thuế; nhóm theo dõi tình hình nộp tờ khai, đôn đốc kê khai, đôn đốc sửa lỗi tờ khai và đối chiếu dữ liệu với NNT,… Tuỳ theo nguồn lực và sự bố trí của Cục thuế, có thể cân nhắc phân công theo nhóm:
(i) Nhóm xử lý tờ khai thuế: Phân công cán bộ nhập theo loại tờ khai thuế để đảm bảo tính chuyên sâu, chuyên nghiệp; đồng thời hạn chế thời gian phân bổ lại tờ khai của từng NNT cho từng cán bộ;
(ii) Nhóm xử lý chứng từ nộp thuế và kế toán thuế: Phân công cán bộ theo loại tài khoản kế toán và loại chứng từ nộp thuế;
(iii) Nhóm theo dõi tình hình nộp tờ khai, đôn đốc kê khai, đôn đốc sửa lỗi tờ khai và đối chiếu dữ liệu với NNT: Phân công cán bộ theo nhóm NNT theo quy mô, ngành nghề kinh doanh của NNT để đảm bảo tính chuyên sâu, chuyên nghiệp.
Một cán bộ có thể thuộc một hoặc nhiều nhóm, ví dụ: Cán bộ A được phân công nhập tờ khai thuế Giá trị gia tăng và Tiêu thụ đặc biệt; đồng thời được phân công thực hiện kiểm tra, kiểm soát, đôn đốc kê khai và đối chiếu dữ liệu của nhóm NNT thuộc ngành tài chính, bảo hiểm, ngân hàng,…
- Hàng tháng, trước khi thực hiện khoá sổ thuế, cán bộ phụ trách bộ phận xử lý tờ khai và Kế toán thuế phải tổ chức kiểm tra việc nhập, xử lý tờ khai, chứng từ nộp thuế và kế toán thuế đối với từng cán bộ được phân công (việc kiểm tra có thể thực hiện thông qua báo cáo của cán bộ, kiểm tra số liệu tổng hợp hoặc kiểm tra, đối chiếu xác suất một số tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế, phiếu đối chiếu nghĩa vụ thuế với NNT,…).
- Tổ chức kiểm soát chặt chẽ việc điều chỉnh số liệu trên hệ thống máy tính ngành Thuế nhằm hạn chế điều chỉnh không đúng quy định. Việc điều chỉnh số liệu trên hệ thống máy tính của ngành Thuế do phụ trách bộ phận Xử lý tờ khai và Kế toán thuế chịu trách nhiệm xét duyệt theo đúng quy định trước khi nhập vào máy tính, trường hợp cần thiết có thể lấy ý kiến các bộ phận có liên quan như bộ phận đôn đốc thu nợ thuế, bộ phận thanh tra, kiểm tra. Các trường hợp xác định số liệu sai sót đang chờ điều chỉnh hoặc đã thực hiện điều chỉnh phải thông báo cho bộ phận đôn đốc thu nợ thuế biết để thực hiện phân loại nợ, đôn đốc thu nợ thuế và xử phạt nộp chậm tiền thuế chính xác, kịp thời. Phiếu điều chỉnh nội bộ chỉ được sử dụng khi cơ quan thuế phát hiện có chênh lệch tiền thuế với NNT do cơ quan thuế nhập và xử lý dữ liệu có sai sót, khi lập phiếu điều chỉnh phải nêu rõ nguyên nhân sai sót, nguồn gốc số liệu đã nhập, xử lý trên hệ thống máy tính, số liệu đề nghị điều
chỉnh, người đề nghị điều chỉnh,… Không được sử dụng phiếu điều chỉnh nội bộ để xử lý các chênh lệch số liệu do kê khai bổ sung của NNT hoặc các trường hợp đã có chức năng xử lý trên hệ thống ứng dụng Quản lý thuế của ngành.
- Thường xuyên kiểm tra việc khai thuế, tính thuế ngay trên tờ khai thuế của NNT để có biện pháp đôn đốc, xử lý kịp thời. Cụ thể:
+ Gửi thông báo ngay cho các NNT có tờ khai lỗi số học trên hệ thống ứng dụng Quản lý thuế (QLT) để thực hiện điều chỉnh ngay sau khi nhập tờ khai thuế vào hệ thống máy tính ngành Thuế. Lập danh sách các NNT đã gửi thông báo để theo dõi việc sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình của NNT.
+ Kiểm tra chặt chẽ các NNT có điều chỉnh số liệu kê khai lớn và thường xuyên có điều chỉnh tờ khai thuế. Hướng dẫn, yêu cầu NNT ghi chi tiết các lý do điều chỉnh tờ khai để có căn cứ xem xét, kiểm tra và xử lý các trường hợp điều chỉnh không đúng quy định như: Các trường hợp điều chỉnh tờ khai tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với các hoá đơn chậm quá thời hạn quy định, điều chỉnh bổ sung theo biên bản thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế,...; yêu cầu NNT kê khai bổ sung hoặc giải trình chi tiết các số liệu điều chỉnh hoặc hoá đơn điều chỉnh. Hàng tháng, bộ phận Xử lý tờ khai và Kế toán thuế phải lập danh sách các NNT thường xuyên có điều chỉnh tờ khai thuế, điều chỉnh giảm số thuế phải nộp với số tiền thuế lớn, kê khai điều chỉnh lý do không rõ ràng nhưng không giải trình bổ sung với cơ quan thuế để chuyển bộ phận thanh tra, kiểm tra có biện pháp xử lý kịp thời.
Bộ phận Xử lý tờ khai và Kế toán thuế phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của các số liệu liên quan đến theo dõi kê khai, nộp thuế của từng NNT do Cục thuế quản lý trên hệ thống ứng dụng Quản lý thuế của ngành. Tăng cường đối chiếu số liệu với doanh nghiệp để đảm bảo số thuế còn nợ, nộp thừa được theo dõi đầy đủ, chính xác trên hệ thống ứng dụng Quản lý thuế của ngành.
4.2.3. Phát triển, nâng cấp phần mềm ứng hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị CNT
Hiện nay hầu hết các ứng dụng của ngành Thuế là các mảng ứng dụng CNTT riêng lẻ, khả năng tích hợp còn yếu, thiết bị đường truyền hoạt động chưa thực sự
mang lại hiệu quả cao. Cấu hình của đại đa số máy tính là các máy trạm thấp, thậm chí nhiều máy đã hết khấu hao nhiều năm nhưng vẫn đang được cán bộ thuế sử dụng vào công việc hàng ngày và hiện nay mới có một số ứng dụng đã được xây dựng, phát triển, chạy trên môi trường web, đường truyền của ngành Thuế thì lại do Bộ Tài chính thuê của VNPT riêng cho ngành Tài chính (gồm có Thuế, Hải quan, KBNN) để kết nối toàn ngành lại với nhau. Từ thực tiễn đó, đòi hỏi phải có cách nhìn nhận rõ nét hơn về vai trò của CNTT và ứng dụng CNTT vào công tác quản lý của Ngành, trên cơ sở đó có kiến nghị với Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính quan tâm đầu tư, nâng cấp về hạ tầng kỹ thuật, mạng truyền thông thống nhất, trang thiết bị CNTT phù hợp với yêu cầu công tác, phát triển phần mềm ứng dụng của các hệ thống hoạt động trên phần mềm mã nguồn mở, đảm bảo khi chạy phần mềm không bị xung đột với các phần mềm khác và đảm bảo yêu cầu bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp. Cần nâng cấp, bổ sung thiết bị, đường truyền đảm bảo đủ băng thông và đường dự phòng để vận hành suôn sẻ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu triển khai các ứng dụng tích hợp có qui mô toàn quốc của Ngành; duy trì hạ tầng kỹ thuật liên tục 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần. Đồng thời, quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo kỹ năng khai thác ứng dụng cho cán bộ, tập trung triển khai các phần mềm ứng dụng chuyên ngành; đào tạo nhân lực; nâng cao năng lực điều hành quản lý trên môi trường mạng,... theo hướng cầm tay chỉ việc, coi việc khai thác ứng dụng là việc làm hàng ngày, thường xuyên của cán bộ.
Hiện nay, Tổng cục Thuế đang xây dựng mới, nâng cấp các ứng dụng để có thể triển khai trong năm 2013 gồm: Xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu tập trung của người nộp thuế; ứng dụng quản lý thanh tra, kiểm tra nội bộ ngành; Xây dựng ứng dụng phân tích rủi ro phục vụ công tác thanh tra thuế; Đề án 30 về cải cách thủ tục hành chính thuế,... Với khả năng của mình, đến nay Cục thuế tỉnh Vĩnh Phúc vẫn chưa tự xây dựng những ứng dụng CNTT riêng lẻ để phục vụ cho công tác quản lý thuế cũng như quản lý kê khai thuế trong nội bộ của mình mà toàn bộ các ứng dụng đều áp dụng đầy đủ theo mô hình triển khai của Tổng cục Thuế, do Cục ứng dụng CNTT thiết kế; xây dựng. Tuy nhiên, để việc ứng dụng CNTT trong
nội bộ ngành mang lại hiệu quả cao hơn nữa góp phần vào hiện đại hóa nghiệp vụ của ngành thì cần có kiến nghị với Tổng cục Thuế về các nội dung sau:
Thứ nhất, là tập trung hóa, với các ứng dụng trong ngành được xây dựng, nâng cấp từng bước theo mô hình quản lý tập trung tại Trung ương, người dùng cuối giao dịch nghiệp vụ online với cơ sở dữ liệu tập trung ở Trung ương. Các ứng dụng hỗ trợ NNT cần phải có đầy đủ các mẫu biểu kê khai thuế để NNT thực hiện, hạn chế những nhược điểm của ứng dụng hiện nay như: NNT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng nhưng ứng dụng không quét được Bảng cân đối phát sinh (đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC), không quét được thuyết minh Báo cáo tài chính hay Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra cũng không quét được,...
Việc nâng cấp ứng dụng phải đảm bảo đáp ứng được quy trình quản lý thuế đối với doanh nghiệp, quy trình quản lý thu nợ và quy trình đăng ký thuế, quy trình quản lý khác mà Tổng cục Thuế đã ban hành và đang còn hiệu lực thi hành, đồng thời, phải đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ mới và theo chính sách, chế độ sửa đổi bổ sung khác của Tổng cục Thuế. Mặt khác, việc nâng cấp ứng dụng phải đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác về mặt dữ liệu, ứng dụng hoạt động ổn định, việc chuyển đổi dữ liệu cũng như triển khai hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với hệ thống tin học tại Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế; phải đảm bảo tích hợp tốt với các hệ thống ứng dụng đang vận hành trong ngành thuế.
Thứ hai, là đẩy nhanh việc liên kết chia sẻ đồng bộ thông tin giữa các hệ thống trong ngành như: Thuế, hải quan, kho bạc và liên kết với bên ngoài là hệ thống ngân hàng để sớm hợp lý hoá quy trình thu thuế qua ngân hàng cũng như ngành thống kê, kế hoạch và đầu tư.
Thứ ba, để ứng dụng CNTT vào công tác quản lý thuế nói chung, quản lý kê
khai thuế nói riêng có hiệu quả thì phải có hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ. Cơ sở hạ tầng phải đảm bảo tính hiện hữu, nghĩa là phải có một hệ thống chuẩn, các chuẩn này phải gắn với một hệ thống cơ sở dữ liệu và mạng liên kết để kết nối giữa cơ quan Thuế, cơ quan Hải quan và các cơ quan có liên quan đến doanh nghiệp để
quá trình truyền nhận thông tin dữ liệu điện tử được thông suốt. Hệ thống dữ liệu điện tử phải có đầy đủ những chức năng cần thiết, tích hợp hệ thống quản lý hiện đại và luôn được cập nhật, bổ sung cho phù hợp với những qui định mới của pháp luật để tăng cường được khả năng tự động hoá, phục vụ cho việc quản lý của cơ quan thuế. Hệ thống đường truyền phải đảm bảo thông suốt với hệ thống thiết bị, phần mềm ứng dụng đồng bộ, kết nối được giữa các bộ phận mới một cách nhanh chóng để xử lý thông tin. Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu chống lại sự xâm nhập, phá hoại từ bên ngoài.
Thứ tư, NNT cũng cần phải đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất nhất định.
Hệ thống máy tính của người nộp thuế phải được kết nối Internet. Do đó, các doanh nghiệp cần phải trang bị cơ sở hạ tầng đầy đủ và hiện đại. Cần phải cài đặt các chương trình phần mềm hỗ trợ của ngành Thuế và thực hiện nâng cấp theo lộ trình triển khai của ngành Thuế. Vì vậy, các doanh nghiệp phải không ngừng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác khai báo điện tử nói chung và dịch vụ thuế điện tử nói riêng.
Thứ năm, là đẩy mạnh các dịch vụ tài chính công trực tuyến. Theo dự kiến từ
nay cho đến 2015, sẽ có khoảng 93 dịch vụ tài chính công được cung cấp cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp qua mạng Internet ở mức 3 trở lên theo bảng phân loại của Bộ Thông tin và Truyền thông. Ví dụ như: Khai hải quan điện tử, nộp tờ khai thuế qua mạng Internet,…
Thứ sáu, là thuê ngoài một số dịch vụ công nghệ thông tin, mà cụ thể ở đây là nguồn nhân lực hỗ trợ nên phát triển theo hướng xã hội hoá (dùng kinh phí của cơ quan thuế thuê dịch vụ hỗ trợ, cho phép tổ chức cung cấp dịch vụ vào hoạt động